Grafici Organizzativi – L’importanza della settorizzazione e la definizione di posizioni e funzioni nelle aziende

ARTICOLO ORIGINALE

FERREIRA, Hugo Silva ^[1], MELO, Ronnan Hudson Jardim de ^[2], OLIVEIRA, Anderson Augusto ^[3]

FERREIRA, Hugo Silva. MELO, Ronnan Hudson Jardim de. OLIVEIRA, Anderson Augusto. Grafici Organizzativi – L’importanza della settorizzazione e la definizione di posizioni e funzioni nelle aziende. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Anno 06, Ed. 03, Vol. 07, pp. 124-138. marzo 2021. ISSN: 2448-0959, Collegamento di accesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/economia-aziendale/limportanza-della-settorizzazione

RIEPILOGO

Sulla base della necessità delle aziende di definire una moderna struttura organizzativa ben accettata dai dipendenti, l’opzione per la settorializzazione con l’uso di organigrammi è positiva e funzionale. In questo articolo vengono descritte diverse configurazioni degli organigrammi esistenti ed è possibile valutare quale opzione è ideale per la applicazione in una determinata società. Mettendo in pratica l’organigramma scelto, il flusso produttivo e la fornitura di servizi tendono a diventare efficienti per quanto riguarda il flusso di informazioni e compiti di comando, totalmente coerenti con le definizioni di funzione di ciascun professionista. È stato utilizzato come metodo scientifico per la composizione di questo articolo ricerca bibliografica esplorativa in altre riviste scientifiche, che sono un riferimento per la costruzione qualitativa del tema in mostra. Tuttavia, questo lavoro spera di avviare nuove ricerche sull’argomento ed esporre l’importanza della settorializzazione e della definizione delle posizioni all’interno delle aziende.

Parole chiave: Organigrammi, Gestione delle competenze, Gestione efficiente, Gestione dei processi, Pianificazione e produzione.

1. INTRODUZIONE

Nell’ambito della strategia di buona gestione organizzativa, un’alternativa da esplorare è la rappresentazione grafica denominata organigramma, che serve a illustrare la struttura organizzativa dettagliata di un’azienda, al fine di definire le responsabilità dei team o dei settori, nonché i loro limiti funzionali, tradendo l’intera struttura dell’azienda e ottimizzando la visione sistemica dei dipendenti coinvolti.

Quando un’azienda sceglie di utilizzare un organigramma, spicca la necessità di sviluppare una migliore comprensione delle responsabilità dei settori, dei suoi leader e dei suoi dipendenti operativi, della loro crescita potenziale e della visione collaborativa della crescita promozionale. In relazione alle decisioni operative, tattiche e strategiche, l’organigramma definisce e rappresenta graficamente la visione metodica e organizzata per avere le decisioni più coerenti. Pertanto, l’uso di un organigramma genera una visione ottimizzata della disposizione delle posizioni e delle funzioni dipartimentali in modo chiaro e obiettivo.

Oltre a definire i livelli gerarchici dei dipendenti, questo tipo di rappresentazione grafica porta agilità nella percezione delle aree di un’azienda. Come dichiarato da Marcela Peradelles (2016), ci sono 3 tipi di pianificazione (strategica, tattica e operativa), tutti essenziali per definire il successo dell’azienda raggiungendo i suoi obiettivi predefiniti. Affinché una pianificazione raggiunga l’obiettivo proposto, è strettamente necessario che tutti i dipendenti siano coinvolti, indipendentemente dal livello gerarchico, e comunichino in modo trasparente.

Per esemplificare, parleremo poi dei tre tipi di pianificazione.

La pianificazione strategica si riferisce alla visione del futuro dell’organizzazione, che di solito è uno dei fattori che influenzano, esternamente e internamente, i valori, la missione e la visione dell’organizzazione. Le decisioni prese a livello strategico sono di competenza delle posizioni esecutive della società, essendo, per la maggior parte, CEO, presidente, consiglio di amministrazione o consiglio di amministrazione, che variano a seconda della struttura gerarchica dell’organizzazione.

Le azioni strategiche sono solitamente a lungo termine e definite in base alle dimensioni dell’azienda, in quanto cercano una visione futura e ampia che non caratterizzi i dettagli operativi e gli obiettivi specifici per la sua realizzazione. Tale pianificazione dovrebbe essere continuamente aggiornata, perché gli altri livelli responsabili della definizione degli obiettivi possono influenzare la realtà dei fatti e dei dati delle decisioni a medio e breve termine, al fine di garantire l’esecuzione della pianificazione.

La pianificazione tattica, a sua volta, è responsabile della creazione di obiettivi e decisioni dei dipendenti che occupano posizioni dirigenziali e operative, in una pianificazione più specifica rispetto a quella strategica. Il suo tempo di esecuzione varia anche a seconda delle dimensioni dell’azienda, ma, in ogni caso, le azioni vengono misurate nel medio termine, garantendo che la pianificazione strategica sia soddisfatta. Le decisioni possono essere limitate a livello dipartimentale in base all’organigramma della società. In termini di dettaglio, a differenza delle azioni strategiche, vi è un livello di dettaglio più elevato ed è uno strumento che traduce lo studio strategico in piani concreti.

La pianificazione operativa è una pianificazione a breve termine in cui sono coinvolti tutti i livelli dell’organizzazione. Da questa pianificazione escono le azioni e gli obiettivi, spesso quotidiani, per garantire il piano tattico e, a sua volta, strategico dell’organizzazione. A questo livello gerarchico, ci sono lavoratori e dipendenti che sono direttamente collegati all’esecuzione di compiti pianificati a livello tattico.

La figura 1 rappresenta la differenziazione dei livelli gerarchici di un’organizzazione:

Figura 1: Piramide dei livelli gerarchici.

L’organigramma è la rappresentazione grafica di questi livelli gerarchici, settorializzando le funzioni e rappresentando le posizioni di ogni area dell’azienda.

Secondo Lawrence A. Appley (1970) apud Yolanda F. Balcão (2019), le persone producono di più quando sanno cosa fanno, sanno quali sono le loro posizioni gerarchiche e le loro relazioni interpersonali nell’organizzazione.

2. GRAFICI

Quando si tratta della storia della creazione della rappresentazione grafica chiamata organigramma, ci sono diverse divergenze della sua comparsa. Secondo gli organigrammi (2014), ci sono rapporti che indicano gli egiziani come creatori e i primi a usare grafici per illustrare la divisione dei compiti e la gerarchia del potere per la costruzione di piramidi, ma questa emergenza è sconosciuta. È anche dato che Daniel C. McCallum (1815-1878), ingegnere ferroviario americano e pioniere dell’amministrazione, di origini scozzesi, che aveva una posizione come direttore generale della New York and Erie Railroad e dell’Union Brevest Major General, fu nominato responsabile dell’introduzione degli organogrammi nell’industria ferroviaria nel 1855.

A quel tempo, l’industria ferroviaria era sotto pressione finanziaria a causa della mancanza di una gestione efficiente della sua catena di produzione, e i principali fattori di questa carenza gestionale erano la mancanza di divisione delle responsabilità e dell’autorità che i sovrintendenti avevano con i dirigenti di ciascun dipartimento. McCallum sviluppò un grafico approvato dalla direzione superiore in cui collegava i sovrintendenti ai subordinati, generando una struttura organizzata per ogni divisione/reparto. McCallum ha sviluppato organigrammi strutturati simili agli alberi geneai.

Poiché la Erie Railroad Company divenne una delle ferrovie di maggior successo negli Stati Uniti, le tecniche di McCallum furono copiate e replicate all’interno delle strutture organizzative di molte altre compagnie.

Per dettagliare il concetto di organigrammi e comprenderne l’importanza per la gestione dell’organizzazione di un’azienda, è necessario sapere che, indipendentemente dal modello adottato, dovrebbero essere seguite alcune procedure standard per la sua elaborazione. Si tratta di:

• Ogni organigramma dovrebbe rappresentare posizioni, non persone;
• La maggior parte di essi sono rappresentati da linee che si riferiscono alla comunicazione interpersonale delle posizioni, sottolineando l’unità gerarchica loro attribuita.

La procedura dettagliata per la creazione di un organigramma può essere definita come segue:

• Valutare la struttura organizzativa dell’azienda separando le funzioni di ciascun dipendente e di ciascun settore in base al processo produttivo o alla fornitura di servizi. Per i dipendenti con varie funzioni, è necessario verificare se è necessario organizzare i loro compiti e attività per utilizzare al meglio il loro tempo, garantendo una maggiore qualità per messa a fuoco;
• Cercare di ritenere responsabili e identificare i leader di ogni settore, definendo così i manager che saranno responsabili della pianificazione tattica dell’azienda;
• Analizzare la struttura dell’organizzazione e quali tipi di leadership strategica come: consiglio di amministrazione, consiglio di amministrazione, presidente. Con questa analisi, viene definito quali posizioni saranno rappresentate dal livello di pianificazione strategica della società;
• Infine, l’organigramma deve essere ufficializzato nel documento e trasmettere a tutti i dipendenti dell’azienda, in modo che tutti possano avere una migliore comunicazione con i loro colleghi.

Come rilevato da Marques (2018), è estremamente importante che l’organigramma sia sviluppato da un professionista con visione sistemica dell’azienda, facendo attenzione a non generare conflitti tra aree e attività dei dipendenti, oltre a sviluppare lo schema grafico dando priorità alla semplicità per una migliore comprensione di tutti in relazione agli obiettivi di questo strumento.

Secondo Kenoby (2019), gli strumenti utilizzati per lo sviluppo di un organigramma sono le linee di comunicazione che collegano le unità di lavoro, che sono rappresentate dalle posizioni dell’organizzazione, come mostrato nella figura 2:

Figura 2: Strumenti utilizzati per elaborare l’organigramma.

Come menzionato da Masci (2017), i modelli di organigramma esistenti sono vasti e possono essere scelti dal management in base alla visione strategica che desidera adottare per la sua organizzazione. Sono stati elencati alcuni tipi di organigrammi negli argomenti seguenti:

2.1 ORGANIGRAMMA VERTICALE

Chiamato anche modello classico, è l’organigramma più utilizzato nelle aziende. Come notato da Kenoby (2019), questo tipo di organigramma rappresenta il consiglio di amministrazione della società al massimo livello di responsabilità, mentre i blocchi rappresentativi del livello operativo sono mostrati all’estremità inferiore del grafico. Questo tipo di organigramma segue una posizione gerarchica rigida, in cui la connessione gerarchica viene effettuata dall’alto verso il basso dalle linee di comunicazione, che sono linee continue che collegano la comunicazione tra le posizioni. Si tratta di un tipo semplificato di organigramma che chiarisce quali sono i livelli gerarchici dell’azienda. Per l’uso di questo organigramma, una visione chiara e obiettiva dovrebbe essere un fattore predominante. La figura 3 presenta un modello di organigramma verticale:

Figura 3: Esempio di organigramma verticale.

2.2 ORGANIGRAMMA RADIALE

Secondo gli Organigrammi (2019), l’organigramma radiale o circolare è, in generale, poco utilizzato, ma nelle aziende moderne – come ospedali e università, ad esempio –, che preferiscono il lavoro di squadra, di solito viene adottato, perché l’obiettivo di queste aziende è quello di ammorbidire la rappresentazione della struttura organizzativa, risparmiando spazio e generando una maggiore comunicazione tra i reparti dell’azienda, perché la sua autorità si sviluppa dal centro alle aree periferiche.

In questo tipo di organigramma, le linee di autorità, che sono elementi importanti per la concezione di questo tipo di rappresentazione, sono distorte e difficili da identificare, riducendo i conflitti tra posizioni gerarchiche sempre più piccole.

Per sviluppare questo organigramma, dobbiamo capire che il consiglio di amministrazione, la direzione o la presidenza dell’azienda inizia al centro e si diffonde accanto alle posizioni ad esso direttamente collegate. La figura 4 presenta un modello di organigramma radiale applicato in una società di progetti industriali:

Figura 4: Esempio di organigramma radiale o circolare.

Fonte: Sviluppato dall’autore (2019).Per la rappresentazione di strutture complesse, questo tipo di organigramma diventa difficile da applicare ed è spesso persino irrealizzabile.

2.3 ORGANIGRAMMA ORIZZONTALE

Secondo Diana (2019), è l’organigramma che elimina la complessità tra il distanziamento delle posizioni operative e strategiche dell’azienda, cioè appoggia il livello gerarchico generando una distanza più breve tra l’operatore e il consiglio di amministrazione.

In questo tipo di organigramma, il numero di leader per unità di posizioni operative, come manager e/o coordinatori, è ridotto; in questo caso, una struttura piramidale viene montata da sinistra a destra, definendo la funzione orizzontale dell’organigramma, esprimendo questo organigramma nella figura 5:

Figura 5: Esempio di organigramma orizzontale.

2.4 ORGANIGRAMMA FUNZIONALE

Questo tipo di organigramma ha una grande somiglianza con l’organigramma verticale, evidenziando la differenza non rappresentando le posizioni in modo gerarchico e, sì, dalla relazione delle funzioni all’interno dell’organizzazione. Secondo Renato Bezerra (2018), questo tipo di organigramma può essere separato in due sottomodelli: Functional Type 01 e Functional Type 02:

• Per functional type 01 è possibile la subordinazione al consiglio gerarchico, ma attraverso consigli di amministrazione destinati ad ogni funzione dell’organizzazione. I collegamenti indicano una subordinazione temporanea e l’attenzione che comporta l’aggiornamento di questo organigramma è necessaria, perché non appena il dipendente termina il suo compito o la sua attività, la subordinazione passa al nuovo coordinatore o supervisore responsabile della nuova attività da svolgere, evidenziando questo tipo di struttura come organizzazione senza capo gerarchico immediato. La figura 6 rappresenta un modello di organigramma funzionale di tipo 1:

Figura 6: Esempio di organigramma funzionale di tipo 01.

• L’Organigramma Funzionale di Tipo 02 viene applicato in piccole organizzazioni, con poca verticalizzazione della gerarchia dei comandi e con poche teste per varie attività. La figura 7 presenta un modello di organigramma funzionale di tipo 2:

Figura 7: Esempio di organigramma funzionale di tipo 02.

Fonte: Sviluppato dagli autori (2019).

2.5 ORGANIGRAMMA A MATRICE

Simile nella struttura al modello verticale, l’organigramma a matrice non ha una chiara unità di funzione, in quanto presenta il gruppo di lavoro, che spesso può essere temporaneo ed essere modificato con totale flessibilità secondo nuove definizioni strategiche o tattiche delle aziende. Il processo di costruzione di un organigramma a matrice compone l’unione della struttura tradizionale e della struttura per progetti dell’organizzazione, cioè la responsabilità dell’assemblaggio dell’organigramma è divisa tra il consiglio, che è l’autorità politica o amministrativa, e il capoprogetto, che è l’autorità tecnica.

Secondo Renato Bezerra (2018), la sensazione di essere comandati da due “capi” è sempre presente e, pur essendo un compito difficile da attuare, a causa della difficoltà di conciliare le due strutture di potere per attrito in materia di autorità, questo organigramma presenta maggiore mobilità e flessibilità rispetto ad altre strutture organizzative. Un esempio di organigramma a matrice è presentato nella figura 8:

Figura 8: Esempio di organigramma a matrice.

Fonte: Sviluppato dagli autori (2019).

2.6 ORGANIGRAMMA LINEARE

L’organigramma lineare delle responsabilità è un tipo di organigramma che sfugge alla regola della somiglianza dell’altro, per la sua disposizione e forma di rappresentazione grafica. Secondo Renato Bezerra (2018), questo tipo di organigramma non è correlato alla struttura gerarchica dell’azienda esistente tra le posizioni, ma si concentra sull’esposizione dei responsabili di ogni attività all’interno dell’organizzazione. In questo senso, la sua caratteristica può essere liberamente paragonata all’organigramma a matrice.

In sintesi, l’organigramma lineare presenta l’attività di ciascun settore dell’azienda, identificando il responsabile di tale attività. Ricordando che questo modello di organigramma nelle aziende con complessità di posizioni e funzioni diventa irrealizzabile per la sua semplicità grafica, come mostrato nella tabella 1:

Tabella 1: Esempio di organigramma lineare.

Fonte: Sviluppato dagli autori (2019).

2.7 ORGANOGRAMMA NELLE BARRE

È un altro tipo di organigramma che sfugge alla regola generale della rappresentazione, perché come osserva Renato Bezerra (2018), questo modello presenta una forma grafica che espone solo la proporzione di responsabilità (autorità) di ogni posizione, come mostrato nella figura 9. L’organigramma a barre esclude l’interazione/relazione tra le posizioni della società.

Figura 9: Esempio di organigramma nelle barre.

3. METODOLOGIA

Lo studio degli organigrammi e della struttura gerarchica delle aziende è stato sviluppato in questo articolo in un unico passaggio. La metodologia esplorativa ed esplicativa è stata definita come un modo per identificare, analizzare e concludere sull’argomento in questione, sulla base della letteratura disponibile in articoli e letteratura specifici. La ricerca esplorativa ha permesso una maggiore familiarità con l’argomento, e il processo di sondaggio del tema a criteri didattici converge ad una maggiore semplificazione del tema, generando nuove forme di interpretazione del soggetto, sviluppando una visione critica dei punti esposti. Pertanto, è stato possibile assumere una postura di esposizione allo studio di casi, generando consonanza con fonti che confermano il soggetto affrontato.

4. CONSIDERAZIONI FINALI

Dopo aver studiato l’argomento, si può considerare che l’organigramma è una forma grafica e anche uno strumento amministrativo estremamente importante per una buona organizzazione della struttura organizzativa delle aziende. Con l’utilizzo dell’organigramma è possibile semplificare la struttura di un’azienda e renderla più trasparente per l’analisi critica di posizioni e funzioni a livello manageriale nel puntamento di compiti e attività secondo il piano strategico, tattico e operativo. Senza l’organigramma, altre attività e rappresentazioni come il flusso del processo produttivo, il processo decisionale di routine, l’attenzione del breve, medio e lungo termine, le definizioni di obiettivi e risultati specifici possono essere chiaramente influenzate a causa del disturbo gerarchico dell’azienda.

RIFERIMENTI

BALCÃO, Yolanda Ferreira. Organograma: representação gráfica da estrutura. Scielo, São Paulo, SP. Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901965000400003. Acesso em: fev. 2019.

BEZERRA, Renato. Organograma. Slide Player. Disponível em: https://slideplayer.com.br/slide/13999247/. Acesso em: fev. 2019.

DIANA, Daniela. Organograma. Toda Matéria. Disponível em: https://www.todamateria.com.br/organograma/. Acesso em: abr. 2019.

KENOBY. Tipos de organograma. Kenoby. Disponível em: http://www.kenoby.com/blog/tipos-de-organograma/. Acesso em: mar. 2019.

MARQUES, José Roberto. 7 tipos de organograma para utilizar em sua gestão. JRM Coaching, São Paulo, SP, 19 dez. 2018. Disponível em: https://www.jrmcoaching.com.br/blog/7-tipos-de-organograma-que-voce-deve-utilizar-em-sua-gestao/. Acesso em: fev. 2019.

MASCI. Organograma de empresa: qual a importância e como elaborar? Masci Consultoria, Juiz de Fora, MG, 20 abr. 2017. Disponível em: https://www.masciconsultoria.com.br/organograma-de-empresa/. Acesso em: fev. 2019.

ORGANOGRAMAS. História do Organograma. Organogramas, 19 jun. 2014. Disponível em: http://organogramas.blogspot.com/2014/06/historia-do-organograma.html. Acesso em: maio 2019.

ORGANOGRAMAS, Organograma Radial ou Circular. Organogramas 1 tc, Pombal, Portugal. Disponível em: https://organogramas1tc.webnode.pt/tipos-de-organigramas/o-organograma-radial-ou-circular/. Acesso em: maio 2019.

PERADELLES, Marcella. A diferença entre o planejamento estratégico, tático e operacional. Blog da Qualidade, Cornélio Procópio, Paraná, 19 abr. 2016. Disponível em: https://blogdaqualidade.com.br/a-diferenca-entre-o-planejamento-estrategico-tatico-e-operacional/. Acesso em: abr. 2019.

^[1] Post-laurea in insegnamento dell’istruzione superiore, MBA in gestione delle persone e formazione aziendale, laurea in amministrazione, tecnologo nei processi di gestione.

^[2] Laurea in Ingegneria Meccanica presso la Pontificia Università Cattolica di Minas Gerais.

^[3] Specializzazione in Amministrazione Aziendale.

Inviato: Novembre 2020.

Approvato: Marzo 2021.