Organigramme – Die Bedeutung der Sektorisierung und Definition von Positionen und Funktionen in Unternehmen

ORIGINALER ARTIKEL

FERREIRA, Hugo Silva ^[1], MELO, Ronnan Hudson Jardim de ^[2], OLIVEIRA, Anderson Augusto ^[3]

FERREIRA, Hugo Silva. MELO, Ronnan Hudson Jardim de. OLIVEIRA, Anderson Augusto. Organigramme – Die Bedeutung der Sektorisierung und Definition von Positionen und Funktionen in Unternehmen. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Jahrgang 06, Ed. 03, Vol. 07, S. 124-138. März 2021. ISSN: 2448-0959, Zugangslink: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/business-administration-de/bedeutung-der-sektorisierung

ZUSAMMENFASSUNG

Basierend auf der Notwendigkeit von Unternehmen, eine moderne Organisationsstruktur zu definieren, die von den Mitarbeitern gut akzeptiert wird, ist die Möglichkeit der Sektorierung mit der Verwendung von Organigrammen positiv und funktional. In diesem Artikel werden verschiedene Konfigurationen vorhandener Organigramme beschrieben, und Sie können bewerten, welche Option ideal für die Anwendung in einem bestimmten Unternehmen ist. Durch die Umsetzung des gewählten Organigramms wird der produktive Fluss und die Bereitstellung von Dienstleistungen tendenziell effizient im Hinblick auf den Fluss von Befehlsinformationen und -aufgaben, die völlig mit den Definitionen der Funktion jedes Fachmanns übereinstimmen. Es wurde als wissenschaftliche Methode für die Zusammensetzung dieses Artikels explorative bibliographische Forschung in anderen wissenschaftlichen Zeitschriften verwendet, die eine Referenz für die qualitative Konstruktion des Themas auf dem Display sind. Diese Arbeit soll jedoch neue Forschungsergebnisse zu diesem Thema anstoßen und die Bedeutung der Sektorisierung und Definition von Positionen innerhalb von Unternehmen aufzeigen.

Schlüsselwörter: Organigramme, Kompetenzmanagement, Effizientes Management, Prozessmanagement, Planung und Produktion.

1. EINLEITUNG

Als Teil der Strategie eines guten Organisationsmanagements ist eine zu erforschende Alternative die grafische Darstellung, die die detaillierte Organisationsstruktur eines Unternehmens veranschaulicht, um die Verantwortlichkeiten der Teams oder Sektoren sowie deren funktionale Grenzen zu definieren, die gesamte Unternehmensstruktur zu transagieren und die systemische Vision der beteiligten Mitarbeiter zu optimieren.

Wenn sich ein Unternehmen für ein Organigramm entscheidet, zeichnet sich die Notwendigkeit aus, ein besseres Verständnis der Verantwortlichkeiten der Sektoren, seiner Führungskräfte und seiner operativen Mitarbeiter, ihres potenziellen Wachstums und der kollaborativen Vision von Werbewachstum zu entwickeln. In Bezug auf operative, taktische und strategische Entscheidungen definiert und darstellt das Organigramm die methodische und organisierte Vision, die kohärentesten Entscheidungen zu treffen. Die Verwendung eines Organigramms erzeugt daher eine optimierte Sicht auf die Disposition von Abteilungspositionen und Funktionen auf klare und objektive Weise.

Neben der Definition hierarchischer Ebenen der Mitarbeiter bringt diese Art der grafischen Darstellung Agilität in die Wahrnehmung der Bereiche eines Unternehmens. Wie Marcela Peradelles (2016) ausführte, gibt es drei Arten der Planung (strategisch, taktisch und operativ), die alle wesentlich sind, um den Erfolg des Unternehmens durch die Erreichung seiner vordefinierten Ziele zu definieren. Damit eine Planung ihr vorgeschlagenes Ziel erreicht, ist es unbedingt erforderlich, dass sich alle Mitarbeiter unabhängig von der hierarchischen Ebene engagieren und transparent kommunizieren.

Um dies zu veranschaulichen, werden wir dann über die drei Arten der Planung sprechen.

Strategische Planung bezieht sich auf die Zukunftsvision der Organisation, die in der Regel einer der Faktoren ist, die die Werte, die Mission und die Vision der Organisation nach außen und innen beeinflussen. Die Entscheidungen, die auf strategischer Ebene getroffen werden, liegen in der Verantwortung der Führungspositionen des Unternehmens, wobei die Meisten je nach hierarchischer Struktur der Organisation CEO, Chairman, Board of Directors oder Board of Directors sind.

Strategische Maßnahmen sind in der Regel langfristig und werden nach der Größe des Unternehmens definiert, da sie eine zukünftige und breite Vision suchen, die keine operativen Details und spezifischen Ziele für seine Erfüllung kennzeichnet. Diese Planung sollte ständig aktualisiert werden, da die anderen für die Festlegung von Zielen verantwortlichen Ebenen die Realität der Fakten und Daten mittel- und kurzfristiger Entscheidungen beeinflussen können, um sicherzustellen, dass die Planung durchgeführt wird.

Tactical Planning wiederum ist verantwortlich für die Erstellung von Zielen und Entscheidungen von Mitarbeitern, die Führungspositionen und operative Positionen bekleiden, in einer spezifischeren Planung im Vergleich zu der strategischen. Die Ausführungszeit variiert auch je nach Größe des Unternehmens, aber in jedem Fall werden Maßnahmen mittelfristig gemessen, um sicherzustellen, dass die strategische Planung erfüllt wird. Ihre Entscheidungen können auf Abteilungsebene entsprechend dem Organigramm des Unternehmens eingeschränkt sein. Im Detail gibt es im Gegensatz zu strategischen Maßnahmen eine höhere Detailgenauigkeit und ein Instrument, das die strategische Studie in konkrete Pläne übersetzt.

Operational Planning ist eine kurzfristige Planung, an der alle Ebenen der Organisation beteiligt sind. Aus dieser Planung kommen die Aktionen und Ziele, oft täglich, um den taktischen und im Gegenzug strategischen Plan der Organisation zu gewährleisten. Auf dieser hierarchischen Ebene gibt es Arbeiter und Mitarbeiter, die direkt mit der Ausführung geplanter Aufgaben auf taktischer Ebene verbunden sind.

Abbildung 1 stellt die Differenzierung der hierarchischen Ebenen einer Organisation dar:

Abbildung 1: Pyramide der hierarchischen Ebenen.

Das Organigramm ist die grafische Darstellung dieser hierarchischen Ebenen, die die Funktionen sektoralisiert und die Positionen der einzelnen Unternehmensgebiete darstellt.

Nach Lawrence A. Appley (1970) apud Yolanda F. Balcão (2019), Menschen produzieren mehr, wenn sie wissen, was sie tun, wissen, was ihre hierarchischen Positionen sind und ihre zwischenmenschlichen Beziehungen in der Organisation.

2. ORGANOGRAMME

Wenn es um die Geschichte der Erstellung der grafischen Darstellung kommt, die das Organigramm genannt wird, gibt es mehrere Divergenzen seiner Entstehung. Laut Org Charts (2014) gibt es Berichte, die auf die Ägypter als Schöpfer hinweisen und die ersten, die Graphen verwenden, um die Teilung von Aufgaben und die Hierarchie der Macht für den Bau von Pyramiden zu veranschaulichen, aber diese Entstehung ist unbekannt. Es wird auch gegeben, dass Daniel C. McCallum (1815–1878), amerikanischer Eisenbahningenieur und Pionier der Administration mit schottischen Wurzeln, der eine Position als General Manager der New York and Erie Railroad innehatte und Union Brevest Major General wurde 1855 als Verantwortlicher für die Einführung von Organogrammen in der Eisenbahnindustrie ernannt.

Zu dieser Zeit stand die Eisenbahnindustrie aufgrund des Mangels an effizientem Management ihrer Produktionskette unter finanzieller Belastung, und die Hauptfaktoren dieses Managementmangels waren die mangelnde Aufteilung der Verantwortung und Autorität, die die Superintendenten mit den Leitern jeder Abteilung hatten. McCallum entwickelte ein Diagramm, das vom übergeordneten Management genehmigt wurde, in dem er die Superintendenten mit den Untergebenen verband und eine organisierte Struktur für jede Abteilung/Abteilung erzeugte. McCallum entwickelte strukturierte Organigramme, die Stammbäumen ähneln.

Da die Erie Railroad Company zu einer der erfolgreichsten Eisenbahnen in den Vereinigten Staaten wurde, wurden McCallums Techniken kopiert und innerhalb der Organisationsstrukturen mehrerer anderer Unternehmen repliziert.

Um das Konzept der Organigramme zu beschreiben und seine Bedeutung für die Verwaltung der Organisation eines Unternehmens zu verstehen, ist es notwendig zu wissen, dass unabhängig davon, welches Modell angenommen wird, einige Standardverfahren für seine Ausarbeitung befolgt werden sollten. Dies sind:

• Jedes Organigramm sollte Positionen darstellen, keine Personen;
• Die meisten von ihnen werden durch Linien dargestellt, die sich auf die zwischenmenschliche Kommunikation von Positionen beziehen und auf die ihnen zugeschriebene hierarchische Einheit hinweisen.

Die exemplarische Vorgehensweise zum Erstellen eines Organigramms kann wie folgt definiert werden:

• Bewerten Sie die Organisationsstruktur des Unternehmens, indem Sie die Funktionen jedes Mitarbeiters und jedes Sektors entsprechend dem Produktionsprozess oder der Erbringung von Dienstleistungen trennen. Für Mitarbeiter mit verschiedenen Funktionen ist es notwendig, zu überprüfen, ob es notwendig ist, ihre Aufgaben und Aktivitäten zu organisieren, um ihre Zeit besser zu nutzen und eine höhere Qualität durch Fokus zu gewährleisten;
• Versuchen Sie, rechenschaftspflichtig zu sein und die Führer der einzelnen Sektoren zu identifizieren, und definieren Sie so die Manager, die für die taktische Planung des Unternehmens verantwortlich sind;
• Analysieren Sie die Struktur der Organisation und welche Arten von strategischer Führung wie: Vorstand, Vorstand, Vorsitzender. Mit dieser Analyse wird definiert, welche Positionen durch den Grad der strategischen Planung des Unternehmens repräsentiert werden;
• Schließlich muss das Organigramm in Dokument offiziell gemacht und an alle Mitarbeiter des Unternehmens weitergegeben werden, damit jeder eine bessere Kommunikation mit seinen Mitarbeitern haben kann.

Wie von Marques (2018) festgestellt, ist es äußerst wichtig, dass das Organigramm von einem Fachmann mit systemischer Vision des Unternehmens entwickelt wird, wobei darauf geachtet wird, keine Konflikte zwischen Bereichen und Aktivitäten der Mitarbeiter zu erzeugen, neben der Entwicklung des grafischen Schemas, das Einfachheit für ein besseres Verständnis aller in Bezug auf die Ziele dieses Tools priorisiert.

Kenoby (2019) zufolge sind die Werkzeuge, die für die Entwicklung eines Organigramms verwendet werden, die Kommunikationslinien, die die Arbeitseinheiten verbinden, die durch die Positionen der Organisation dargestellt werden, wie in Abbildung 2 dargestellt:

Abbildung 2: Tools zur Ausarbeitung des Organigramms.

Wie von Masci (2017) erwähnt, sind die bestehenden Organigrammmodelle riesig und können vom Management entsprechend der strategischen Vision gewählt werden, die es für seine Organisation übernehmen möchte. Wir haben einige Arten von Organigrammen in den folgenden Themen aufgelistet:

2.1 VERTIKALES ORGANIGRAMM

Es wird auch als klassisches Modell bezeichnet und ist das am weitesten verbreitete Organigramm in Unternehmen. Wie von Kenoby (2019) festgestellt, stellt diese Art von Organigramm den Vorstand des Unternehmens auf seiner höchsten Verantwortungsebene dar, während die repräsentativen Blöcke der operativen Ebene am unteren Ende des Charts angezeigt werden. Dieser Typ des Organigramms folgt einer starren hierarchischen Position, in der die hierarchische Verbindung von oben nach unten durch die Kommunikationslinien hergestellt wird, bei denen es sich um fortlaufende Linien handelt, die die Kommunikation zwischen Positionen verbinden. Dies ist ein vereinfachter Typ von Organigramm und macht deutlich, was die hierarchischen Ebenen des Unternehmens sind. Für die Verwendung dieses Organigramms sollte eine klare und objektive Vision ein vorherrschender Faktor sein. Abbildung 3 zeigt ein vertikales Organigrammmodell:

Abbildung 3: Beispiel für ein vertikales Organigramm.

2.2 RADIALES ORGANIGRAMM

Laut Org Charts (2019) wird das radiale oder kreisförmige Organigramm im Allgemeinen wenig genutzt, aber in modernen Unternehmen – wie Krankenhäusern und Universitäten zum Beispiel –, die Teamarbeit bevorzugen, wird es in der Regel angenommen, weil das Ziel dieser Unternehmen darin besteht, die Darstellung der Organisationsstruktur zu mildern, Platz zu sparen und eine größere Kommunikation zwischen den Abteilungen des Unternehmens zu generieren, weil seine Autorität vom Zentrum zu den Randgebieten entwickelt wird.

In dieser Art von Organigramm sind die Autoritätslinien, die wichtige Elemente für die Konzeption dieser Art der Darstellung sind, verzerrt und schwer zu identifizieren, wodurch Konflikte zwischen kleineren und größeren hierarchischen Positionen verringert werden.

Um dieses Organigramm zu entwickeln, müssen wir verstehen, dass der Vorstand, die Geschäftsführung oder die Präsidentschaft des Unternehmens im Zentrum beginnt und sich neben den Direktpositionen ausbreitet. Abbildung 4 zeigt ein radiales Organigrammmodell, das in einem industriellen Projektunternehmen angewendet wird:

Abbildung 4: Beispiel für radiales oder kreisförmiges Organigramm.

Quelle: Entwickelt vom Autor (2019).Für die Darstellung komplexer Strukturen wird diese Art von Organigramm schwierig anzuwenden und ist oft sogar nicht machbar.

2.3 HORIZONTALES ORGANIGRAMM

Nach Diana (2019), ist es das Organigramm, das die Komplexität zwischen der Distanzierung der operativen und strategischen Positionen des Unternehmens eliminiert, das heißt, es neigt die hierarchische Ebene erzeugt eine kürzere Entfernung zwischen dem Betreiber und dem Vorstand.

In dieser Art von Organigramm ist die Anzahl der Führungskräfte pro Einheiten operativer Positionen, z. B. Manager und/oder Koordinatoren, gering; In diesem Fall wird eine Pyramidenstruktur von links nach rechts bereitgestellt, die die horizontale Funktion des Organigramms definiert und dieses Organigramm in Abbildung 5 ausdrückt:

Abbildung 5: Beispiel für horizontales Organigramm.

2.4 FUNKTIONALES ORGANIGRAMM

Dieser Typ des Organigramms weist eine große Ähnlichkeit mit dem vertikalen Organigramm auf, wobei der Unterschied hervorgehoben wird, indem die Positionen nicht hierarchisch dargestellt werden, und, ja, durch die Beziehung der Funktionen innerhalb der Organisation. Nach Renato Bezerra (2018) kann diese Art von Organigramm in zwei Untermodelle unterteilt werden: Funktionstyp 01 und Funktionstyp 02:

• Für Functional Type 01 ist eine Unterordnung unter den hierarchischen Vorstand möglich, jedoch durch Vorstände mit Vorständen, die für jede Funktion der Organisation bestimmt sind. Die Links weisen auf eine vorübergehende Unterordnung hin, und die Aufmerksamkeit, die die Aktualisierung dieses Organigramms einbezieht, ist erforderlich, da sich die Unterordnung stagnieren, sobald der Mitarbeiter seine Aufgabe oder Tätigkeit beendet, sich an den neuen Koordinator oder Vorgesetzten ändert, der für die neue Aktivität verantwortlich ist, die ausgeführt werden soll, wobei diese Art von Struktur als eine Organisation ohne unmittelbaren hierarchischen Kopf hervorgehoben wird. Abbildung 6 stellt ein Modell für das Funktionsorganigramm Typ 1 dar:

Abbildung 6: Beispiel für das Funktionsorganiierungsdiagramm vom Typ 01.

• Das Funktionsorganigramm vom Typ 02 wird in kleinen Organisationen angewendet, mit wenig Vertikalisierung der Befehlshierarchie und mit wenigen Köpfen für verschiedene Aktivitäten. Abbildung 7 zeigt ein Modell des Funktionsorganiierungsdiagramms Typ 2:

Abbildung 7: Beispiel für den Funktionsorganisationsdiagrammtyp 02.

Quelle: Entwickelt von den Autoren (2019).

2.5 MATRIX-ORGANIGRAMM

Ähnlich wie das vertikale Modell verfügt das Matrix-Organigramm nicht über eine klare Funktionseinheit, da es die Arbeitsgruppe darstellt, die oft temporär sein und mit völliger Flexibilität gemäß den neuen strategischen oder taktischen Definitionen der Unternehmen geändert werden kann. Der Prozess des Erstellens eines Matrix-Organigramms besteht aus der Vereinigung der traditionellen Struktur und der Struktur nach Projekten der Organisation, d. h. die Verantwortung der Versammlung des Organigramms wird zwischen dem Vorstand, der politischen oder administrativen Autorität, und dem Projektleiter, der technischen Autorität ist, aufgeteilt.

Laut Renato Bezerra (2018) ist das Gefühl, von zwei “Führern” kommandiert zu werden, immer präsent, und obwohl es eine schwierige Aufgabe ist, wegen der Schwierigkeit, die beiden Machtstrukturen durch Reibung in Autoritätsfragen miteinander in Einklang zu bringen, bietet dieses Organigramm mehr Mobilität und Flexibilität im Vergleich zu anderen Organisationsstrukturen. Ein Beispiel für ein Matrixorganigramm ist in Abbildung 8 dargestellt:

Abbildung 8: Beispiel Matrix-Organigramm.

Quelle: Entwickelt von den Autoren (2019).

2.6 LINEARES ORGANIGRAMM

Das lineare Organigramm der Verantwortlichkeiten ist ein Organigramm, das der Regel der Ähnlichkeit des anderen durch seine Disposition und Form der grafischen Darstellung entgeht. Laut Renato Bezerra (2018) steht diese Art von Organigramm nicht in Zusammenhang mit der hierarchischen Struktur des Unternehmens, die zwischen den Positionen besteht, sondern konzentriert sich auf die Exposition der Verantwortlichen für jede Aktivität innerhalb der Organisation. In diesem Sinne kann sein Merkmal lose mit dem Matrix-Organigramm verglichen werden.

Zusammenfassend stellt das lineare Organigramm die Tätigkeit der einzelnen Sektoren des Unternehmens dar und identifiziert die für diese Tätigkeit verantwortliche Person. Daran erinnern, dass dieses Modell des Organigramms in Unternehmen mit Komplexität von Positionen und Funktionen aufgrund seiner grafischen Einfachheit nicht mehr durchführbar wird, wie in Tabelle 1 dargestellt:

Tabelle 1: Beispiel lineares Organigramm.

Quelle: Entwickelt von den Autoren (2019).

2.7 BAR ORGANOGRAMM

Es ist eine andere Art von Organigramm, die der allgemeinen Regel der Repräsentation entgeht, denn wie Renato Bezerra (2018) bemerkt, stellt dieses Modell eine grafische Form dar, die nur den Anteil der Verantwortung (Autorität) jeder Position verfügbar macht, wie in Abbildung 9 dargestellt. Das Balkenorganisationsdiagramm schließt die Interaktion/Beziehung zwischen Unternehmenspositionen aus.

Abbildung 9: Beispiel für Das Organisationsdiagramm in Balken.

3. METHODIK

Die Untersuchung von Organigrammen und hierarchischer Struktur von Unternehmen wurde in diesem Artikel in einem einzigen Schritt entwickelt. Die Sondierungs- und Erklärungsmethode wurde definiert als eine Möglichkeit, das betreffende Thema auf der Grundlage der in bestimmten Artikeln und Literatur verfügbaren Literatur zu identifizieren, zu analysieren und abzuschließen. Die Sondierungsforschung ermöglichte eine bessere Vertrautheit mit dem Thema, und der Prozess der Sondierung des Themas nach didaktischen Kriterien konvergiert zu einer größeren Vereinfachung des Themas, wodurch neue Formen der Interpretation des Themas erzeugt werden, eine kritische Sicht auf die exponierten Punkte entwickelt wird. So war es möglich, eine Haltung der Fallstudienexposition anzunehmen, was eine Konsonanz mit Quellen erzeugte, die das angesprochene Thema bestätigen.

4. ENDGÜLTIGE ÜBERLEGUNGEN

Nach dem Studium zu diesem Thema kann davon ausgegangen werden, dass das Organigramm eine grafische Form und auch ein äußerst wichtiges administratives Werkzeug für eine gute Organisation der Organisationsstruktur von Unternehmen ist. Mit der Verwendung des Organigramms ist es möglich, die Struktur eines Unternehmens zu vereinfachen und transparenter für die kritische Analyse von Positionen und Funktionen auf Führungsebene bei der Festlegung von Aufgaben und Aktivitäten nach dem strategischen, taktischen und operativen Plan zu machen. Ohne das Organigramm können andere Aktivitäten und Darstellungen wie der Produktionsablauf, die routinemäßige Entscheidungsfindung, die kurz-, mittel- und langfristige Ausrichtung, die Definition spezifischer Ziele und Ergebnisse aufgrund der hierarchischen Störung des Unternehmens deutlich beeinflusst werden.

VERWEISE

BALCÃO, Yolanda Ferreira. Organograma: representação gráfica da estrutura. Scielo, São Paulo, SP. Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901965000400003. Acesso em: fev. 2019.

BEZERRA, Renato. Organograma. Slide Player. Disponível em: https://slideplayer.com.br/slide/13999247/. Acesso em: fev. 2019.

DIANA, Daniela. Organograma. Toda Matéria. Disponível em: https://www.todamateria.com.br/organograma/. Acesso em: abr. 2019.

KENOBY. Tipos de organograma. Kenoby. Disponível em: http://www.kenoby.com/blog/tipos-de-organograma/. Acesso em: mar. 2019.

MARQUES, José Roberto. 7 tipos de organograma para utilizar em sua gestão. JRM Coaching, São Paulo, SP, 19 dez. 2018. Disponível em: https://www.jrmcoaching.com.br/blog/7-tipos-de-organograma-que-voce-deve-utilizar-em-sua-gestao/. Acesso em: fev. 2019.

MASCI. Organograma de empresa: qual a importância e como elaborar? Masci Consultoria, Juiz de Fora, MG, 20 abr. 2017. Disponível em: https://www.masciconsultoria.com.br/organograma-de-empresa/. Acesso em: fev. 2019.

ORGANOGRAMAS. História do Organograma. Organogramas, 19 jun. 2014. Disponível em: http://organogramas.blogspot.com/2014/06/historia-do-organograma.html. Acesso em: maio 2019.

ORGANOGRAMAS, Organograma Radial ou Circular. Organogramas 1 tc, Pombal, Portugal. Disponível em: https://organogramas1tc.webnode.pt/tipos-de-organigramas/o-organograma-radial-ou-circular/. Acesso em: maio 2019.

PERADELLES, Marcella. A diferença entre o planejamento estratégico, tático e operacional. Blog da Qualidade, Cornélio Procópio, Paraná, 19 abr. 2016. Disponível em: https://blogdaqualidade.com.br/a-diferenca-entre-o-planejamento-estrategico-tatico-e-operacional/. Acesso em: abr. 2019.

^[1] Aufbaustudium in Hochschullehre, MBA in Personalmanagement und Unternehmenspädagogik, Bachelor in Verwaltung, Technologe in Managementprozessen.

^[2] Bachelor of Mechanical Engineering an der Päpstlichen Katholischen Universität Minas Gerais.

^[3] Meister in Verwaltung

Eingereicht: November 2020.

Genehmigt: März 2021.