Organigramas: la importancia de la sectorización y la definición de cargos y funciones en las empresas

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ARTÍCULO ORIGINAL

FERREIRA, Hugo Silva [1], MELO, Ronnan Hudson Jardim de [2], OLIVEIRA, Anderson Augusto [3]

FERREIRA, Hugo Silva. MELO, Ronnan Hudson Jardim de. OLIVEIRA, Anderson Augusto. Organigramas: la importancia de la sectorización y la definición de cargos y funciones en las empresas. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Año 06, Ed. 03, Vol. 07, pp. 124-138. Marzo de 2021. ISSN: 2448-0959, Enlace de acceso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/administracion-de-empresas/importancia-de-la-sectorizacion

RESUMEN

Sobre la base de la necesidad de que las empresas definan una estructura organizativa moderna bien aceptada por los empleados, la opción de sectorización con el uso de organigramas es positiva y funcional. En este artículo, se describen diferentes configuraciones de los organigramas existentes y puede evaluar qué opción es ideal para aplicar en una empresa determinada. Al poner en práctica el organigrama elegido, el flujo productivo y la prestación de servicios tienden a ser eficientes con respecto al flujo de información y tareas de mando, totalmente coherentes con las definiciones de función de cada profesional. Se utilizó como método científico para la composición de este artículo de investigación bibliográfica exploratoria en otras revistas científicas, que son una referencia para la construcción cualitativa del tema en exhibición. Sin embargo, este trabajo espera iniciar nuevas investigaciones sobre el tema y exponer la importancia de la sectorización y definición de puestos dentro de las empresas.

Palabras clave: Organigramas, Gestión de competencias, Gestión eficiente, Gestión de procesos, Planificación y producción.

1. INTRODUCCIÓN

Como parte de la estrategia de buena gestión organizativa, una alternativa a explorar es la representación gráfica denominada organigrama, que sirve para ilustrar la estructura organizativa detallada de una empresa, con el fin de definir las responsabilidades de los equipos o sectores, así como sus límites funcionales, la traducción de toda la estructura de la empresa y la optimización de la visión sistémica de los empleados implicados.

Cuando una empresa decide utilizar un organigrama, destaca la necesidad de desarrollar una mejor comprensión de las responsabilidades de los sectores, sus líderes y sus empleados operativos, su crecimiento potencial y la visión colaborativa del crecimiento promocional. En relación con las decisiones operativas, tácticas y estratégicas, el organigrama define y representa gráficamente la visión metódica y organizada para tener las decisiones más coherentes. Por lo tanto, el uso de un organigrama genera una vista optimizada de la disposición de posiciones y funciones departamentales de una manera clara y objetiva.

Además de definir los niveles jerárquicos de los empleados, este tipo de representación gráfica aporta agilidad en la percepción de las áreas de una empresa. Según ha indicado Marcela Peradelles (2016), hay 3 tipos de planificación (estratégica, táctica y operativa), todas las cuales son esenciales para definir el éxito de la compañía mediante la consecución de sus objetivos predefinidos. Para que una planificación alcance su objetivo propuesto, es estrictamente necesario que todos los empleados se involucren, independientemente del nivel jerárquico, y se comuniquen de manera transparente.

Para ejemplificar, hablaremos de los tres tipos de planificación.

Planificación Estratégica se refiere a la visión de futuro de la organización, que suele ser uno de los factores que influye, externa e internamente, en los valores, la misión y la visión de la organización. Las decisiones tomadas a nivel estratégico son responsabilidad de los cargos ejecutivos de la compañía, siendo, en su mayor parte, consejero delegado, presidente, consejo de administración o consejo de administración, variando según la estructura jerárquica de la organización.

Las acciones estratégicas suelen ser a largo plazo y definidas de acuerdo con el tamaño de la empresa, ya que buscan una visión futura y amplia que no caracteice los detalles operativos y objetivos específicos para su cumplimiento. Esta planificación debe actualizarse continuamente, porque los demás niveles responsables de establecer metas pueden influir en la realidad de los hechos y datos de las decisiones a medio y corto plazo, con el fin de garantizar que se ejecuta la planificación.

La Planificación Táctica, a su vez, es responsable de crear metas y decisiones de los empleados que ocupan puestos directivos y operativos de alto nivel, en una planificación más específica en comparación con la estratégica. Su tiempo de ejecución también varía en función del tamaño de la empresa, pero, en cualquier caso, las acciones se miden a medio plazo, asegurando que se cumpla la planificación estratégica. Sus decisiones pueden estar limitadas a nivel departamental de acuerdo con el organigrama de la empresa. En términos de detalle, a diferencia de las acciones estratégicas, hay un mayor nivel de detalle y es una herramienta que traduce el estudio estratégico en planes concretos.

La planificación operativa es una planificación a corto plazo en la que están involucrados todos los niveles de la organización. A partir de esta planificación, las acciones y objetivos salen, a menudo a diario, para asegurar el plan táctico y, a su vez, estratégico de la organización. A este nivel jerárquico, hay trabajadores y empleados que están directamente vinculados a la ejecución de tareas planificadas a nivel táctico.

La Figura 1 representa la diferenciación de los niveles jerárquicos de una organización:

Figura 1: Pirámide de niveles jerárquicos.

Fuente: Desarrollado por los autores (2019).

El organigrama es la representación gráfica de estos niveles jerárquicos, sectorizando las funciones y representando las posiciones de cada área de la empresa.

Según Lawrence A. Appley (1970) apud Yolanda F. Balcão (2019), las personas producen más cuando saben lo que hacen, saben cuáles son sus posiciones jerárquicas y sus relaciones interpersonales en la organización.

2. ORGANOGRAMAS

Cuando se trata de la historia de la creación de la representación gráfica llamada organigrama, hay varias divergencias de su aparición. Según organigramas (2014), hay informes que apuntan a los egipcios como creadores y los primeros en utilizar gráficos para ilustrar la división de tareas y la jerarquía de poder para la construcción de pirámides, pero esta aparición es desconocida. También se da que Daniel C. McCallum (1815-1878), ingeniero ferroviario estadounidense y pionero de la Administración, con orígenes escoceses, que ocupó un cargo como gerente general del Ferrocarril de Nueva York y Erie Railroad and Union Brevest Major General, fue nombrado responsable de la introducción de organogramas en la industria ferroviaria en 1855.

En ese momento, la industria ferroviaria estaba bajo tensión financiera causada por la falta de gestión eficiente de su cadena de producción, y los principales factores de esta deficiencia de gestión fueron la falta de división de responsabilidad y autoridad que los superintendentes tenían con los gerentes de cada departamento. McCallum desarrolló un gráfico aprobado por la dirección superior en el que conectó a los superintendentes con los subordinados, generando una estructura organizada para cada división/departamento. McCallum desarrolló organigramas estructurados similares a los árboles genealógicos.

Debido a que la Erie Railroad Company se convirtió en uno de los ferrocarriles más exitosos de los Estados Unidos, las técnicas de McCallum fueron copiadas y replicadas dentro de las estructuras organizativas de varias otras compañías.

Para detallar el concepto de organigrama y comprender su importancia para la gestión de la organización de una empresa, es necesario saber que, independientemente del modelo adoptado, deben seguirse algunos procedimientos estándar para su elaboración. Estos son:

  • Cada organigrama debe representar posiciones, no personas;
  • La mayoría de ellos están representados por líneas que se refieren a la comunicación interpersonal de las posiciones, señalando la unidad jerárquica que se les atribuye.

El tutorial para crear un organigrama se puede definir de la siguiente manera:

  • Evaluar la estructura organizativa de la empresa separando las funciones de cada empleado y de cada sector según el proceso de producción o prestación de servicios. Para los empleados con diversas funciones, es necesario verificar si es necesario organizar sus tareas y actividades para utilizar mejor su tiempo, garantizando una mayor calidad por enfoque;
  • Buscar rendir cuentas e identificar a los líderes de cada sector, definiendo así a los gerentes que serán responsables de la planificación táctica de la empresa;
  • Analizar la estructura de la organización y qué tipos de liderazgo estratégico como: junta directiva, consejo, presidente. Con este análisis, se define qué posiciones estarán representadas por el nivel de planificación estratégica de la corporación;
  • Por último, el organigrama debe hacerse oficial en documento y transmitirlo a todos los empleados de la empresa, para que todos puedan tener una mejor comunicación con sus compañeros de trabajo.

Como señala Marques (2018), es sumamente importante que el organigrama sea desarrollado por un profesional con visión sistémica de la empresa, cuidando de no generar conflictos entre áreas y actividades de los empleados, además de desarrollar el esquema gráfico priorizando la simplicidad para una mejor comprensión de todos en relación con los objetivos de esta herramienta.

Según Kenoby (2019), las herramientas utilizadas para el desarrollo de un organigrama son las líneas de comunicación que conectan las unidades de trabajo, representadas por las posiciones de la organización, como se muestra en la Figura 2:

Figura 2: Herramientas utilizadas para elaborar el organigrama.

Fuente: Desarrollado por los autores (2019).

Como menciona Masci (2017), los modelos de organigrama existentes son vastos, y pueden ser elegidos por la dirección de acuerdo con la visión estratégica que desea adoptar para su organización. Hemos enumerado algunos tipos de organigramas en los siguientes temas:

2.1 CARTA DE ORGANIZACIÓN VERTICAL

También llamado el modelo clásico, es el organigrama más utilizado en las empresas. Como señaló Kenoby (2019), este tipo de organigrama representa el consejo de administración de la empresa en su más alto nivel de responsabilidad, mientras que los bloques representativos del nivel operativo se muestran en el extremo inferior del gráfico. Este tipo de organigrama sigue una posición jerárquica rígida, en la que la conexión jerárquica se realiza de arriba a abajo por las líneas de comunicación, que son líneas continuas que conectan la comunicación entre posiciones. Este es un tipo simplificado de organigrama y deja claro cuáles son los niveles jerárquicos de la empresa. Para el uso de este organigrama, la visión clara y objetiva debe ser un factor predominante. La Figura 3 presenta un modelo de organigrama vertical:

Figura 3: Ejemplo de organigrama vertical.

Fuente: Desarrollado por los autores (2019).

2.2 GRÁFICO DE ORGANIZACIÓN RADIAL

Según organigramas (2019), el organigrama radial o circular es, en general, poco utilizado, pero en empresas modernas – como hospitales y universidades, por ejemplo – , que prefieren el trabajo en equipo, normalmente se adopta, porque el objetivo de estas empresas es suavizar la representación de la estructura organizativa, ahorrando espacio y generando una mayor comunicación entre los departamentos de la empresa, porque su autoridad se desarrolla desde el centro hasta las zonas periféricas.

En este tipo de organigrama, las líneas de autoridad, que son elementos importantes para la concepción de este tipo de representación, están distorsionadas y son difíciles de identificar, reduciendo los conflictos entre posiciones jerárquicas más pequeñas y grandes.

Para desarrollar este organigrama, necesitamos entender que el consejo, la dirección o la presidencia de la empresa comienza en el centro y se extiende junto a los puestos directamente vinculados a él. La Figura 4 presenta un modelo de organigrama radial aplicado en una empresa de proyectos industriales:

Figura 4: Ejemplo de organigrama radial o circular.

Fuente: Desarrollado por el autor (2019).Para la representación de estructuras complejas, este tipo de organigrama se vuelve difícil de aplicar, y a menudo es incluso inviable.

2.3 ORGANIGRAMA HORIZONTAL

Según Diana (2019), es el organigrama el que elimina la complejidad entre el distanciamiento de las posiciones operativas y estratégicas de la empresa, es decir, inclina el nivel jerárquico generando una distancia más corta entre el operador y el consejo.

En este tipo de organigrama, el número de líderes por unidades de puestos operativos, como gerentes y/o coordinadores, es pequeño; en este caso, se monta una estructura piramidal de izquierda a derecha, definiendo la función horizontal del organigrama, expresando este organigrama en la Figura 5:

Figura 5: Ejemplo de organigrama horizontal.

Fuente: Desarrollado por los autores (2019).

2.4 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Este tipo de organigrama tiene una gran similitud con el organigrama vertical, destacando la diferencia al no representar las posiciones de forma jerárquica y, sí, por la relación de funciones dentro de la organización. Según Renato Bezerra (2018), este tipo de organigrama se puede separar en dos submodelos: Functional Type 01 y Functional Type 02:

  • Para functional type 01, la subordinación al tablero jerárquico es posible, pero a través de consejos con directores destinados a cada función de la organización. Los enlaces indican una subordinación temporal y la atención que implica la actualización de este organigrama es necesaria, ya que tan pronto como el empleado termina su tarea o actividad, la subordinación cambia al nuevo coordinador o supervisor a cargo de la nueva actividad a realizar, destacando este tipo de estructura como una organización sin cabeza jerárquica inmediata. La Figura 6 representa un modelo de organigrama funcional tipo 1:

Figura 6: Ejemplo de organigrama funcional del tipo 01.


Fuente: Desarrollado por los autores (2019).
  • El organigrama funcional del tipo 02 se aplica en organizaciones pequeñas, con poca verticalización de la jerarquía de comandos y con pocas cabezas para diversas actividades. La Figura 7 presenta un modelo de organigrama funcional tipo 2:

Figura 7: Ejemplo de organigrama funcional tipo 02.

Fuente: Desarrollado por los autores (2019).

2.5 CARTA DE ORGANIZACIÓN MATRIX

Similar en estructura al modelo vertical, el organigrama matriz no tiene una unidad de función clara, ya que presenta el grupo de trabajo, que a menudo puede ser temporal y ser cambiado con total flexibilidad de acuerdo con las nuevas definiciones estratégicas o tácticas de las empresas. El proceso de construcción de un organigrama matriz compone la unión de la estructura tradicional y la estructura por proyectos de la organización, es decir, la responsabilidad de la asamblea del organigrama se divide entre la junta directiva, que es la autoridad política o administrativa, y el líder del proyecto, que es la autoridad técnica.

Según Renato Bezerra (2018), la sensación de ser comandado por dos “líderes” siempre está presente y, a pesar de ser una tarea difícil de implementar, debido a la dificultad de conciliar las dos estructuras de poder por fricción en asuntos de autoridad, este organigrama presenta una mayor movilidad y flexibilidad en comparación con otras estructuras organizativas. Un ejemplo de un gráfico de organización de matriz se presenta en la Figura 8:

Figura 8: Ejemplo de gráfico de organización de matriz.

Fuente: Desarrollado por los autores (2019).

2.6 ORGANIGRAMA LINEAL

El organigrama lineal de responsabilidades es un tipo de organigrama que escapa a la regla de similitud del otro, por su disposición y forma de representación gráfica. Según Renato Bezerra (2018), este tipo de organigrama no está relacionado con la estructura jerárquica de la empresa existente entre los puestos, sino que se centra en la exposición de los responsables de cada actividad dentro de la organización. En este sentido, su característica se puede comparar libremente con el organigrama de matriz.

En resumen, el organigrama lineal presenta la actividad de cada sector de la empresa, identificando al responsable de dicha actividad. Recordar que este modelo de organigrama en empresas con complejidad de posiciones y funciones se vuelve inviable por su simplicidad gráfica, como se muestra en el Cuadro 1:

Tabla 1: Ejemplo de organigrama lineal.

Actividad/Función Director de Proyecto Gerente de Producción Gerente General
Elaborar propuestas      
Estructura de soldadura      
Liberar pago      
Emitir factura      
O – Decide X – Ejecuta # – Participa Δ – Controles

Fuente: Desarrollado por los autores (2019).

2.7 ORGANOGRAMA EN BARES

Es otro tipo de organigrama que escapa a la regla general de representación, ya que como observa Renato Bezerra (2018), este modelo presenta una forma gráfica que expone únicamente la proporción de responsabilidad (autoridad) de cada posición, como se muestra en la Figura 9. El organigrama de barras excluye la interacción/relación entre posiciones de empresa.

Figura 9: Ejemplo de organigrama en barras.

Fuente: Desarrollado por los autores (2019).

3. METODOLOGÍA

El estudio de los organigramas y la estructura jerárquica de las empresas se desarrolló en este artículo en un solo paso. La metodología exploratoria y explicativa se definió como una forma de identificar, analizar y concluir sobre el tema en cuestión, sobre la base de la literatura disponible en artículos y literatura específicos. La investigación exploratoria permitió una mayor familiaridad con el tema, y el proceso de sondear el tema a criterios didácticos converge en una mayor simplificación del tema, generando nuevas formas de interpretación del tema, desarrollando una visión crítica de los puntos expuestos. Por lo tanto, fue posible asumir una postura de exposición al caso de estudio, generando consonance con fuentes que corroboran el tema abordado.

4. CONSIDERACIONES FINALES

Después de estudiar sobre el tema, se puede considerar que el organigrama es una forma gráfica y también una herramienta administrativa extremadamente importante para una buena organización de la estructura organizativa de las empresas. Con el uso del organigrama, es posible simplificar la estructura de una empresa y hacerla más transparente para el análisis crítico de posiciones y funciones a nivel gerencial en el señalamiento de tareas y actividades de acuerdo con el plan estratégico, táctico y operativo. Sin el organigrama, otras actividades y representaciones como el flujo del proceso de producción, la toma de decisiones rutinarias, el enfoque a corto, medio y largo plazo, las definiciones de objetivos y resultados específicos pueden verse claramente afectadas debido al desorden jerárquico de la empresa.

REFERENCIAS

BALCÃO, Yolanda Ferreira. Organograma: representação gráfica da estrutura. Scielo, São Paulo, SP. Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901965000400003. Acesso em: fev. 2019.

BEZERRA, Renato. Organograma. Slide Player. Disponível em: https://slideplayer.com.br/slide/13999247/. Acesso em: fev. 2019.

DIANA, Daniela. Organograma. Toda Matéria. Disponível em: https://www.todamateria.com.br/organograma/. Acesso em: abr. 2019.

KENOBY. Tipos de organograma. Kenoby. Disponível em: http://www.kenoby.com/blog/tipos-de-organograma/. Acesso em: mar. 2019.

MARQUES, José Roberto. 7 tipos de organograma para utilizar em sua gestão. JRM Coaching, São Paulo, SP, 19 dez. 2018. Disponível em: https://www.jrmcoaching.com.br/blog/7-tipos-de-organograma-que-voce-deve-utilizar-em-sua-gestao/. Acesso em: fev. 2019.

MASCI. Organograma de empresa: qual a importância e como elaborar? Masci Consultoria, Juiz de Fora, MG, 20 abr. 2017. Disponível em: https://www.masciconsultoria.com.br/organograma-de-empresa/. Acesso em: fev. 2019.

ORGANOGRAMAS. História do Organograma. Organogramas, 19 jun. 2014. Disponível em: http://organogramas.blogspot.com/2014/06/historia-do-organograma.html. Acesso em: maio 2019.

ORGANOGRAMAS, Organograma Radial ou Circular. Organogramas 1 tc, Pombal, Portugal. Disponível em: https://organogramas1tc.webnode.pt/tipos-de-organigramas/o-organograma-radial-ou-circular/. Acesso em: maio 2019.

PERADELLES, Marcella. A diferença entre o planejamento estratégico, tático e operacional. Blog da Qualidade, Cornélio Procópio, Paraná, 19 abr. 2016. Disponível em: https://blogdaqualidade.com.br/a-diferenca-entre-o-planejamento-estrategico-tatico-e-operacional/. Acesso em: abr. 2019.

[1] Postgrado en Enseñanza de Educación Superior, MBA en Gestión de Personas y Educación Corporativa, Licenciatura en Administración, Tecnólogo en Procesos de Gestión.

[2] Licenciatura en Ingeniería Mecánica por la Pontificia Universidad Católica de Minas Gerais.

[3] Máster en Administración de Empresas

Enviado: Noviembre de 2020.

Aprobado: Marzo de 2021.

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