ARTÍCULO DE REVISIÓN
CARVALHO, Alcemir da Silva [1], SILVA, Boanerges da Costa e [2], ENCARNAÇÃO, Alex Lopes da [3], FILHO, Daniel Lima da Silva [4]
CARVALHO, Alcemir da Silva. Et al. Suministro de Fondos y la Responsabilidad del Pagador de Gastos. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Año 05, Ed. 04, Vol. 03, págs. 27-38. Abril de 2020. ISSN: 2448-0959, Enlace de acceso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/contabilidad/financiacion-de-la-oferta
RESUMEN
El cumplimiento de todos los procedimientos y, así como el cumplimiento de las diversas disposiciones legales existentes en la legislación brasileña son importantes para el control y ejecución del suministro de fondos dentro del gobierno, evitando futuras restricciones e incluso sanciones por auditorías internas, Contralor General de la Unión – CGU y Tribunal Federal de Auditores. El objetivo de este artículo es demostrar estos procedimientos habituales utilizados en la Administración Pública Federal, que son responsables del uso, uso y gastos derivados de la provisión de fondos, cómo proceder adecuadamente a la rendición de cuentas, contribuyendo a la realización de un uso coherente y racional de la Tarjeta de Pago del Gobierno Federal – CPGF, que es una forma excepcional de ejecución de gastos en los Órganos y Entidades del Poder Ejecutivo Federal , y para ello, se llevó a cabo una investigación bibliográfica, a través de la lectura de la legislación vigente que se ocupa del tema, así como el Manual del Sistema Integrado de Administración Financiera del Gobierno Federal – SIAFI.
Palabras clave: suministro de fondos, pagador de gastos, suministrado, tarjeta de pago del gobierno federal, propuesta para otorgar el suministro de fondos.
1. INTRODUCCIÓN
Las Agencias Públicas Federales se enfrentan cada día a situaciones que impiden ejecutar plenamente el presupuesto autorizado por la Ley De Presupuesto Anual ( LOA), ya sea por falta de recaudación de ingresos, contingencia de recursos por parte del Gobierno Federal o la crisis fiscal que azota al país. Los gerentes federales tienen que utilizar todas las herramientas disponibles para cubrir el aumento de los gastos para el mantenimiento y administración de las unidades administrativas del sector público, y la Tarjeta de Pago del Gobierno Federal – CPGF es una opción entre las disponibles autorizadas por la legislación vigente, cuya responsabilidad de autorización de uso, control de uso y aprobación de responsabilidad recae tanto en el suministro como en las sumas de gastos. (SECRETARIA DE TESOURO NACIONAL, 2018).
En este artículo analizamos todos los aspectos relacionados con la concesión, uso y rendición de cuentas de la entrega de fondos, así como las responsabilidades relacionadas con el pagador de gastos y el servidor para el uso y uso de este, de acuerdo con la legislación vigente.
2. TARJETA DE PAGO DEL GOBIERNO FEDERAL – CPGF
La Tarjeta de Pago del Gobierno Federal – CPGF es un medio de pago que proporciona a los gerentes de los organismos públicos más rápidamente, la gestión y una forma actual y moderna en el uso de los recursos públicos, que se emite a favor de la Unidad de Gestión, que contiene el nombre del servidor que llevará, previa autorización del Sorpert de Gastos, y que está destinado a costar gastos que pueden ser enmarcados como suministro de fondos.
Los órganos de la Administración Pública Federal incurrirán en gastos con el suministro de fondos únicamente en las siguientes condiciones, de conformidad con los puntos I a III del art. 45 del Decreto No 93.872/1986:
I – para cumplir con los gastos imprevistos, incluidos los viajes y los servicios especiales, que requieren un pago rápido;
II – cuando los gastos deba efectuarse de forma confidencial, tal como se clasifican en la reglamentación; Y
III – para hacer frente a los pequeños gastos, entendido aquellos cuyo valor, en cada caso, no excede el límite establecido en la Ordenanza del Ministerio de Hacienda. (BRASIL, 1986).
El contenido contenido en los artículos agota la lista de casos en los que es posible proporcionar fondos, y otros gastos deben someterse al proceso normal. El Pagador de Gastos debe observar estas condiciones al autorizar el uso por parte de los servidores indicados.
De acuerdo con el punto 3 del Suministro Manual de Fondos y Tarjeta de Pago de la Contraloría General de la Unión, el suministro de fondos es:
[…] anticipo otorgado al servidor, a discreción y bajo la responsabilidad del Pagador de Gastos, con un cierto plazo para la aplicación y prueba de gastos. Es una autorización de presupuesto y ejecución financiera de una manera diferente a lo normal, teniendo como medio de pago la Tarjeta de Pago del Gobierno Federal, siempre precedida por el compromiso en la asignación presupuestaria específica y la naturaleza de los gastos propios, con el fin de realizar gastos que, por su excepcionalidad, no pueden subordinarse al proceso normal de solicitud, no siendo posible el compromiso directo con el proveedor o proveedor, en forma de Ley No 4.320/64, precedida de licitación o su renuncia, de conformidad con la Ley No 8.666/93. (CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO, 2015).
El Pagador de Gastos debe tener en cuenta que el suministro de fondos se aplica únicamente a los gastos incurridos sobre una base excepcional, y por lo tanto aquellos que se pueden planificar con antelación, de lo contrario el procedimiento de licitación o la exención de licitación deben ser obedecidos, de acuerdo con la evaluación de los bienes o servicios a comprar. Esta situación debe ser analizada al comienzo de la solicitud de suministro de fondos, descartando cualquier uso incorrecto que sea objeto de investigación por parte de los órganos de control interno o externo del Gobierno Federal.
Siempre el Pagador de Gastos, después del acto de otorgar el servidor para el uso del suministro, publicará en el boletín interno u otros medios, así como electrónicos, y que sea fácilmente accesible por el público en general, de conformidad con el principio de publicidad.
Por lo tanto, corresponde al Sorperator de Gastos autorizar la concesión de La Entrega de Fondos, de conformidad con la solicitud del jefe de la Unidad Administrativa de la Agencia, y podrá concederse a un servidor público u ocupante de un puesto en comisión con ejercicio efectivo en la Agencia, y cumplir las condiciones enumeradas en el punto 25 del manual de Suministro de Fondos y Tarjeta de Pago de la CGU , a continuación transcrito:
(a) no ser responsable de dos suministros de fondos en la fase de ejecución y/o rendición de cuentas;
b) no tienen a cargo de la custodia del material a adquirir, a menos que no haya ningún otro servidor en la oficina que cumpla con las condiciones para recibir el Suministro de Fondos;
c) no ser responsable de La Oferta de Fondos que, después de la fecha límite, esté pendiente de rendición de cuentas;
d) no han sido declarados en el ámbito de aplicación, entendido así el que ha cometido apropiación indebida, pérdida, desviación o falta verificada en la rendición de cuentas, del dinero o de las cantidades confiadas a su custodia;
e) no ha tenido responsabilidad de la aplicación del suministro de fondos con gastos impugnados por el Pagador de Gastos o que esté en proceso de tomar Cuentas Especiales;
f) no se confunda con la persona del Pagador de Gastos; Y
g) no es el reclamante de la compra/contratación del servicio, excepto en un viaje de servicio. (CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO, 2015).
Además de otras obligaciones establecidas en disposiciones y reglamentos jurídicos específicos, a los efectos de la utilización del CPGF, como se establece en el art. 3 del Decreto No 5.355, de 25 de enero de 2005, el Pagador de Gastos será responsable de:
I. Establecer el límite de uso y el valor para cada titular de la tarjeta;
II. Cambiar el límite de uso y valor; Y
III. Enviar el pedido para poner los límites a disposición, electrónicamente, con el establecimiento bancario. (BRASIL, 2005).
Los límites de las Unidades de Gestión y Centros de Coste están registrados en las agencias de relaciones del Banco do Brasil, con autorización expresa firmada por el Orador de Gastos, a través de una Carta, o, puede registrar los límites de los transportistas por parte del Autoservicio del Sector Público – AASP, puestos a disposición por Banco do Brasil a las Unidades de Gestión en el sitio web en línea de esta institución bancaria1.
El Gerente de la Unidad de Gestión – UG, a través de la Aplicación AASP, realiza la gestión de las tarjetas de pago del Gobierno Federal – CPGF, con emisión de estados de cuenta, cambio de límites de titulares de tarjetas, emisión de facturas y segunda vía, además de otros servicios, puestos a disposición para el seguimiento del uso de CPGF dentro de la unidad administrativa, y los límites establecidos por el art. 1de la Ordenanza No 95/2002, del Ministerio de Hacienda, se refiere a todos y cada uno de los tipos de suministro de fondos y no sólo a los de pequeño tamaño, excepto en los casos expresamente autorizados por el Ministro de Estado o la autoridad de nivel jerárquico equivalente, siempre que la necesidad en el despacho razonado, según lo dispuesto en el artículo 3 del art. 1a de esta normativa (BRASIL, 2002).
3. Conceder
Los órganos/entidades de la Administración federal deben disponer de reglamentos internos, con directrices y procedimientos claros, además de criterios precisos para el permiso del uso de la tarjeta de pago por parte de sus servidores, además de considerar las singularidades específicas de cada unidad, creando metodologías, imponiendo límites y restricciones para la modalidad “retiradas en especie”, en cumplimiento de las disposiciones del arte. 65 de la Ley No 4.320/1964, así como en el arte. 45 del Decreto No 93.872/1986, con la redacción del Decreto No 6.370/2008, y art. 4, no 2, de la Ordenanza NO 41/2005 del MPOG.
Bajo la Superintendencia de la Zona Franca de Manaos – Los servidores Suframa 13 (trece) están autorizados a utilizar el suministro de fondos en la Modalidad de Tarjeta de Pago del Gobierno Federal – CPGF, teniendo como límite anual autorizado para SUFRAMA la cantidad de R $ 70,000.00 (setenta mil realia) para el movimiento de esta tarjeta con el Banco de Brasil, y estas tarjetas están exentas de cuota de membresía , mantenimiento y anualidades.
Para la inclusión de nuevos servidores, el pagador de gastos puede aumentar el valor de este límite, que dependerá del presupuesto y la disponibilidad financiera, o compartir el monto existente para su uso con los nuevos suministros de fondos.
Los procedimientos de registro, emisión de tarjetas y cambio de límites consisten en remitir las formas de registro del portador/suministrado y cambio de límites, debidamente cumplimentados, con la unión de copias de la documentación (RG, CPF y comprobante de domicilio) de los nuevos transportistas, mediante carta, al Banco do Brasil. Después de este procedimiento, Banco do Brasil solicitará al servidor que registre una contraseña en los terminales de autoservicio o en sus sucursales, de modo que en un plazo de 15 (quince) días, haga y reenvíe la Tarjeta de Pago del Gobierno Federal – CPGF.
Después de esta fase, con el CPGF en la mano, los servidores /suministrados remitirán la Propuesta de Concesión de Suministro de Fondos – PCSF al Sorperator de Gastos, debidamente cumplimentado y firmado, en el que el campo específico debe incluirse en el importe necesario para el uso de la prestación de fondos, destacando los tipos de gastos contemplados, que pueden ser: 339030 – consumibles, 339036 – individuales y 339039 – servicios de terceros, además del tipo detallado de material de consumo o servicio que se comprará.
Sin embargo, si la misma unidad de gestión, en un ejercicio fiscal determinado, adquiere bienes o servicios de consumo, a través de varias compras, a través del suministro, para el mismo subelemento de gastos, cuyo importe excede los límites de las partidas I o II del art. 24 de la Ley No 8.666/1993, constituye un fraccionamiento de los gastos, una situación prohibida por la legislación mencionada, y el Sorperador de Gastos y la Agencia Federal pueden responder a los procedimientos ante la Auditoría Interna, Contraloría General de la Unión – CGU o Tribunal Federal de Auditores – TCU. La realización de los gastos a través de la oferta de fondos dirigidos a ciertos proveedores es una afrenta al principio de la impersonalidad, consagrado en el arte. 37 de la Constitución Federal.
El PCSF está autorizado por el Sorperator de Gastos y remitido al sector presupuestario y financiero de la Agencia para la emisión de compromisos y liquidación de gastos en el sistema SIAFI, en la naturaleza de los gastos y montos solicitados. A continuación, se envía un memorándum a la suministrada, con condiciones de uso de hasta 90 (días), para comenzar a utilizar el CPGF con la adquisición de bienes o servicios de consumo.
Mensualmente, el sector financiero, responsable del Sororador de Gastos para controlar el uso de CPGF, emitirá en el Sector Público de Autoservicio del Sistema – AASP las facturas / estados de cuenta de los gastos incurridos por el suministrado, el envío a los suministrados para dar fe de los servicios o bienes de consumo comprados en el período y, posteriormente, devuelto al Orden de Gastos para autorizar el pago de la factura emitida por el Banco de Brasil. Esta factura no se puede pagar después del vencimiento, que suele ser el día 10 de cada mes, ya que dará lugar a la recogida por parte de quienes dieron causa del retraso en el cobro del importe de la multa e intereses de la tarjeta. Las facturas remitidas por el Banco do Brasil, La Agencia Setor Público, deben añadirse al correspondiente proceso de rendición de cuentas, con el fin de confrontar con los demás documentos que acrediten los gastos incurridos en el período.
El atestiguado de la recepción de material o la prestación de servicio debe ser llevado a cabo por un servidor distinto de la persona suministrada, de conformidad con la Macrofunción SIAFI 02.11.21, punto 11. Con la llegada del Sistema Interno Y – SEI, la certificación de facturas se realiza a través de un formulario específico creado dentro del sistema o la inclusión del documento en PDF debidamente certificado.
Al comprar con el uso de cpgf, para cumplir con el principio de transparencia, el suministrado debe hacer la inclusión de los detalles de los gastos de facturas en el sistema SIASG, por lo tanto el titular de la tarjeta de pago debe tener perfil de acceso SUPRIDO en dicho sistema para acceder a la funcionalidad, debe iniciar sesión en el sistema por acceso seguro SIASG en el Sistema Comprasnet y haga clic en el menú Servicios Gubernamentales – Tarjeta de Pago – Compra de Detalle / Botín. Este procedimiento debe ser supervisado diariamente por el Pagador de Gastos, o por el indicado, con el fin de cumplir con la legislación y dar a conocer los gastos incurridos por ug durante el período de la entrega.
El Sorperador de Gastos es responsable de controlar y monitorear la aplicación del Suministro del Fondo, a través del CPGF, y puede utilizar el Portal de Transparencia2, el Sistema de Autoservicio del Sector Público – AASP y Facturas y Estados Mensuales para verificar las transacciones realizadas por servidores/suministros autorizados. Si se verifica, a través de estos instrumentos de control, que hubo alguna operación discreta con las condiciones establecidas en la Propuesta de Concesión de la Subvención de Fondos autorizada, el pagador de gastos solicitará justificaciones inmediatas al servidor, sin necesidad de esperar a la rendición de cuentas. De hecho, en las facturas y estados de cuenta mensuales, puestos a disposición en el Sistema de Autoservicio del Sector Público – AASP, de transacciones inapropiadas e inaceptables, después de la conferencia y el atestiguado, deben continuar según se define en los párrafos 1o, 2 y 3 del art. 8a de la Ordenanza mp No 41/2005:
1 – En caso de divergencia entre los datos contenidos en la cuenta mensual y el comprobante de venta, la Unidad de Gestión notificará al Contratista que proporcione las aclaraciones o realice los ajustes correspondientes.
2 – El contratista registrará, en el momento de la notificación, los sucesos que no puedan ser aclarados en ese momento e informará al número de registro que debe ser citado y adjunto al proceso de pago.
3 – Los importes controvertidos y no aclarados por el Contratista estarán cubiertos en la factura correspondiente, por el Pagador de Gastos, sin perjuicio del cumplimiento del plazo establecido para el pago de la factura. (BRASIL, 2005).
4. Responsabilidad
El servidor, responsable del suministro, deberá llevar a cabo la rendición de cuentas dentro del plazo estipulado en el momento de la concesión, que contenga la siguiente documentación:
a) solicitudes de adquisición/contratación de servicios;
b) los documentos justificativos originales de la adquisición del material o del servicio contratado (Facturas, Recibos), organizados por elemento de gasto y ordenados por fecha de emisión, debidamente atestiguados por el reclamante del gasto;
c) el estado de los gastos incurridos, junto con la respectiva Prueba de Venta, incluyendo todo el movimiento que se produjo en el período; Y
d) facturas proporcionadas por la institución que opera la Tarjeta de Pago del Gobierno Federal.
Esta documentación se enviará al pagador de gastos que revisará de acuerdo con la legislación, y puede considerar conveniente o no para su aprobación. Si la cuota no se presenta dentro del período estipulado o contiene irregularidades, el Pagador de Gastos notificará al servidor para que presente las justificaciones y correcciones, o de lo contrario recogerá el monto de la Cuenta nacional del Tesoro. Si no hay corrección o devolución del valor, deberán adoptarse las disposiciones necesarias, como el establecimiento de Cuentas Especiales o el descuento del importe en nómina de acuerdo con la debida importancia, siendo comunicados previamente al servidor causal, sin perjuicio de la adopción de una medida disciplinaria aplicable.
En el análisis de la rendición de cuentas, el pagador de gastos debe observar los siguientes puntos, explicados en el punto 40 del manual de la CGU:
a) verificar que todos los gastos se realizaron exclusivamente dentro del plazo de aplicación establecido en el momento de la concesión;
b) verificar que todas las solicitudes de adquisición/contratación del servicio se han atribuido a la rendición de cuentas y que cumplen los requisitos establecidos en el momento de la concesión;
c) verificar que los gastos efectuados están comprendidos en la clasificación presupuestaria especificada en el momento de la concesión;
d) verificar que los pagos se efectuaron en efectivo, a su valor total y en una sola cuota;
e) verificar que no hubo fraccionamiento de los gastos;
f) confrontar los documentos que respaldan la realización de gastos con facturas proporcionadas por la institución operadora de la Tarjeta de Pago del Gobierno Federal (CPGF);
g) verificar que los documentos que acrediten la realización de los gastos (facturas, recibos y otros) son originales, son sin borrados, en nombre del organismo/entidad, y si presentan la fecha, dirección y desglose del gasto efectivamente realizado, así como la declaración de recepción del importe pagado por el proveedor y, también, el correspondiente atestiguamiento de la recepción/ejecución del servicio por parte del solicitante;
h) comprobar la fecha de caducidad del documento fiscal recibido y si está dentro del período de aplicación;
i) verificar que el agente suministrado ha observado la legislación fiscal pertinente, especialmente al contratar proveedores de servicios autónomos;
j) verificar si hubo uso de la transacción de reintegro sólo para las acciones debidamente autorizadas en el momento de la concesión;
k) verificar si hubo un pago al Tesoro Nacional de cualquier saldo en especie tal vez en su posesión;
l) verificar si hubo un gasto durante las vacaciones del agente suministrado o en sus ausencias legales; Y
m) verificar si había justificación para la realización de los gastos los fines de semana. (CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO, 2015)
El Administrador que aplique estos puntos en el análisis de la disposición contribuirá a salvaguardar y prevenir el uso indebido o desvío de escasos recursos públicos, evitando que sea el objetivo de los procesos derivados de auditorías internas o externas que puedan comprometer la gestión de la Agencia.
5. CONSIDERACIONES FINALES
Aunque el tema es complejo, además de tener varias interpretaciones de lo que se caracteriza como un gasto excepcional, se puede afirmar que la responsabilidad del Pagador de Gastos en relación con la Concesión, Operación y Responsabilidad de la Oferta de Fondos, a través del uso de la Tarjeta de Pago del Gobierno Federal, son inmensas y que si no se llevan a cabo de acuerdo con la legislación vigente , además de la adopción de todas las medidas administrativas necesarias para el cumplimiento fiel de todas las etapas y procedimientos, puede dar lugar a que la Agencia Pública y el Pagador de Gastos sean responsables de la Auditoría Interna, Contralor General de la Unión – CGU o Tribunal Federal de Cuentas – TCU.
6. REFERENCIAS
BRASIL. Portaria nº 41, de 07 de março de 2005, e suas alterações (Portarias nº 01 MP de 04 de janeiro de 2006 e Portaria nº 44 MP de 14 de março de 2006). Estabelece normas complementares para utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF, pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional. Ministério da Economia. Brasília, DF, 2005.
BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF: Senado Federal: Centro Gráfico, 1988, 292 p.
BRASIL. Decreto nº 5.355, de 25 de janeiro de 2005. Dispõe sobre a utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF, pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, para pagamento de despesas realizadas nos termos da legislação vigente, e dá outras providências. Brasília, DF, 2005.
BRASIL. Decreto nº 6.370, de 1º de fevereiro de 2007. Altera os Decretos nº 5.355, de 25 de janeiro de 2005, que dispõe sobre a utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF, e nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986, que dispõe sobre a unificação dos recursos de caixa do Tesouro Nacional, atualiza e consolida a legislação pertinente, e determina o encerramento das contas bancárias destinadas à movimentação de suprimentos de fundos. Brasília, DF, 2005.
BRASIL. Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986. Dispõe sobre a unificação dos recursos de caixa do Tesouro Nacional, atualiza e consolida a legislação pertinente e dá outras providências. Brasília, DF, 1986.
BRASIL. Decreto-Lei nº 200, de 23 de fevereiro de 1967. Dispõe sobre a organização da Administração Federal, estabelece diretrizes para a Reforma Administrativa e dá outras providências. Brasília, DF, 1967.
BRASIL. Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, v. 23, p. 2745, 1964.
BRASIL. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Brasília, DF, 1993.
BRASIL. Manual para Instrução de Pleitos – 021121 Suprimento de fundos. Ministério da Economia. Disponível em <https://conteudo.tesouro.gov.br/manuais/index.php?option=com_content&view=article&id=1612:021121-suprimento-de-fundos&catid=755&Itemid=274>. Acesso em 05 de março de 2020.
BRASIL. Portaria nº 95, de 19 de abril de 2002. Fixa os limites para concessão de suprimento de fundos e para os pagamentos individuais de despesas de pequeno vulto. Ministério da Economia. Brasília, DF, 2002.
CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO. Manual Suprimento de Fundos e Cartão de Pagamento. 2015. Disponível em <www.cgu.gov.br>. Acesso em 04 de março de 2020.
SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL. Manual de Contabilidade Aplicada Ao Setor Público (MCASP). Portaria Conjunta STN/SOF nº 06, de 18 de dezembro de 2018. Ministério da Economia. 2018.
- Disponible en: <www.bb.com.br>.</www.bb.com.br>
- Disponible en <www.portaldatransparecia.gov.br>.</www.portaldatransparecia.gov.br>
[1] Especialista en Auditoría Contable por la Universidad Federal de Amazonas-UFAM, graduado en Ciencias contables por la Universidad Federal de Amazonas.
[2] Especialista en Comercio Exterior por la Universidad Federal de Amazonas-UFAM, graduado en Ciencias Contables por la Universidad Federal de Amazonas.
[3] Especialista en Control de Gestión empresarial por la Universidad Federal de Amazonas-UFAM, graduado en Ciencias contables por la Universidad Federal de Amazonas.
[4] Especialista en Gestión Pública en la Universidad Federal de Amazonas-UFAM, se graduó en Administración de la Universidad Federal de Amazonas.
Enviado: Abril, 2020.
Aprobado: Abril de 2020.
