Gestione farmacia ospedaliera: l’attenzione logistica si concentra sulla supply chain

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PROVA TEORICA

OLIVEIRA, Rayanne Alves De [1], LIMA, Vinícius Mendes [2], FRANÇA, Lucielma Cavalcante De Jesus [3], SILVA, Lucrécia Pereira [4]

OLIVEIRA, Rayanne Alves De. Et. Gestione farmacia ospedaliera: l’attenzione logistica si concentra sulla supply chain. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Anno 05, Ed. 09, Vol. 03, pp. 87-98. settembre 2020. ISSN: 2448-0959, collegamento di accesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/salute/farmacia-ospedaliera

L’ospedale è un’unità critica nel processo di gestione in generale. Questa criticità diventa più pronunciata quando si tratta di fornire logistica. Nell’unità ospedaliera, è importante evidenziare la farmacia ospedaliera come nucleo indispensabile per un trattamento efficace e sicuro del paziente. Obiettivo: individuare e segnalare le principali difficoltà e inefficienze nel processo di gestione dell’approvvigionamento nelle farmacie ospedaliere. Metodologia: Rassegna letteraria di articoli indicizzati in Lilacs, SPELL, Scielo, Medline e CAPES Journal Portal, dal 2005 al 2019, sulla gestione dell’approvvigionamento nelle farmacie ospedaliere. Risultati: sono stati selezionati 25 articoli, che hanno affrontato il tema, che sono stati studiati criticamente, con l’obiettivo di comprendere il processo di supply chain nelle farmacie ospedaliere. Conclusione: la principale difficoltà incontrata è stato l’efficace controllo degli inventari. Di conseguenza, in qualsiasi momento, la mancanza di alcuni materiali e farmaci, portando così danni o danni ai pazienti.

 Parole chiave: Servizio farmacia ospedaliero, centro di approvvigionamento ospedaliero, somministrazione di materiali ospedalieri.

1. INTRODUZIONE

Le unità ospedaliere hanno una quantità variabile di aree di conoscenza necessarie per il mantenimento delle loro attività, che devono essere condotte in modo appropriato in modo che i servizi sanitari siano eseguiti nel modo più efficace possibile. Con questo possiamo capire perché si tratta di un’area di tale complessità (PRESTES, 2019).

La gestione degli ospedali, indipendentemente dalla regione in cui si trova, richiede al professionista che la gestisce varie conoscenze, tra cui conoscenze sulla regolamentazione, il finanziamento, le tecnologie sanitarie, la gestione delle risorse fisiche, umane e finanziarie (FARIAS; ARAÚJO, 2016).

Secondo Sousa (2011), anche di fronte alla graduale evoluzione nella gestione di questo tipo di organizzazione, al miglioramento dell’efficienza logistica della fornitura di strutture ospedaliere e all’efficace controllo dei costi, rimane una grande sfida da superare nella salute, in considerazione della peculiarità dei servizi forniti e della diversità dei materiali utilizzati nella sua realizzazione.

Avendo come punto centrale la minimizzazione del costo dell’operazione per un determinato livello di servizio, la logistica è troppo importante nel processo di abilitazione del flusso di fornitura di materiali. Esso mira a raggiungere il livello previsto di servizio clienti con il costo finale più basso (PEREIRA, 2006).

Secondo la risoluzione n. 492 del Consiglio federale di farmacia (2008), la farmacia ospedaliera è definita come “unità clinica, amministrativa ed economica, diretta da un farmacista, gerarchicamente legata alla direzione dell’ospedale o del servizio sanitario e funzionalmente integrata con altre unità amministrative e di cura del paziente”.

La farmacia ospedaliera fa parte della struttura dell’ospedale e ha come obiettivo principale garantire l’eccellenza delle cure che raggiunge il paziente, essendo responsabile di promuovere l’uso sicuro e razionale dei farmaci e delle forniture ospedaliere, prescritto dal medico, oltre a soddisfare le esigenze e le esigenze dei farmaci dei pazienti ricoverati in ospedale. A tal fine, deve tenere sotto sorveglianza le scorte di questi prodotti (CAVALLINI; BISSON, 2010).

In questo contesto, si percepisce che i farmaci hanno una grande ripercussione nella gestione logistica, e queste risorse sono di notevole importanza nel processo di cura e cura per il paziente, oltre ad essere considerate fattori determinanti nelle spese delle unità sanitarie (NETO; FILHO, 1998).

La gestione della supply chain copre alcuni passaggi, tra cui la pianificazione, l’organizzazione, il puntamento e la gestione di tutti i passaggi esistenti nel processo di ottimizzazione del valore dell’intera catena. Così, comprende i flussi dalla fase in cui vengono acquisiti gli input, le loro modifiche e le fasi di distribuzione del prodotto alla portata del prodotto da parte dell’utente finale. (ACCIOLY; AYRES; SUCUPIRA, 2008).

La logistica ospedaliera è nota soprattutto per il fatto che un errore nella distribuzione di materiali e medicinali, una funzione logistica di primaria importanza, può portare di conseguenza a un disastro irrimediabile, che colpisce non solo l’ospedale, ma anche i pazienti (BARBUSCIA, 2006 apud OLIVEIRA; MUSSETTI, 2014).

Questo studio mirava a identificare e segnalare le principali difficoltà e inefficienze nel processo di gestione dell’approvvigionamento nelle farmacie ospedaliere. È giustificato, da questo scenario esposto, la necessità di studi che come questo sono necessari per indagare come il flusso logistico si verifica nelle farmacie ospedaliere, a causa della complessità di questo tipo di inventario e dei danni che l’inefficienza nel processo di gestione può causare nel paziente. 

2. METODOLOGIA

Si tratta di uno studio esplorativo e descrittivo, realizzato attraverso un’indagine bibliografica di articoli indicizzati in Lilacs, SPELL, banche dati Scielo;  Medline, e CAPES Journal Portal, dal 2005 al 2019, sulla gestione dell’approvvigionamento nelle farmacie ospedaliere, sono stati utilizzati i seguenti descrittori per la ricerca: servizio farmacia ospedaliera; centro di approvvigionamento ospedaliero; l’amministrazione dei materiali in ospedale.

Nella ricerca sono stati selezionati articoli, con questo approccio tematico, gli articoli selezionati sono stati sottoposti ad un’analisi critica, con l’obiettivo di individuare e segnalare le principali difficoltà e inefficienze nel processo di gestione dell’approvvigionamento nelle farmacie ospedaliere.

In questa rassegna, abbiamo adottato come criteri di inclusione studi che contemplavano il tema ricercato, effettuato negli ultimi 14 anni, e come un criterio di esclusione studi con più di 14 anni di pubblicazione o che non si riferiscono ai descrittori studiati.

All’interno dei criteri di inclusione ed esclusione nella selezione, nella ricerca finale, un totale di venticinque (25) articoli direttamente correlati al tema e agli obiettivi dello studio sono stati classificati per l’analisi, contemplando i criteri previsti. Tali articoli sono stati letti e riletti, rendendo possibile la loro sintesi, interpretazione e analisi critica.

3. RISCITARIA

La gestione dei materiali consiste in fasi logistiche, tra cui la scelta di materiali e fornitori, l’acquisizione, la ricezione, il controllo e l’organizzazione dei materiali in magazzino, stoccaggio, erogazione e assistenza al pubblico previsto (BARBIERI; MACHLINE, 2017).

Questa amministrazione si applica anche nel settore sanitario, più precisamente al settore delle farmacie ospedaliere, a cui è affidata tutta la gestione dei suoi materiali e medicinali, che portano con sé un’enorme variazione di articoli e grandi dimensioni nella quantità. Come riferisce Barbuscia (2006), quando afferma che “la logistica è una funzione della somministrazione di materiali responsabili della fornitura di materiali e medicinali nel tempo necessario per assistere i pazienti”

Con questo è evidente che la logistica dirige tutte le fasi attraverso le quali i materiali e le informazioni passano nella catena di approvvigionamento, dai fornitori di materiali alla consegna ai pazienti, agendo in ogni fase del processo, per garantire che non ci siano fallimenti in questo processo o che siano il minimo possibile.

La logistica della distribuzione negli ospedali ha il dovere di garantire la consegna di medicinali e materiali al momento giusto e nel settore richiesto. Tuttavia, in queste organizzazioni spesso il flusso di distribuzione non è molto preciso e non è sempre possibile quantificare con precisione tutti i materiali che saranno necessari in alcune procedure mediche. Questa carenza di previsioni può portare a difficoltà di pianificazione e controllo (PEREIRA, 2006).

La farmacia ospedaliera è caratterizzata dall’essere un settore con competenze cliniche e di cura, che ha capacità di gestione e amministrazione, agendo così come uno dei principali settori dell’ospedale. Ha la responsabilità per la fornitura sicura e razionale di farmaci e di alcuni articoli medico-ospedalieri, e può essere collegato al consiglio clinico o amministrativo dell’ospedale (SILVA et al., 2013).

Ha diverse funzioni, che vanno dalle attività comuni del ciclo di assistenza farmaceutica come la selezione, la programmazione, l’acquisizione, lo stoccaggio, la distribuzione e l’erogazione di farmaci, nonché la gestione delle risorse umane, finanziarie e materiali (SILVA et al., 2013).

Le rimanenze sono elementi essenziali per soddisfare esigenze prevedibili, sono quelle che forniscono l’intero flusso produttivo, consentendo così razionalizzazioni nei processi di acquisto, garantendo l’uniformità nei processi produttivi e rendendo possibile per le istituzioni praticare l’economia. Per questo motivo, gli stock possono essere visti come elementi intrinsecamente associati alla competitività delle organizzazioni (ACCIOLY; AYRES; SUCUPIRA, 2008).

Secondo Cavallini e Bisson (2010), le scorte nelle farmacie ospedaliere sono caratterizzate da cicli di richieste e rifornimenti, con frequenti variazioni e alti gradi di instabilità, fattori critici dovuti alla necessità di immagazzinare farmaci in disponibilità nella stessa proporzione in cui vengono utilizzati. Questi farmaci in grandi stock rappresentano costi elevati, e nelle istituzioni ospedaliere farmaci e materiali possono significare fino al 75% delle spese finanziarie.

La gestione della catena di approvvigionamento è un processo indispensabile per ottenere risultati soddisfacenti tra aziende e clienti, in modo da essere possibile controllare tutti i processi, ridurre i costi più elevati e la disponibilità del prodotto quando necessario.

Esso costituisce l’attività di pianificazione, attuazione e controllo del flusso e dello stoccaggio economico delle materie prime, dei materiali sefinici e dei prodotti finiti, nonché delle situazioni ad essi correlate, dal punto di origine al punto di consumo, con lo scopo di soddisfare gli interessi dei clienti (BARBIERI; MACHLINE, 2017).

Con questo, per un adeguato dimensioning delle scorte, che soddisfa bene l’utente finale, è necessario valutare tutti i flussi e le procedure che i farmaci e i materiali passano prima che siano disponibili nelle farmacie ospedaliere, conoscendo tutto questo flusso, dalla produzione, dalla disponibilità nelle grandi aziende e rappresentanti, richiesta, ordine di acquisto, trasporto e consegna, è possibile fornire, quantificare e organizzare lo stock in modo più assertivo.

Pertanto, è essenziale quantificare adeguatamente quali materiali e farmaci sono più utilizzati e consumati, valutando il rapporto di questo consumo con la stagionalità a cui sono sottoposti, a causa della periodicità di alcune malattie a seconda dei mesi dell’anno. Questo dimensioning dovrebbe prevedere aumenti e diminuzioni in base all’uso e alla consegna di questi prodotti, evitando scadenze a scaffale o mancanza di farmaci.

4. RISULTATI E DISCUSSIONE

Nel presente studio sono state individuate alcune delle principali difficoltà e fattori che causano interferenze nella gestione delle forniture nelle farmacie ospedaliere, tra cui la mancanza di pianificazione di farmaci e materiali, la gestione partecipativa non attiva, l’assenza di obiettivi pre-stabiliti e la mancanza di formazione professionale, nonché altre varianti che saranno discusse nella sequenza.

I dati di Silva et al. (2013), sottolineano che nelle farmacie esaminate, nella maggior parte di esse, la pianificazione con obiettivi e obiettivi non è stata effettuata, si è anche detto che mancavano manuali di norme e procedure per dirigere le routine. Per lui, la gestione di una farmacia ospedaliera comporta di per sé il dovere di fornire un adeguato supporto, al fine di ottenere l’eccellenza nell’offerta di assistenza e garantire il contributo tecnico, scientifico, clinico e amministrativo.

Secondo Silva et al. (2013), nessun ospedale tra quelli studiati comprendeva i processi e/o le fasi della gestione partecipativa, focalizzati sulla qualità e sui risultati, che differisce dal modello di gestione raccomandato per questo follow-up ospedaliero. La modalità di gestione partecipativa, se adattata alla filosofia istituzionale, è stata presentata come una soluzione efficace per migliorare l’assistenza, ma purtroppo non è lo scenario che si trova nella maggior parte degli ospedali intervistati. Questo risultato mostra una fragile articolazione del lavoro della farmacia ospedaliera con gli altri settori dell’ospedale.

In un altro scenario Infante e Santos (2007), sottolineano che la mancanza di regolarità nell’offerta, a volte la scarsità del prodotto e anche la mancanza di materiale, sono situazioni che spesso si verificano nei servizi sanitari pubblici e portano impatti che influenzano negativamente le loro prestazioni e l’immagine davanti ai professionisti e alla comunità.

Questi dati confermano gli studi di Andreoli e Dias (2015), che dimostrano che gli impatti negativi causati dai periodi di carenza, causati da disfunzioni nella conformità di bilancio, non sono piccoli, essendo significativi nell’istituto. Tuttavia, questo studio ha anche evidenziato i rifiuti e l’uso improprio di farmaci, forniture e attrezzature ospedaliere, scarso miglioramento professionale dei server nell’area di approvvigionamento e la ridotta sorveglianza per quanto riguarda la pianificazione logistica nelle organizzazioni sanitarie.

I fallimenti nella logistica possono causare perdite nelle risorse umane e finanziarie, perdendo così l’efficacia nella corretta fornitura di medicinali. Il gran numero di prodotti senza standardizzazione a scapito di quelli standardizzati disorganizza il servizio di assistenza farmaceutica in ospedale e produce l’aumento del consumo di farmaci che non sono inclusi nell’elenco dei prodotti, questo provoca un possibile aumento delle perdite di farmaci standard al momento della scadenza dello stesso, e interferisce negativamente nella pianificazione degli acquisti di questi farmaci (BARBOSA , 2015).

Negli studi condotti da Gonçalves, Novaes e Simonetti (2006), si riscontrano fattori simili a questi, quando riferiscono che i tassi di spesa finanziaria per i medicinali dimostrano che i costi crescenti dei settori sanitari sono insostenibili, sia le istituzioni pubbliche che le organizzazioni sanitarie private. La pianificazione e il controllo di queste spese sono mezzi che possono garantire la sopravvivenza delle istituzioni ospedaliere.

Secondo Pereira (2006), la gestione delle catene può offrire molte situazioni in cui è possibile ottenere una maggiore produttività negli stabilimenti, in conseguenza di ciò può ridurre significativamente i costi istituzionali, e quindi aggiungere maggiore valore ai prodotti e ai servizi forniti.

Da un’altra prospettiva Noronha e Borges (2005), non hanno trovato alcuna preoccupazione da parte dei dirigenti o dei responsabili del settore acquisti, la consultazione sull’analisi degli aspetti tecnici e/o epidemiologici e delle variazioni di consumo, per la definizione di tagli o aggiunte nell’ordine di acquisto, non ha nemmeno trovato preoccupazione per la qualità e la quantità dei prodotti, rivelando così di non aver fatto queste valutazioni negli ospedali che hanno studiato.

Il professionista farmaceutico è legato a tutte le fasi della catena logistica del farmaco, in primo luogo agisce nella fase di acquisizione, e deve essere in grado di condurre attività tecniche come la standardizzazione, le specifiche e il parere tecnico (SFORSIN et al., 2012).

Il mancato utilizzo delle risorse tecnologiche, come i programmi di controllo dell’inventario, ostacola il processo di gestione delle forniture ospedaliere, questo punto è stato uno degli inefficienze riscontrate e uno dei punti fragili del processo logistico. La gestione delle risorse materiali, umane e finanziarie può essere effettuata in modo più accurato e agile con l’uso della tecnologia dell’informazione (SFORSIN et al., 2012).

In sintesi, si intende che per ottenere la qualità nella gestione dell’inventario, è necessaria una buona struttura organizzativa, che consenta le azioni del servizio che richiedono procedure ben definite, conoscenze tecniche/scientifiche sul territorio, attività integrate e ricerca permanente di miglioramenti nei processi e risultati nella gestione logistica della farmacia ospedaliera.

5. CONSIDERAZIONI FINALI

Il servizio di farmacia ospedaliera è responsabile di numerosi processi che hanno un grande impatto sull’assistenza sanitaria. Le farmacie ospedaliere devono svolgere una serie di attività complesse in modo organizzato ed efficace per soddisfare le esigenze dei pazienti sotto la loro cura.

In questa diversità di compiti è la gestione delle forniture, dalla loro acquisizione alla loro disponibilità in stock locale e alla loro destinazione finale, senza la corretta efficienza e controllo di questo processo, è che i pazienti (consumatori finali dei prodotti) saranno sottoservizia, e assumendo rischi per la salute, dal momento che il fallimento di questo processo può causare una carenza e un dato paziente può essere senza il farmaco appropriato e il trattamento.

Questo studio ha rilevato che nella maggior parte degli ospedali presentati vi è difficoltà a mantenere un adeguato controllo dell’inventario, ciò si verifica per diversi motivi, dalla mancanza di preparazione specifica ai professionisti che lavorano in questo settore della gestione dell’approvvigionamento, come le difficoltà di quantificare il consumo effettivo, la specificità del materiale stoccato e persino la mancanza di risorse finanziarie in alcune situazioni.

Da questo, l’attività logistica della gestione della catena di approvvigionamento è stata considerata indispensabile per il corretto funzionamento della farmacia ospedaliera, al fine di promuovere un adeguato controllo dello stock, una fornitura soddisfacente e, quindi, una maggiore efficacia e sicurezza per l’intero ospedale e per il paziente.

Si raccomanda di fare ulteriori studi in questo settore e che questi possano contribuire all’assistenza primaria fornita dal servizio di farmacia ospedaliera, al fine di portare benefici agli ospedali, agli utenti e alla società

RIFERIMENTI

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[1] Studente post-laurea nel controllo delle infezioni ospedaliere da FUTURA. Specialista in Salute Mentale presso INESPO, Bachelor of Nursing presso l’Università Federale di Maranhao – UFMA.

[2] Laureato in Tecnologia Logistica presso l’Università Federale di Tocantins-UFT.

[3] Specialista in Ostetricia e Neonatologia al CEUMA. Laurea in infermieristica presso la San Francisco School of Education.

[4] Specialista in Infermieristica Occupazionale, Terapia intensiva, Urgenza ed Emergenza di INESPO. Bachelor of Nursing presso l’Università Federale di Maranhao -UFMA.

Inviato: agosto, 2020.

Approvato: settembre 2020.

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