Организационные схемы – важность секторизации и определения должностей и функций в компаниях

ОРИГИНАЛЬНАЯ СТАТЬЯ

FERREIRA, Hugo Silva ^[1], MELO, Ronnan Hudson Jardim de ^[2], OLIVEIRA, Anderson Augusto ^[3]

FERREIRA, Hugo Silva. MELO, Ronnan Hudson Jardim de. OLIVEIRA, Anderson Augusto. Организационные схемы – важность секторизации и определения должностей и функций в компаниях. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Год 06, эд. 03, Vol. 07, стр. 124-138. Март 2021 года. ISSN: 2448-0959, Ссылка для доступа: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/управление-бизнесом/важность-секторизации ‎

АБСТРАКТНЫЕ

Исходя из необходимости того, чтобы компании определили современную организационную структуру, хорошо принятую сотрудниками, вариант секторизации с использованием организационных карт является позитивным и функциональным. В этой статье описаны различные конфигурации существующих диаграмм организации, и вы можете оценить, какой вариант идеально подходит для применения в данной компании. Вводя на практике диаграмму выбранной организации, продуктивный поток и предоставление услуг, как правило, становятся эффективными с точки зрения потока командной информации и задач, полностью согласуясь с определениями функций каждого специалиста. Он использовался в качестве научного метода для композиции этой статьи исследовательских библиографических исследований в других научных журналах, которые являются ссылкой на качественное строительство темы на дисплее. Однако эта работа надеется спровоцировать новые исследования по этому вопросу и разоблачить важность секторизации и определения позиций внутри компаний.

Ключевые слова: диаграммы организации, управление компетенциями, эффективное управление, управление процессами, планирование и производство.

1. ВСТУПЛЕНИЕ

В рамках стратегии хорошего организационного управления, альтернативой для изучения является графическое представление под названием организация диаграммы, которая служит для иллюстрации подробной организационной структуры компании, с тем чтобы определить обязанности команд или секторов, а также их функциональные пределы, сделки всей структуры компании и оптимизации системного видения сотрудников.

Когда компания выбирает использовать схему организации, необходимо лучше понять ответственность секторов, ее руководителей и ее операционных сотрудников, их потенциальный рост и совместное видение рекламного роста выделяется. Что касается оперативных, тактических и стратегических решений, то диаграмма организации определяет и графически представляет методическое и организованное видение для принятия наиболее согласованных решений. Таким образом, использование диаграммы организации создает оптимизированное представление о расположении ведомственных должностей и функций ясным и объективным образом.

В дополнение к определению иерархического уровня сотрудников, этот тип графического представления приносит гибкость в восприятии областей компании. Как заявила Marcela Peradelles (2016), Есть 3 типа планирования (стратегические, тактические и оперативные), все из которых имеют важное значение для определения успеха компании путем достижения своих предопределенных целей. Для того, чтобы планирование достигло предложенной цели, строго необходимо, чтобы все сотрудники были вовлечены, независимо от иерархического уровня, и общались прозрачно.

В пример мы поговорим о трех типах планирования.

Стратегическое планирование относится к видению будущего организации, которое обычно представляет собой один из факторов, влияющих как на внешнем, так и на внутреннем уровне на ценности, миссию и видение организации. Решения, принимаемые на стратегическом уровне, находятся в ведении руководителей компании, большинство из которых являются генеральным директором, президентом, советом директоров или советом директоров, которые варьируются в зависимости от иерархической структуры организации.

Стратегические действия, как правило, долгосрочные и определяются в зависимости от размера компании, так как они ищут будущее и широкое видение, которое не характеризует эксплуатационные детали и конкретные цели для ее выполнения. Это планирование должно постоянно обновляться, поскольку другие уровни, отвечающие за постановку целей, могут влиять на реальность фактов и данных среднесрочных и краткосрочных решений, с тем чтобы обеспечить выполнение планирования.

Тактическое планирование, в свою очередь, отвечает за создание целей и решений сотрудников, занимающих руководящие и оперативные должности, в более конкретном планировании по сравнению со стратегическим. Время его выполнения также варьируется в зависимости от размера компании, но, в любом случае, действия измеряются в среднесрочной перспективе, обеспечивая выполнение стратегического планирования. Ваши решения могут быть ограничены на ведомственном уровне в соответствии с графиком организации компании. С точки зрения детализации, в отличие от стратегических действий, существует более высокий уровень детализации и является инструментом, который преобразует стратегическое исследование в конкретные планы.

Оперативное планирование является краткосрочным планированием, в котором участвуют все уровни организации. Из этого планирования, действия и цели выходят, часто ежедневно, чтобы обеспечить тактический и, в свою очередь, стратегический план организации. На этом иерархическом уровне есть рабочие и служащие, которые напрямую связаны с выполнением запланированных задач на тактическом уровне.

Рисунок 1 представляет собой дифференциацию иерархических уровней организации:

Рисунок 1: Пирамида иерархических уровней.

Диаграмма организации представляет собой графическое представление этих иерархических уровней, секторизацию функций и представление позиций каждой области компании.

По словам Lawrence А. Appley (1970) apud Yolanda F. Balcão (2019), люди производят больше, когда они знают, что они делают, знают, что их иерархические позиции и их межличностные отношения в организации.

2. ОРГАНОГРАММЫ

Что касается истории создания графического изображения, называемого организационной схемой, в его возникновении есть несколько расхождений. Согласно Organograms (2014), есть сообщения, указывающие на египтян как на создателей и первых, кто использовал графику для иллюстрации разделения задач и иерархии власти при строительстве пирамид, однако это появление неизвестно. Также известно, что Дэниел К. Маккаллум (1815-1878), американский железнодорожный инженер и пионер администрации, шотландского происхождения, занимавший должность генерального директора New York and Erie Railroad и генерал-майора Union Brevest, был назначен ответственным за введение организационных схем в железнодорожной отрасли в 1855 году.

В то время железнодорожная отрасль была в состоянии финансовой нагрузки, вызванной отсутствием эффективного управления производственной цепочкой, и основными факторами этого дефицита управления были отсутствие разделения ответственности и полномочий, которые руководители имели с руководителями каждого департамента. McCallum разработал диаграмму, утвержденную высшим руководством, в которой он соединил суперинтендантов с подчиненными, создавая организованную структуру для каждого подразделения/департамента. McCallum разработал структурированные оргсхемы, похожие на семейные деревья.

Поскольку компания Erie Railroad Company стала одной из самых успешных железных дорог в Соединенных Штатах, как методы McCallum были скопированы и воспроизведены в организационных структурах нескольких других компаний.

Чтобы подробно изучить концепцию организации и понять ее важность для управления организацией компании, необходимо знать, что независимо от того, какая модель будет принята, следует соблюдать некоторые стандартные процедуры для ее разработки. К ним будут прим.

• Каждая схема организации должна представлять позиции, а не людей;
• Большинство из них представлены линиями, которые относятся к межличностной коммуникации позиций, указывая на приписываемое им иерархическое единство.

Пошаговое руководство по созданию диаграммы организации можно определить следующим образом:

• Оцените организационную структуру компании путем разделения функций каждого сотрудника и каждого сектора в зависимости от производственного процесса или предоставления услуг. Для сотрудников с различными функциями необходимо проверить, есть ли необходимость в организации их задач и деятельности, чтобы лучше использовать свое время, обеспечивая более высокое качество в фокусе;
• стремиться к ответственности и определить лидеров каждого сектора, тем самым определяя менеджеров, которые будут отвечать за тактическое планирование компании;
• Проанализируйте структуру организации и какие виды стратегического руководства, такие как: правление, правление, председатель. С помощью этого анализа определяется, какие позиции будут представлены уровнем стратегического планирования корпорации;
• Наконец, диаграмма организации должна быть официальной в документе и передаваться всем сотрудникам компании, чтобы каждый мог лучше общаться со своими коллегами.

Как отметил Marques (2018), крайне важно, чтобы схема организации разрабатывалась профессионалом с системным видением компании, заботясь о том, чтобы не создавать конфликтов между областями и деятельностью сотрудников, помимо разработки графической схемы, расставляя приоритеты для лучшего понимания каждого по отношению к целям этого инструмента.

По словам Kenoby (2019), инструментами, используемыми для разработки схемы организации, являются линии связи, соединяющие рабочие единицы, которые представлены позициями организации, как показано на рисунке 2:

Рисунок 2: Инструменты, используемые для разработки диаграммы организации.

Как отметил Masci (2017), существующие организационные модели диаграммы огромны, и могут быть выбраны руководством в соответствии со стратегическим видением, которое оно хочет принять для своей организации. Мы перечислили некоторые типы диаграмм организации в следующих темах:

2.1 ВЕРТИКАЛЬНЫЙ ГРАФИК ОРГАНИЗАЦИИ

Также называется классическая модель, это наиболее широко используемый график организации в компаниях. Как отмечает Kenoby (2019), этот тип организации диаграммы представляет совет директоров компании на самом высоком уровне ответственности, в то время как репрезентативные блоки операционного уровня показаны на нижнем конце диаграммы. Этот тип диаграммы организации следует за жесткой иерархической позицией, в которой иерархическое соединение состоит сверху вниз линиями связи, которые являются непрерывными линиями, соединяющими связь между позициями. Это упрощенный тип диаграммы организации и дает понять, что такое иерархические уровни компании. Для использования этой диаграммы организации преобладающим фактором должно быть четкое и объективное видение. На рисунке 3 представлена вертикальная модель диаграммы организации:

Рисунок 3: Пример вертикальной диаграммы организации.

2.2 ДИАГРАММА РАДИАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Согласно Organograms (2019), радиальная или круговая организационная диаграмма, как правило, мало используется, но в современных компаниях, таких как больницы и университеты, например, которые предпочитают командную работу, она обычно принимается, потому что цель этих Компаниям необходимо смягчить представление об организационной структуре, сэкономить место и обеспечить более тесную связь между отделами компании, поскольку ее полномочия распространяются от центра к периферийным областям.

В этой типовой схеме организации линии власти, которые являются важными элементами концепции этого типа представительства, искажены и трудно идентифицируются, что сокращает конфликты между малыми и более крупными иерархическими позициями.

Чтобы разработать эту схему организации, мы должны понимать, что совет директоров, менеджмент или президентство компании начинается в центре и распространяется вместе с позициями, непосредственно связанными с ней. На рисунке 4 представлена модель диаграммы радиальной организации, применяемая в промышленной проектной компании:

Рисунок 4: Пример радиальной или круговой диаграммы организации.

Источник: Разработано автором (2019).Для представления сложных структур, этот тип организации диаграммы становится трудно применять, и часто даже неосуществимо.

2.3 ГОРИЗОНТАЛЬНАЯ ДИАГРАММА ОРГАНИЗАЦИИ

По словам Diana (2019), именно схема организации устраняет сложность между дистанцированием операционных и стратегических позиций компании, то есть склоняется к иерархическому уровню, генерируя более короткое расстояние между оператором и советом директоров.

В диаграмме организации такого типа число руководителей на единицы оперативных должностей, таких, как руководители и/или координаторы, невелико; в этом случае пирамидальная структура монтируется слева направо, определяя горизонтальную функцию диаграммы организации, выражая эту диаграмму организации на рисунке 5:

Рисунок 5: Пример диаграммы горизонтальной организации.

2.4 ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СХЕМА ОРГАНИЗАЦИИ

Этот тип диаграммы организации имеет большое сходство с вертикальной диаграммой организации, подчеркивая разницу, не представляя позиции иерархическим образом и, да, отношениями функций внутри организации. По словам Renato Bezerra (2018), этот тип организации диаграммы может быть разделен на два подмоделей: Функциональный тип 01 и функциональный тип 02:

• Для функционального типа 01 возможно подчинение иерархическому совету, но через советы директоров, предназначенные для каждой функции организации. Ссылки указывают на временное подчинение, и необходимо внимание, связанное с обновлением этой диаграммы организации, поскольку, как только сотрудник завершает свою задачу или деятельность, подчинение меняется на нового координатора или руководителя, отвечая за новое действие, подчеркивая этот тип структуры как организацию без немедленного иерархического руководителя. Рисунок 6 представляет собой модель диаграммы функциональной организации типа 1:

Рисунок 6: Пример функциональной организации Диаграмма типа 01.

• Функциональная организация Диаграмма типа 02 применяется в небольших организациях, с небольшой вертикалисти командной иерархии и с небольшим количеством руководителей для различных видов деятельности. На рисунке 7 представлена модель диаграммы функциональной организации типа 2:

Рисунок 7: Пример функциональной организации Диаграмма типа 02.

Источник: Разработано авторами (2019).

2.5 ДИАГРАММА ОРГАНИЗАЦИИ МАТРИЦЫ

Подобно по структуре вертикальной модели, диаграмма организации матрицы не имеет четкой единицы функции, поскольку она представляет рабочую группу, которая часто может быть временной и быть изменена с полной гибкостью в соответствии с новыми стратегическими или тактическими определениями компаний. Процесс построения матрицы организации диаграммы составляет объединение традиционной структуры и структуры по проектам организации, то есть ответственность за сборку схемы организации делится между правлением, которое является политическим или административным органом, и руководителем проекта, который является техническим органом.

По словам Renato Bezerra (2018), ощущение того, что ими командуют два «лидера», всегда присутствует и, несмотря на сложную задачу, из-за трудностей в согласовании двух структур власти путем трений в вопросах власти, эта схема организации представляет большую мобильность и гибкость по сравнению с другими организационными структурами. Пример диаграммы организации матрицы представлен на рисунке 8:

Рисунок 8: Пример матрицы организации диаграммы.

Источник: Разработано авторами (2019).

2.6 ЛИНЕЙНЫЙ ГРАФИК ОРГАНИЗАЦИИ

Линейная схема организации обязанностей является типом организации диаграммы, которая избегает правила сходства других, по своему расположению и форме графического представления. По словам Renato Bezerra (2018), этот тип организации диаграммы не связан с иерархической структурой компании, существующей между позициями, но фокусируется на разоблачении лиц, ответственных за каждую деятельность в рамках организации. В этом смысле его характеристику можно слабо сравнить с матрицей организации диаграммы.

Таким образом, в линейной схеме организации представлена деятельность каждого сектора компании, идентифицируя лицо, ответственное за эту деятельность. Вспоминая, что эта модель организации диаграммы в компаниях со сложностью позиций и функций становится неосуществимой для его графической простоты, как показано в таблице 1:

Таблица 1: Пример линейной организации диаграммы.

Источник: Разработано авторами (2019).

2.7 ОРГАНОГРАММА В БАРАХ

Это еще один тип организации диаграммы, которая избегает общего правила представительства, потому что, как Renato Bezerra (2018) отмечает, эта модель представляет собой графическую форму, которая предоставляет только долю ответственности (авторитета) каждой позиции, как показано на рисунке 9. Диаграмма организации бара исключает взаимодействие/отношения между позициями компании.

Рисунок 9: Пример диаграммы организации в барах.

3. МЕТОДОЛОГИИ

Изучение карт организации и иерархической структуры компаний было разработано в данной статье в один шаг. Исследовательская и пояснительная методология была определена как способ выявления, анализа и заключения по этому вопросу на основе литературы, доступной в конкретных статьях и литературе. Исследовательское исследование позволило более хорошо ознакомиться с предметом, а процесс зондирования темы по дидактических критериям сходится с большим упрощением темы, генерацией новых форм интерпретации предмета, выработкой критического взгляда на точки воздействия. Таким образом, можно было предположить позу воздействия на случай исследования, генерируя соряду с источниками, подтверждающими рассмотренную тему.

4. ОКОНЧАТЕЛЬНЫЕ СООБРАЖЕНИЯ

Изучив эту тему, можно считать, что схема организации является графической формой, а также чрезвычайно важным административным инструментом для хорошей организации организационной структуры компаний. С использованием схемы организации можно упростить структуру компании и сделать ее более прозрачной для критического анализа позиций и функций на управленческом уровне при указании задач и мероприятий в соответствии со стратегическим, тактическим и оперативным планом. Без диаграммы организации, другие виды деятельности и представления, такие как поток производственного процесса, рутинное принятие решений, фокус краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе, определения конкретных целей и результатов могут быть четко затронуты из-за иерархического расстройства компании.

РЕКОМЕНДАЦИИ

BALCÃO, Yolanda Ferreira. Organograma: representação gráfica da estrutura. Scielo, São Paulo, SP. Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901965000400003. Acesso em: fev. 2019.

BEZERRA, Renato. Organograma. Slide Player. Disponível em: https://slideplayer.com.br/slide/13999247/. Acesso em: fev. 2019.

DIANA, Daniela. Organograma. Toda Matéria. Disponível em: https://www.todamateria.com.br/organograma/. Acesso em: abr. 2019.

KENOBY. Tipos de organograma. Kenoby. Disponível em: http://www.kenoby.com/blog/tipos-de-organograma/. Acesso em: mar. 2019.

MARQUES, José Roberto. 7 tipos de organograma para utilizar em sua gestão. JRM Coaching, São Paulo, SP, 19 dez. 2018. Disponível em: https://www.jrmcoaching.com.br/blog/7-tipos-de-organograma-que-voce-deve-utilizar-em-sua-gestao/. Acesso em: fev. 2019.

MASCI. Organograma de empresa: qual a importância e como elaborar? Masci Consultoria, Juiz de Fora, MG, 20 abr. 2017. Disponível em: https://www.masciconsultoria.com.br/organograma-de-empresa/. Acesso em: fev. 2019.

ORGANOGRAMAS. História do Organograma. Organogramas, 19 jun. 2014. Disponível em: http://organogramas.blogspot.com/2014/06/historia-do-organograma.html. Acesso em: maio 2019.

ORGANOGRAMAS, Organograma Radial ou Circular. Organogramas 1 tc, Pombal, Portugal. Disponível em: https://organogramas1tc.webnode.pt/tipos-de-organigramas/o-organograma-radial-ou-circular/. Acesso em: maio 2019.

PERADELLES, Marcella. A diferença entre o planejamento estratégico, tático e operacional. Blog da Qualidade, Cornélio Procópio, Paraná, 19 abr. 2016. Disponível em: https://blogdaqualidade.com.br/a-diferenca-entre-o-planejamento-estrategico-tatico-e-operacional/. Acesso em: abr. 2019.

^[1] Последипломное образование, MBA в области управления людьми и корпоративного образования, бакалавр администрирования, технолог в области управленческих процессов.

^[2] Степень бакалавра в области машиностроения в Папском католическом университете в Минас-Герайс.

^[3] Магистр делового администрирования

Представлено: Ноябрь 2020 года.

Утверждено: март 2021 года.