Gestión de farmacias hospitalarias: Enfoque logístico en la cadena de suministro

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PRUEBA TEÓRICA

OLIVEIRA, Rayanne Alves De [1], LIMA, Vinícius Mendes [2], FRANÇA, Lucielma Cavalcante De Jesus [3], SILVA, Lucrécia Pereira [4]

OLIVEIRA, Rayanne Alves De. Et al. Gestión de farmacias hospitalarias: Enfoque logístico en la cadena de suministro. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Año 05, Ed. 09, Vol. 03, págs. 87-98. Septiembre de 2020. ISSN: 2448-0959, Enlace de acceso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/salud/farmacias-hospitalarias

RESUMEN

El hospital es una unidad crítica en el proceso de gestión en general. Esta criticidad se hace más pronunciada cuando se trata de logística de suministro. En la unidad hospitalaria, es importante destacar la farmacia hospitalaria como un núcleo indispensable para un tratamiento eficaz y seguro del paciente. Objetivo: identificar e informar de las principales dificultades e ineficiencias en el proceso de gestión de la oferta en las farmacias hospitalarias. Metodología: Revisión literaria de artículos indexados en bases de datos de Lilacs, SPELL, Scielo, Medline y CAPES Journal Portal, de 2005 a 2019, sobre gestión de suministros en farmacias hospitalarias. Resultados: se seleccionaron 25 artículos, que abordaron el tema, que fueron estudiados críticamente, con el objetivo de entender el proceso de la cadena de suministro en las farmacias hospitalarias. Conclusión: la principal dificultad encontrada fue el control efectivo de los inventarios. Como resultado, en un momento dado, la falta de algunos materiales y medicamentos, trayendo así daño o daño a los pacientes.

 Palabras clave: Servicio de farmacia hospitalaria, centro de suministro hospitalario, administración de materiales hospitalarios.

1. INTRODUCCIÓN

Las unidades hospitalarias tienen una cantidad variable de áreas de conocimiento necesarias en el mantenimiento de sus actividades, que deben llevarse a cabo adecuadamente para que los servicios de salud se realicen de la manera más eficaz posible. Con esto podemos ver por qué es un área de tal complejidad (PRESTES, 2019).

La gestión de los hospitales, independientemente de la región en la que se encuentra, requiere el profesional que lo gestione diversos conocimientos, entre ellos el conocimiento sobre regulación, financiación, tecnologías sanitarias, gestión de recursos físicos, humanos y financieros (FARIAS; ARAÚJO, 2016).

Según Sousa (2011), incluso ante la evolución gradual en la gestión de este tipo de organización, la mejora de la eficiencia de la logística de suministro de establecimientos hospitalarios y el control efectivo de costes, sigue siendo un gran reto a superar en salud, habida cuenta de la peculiaridad de los servicios prestados y de la diversidad de materiales utilizados en su realización.

Teniendo como punto central la minimización del costo de la operación para un determinado nivel de servicio, la logística es demasiado importante en el proceso de permitir el flujo de suministro de materiales. Su objetivo es alcanzar el nivel esperado de servicio al cliente con el menor costo final (PEREIRA, 2006).

De acuerdo con la Resolución No 492 del Consejo Federal de Farmacia (2008), la farmacia hospitalaria se define como “unidad clínica, administrativa y económica, dirigida por un farmacéutico, jerárquicamente vinculada a la dirección del hospital o servicio de salud e integrada funcionalmente con otras unidades administrativas y de atención al paciente”.

La farmacia hospitalaria forma parte de la estructura del hospital y tiene como objetivo principal garantizar la excelencia de la atención que llega al paciente, siendo responsable de promover el uso seguro y racional de los medicamentos y suministros hospitalarios, prescritos por el profesional médico, además de satisfacer las demandas y necesidades de los medicamentos hospitalizados en el hospital. Para ello, debe mantener bajo su custodia las existencias de estos productos (CAVALLINI; BISSON, 2010).

En este contexto, se percibe que los medicamentos tienen una gran repercusión en la gestión logística, y estos recursos son de gran importancia en el proceso de atención y atención al paciente, además de ser considerados factores determinantes en los gastos de las unidades de salud (NETO; FILHO, 1998).

La gestión de la cadena de suministro cubre algunos pasos, como la planificación, la organización, la observación y el dominio de todos los pasos existentes en el proceso de optimización de valor de toda esta cadena. Así, comprende los flujos desde la fase en la que se adquieren los insumos, sus modificaciones y fases de distribución del producto al alcance del producto por parte del usuario final. (ACCIOLY; AYRES; SUCUPIRA, 2008).

La logística hospitalaria es importantemente conocida por la razón de que un error en la distribución de materiales y medicamentos, una función logística que es primordial, puede conducir en consecuencia a un desastre irremediable, que afecta no sólo al hospital, sino también a los pacientes (BARBUSCIA, 2006 apud OLIVEIRA; MUSSETTI, 2014).

Este estudio tenía como objetivo identificar e informar las principales dificultades e ineficiencias en el proceso de gestión de la oferta en farmacias hospitalarias. Está justificado, por este escenario expuesto, la necesidad de estudios que como éste son necesarios para investigar cómo se produce el flujo logístico en las farmacias hospitalarias, debido a la complejidad de este tipo de inventario y el daño que la ineficiencia en el proceso de gestión puede causar en el paciente. 

2. METODOLOGÍA

Se trata de un estudio exploratorio y descriptivo, realizado a través de una encuesta bibliográfica de artículos indexados en Lilacs, SPELL, bases de datos Scielo;  Medline, y CAPES Journal Portal, de 2005 a 2019, sobre la gestión de suministros en farmacias hospitalarias, se utilizaron los siguientes descriptores para la búsqueda: servicio de farmacia hospitalaria; centro de suministros hospitalarios; administración de materiales en el hospital.

En la investigación, se seleccionaron artículos, con este enfoque temático, los artículos seleccionados se sometieron a un análisis crítico, con el objetivo de identificar y reportar las principales dificultades e ineficiencias en el proceso de gestión de la oferta en farmacias hospitalarias.

En esta revisión, adoptamos como criterios de inclusión estudios que contemplaban el tema buscado, realizado en los últimos 14 años, y como criterio de exclusión estudios con más de 14 años de publicación o que no se relacionaban con los descriptores investigados.

Dentro de los criterios de inclusión y exclusión en la selección, en la búsqueda final, se clasificaron para su análisis un total de veinticinco (25) artículos que estaban directamente relacionados con el tema y los objetivos del estudio, contemplando los criterios esperados. Dichos artículos fueron leídos y releídos, haciendo posible su síntesis, interpretación y análisis crítico.

3. REVISIÓN LITERARIA

La gestión de materiales consiste en pasos logísticos, entre los que se encuentran la elección de materiales y proveedores, la adquisición, recepción, control y organización de materiales en stock, almacenamiento, dispensación y asistencia al público previsto (BARBIERI; MACHLINE, 2017).

Esta administración también se aplica en el área de la salud, más precisamente al sector de la farmacia hospitalaria, al que se le confía toda la gestión de sus materiales y medicamentos, que aportan una enorme variación de artículos y grandes dimensiones en la cantidad. Como informa Barbuscia (2006), cuando dice que “la logística es una función de la administración de materiales responsables de proporcionar materiales y medicamentos en el tiempo necesario para ayudar a los pacientes”

Con esto es evidente que la logística dirige todas las fases por las que pasan los materiales y la información en la cadena de suministro, desde los proveedores de materiales hasta la entrega a los pacientes, actuando en cada fase del proceso, para asegurar que no haya fallos en este proceso o que sean lo mínimo posible.

La logística de distribución en los hospitales tiene el deber de garantizar la entrega de medicamentos y materiales en el momento adecuado y en el sector solicitado. Sin embargo, en estas organizaciones a menudo el flujo de distribución no es muy preciso y no siempre es posible cuantificar con precisión todos los materiales que se necesitarán en algún procedimiento médico. Esta deficiencia en la previsión puede conducir a dificultades de planificación y control (PEREIRA, 2006).

La farmacia hospitalaria se caracteriza por ser un sector con habilidades clínicas y asistenciarias, que cuenta con capacidad de gestión y administración, actuando así como uno de los principales sectores del hospital. Tiene la responsabilidad del suministro seguro y racional de medicamentos y algunos artículos médico-hospitalarios, y puede estar vinculado a la junta clínica o administrativa del hospital (SILVA et al., 2013).

Cuenta con varias funciones, que van desde las actividades comunes del ciclo de asistencia farmacéutica como la selección, programación, adquisición, almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos, así como la gestión de los recursos humanos, financieros y materiales (SILVA et al. 2013).

Los inventarios son elementos esenciales para satisfacer demandas predecibles, son los que suministran todo el flujo de producción, permitiendo así racionalizaciones en los procesos de compra, asegurando la uniformidad en los procesos de producción y haciendo posible que las instituciones practiquen la economía. Por esta razón, las poblaciones pueden ser vistas como elementos intrínsecamente asociados con la competitividad de las organizaciones (ACCIOLY; AYRES; SUCUPIRA, 2008).

Según Cavallini y Bisson (2010), las existencias en farmacias hospitalarias se caracterizan por ciclos de demandas y reabastecimientos, con frecuentes variaciones y altos grados de inestabilidad, factores críticos debido a la necesidad de almacenar medicamentos en disponibilidad en la misma proporción en la que se utilizan. Estos medicamentos en grandes poblaciones representan altos costos, y en las instituciones hospitalarias los medicamentos y materiales pueden significar hasta el 75% de los gastos financieros.

La gestión de la cadena de suministro es un proceso indispensable para lograr resultados satisfactorios entre empresas y clientes, de manera que sea posible controlar todos los procesos, reducir mayores costes y disponibilidad del producto cuando sea necesario.

Constituye la actividad de planificación, ejecución y control del flujo y almacenamiento económico de materias primas, materiales semiacabados y productos acabados, así como las situaciones relacionadas con ellos, desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el fin de satisfacer los intereses de los clientes (BARBIERI; MACHLINE, 2017).

Con esto, para un dimensionamiento adecuado de stock, que satisfaga bien al usuario final es necesario evaluar todos los flujos y procedimientos que los medicamentos y materiales pasan antes de que estén disponibles en las farmacias hospitalarias, conociendo todo este flujo, desde la producción, disponibilidad en grandes empresas y representantes, solicitud, orden de compra, transporte y entrega, es posible proporcionar, cuantificar y organizar el stock de forma más asertiva.

Por lo tanto, es esencial cuantificar adecuadamente qué materiales y medicamentos son más utilizados y consumidos, evaluando la relación de este consumo con la estacionalidad a la que están sometidos, debido a la periodicidad de algunas enfermedades según los meses del año. Este dimensionamiento debe predecir aumentos y disminuciones de acuerdo con el uso y la entrega de estos productos, evitando la expiración de los estantes o la falta de medicamentos.

4. RESULTADO Y DISCUSIÓN

En el presente estudio, se identificaron algunas de las principales dificultades y factores que causan interferencia en la gestión de los suministros en las farmacias hospitalarias, entre ellas la falta de planificación de medicamentos y materiales, la gestión participativa no activa, la ausencia de objetivos preestablecidos y la falta de formación profesional, así como otras variantes que se discutirán en la secuencia.

Los datos de Silva et al. (2013), señalan que en las farmacias encuestadas, en la mayoría de ellas, no se llevó a cabo la planificación con objetivos y metas, también se dijo que faltaba un manual de normas y procedimientos para dirigir las rutinas. Para él, la gestión de una farmacia hospitalaria conlleva en sí misma el deber de proporcionar un apoyo adecuado, con el fin de obtener la excelencia en la oferta de atención y garantizar la contribución técnica, científica, clínica y administrativa.

Según Silva et al. (2013), ningún hospital entre los estudiados incluyó los procesos y o etapas de gestión participativa, centrados en la calidad y los resultados, que difiere del modelo de gestión que se recomienda para este seguimiento hospitalario. El modo de gestión participativa cuando se ajusta a la filosofía institucional se ha presentado como una solución eficaz para mejorar la atención, pero lamentablemente no es el escenario que se encuentra en la mayoría de los hospitales encuestados. Este resultado muestra una frágil articulación del trabajo de la farmacia hospitalaria con los otros sectores del hospital.

En otro escenario Infante y Santos (2007), señalan que la falta de regularidad en el suministro, a veces la escasez del producto e incluso la falta de material, son situaciones que a menudo ocurren en los servicios de salud pública y traen impactos que afectan negativamente su rendimiento e imagen ante los profesionales y la comunidad.

Estos datos corroboran los estudios de Andreoli y Dias (2015), que muestran que los impactos negativos causados por los períodos de escasez, causados por disfunciones en el cumplimiento del presupuesto no son pequeños, siendo significativos en la institución. Sin embargo, este estudio también evidicía el desperdicio y el uso indebido de medicamentos, suministros y equipos hospitalarios, la escasa mejora profesional de los servidores en el área de suministro y la reducción de la vigilancia en materia de planificación logística en las organizaciones de salud.

Los fallos en la logística pueden causar pérdidas en los recursos humanos y financieros, perdiendo así la eficacia en el suministro adecuado de medicamentos. El gran número de productos sin estandarización en detrimento de los estandarizados desorganiza el servicio de asistencia farmacéutica en el hospital y produce el aumento en el consumo de medicamentos que no están incluidos en la lista de productos, esto provoca un posible aumento en las pérdidas de medicamentos estándar en el momento de la expiración de la misma, e interfiere negativamente en la planificación de compras de estos medicamentos (BARBOSA , 2015).

En los estudios realizados por Gonalves, Novaes y Simonetti (2006), se encuentran factores similares a estos, cuando informan de que las tasas de gasto financiero en medicamentos demuestran que los crecientes costos de los sectores de la salud son insostenibles, tanto las instituciones públicas como las organizaciones sanitarias privadas. La planificación y el control de estos gastos son medios que pueden garantizar la supervivencia de las instituciones hospitalarias.

Según Pereira (2006), la gestión de cadenas puede ofrecer muchas situaciones en las que es posible obtener una mayor productividad en los establecimientos, como consecuencia de ello puede reducir significativamente los costos institucionales, y así añadir un mayor valor a los productos y servicios prestados.

Desde otra perspectiva Noronha y Borges (2005), no identificaron por los gerentes o los responsables del sector de compras, la consulta sobre el análisis de aspectos técnicos y/o epidemiológicos y las variaciones en el consumo, para la definición de cortes o adiciones en la orden de compra, ni siquiera encontraron preocupación por la calidad y cantidad de los productos, revelando así que no realizaron estas evaluaciones en los hospitales que investigaron.

El profesional farmacéutico está vinculado a todas las fases de la cadena logística del fármaco, principalmente actúa en la fase de adquisición, y debe ser capaz de llevar a cabo actividades técnicas como la estandarización, especificación y opinión técnica (SFORSIN et al., 2012).

La no utilización de recursos tecnológicos, como los programas de control de inventario, dificulta el proceso de gestión de los suministros hospitalarios, este punto fue uno de los ineficiencias encontradas y uno de los puntos frágiles en el proceso logístico. La administración de recursos materiales, humanos y financieros se puede hacer de manera más precisa y ágil con el uso de la tecnología de la información (SFORSIN et al., 2012).

En resumen, se entiende que para lograr la calidad en la gestión de inventarios, es necesaria una buena estructura organizativa, lo que permite las acciones del servicio que requieren procedimientos bien definidos, conocimientos técnicos/científicos en la zona, actividades integradas y búsqueda permanente de mejoras en los procesos y resultados en la gestión logística de la farmacia hospitalaria.

5. CONSIDERACIONES FINALES

El servicio de farmacia del hospital es responsable de numerosos procesos que tienen un gran impacto en la atención médica. Las farmacias hospitalarias necesitan realizar una serie de actividades complejas de una manera organizada y eficaz para satisfacer las necesidades de los pacientes bajo su cuidado.

En esta diversidad de tareas es la gestión de suministros, desde su adquisición hasta su disponibilidad en stock local y en su destino final, sin la eficiencia y el control adecuados de este proceso, es que los pacientes (consumidores finales de los productos) serán desatendidos, y asumiendo riesgos para la salud, ya que el fracaso de este proceso puede causar una escasez y un paciente dado puede estar sin la medicación y el tratamiento adecuados.

Este estudio encontró que en la mayoría de los hospitales presentados hay dificultades para mantener un control de inventario adecuado, esto ocurre por varias razones, desde la falta de preparación específica a los profesionales que trabajan en esta área de gestión de la oferta, tales como dificultades para cuantificar el consumo real, especificidad del material almacenado e incluso falta de recursos financieros en algunas situaciones.

A partir de esto, la logística de la gestión de la cadena de suministro se consideró indispensable para el buen funcionamiento de la farmacia hospitalaria, con el fin de promover un control adecuado del stock, un suministro satisfactorio y, por lo tanto, una mayor eficacia y seguridad para todo el hospital y para el paciente.

Se recomienda que se realicen más estudios en esta área y que estos puedan contribuir a la atención primaria proporcionada por el servicio de farmacia hospitalaria, con el fin de llevar beneficios a los hospitales, usuarios y la sociedad

REFERENCIAS

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[1] Estudiante de posgrado en el control de infecciones hospitalarias por FUTURA. Especialista en Salud Mental en INESPO, Licenciado en Enfermería por la Universidad Federal de Maranháo – UFMA.

[2] Licenciado en Tecnología Logística por la Universidad Federal de Tocantins-UFT.

[3] Especialista en Obstetricia y Neonatología en ceUMA. Licenciatura en Enfermería por la Escuela de Educación de San Francisco.

[4] Especialista en Enfermería Ocupacional, UCI y Urgencia y Emergencia por INESPO. Licenciado en Enfermería por la Universidad Federal de Maranháo -UFMA.

Enviado: Agosto, 2020.

Aprobado: Septiembre de 2020.

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