RECENSIONE ARTICOLO
CARVALHO, Alcemir da Silva [1], SILVA, Boanerges da Costa e [2], ENCARNAÇÃO, Alex Lopes da [3], FILHO, Daniel Lima da Silva [4]
CARVALHO, Alcemir da Silva. Et al. Fornitura di Fondi e Responsabilità del Pagamento spese. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Anno 05, Ed. 04, Vol. 03, pp. 27-38. nell’aprile 2020. ISSN: 2448-0959, Collegamento di accesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/contabilita/finanziamento-dellofferta
RIEPILOGO
Il rispetto di tutte le procedure e, nonché il rispetto delle varie disposizioni giuridiche esistenti nella legislazione brasiliana, sono importanti per il controllo e l’esecuzione della fornitura di fondi all’interno del governo, evitando le restrizioni future e persino le sanzioni da parte di audit interni, Comptroller General dell’Unione – CGU e Tribunale federale dei revisori dei conti. L’obiettivo di questo articolo è dimostrare queste consuete procedure utilizzate nella Pubblica Amministrazione federale, che sono responsabili dell’uso, dell’uso e delle spese derivanti dalla fornitura di fondi, come procedere correttamente in una responsabilità, contribuendo alla realizzazione di un uso coerente e razionale della carta di pagamento del governo federale – CPGF, che è una forma eccezionale di esecuzione delle spese negli organi e negli enti dell’amministrazione federale , e per questo è stata condotta una ricerca bibliografica, attraverso la lettura della legislazione in vigore che si occupa del tema, nonché il Manuale del Sistema Integrato di Amministrazione Finanziaria del Governo Federale – SIAFI.
Parole chiave: fornitura di fondi, pagatore di spesa, fornito, carta di pagamento del governo federale, proposta di concedere la fornitura di fondi.
1. INTRODUZIONE
Le agenzie pubbliche federali affrontano ogni giorno situazioni che impediscono di eseguire pienamente il bilancio autorizzato dalla Legge annuale sul bilancio – LOA, sia per mancanza di riscossione delle entrate, per contingenza delle risorse da parte del governo federale o per la crisi fiscale che affligge il paese. I dirigenti federali devono utilizzare tutti gli strumenti disponibili per far fronte alle maggiori spese per la manutenzione e l’amministrazione delle unità amministrative del settore pubblico, e la Carta di pagamento del governo federale – CPGF è un’opzione tra quelle disponibili autorizzate dalla legislazione vigente, la cui responsabilità per l’autorizzazione all’uso, il controllo e l’approvazione della responsabilità ricade sia sulle spese fornite che per le somme di spesa. (SECRETARIA DE TESOURO NACIONAL, 2018).
In questo articolo analizziamo tutti gli aspetti relativi alla concessione, all’uso e alla responsabilità della fornitura di fondi, nonché le responsabilità relative al pagatore di spesa e al server per l’uso e l’uso di questo, in conformità con la legislazione in vigore.
2. CARTA DI PAGAMENTO DEL GOVERNO FEDERALE – CPGF
La Carta di pagamento del Governo Federale – CPGF è un mezzo di pagamento che fornisce ai gestori delle agenzie pubbliche più rapidamente, gestione e modo attuale e moderno nell’uso delle risorse pubbliche, emessa a favore dell’unità di gestione, contenente il nome del server che porterà, dopo l’autorizzazione della spesa Sorpert, e che è destinato a costare le spese che possono essere incorniciate come fornitura di fondi.
Gli Organi della Pubblica Amministrazione federale devono sostenere spese con la fornitura di Fondi solo alle seguenti condizioni, conformemente alle voci da I a III d’Arte. 45 del decreto n. 93.872/1986:
I – per incontrare incidenti, compresi viaggi e servizi speciali, che richiedono un pagamento tempestivo;
II – quando la spesa deve essere effettuata su base confidenziale, classificata in base alla regolamentazione; E
III – far fronte a piccole spese, comprendendo così quelle il cui valore, in ogni caso, non supera il limite stabilito nell’ordinanza del Ministero delle Finanze. (BRASIL, 1986).
Il contenuto contenuto degli articoli esaurisce l’elenco dei casi in cui è possibile fornire fondi e altre spese devono essere presentate al processo normale. Queste condizioni devono essere osservate dal beneficiario di spese quando si autorizza l’utilizzo da parte dei server indicati.
Secondo la voce 3 della fornitura manuale di fondi e della carta di pagamento del controllore generale dell’Unione, la fornitura di fondi è:
[…] anticipo concesso al server, a discrezione e sotto la responsabilità del Expense Payer, con un certo limite di tempo per l’applicazione e la prova delle spese. Si tratta di un’autorizzazione di bilancio e di esecuzione finanziaria in modo diverso dal normale, avendo come mezzo di pagamento la carta di pagamento del governo federale, sempre preceduta dall’impegno nella specifica dotazione di bilancio e nella natura delle spese proprie, al fine di effettuare spese che, per la loro eccezionalità, non possono essere subordinate al normale processo di domanda, non essendo possibile l’impegno diretto per il fornitore o il fornitore, sotto forma di legge n. 4.320/64, preceduta da offerte o dalla sua rinuncia, in conformità con la legge n. 8.66/93. (CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO, 2015).
Il Expense Payer deve tenere a mente che l’erogazione di fondi si applica solo alle spese sostenute su base eccezionale, e quindi a quelle che possono essere pianificate in anticipo, altrimenti la procedura di offerta o l’esenzione dall’offerta devono essere rispettate, secondo la valutazione dei beni o servizi da acquistare. Questa situazione dovrebbe essere analizzata all’inizio della richiesta di fornitura di fondi, escludendo qualsiasi uso scorretto che sia oggetto di indagine da parte degli organi di controllo interni o esterni del governo federale.
Sempre il Expense Payer, dopo l’atto di concedere al server per l’uso della fornitura, deve pubblicare in bollettini interni o altri mezzi, così come elettronici, e che è facilmente accessibile dal pubblico in generale, in conformità con il principio della pubblicità.
Spetta quindi al Sorperatore delle Spese autorizzare la concessione della fornitura di fondi, conformemente alla richiesta del capo dell’unità amministrativa dell’Agenzia, e può essere concesso a un funzionario pubblico o a un occupante di una posizione in commissione con un esercizio effettivo nell’Agenzia e per soddisfare le condizioni elencate al punto 25 della fornitura manuale di fondi e della carta di pagamento della CGU , di seguito trascritto:
a) non essere responsabile di due forniture di fondi nella fase di attuazione e/o responsabilità;
b) non avere la responsabilità della custodia del materiale da acquisire, a meno che non vi sia nessun altro server in ufficio che soddisfi le condizioni per ricevere l’offerta di fondi;
c) non essere responsabile dell’offerta di fondi che, dopo la scadenza, è in attesa di responsabilità;
d) non sono stati dichiarati nel campo di applicazione, comprendendo così colui che ha commesso appropriazioni indebite, perdite, deviazioni o mancanza verificate nella responsabilità, del denaro o degli importi affidati alla sua custodia;
e) non ha avuto la responsabilità della domanda di fornitura di fondi con le spese contestate dal Expense Payer o che è in procinto di prendere conti speciali;
f) non essere confuso con la persona del Expense Payer; E
g) non è il richiedente dell’acquisto/contratto di servizio, se non in un viaggio di servizio. (CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO, 2015).
Oltre ad altri obblighi stabiliti in specifiche disposizioni giuridiche e regolamenti, ai fini dell’uso del CPGF, come indicato in Art. 3del Decreto n. 5.355 del 25 gennaio 2005, il Expense Payer è responsabile di:
I. Impostare il limite di utilizzo e il valore per ogni titolare della carta;
II. Modificare il limite di utilizzo e valore; E
III. Spedire l’ordine per rendere i limiti disponibili, elettronicamente, con lo stabilimento bancario. (BRASIL, 2005).
I limiti delle Unità Di Gestione e dei Centri di Costo sono registrati nelle agenzie di relazione di Banco do Brasil, con espressa autorizzazione firmata dal Expense Orator, attraverso una Lettera, oppure, è possibile registrare i limiti del vettore dal Public Sector Self-Service – AASP, messi a disposizione da Banco do Brasil alle Management Units sul sito web online di questo istituto bancario1.
Il Direttore dell’Unità di Gestione – UG, attraverso l’Applicazione AASP, esegue la gestione delle carte di pagamento del Governo Federale – CPGF, con emissione di rendiconti, cambio dei limiti dei titolari di carta, emissione di fatture e secondo modo, oltre ad altri servizi, messi a disposizione per il monitoraggio dell’uso della CPGF all’interno dell’unità amministrativa e dei limiti stabiliti dall’art. 1dell’ordinanza n. 95/2002, del Ministero delle Finanze, si riferiscono a tutti i tipi di fornitura di fondi e non solo a quelli di piccole dimensioni, ad eccezione dei casi espressamente autorizzati dal ministro di Stato o autorità di livello gerarchico equivalente, a condizione che la necessità di un messaggio motivato, come previsto nel n. 3 dell’art. 1o di tale normativo (BRASIL, 2002).
3. Concedere
Gli Organi/Entità dell’Amministrazione Federale devono avere regolamenti interni, con linee guida e procedure chiare, oltre a precisi criteri per il permesso di utilizzo della carta di pagamento da parte dei loro server, oltre a considerare le singolarità specifiche di ogni unità, creando metodologie, imponendo limiti e restrizioni per la modalità “ritiri in natura”, nel rispetto delle disposizioni d’arte. 65 della legge n. 4.320/1964, così come nell’arte. 45 del decreto n. 93.872/1986, con la formulazione del decreto n. 6,370/2008, e l’art. 4, n. 2, dell’Ordinanza MPOG n. 41/2005.
Sotto la Sovrintendenza della manaus Free Trade zone – Suframa 13 (tredici) server sono autorizzati a utilizzare la fornitura di fondi nella modalità carta di pagamento del governo federale – CPGF, avendo come limite annuale autorizzato per SUFRAMA l’importo di R 70,000,00 (settantamidi reais) per il movimento di questa carta con la Banca del Brasile, e queste carte sono esenti dalla quota di iscrizione , manutenzione e rendita.
Per l’inclusione di nuovi server, il pagatore di spesa può aumentare il valore di questo limite, che dipenderà dal budget e dalla disponibilità finanziaria, o condividere l’importo esistente da utilizzare con le nuove forniture del fondo.
Le procedure di registrazione, emissione di carte e di modifica dei limiti consistono nell’inoltro delle forme di registrazione del portatore / fornitura e di modifica dei limiti, debitamente completate, con l’unione di copie della documentazione (RG, CPF e prova di indirizzo) dei nuovi vettori, mediante una lettera, al Banco do Brasil. Dopo questa procedura, Banco do Brasil chiederà al server di registrare una password presso i terminali self-service o nelle sue filiali, in modo che entro 15 (quindici) giorni, fare e inoltrare la carta di pagamento del governo federale – CPGF.
Dopo questa fase, con il CPGF in mano, i server /forniti invieranno la Proposta di concessione della fornitura di fondi – PCSF al Sorperator Spese, debitamente completato e firmato, in cui il campo specifico deve essere incluso nell’importo necessario per l’utilizzo della fornitura di fondi, evidenziando i tipi di spesa contemplata, che possono essere: 339030 – consumabili, 339036 – singoli e 339039 – servizi di terzi, oltre al tipo dettagliato di materiale o servizio per i consumatori che verrà acquistato.
Tuttavia, se la stessa unità di gestione, in un determinato anno fiscale, acquisisce beni o servizi di consumo, attraverso diversi acquisti, attraverso la fornitura, per lo stesso sottoelemento di spesa, la cui somma supera i limiti delle voci I o II dell’art. 24 della legge n. 8.666/1993, costituisce una frazione delle spese, una situazione vietata dalla legislazione menzionata, e il Sorperator delle spese e l’Agenzia federale possono rispondere ai procedimenti dinanzi all’Audit interno, al controllo generale dell’Unione – CGU o al Tribunale federale dei conti – TCU. La realizzazione delle spese attraverso la fornitura di fondi destinati a determinati fornitori è un affronto al principio dell’impersonalità, sancito dall’art. 37 della Costituzione federale.
Il PCSF è autorizzato dal Sorperator delle spese e inoltrato al settore finanziario e di bilancio dell’Agenzia per l’emissione di impegno e la liquidazione delle spese nel sistema SIAFI, nella natura delle spese e degli importi richiesti. Quindi viene inviato un memorandum al fornito, con condizioni di utilizzo fino a 90 (giorni), per iniziare a utilizzare la CPGF con l’acquisizione di beni o servizi di consumo.
Mensile, il settore finanziario, responsabile del Sororatore di Spese per controllare l’utilizzo del CPGF, emetterà nel Settore Pubblico Self-Service Di Sistema – AASP le fatture / dichiarazioni delle spese sostenute dalla fornitura, inoltrando al fornito per attestare i servizi o beni di consumo acquistati nel periodo e, successivamente, restituito all’Ordine delle spese per autorizzare il pagamento della fattura emessa dalla Banca del Brasile. Questa fattura non può essere pagata dopo la scadenza, che di solito è il 10 di ogni mese, perché si tradurrà nella riscossione da parte di coloro che hanno dato causa del ritardo nella riscossione dell’importo dell’ammenda e degli interessi della carta. Le fatture inoltrate da Banco do Brasil, Agància Setor Pàblico, devono essere aggiunte al corrispondente processo di responsabilità, allo scopo di confrontare con gli altri documenti che dimostrano le spese sostenute nel periodo.
L’attestare la ricezione del materiale o la fornitura di servizio deve essere effettuato da un server diverso da quello fornito, in conformità con la Macrofunzione SIAFI 02.11.21, voce 11. Con l’avvento del Sistema Interno E – SEI, l’attestazione delle fatture viene effettuata attraverso un modulo specifico creato all’interno del sistema o l’inclusione del documento in PDF debitamente certificata.
Al momento dell’acquisto con l’uso di cpgf, per soddisfare il principio di trasparenza, la fornitura deve effettuare l’inclusione dei dettagli delle spese delle fatture nel sistema SIASG, quindi il titolare della carta di pagamento deve avere profilo di accesso SUPRIDO in tale sistema per accedere alla funzionalità, deve accedere al sistema con accesso sicuro SIASG nel Sistema Comprasnet e fare clic sul menu Servizi governativi – Payment Card – Detail Purchase / Loot. Questa procedura deve essere monitorata quotidianamente dal pagamento delle spese, o dal pagatore di spesa indicato, al fine di rispettare la legislazione e di pubblicizzare le spese sostenute da ug durante la durata della fornitura.
Il Sorperator spese è responsabile del controllo e del monitoraggio dell’applicazione dell’approvvigionamento del Fondo, attraverso il CPGF, e può utilizzare il Portale Trasparenza2, il Sistema Self Service del Settore Pubblico – AASP e fatture e estratti conto mensili per verificare le transazioni effettuate da server/forniture autorizzati. Se si verifica, attraverso questi strumenti di controllo, che vi è stata qualche discrepanza operativa con le condizioni stabilite nella proposta di concessione della sovvenzione dei fondi autorizzata, il pagatore di spesa richiederà giustificazioni immediate dal server, senza la necessità di attendere la responsabilità. Infatti, nelle fatture e negli estratti conto mensili, messi a disposizione nel Public Sector Self-Service System – AASP, di transazioni inappropriate e inaccettabili, dopo conferenza e attest, dovrebbe procedere come definito nei paragrafi 1, 2 e 3 dell’art. 8dell’Ordinanza Mp n. 41/2005:
N. 1 – In caso di divergenza tra i dati contenuti nel conto mensile e la prova di vendita, l’unità di gestione notifica al contraente di fornire i chiarimenti o apportare le opportune modifiche.
N. 2 – Il Contraente registra, al momento della notifica, gli eventi che non possono essere chiariti in quel momento e informa il numero di registrazione che deve essere citato e allegato al processo di pagamento.
N. 3 – Gli importi contestati e non chiariti dal Contraente sono coperti nella fattura corrispondente, dal Expense Payer, senza pregiudizio del rispetto del termine stabilito per il pagamento della fattura. (BRASIL, 2005).
4. Responsabilità
Il server, responsabile della fornitura, deve effettuare la responsabilità entro il periodo stabilito al momento della concessione, contenente la seguente documentazione:
a) richieste di acquisizione/appalto di servizi;
b) i documenti giustificativi originali dell’acquisizione del materiale o del servizio aggiudicato (Fatture, Ricevute), organizzati per elemento di spesa e ordinati per data di emissione, debitamente attestati dal richiedente della spesa;
c) la dichiarazione delle spese sostenute, insieme alla rispettiva Prova di Vendita, comprendente tutto il movimento che si è verificato nel periodo; E
d) fatture fornite dall’istituto che gestisce la carta di pagamento del governo federale.
Questa documentazione verrà inoltrata al pagatore di spesa che esaminerà in conformità con la legislazione e potrà ritenere opportuno o meno l’approvazione. Se la rata non viene presentata entro il periodo stabilito o contiene irregolarità, il Expense Payer notifica al server di presentare le giustificazioni e le correzioni, o di ritirare in altro modo l’importo dal Conto del Tesoro Nazionale. In caso di correzione o restituzione del valore, devono essere adottate le disposizioni necessarie, come l’istituzione di conti speciali o lo sconto dell’importo sul libro paga in base alla dovuta importanza, comunicato in anticipo al server causale, senza pregiudicare l’adozione di una misura disciplinare applicabile.
Nell’analisi della responsabilità, il pagatore di spesa deve osservare i seguenti punti, spiegati nella voce 40 del manuale CGU:
a) verificare che tutte le spese siano state effettuate esclusivamente entro il periodo di domanda stabilito al momento della concessione;
b) verificare che tutte le richieste di acquisizione/contratto di servizio siano state allegato alla responsabilità e che soddisfino i requisiti stabiliti al momento della concessione;
c) verificare che le spese effettuate rientrino nella classificazione di bilancio specificata al momento della concessione;
d) verificare che i pagamenti siano stati effettuati in contanti, al loro valore totale e in un’unica rata;
e) verificare che non vi sia stata alcuna frazionazione delle spese;
f) confrontare i documenti a sostegno della realizzazione delle spese con le fatture fornite dall’istituto operativo della card di pagamento del governo federale (CPGF);
g) verificare che i documenti che attestano la realizzazione delle spese (fatture, ricevute e altri) siano originali, siano privi di cancellazioni, per conto dell’organismo/entità, e se presentano la data, l’indirizzo e la ripartizione delle spese effettivamente effettuate, nonché la dichiarazione di ricevimento dell’importo pagato dal fornitore e, inoltre, le rispettive persone che attestano la ricezione/esecuzione del servizio da parte del richiedente;
h) verificare la data di scadenza del documento fiscale ricevuto e se rientra nel periodo di applicazione;
i) verificare che l’agente fornito abbia osservato la legislazione fiscale pertinente, in particolare quando assume fornitori di servizi autonomi;
j) verificare se vi sia stato l’uso dell’operazione di incasso solo per le azioni debitamente autorizzate al momento della concessione;
k) verificare se vi sia stato un pagamento al Tesoro nazionale di qualsiasi saldo in natura forse in suo possesso;
l) verificare se vi sia stata una spesa durante la vacanza dell’agente fornito o nelle sue assenze legali; E
m) verificare se vi fosse una giustificazione per la realizzazione delle spese nei fine settimana. (CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO, 2015)
L’applicazione di questi punti nell’analisi della disposizione contribuirà a salvaguardare e prevenire l’uso improprio o la deviazione delle scarse risorse pubbliche, evitando che sia l’obiettivo di processi derivanti da audit interni o esterni che possono compromettere la gestione dell’Agenzia.
5. CONSIDERAZIONI FINALI
Sebbene l’argomento sia complesso, oltre ad avere diverse interpretazioni di ciò che è caratterizzato come una spesa eccezionale, si può affermare che la responsabilità del Expense Payer in relazione alla Concessione, operativizzazione e responsabilità dell’approvvigionamento di fondi, attraverso l’uso della carta di pagamento del governo federale, è immensa e che se non vengono eseguite in linea e nel rigoroso rispetto della legislazione vigente , oltre all’adozione di tutte le misure amministrative necessarie per l’adempimento fedele di tutte le fasi e procedure, può comportare l’agenzia pubblica e il pagatore di spesa che possono rendere omaggio all’audit interno, al controllo generale dell’Unione – CGU o Al Tribunale federale dei conti – TCU.
6. RIFERIMENTI
BRASIL. Portaria nº 41, de 07 de março de 2005, e suas alterações (Portarias nº 01 MP de 04 de janeiro de 2006 e Portaria nº 44 MP de 14 de março de 2006). Estabelece normas complementares para utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF, pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional. Ministério da Economia. Brasília, DF, 2005.
BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF: Senado Federal: Centro Gráfico, 1988, 292 p.
BRASIL. Decreto nº 5.355, de 25 de janeiro de 2005. Dispõe sobre a utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF, pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, para pagamento de despesas realizadas nos termos da legislação vigente, e dá outras providências. Brasília, DF, 2005.
BRASIL. Decreto nº 6.370, de 1º de fevereiro de 2007. Altera os Decretos nº 5.355, de 25 de janeiro de 2005, que dispõe sobre a utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF, e nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986, que dispõe sobre a unificação dos recursos de caixa do Tesouro Nacional, atualiza e consolida a legislação pertinente, e determina o encerramento das contas bancárias destinadas à movimentação de suprimentos de fundos. Brasília, DF, 2005.
BRASIL. Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986. Dispõe sobre a unificação dos recursos de caixa do Tesouro Nacional, atualiza e consolida a legislação pertinente e dá outras providências. Brasília, DF, 1986.
BRASIL. Decreto-Lei nº 200, de 23 de fevereiro de 1967. Dispõe sobre a organização da Administração Federal, estabelece diretrizes para a Reforma Administrativa e dá outras providências. Brasília, DF, 1967.
BRASIL. Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, v. 23, p. 2745, 1964.
BRASIL. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Brasília, DF, 1993.
BRASIL. Manual para Instrução de Pleitos – 021121 Suprimento de fundos. Ministério da Economia. Disponível em <https://conteudo.tesouro.gov.br/manuais/index.php?option=com_content&view=article&id=1612:021121-suprimento-de-fundos&catid=755&Itemid=274>. Acesso em 05 de março de 2020.
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CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO. Manual Suprimento de Fundos e Cartão de Pagamento. 2015. Disponível em <www.cgu.gov.br>. Acesso em 04 de março de 2020.
SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL. Manual de Contabilidade Aplicada Ao Setor Público (MCASP). Portaria Conjunta STN/SOF nº 06, de 18 de dezembro de 2018. Ministério da Economia. 2018.
- Disponibile in: <www.bb.com.br>.</www.bb.com.br>
- Disponibile in <www.portaldatransparecia.gov.br>.</www.portaldatransparecia.gov.br>
[1]Specialista in contabilità presso l’Università Federale di Amazonas-UFAM, si è laureato in Scienze Contabili presso l’Università Federale di Amazonas.
[2]Specialista in Commercio Estero presso l’Università Federale di Amazonas-UFAM, si è laureato in Scienze Contabili presso l’Università Federale di Amazonas.
[3] Specialista in Controllership of Business Management da parte dell’Università Federale di Amazonas-UFAM, si è laureato in Scienze Contabili presso l’Università Federale di Amazonas.
[4] Specialista in gestione pubblica presso l’Università Federale di Amazonas-UFAM, si è laureato in Amministrazione presso l’Università Federale di Amazonas.
Inviato: Aprile, 2020.
Approvato: aprile 2020.
