Gestion des pharmacies hospitalières : La logistique se concentre sur la chaîne d’approvisionnement

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TEST THÉORIQUE

OLIVEIRA, Rayanne Alves De [1], LIMA, Vinícius Mendes [2], FRANÇA, Lucielma Cavalcante De Jesus [3], SILVA, Lucrécia Pereira [4]

OLIVEIRA, Rayanne Alves De. Et al. Gestion des pharmacies hospitalières : La logistique se concentre sur la chaîne d’approvisionnement. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. An 05, Ed. 09, Vol. 03, p. 87 à 98. septembre 2020. ISSN: 2448-0959, Lien d’accès: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/sante/pharmacies-hospitalieres

RÉSUMÉ

L’hôpital est une unité critique dans le processus de gestion en général. Cette critique devient plus prononcée lorsqu’il s’agit de fournir de la logistique. Dans l’unité hospitalière, il est important de mettre en évidence la pharmacie de l’hôpital comme un noyau indispensable pour un traitement efficace et sûr du patient. Objectif : identifier et signaler les principales difficultés et inefficacités dans le processus de gestion de l’offre dans les pharmacies hospitalières. Méthodologie : Revue littéraire des articles indexés dans les bases de données Lilacs, SPELL, Scielo, Medline et CAPES Journal Portal, de 2005 à 2019, sur la gestion de l’offre dans les pharmacies hospitalières. Résultats : 25 articles ont été sélectionnés, qui ont abordé le thème, qui ont fait l’étude de façon critique, visant à comprendre le processus de la chaîne d’approvisionnement dans les pharmacies hospitalières. Conclusion : la principale difficulté rencontrée était le contrôle effectif des stocks. En conséquence, à tout moment, l’absence de certains matériaux et médicaments, ce qui rend les dommages ou les dommages aux patients.

 Mots clés: Service de pharmacie de l’hôpital, centre d’approvisionnement hospitalier, administration des matériaux hospitaliers.

1. INTRODUCTION

Les unités hospitalières disposent d’un nombre variable de domaines de connaissances nécessaires au maintien de leurs activités, qui doivent être effectués de façon appropriée afin que les services de santé soient exécutés le plus efficacement possible. Avec cela, nous pouvons voir pourquoi il s’agit d’un domaine d’une telle complexité (PRESTES, 2019).

La gestion des hôpitaux, quelle que soit la région dans laquelle il se trouve, nécessite le professionnel qui la gère, dont les connaissances sur la réglementation, le financement, les technologies de la santé, la gestion des ressources physiques, humaines et financières (FARIAS; ARAÚJO, 2016).

Selon Sousa (2011), même face à l’évolution progressive de la gestion de ce type d’organisation, l’amélioration de l’efficacité de la logistique de l’approvisionnement des établissements hospitaliers et le contrôle effectif des coûts, reste un énorme défi à relever dans la santé, compte tenu de la particularité des services fournis et de la diversité des matériaux utilisés dans sa réalisation.

Ayant comme point central la minimisation du coût de l’opération pour un niveau de service donné, la logistique est trop importante dans le processus de mise en service des matériaux. Il vise à atteindre le niveau attendu de service à la clientèle avec le coût final le plus bas (PEREIRA, 2006).

Selon la résolution no 492 du Conseil fédéral de la pharmacie (2008), la pharmacie hospitalière est définie comme « nittion clinique, administrative et économique, dirigée par un pharmacien, hiérarchiquement liée à la direction de l’hôpital ou du service de santé et fonctionnellement intégrée à d’autres unités administratives et de soins aux patient ».

La pharmacie de l’hôpital fait partie de la structure de l’hôpital et a comme objectif principal d’assurer l’excellence des soins qui parviennent au patient, étant responsable de la promotion de l’utilisation sûre et rationnelle des médicaments et des fournitures hospitalières, prescrit par le professionnel de la santé, en plus de répondre aux demandes et aux besoins des médicaments des patients hospitalisés à l’hôpital. Pour ce faire, elle doit garder sous sa garde les stocks de ces produits (CAVALLINI; BISSON, 2010).

Dans ce contexte, on considère que les médicaments ont une grande répercussion dans la gestion logistique, et ces ressources sont d’une importance significative dans le processus de soins et de soins pour le patient, en plus d’être considérés comme des facteurs déterminants dans les dépenses des unités de santé (NETO; FILHO, 1998).

La gestion de la chaîne d’approvisionnement couvre certaines étapes, y compris la planification, l’organisation, le pointage et la maîtrise de toutes les étapes existantes dans le processus d’optimisation des valeurs de toute cette chaîne. Ainsi, il comprend les flux de la phase dans laquelle les intrants sont acquis, leurs modifications et les phases de distribution du produit à la portée du produit par l’utilisateur final. (ACCIOLY; AYRES; SUCUPIRA, 2008).

La logistique hospitalière est surtout connue pour la raison qu’une erreur dans la distribution de matériaux et de médicaments, une fonction logistique primordiale, peut conduire par conséquent à une catastrophe irrémédiable, affectant non seulement l’hôpital, mais aussi pour les patients (BARBUSCIA, 2006 apud OLIVEIRA; MUSSETTI, 2014).

Cette étude visait à identifier et à signaler les principales difficultés et inefficacités dans le processus de gestion de l’offre dans les pharmacies hospitalières. Il est justifié, par ce scénario exposé, la nécessité d’études que, comme celui-ci sont nécessaires pour étudier comment le flux logistique se produit dans les pharmacies hospitalières, en raison de la complexité de ce type d’inventaire et les dommages que l’inefficacité dans le processus de gestion peut causer dans le patient. 

2. MÉTHODOLOGIE

Il s’agit d’une étude exploratoire et descriptive, réalisée à travers une étude bibliographique d’articles indexés dans des bases de données Lilacs, SPELL, Scielo;  Medline, et CAPES Journal Portal, de 2005 à 2019, sur la gestion de l’offre dans les pharmacies hospitalières, les descripteurs suivants ont été utilisés pour la recherche: service de pharmacie hospitalière; centre d’approvisionnement hospitalier; l’administration des matériaux à l’hôpital.

Dans la recherche, des articles ont été sélectionnés, avec cette approche thématique, les articles sélectionnés ont fait l’objet d’une analyse critique, dans le but d’identifier et de signaler les principales difficultés et inefficacités dans le processus de gestion de l’offre dans les pharmacies hospitalières.

Dans cet examen, nous avons adopté comme critères d’inclusion des études qui envisageaient le thème recherché, réalisé au cours des 14 dernières années, et comme un critère d’exclusion des études ayant plus de 14 ans de publication ou qui ne se rapportaient pas aux descripteurs étudiés.

Dans le cadre des critères d’inclusion et d’exclusion dans la sélection, dans la recherche finale, un total de vingt-cinq (25) articles directement liés au thème et aux objectifs de l’étude ont été classés pour analyse, en contemplant les critères attendus. Ces articles ont été lus et relus, ce qui a rendu possible leur synthèse, leur interprétation et leur analyse critique.

3. REVUE LITTÉRAIRE

La gestion des matériaux consiste en des étapes logistiques, parmi lesquelles le choix des matériaux et des fournisseurs, l’acquisition, la réception, le contrôle et l’organisation de matériaux en stock, de stockage, de distribution et d’assistance au public visé (BARBIERI; MACHLINE, 2017).

Cette administration s’applique également dans le domaine de la santé, plus précisément au secteur de la pharmacie hospitalière, à laquelle elle est chargée de toute la gestion de ses matériaux et médicaments, qui apportent avec elle une énorme variation d’articles et de grandes dimensions dans la quantité. Comme le rapporte Barbuscia (2006), lorsqu’il dit que « la logistique est fonction de l’administration de matériaux chargés de fournir du matériel et des médicaments dans le temps nécessaire pour aider les patients »

Il est donc évident que la logistique dirige toutes les phases à travers lesquelles les matériaux et l’information passent dans la chaîne d’approvisionnement, des fournisseurs de matériaux à la livraison aux patients, agissant dans chaque phase du processus, pour s’assurer qu’il n’y a pas de défaillances dans ce processus ou qu’ils sont le minimum possible.

La logistique de la distribution dans les hôpitaux a le devoir d’assurer la livraison des médicaments et des matériaux au bon moment et dans le secteur demandé. Cependant, dans ces organisations souvent le flux de distribution n’est pas très précis et il n’est pas toujours possible de quantifier avec précision tous les matériaux qui seront nécessaires dans certaines procédures médicales. Cette lacune dans la prévision peut entraîner des difficultés de planification et de contrôle (PEREIRA, 2006).

La pharmacie hospitalière se caractérise par un secteur doté de compétences cliniques et de soins, doté de capacités de gestion et d’administration, agissant ainsi comme l’un des principaux secteurs de l’hôpital. Elle est responsable de l’approvisionnement sûr et rationnel en médicaments et de certains articles médico-hospitaliers, et peut être liée au conseil clinique ou administratif de l’hôpital (SILVA et al., 2013).

Elle a plusieurs fonctions, allant des activités communes du cycle d’assistance pharmaceutique telles que la sélection, la programmation, l’acquisition, le stockage, la distribution et la distribution de médicaments, ainsi que la gestion des ressources humaines, financières et matérielles (SILVA et al., 2013).

Les inventaires sont des éléments essentiels pour répondre à des demandes prévisibles, ce sont eux qui fournissent l’ensemble du flux de production, permettant ainsi des rationalisations dans les processus d’achat, assurant l’uniformité dans les processus de production et permettant aux institutions de pratiquer l’économie. Pour cette raison, les stocks peuvent être considérés comme des éléments intrinsèquement associés à la compétitivité des organisations (ACCIOLY; AYRES; SUCUPIRA, 2008).

Selon Cavallini et Bisson (2010), les stocks dans les pharmacies hospitalières sont caractérisés par des cycles de demandes et de réapprovisionnements, avec des variations fréquentes et des degrés élevés d’instabilité, facteurs critiques en raison de la nécessité de stocker les médicaments dans la disponibilité dans la même proportion dans laquelle ils sont utilisés. Ces médicaments en gros stocks représentent des coûts élevés, et dans les établissements hospitaliers, les médicaments et les matériaux peuvent représenter jusqu’à 75 % des dépenses financières.

La gestion de la chaîne d’approvisionnement est un processus indispensable pour obtenir des résultats satisfaisants entre les entreprises et les clients, de sorte qu’elle permet de contrôler tous les processus, de réduire les coûts plus élevés et la disponibilité du produit si nécessaire.

Elle constitue l’activité de planification, de mise en œuvre et de contrôle du flux et du stockage économique des matières premières, des matières semi-finies et des produits finis, ainsi que les situations qui y sont liées, du point d’origine au point de consommation, dans le but de satisfaire les intérêts des clients (BARBIERI; MACHLINE, 2017).

Avec cela, pour une dimension de stock adéquate, qui répond bien à l’utilisateur final, il est nécessaire d’évaluer tous les flux et les procédures que les médicaments et les matériaux passent avant qu’ils ne soient disponibles dans les pharmacies hospitalières, sachant tout ce flux, de la production, la disponibilité dans les grandes entreprises et les représentants, la demande, la commande d’achat, le transport et la livraison, il est possible de fournir, quantifier et organiser le stock avec plus d’assurance.

Par conséquent, il est essentiel de quantifier adéquatement quels matériaux et médicaments sont les plus utilisés et consommés, en évaluant la relation de cette consommation avec la saisonnalité à laquelle ils sont soumis, en raison de la périodicité de certaines maladies selon les mois de l’année. Cette dimension devrait prévoir des augmentations et des diminutions en fonction de l’utilisation et de la livraison de ces produits, en évitant les expirations sur les tablettes ou l’absence de médicaments.

4. RÉSULTATS ET DISCUSSION

Dans la présente étude, certaines des principales difficultés et facteurs qui causent des interférences dans la gestion des fournitures dans les pharmacies hospitalières ont été identifiés, parmi eux le manque de planification des médicaments et des matériaux, la gestion participative non active, l’absence d’objectifs préétab quarts et le manque de formation professionnelle, ainsi que d’autres variantes qui seront discutées dans la séquence.

Les données de Silva et al. (2013), soulignent que dans les pharmacies étudiées, dans la plupart d’entre elles, la planification avec objectifs et objectifs n’a pas été effectuée, il a également été dit qu’il y avait un manque de manuels de normes et de procédures pour diriger les routines. Pour lui, la gestion d’une pharmacie hospitalière a en soi le devoir de fournir un soutien adéquat, afin d’obtenir l’excellence dans l’offre de soins et d’assurer la contribution technique, scientifique, clinique et administrative.

Selon Silva et al. (2013), aucun hôpital parmi les personnes étudiées n’incluait les processus et ou les étapes de la gestion participative, axés sur la qualité et les résultats, ce qui diffère du modèle de gestion recommandé pour ce suivi hospitalier. Le mode de gestion participative lorsqu’il est adapté à la philosophie institutionnelle a été présenté comme une solution efficace pour améliorer les soins, mais malheureusement ce n’est pas le scénario trouvé dans la plupart des hôpitaux étudiés. Ce résultat montre une articulation fragile du travail de la pharmacie hospitalière avec les autres secteurs de l’hôpital.

Dans un autre scénario, Infante et Santos (2007) soulignent que le manque de régularité dans l’offre, parfois la rareté du produit et même le manque de matériel, sont des situations qui se produisent souvent dans les services de santé publique et qui ont des répercussions qui ont une incidence négative sur leur performance et leur image devant les professionnels et la communauté.

Ces données corroborent les études d’Andreoli et Dias (2015), qui montrent que les impacts négatifs causés par les périodes de pénurie, causées par des dysfonctionnements dans la conformité budgétaire ne sont pas faibles, étant significatifs dans l’institution. Toutefois, cette étude a également mis en évidence les déchets et l’utilisation abusive des médicaments, des fournitures et du matériel hospitalier, la faible amélioration professionnelle des serveurs dans la zone d’approvisionnement et la surveillance réduite en ce qui concerne la planification logistique dans les organisations de santé.

Les défaillances de la logistique peuvent entraîner des pertes dans les ressources humaines et financières, ce qui perd de l’efficacité dans l’approvisionnement adéquat en médicaments. Le grand nombre de produits sans standardisation au détriment des produits standardisés désorganise le service d’assistance pharmaceutique à l’hôpital et produit l’augmentation de la consommation de médicaments qui ne sont pas inclus dans la liste des produits, ce qui entraîne une augmentation possible des pertes de médicaments standard au moment de l’expiration de la même, et interfère négativement dans la planification des achats de ces médicaments (BARBOSA , 2015).

Dans les études de Gonçalves, Novaes et Simonetti (2006), des facteurs similaires sont constatés, lorsqu’ils rapportent que les taux des dépenses financières en médicaments démontrent que l’augmentation des coûts des secteurs de la santé n’est pas viable, tant les institutions publiques que les organismes de santé privés. La planification et le contrôle de ces dépenses sont des moyens qui peuvent assurer la survie des établissements hospitaliers.

Selon Pereira (2006), la gestion de la chaîne peut offrir de nombreuses situations où il est possible d’obtenir une productivité accrue dans les établissements, en conséquence de cela peut réduire considérablement les coûts institutionnels, et donc ajouter une plus grande valeur aux produits et services fournis.

D’un autre point de vue, Noronha et Borges (2005), n’ont pas identifié par les gestionnaires ou les responsables du secteur des achats, la consultation sur l’analyse des aspects techniques et/ou épidémiologiques et les variations de la consommation, pour la définition des coupes ou des ajouts dans l’ordre d’achat, n’a même pas trouvé de préoccupation quant à la qualité et la quantité des produits, révélant ainsi qu’ils n’ont pas fait ces évaluations dans les hôpitaux qu’ils ont étudiés.

Le professionnel pharmaceutique est lié à toutes les phases de la chaîne logistique du médicament, principalement il agit en phase d’acquisition, et doit être en mesure de mener des activités techniques telles que la normalisation, les spécifications et l’avis technique (SFORSIN et al., 2012).

La non-utilisation des ressources technologiques, telles que les programmes de contrôle des stocks, entrave le processus de gestion des fournitures hospitalières, ce point a été l’une des inefficacités constatées et l’un des points fragiles dans le processus logistique. L’administration des ressources matérielles, humaines et financières peut être effectuée avec plus de précision et d’agilité avec l’utilisation des technologies de l’information (SFORSIN et al., 2012).

En résumé, il est entendu que pour atteindre la qualité de la gestion des stocks, une bonne structure organisationnelle est nécessaire, ce qui permet les actions du service qui nécessitent des procédures bien définies, des connaissances techniques et scientifiques dans le domaine, des activités intégrées et la recherche permanente d’améliorations dans les processus et les résultats dans la gestion logistique de la pharmacie hospitalière.

5. CONSIDÉRATIONS FINALES

Le service de pharmacie des hôpitaux est responsable de nombreux processus qui ont un grand impact sur les soins de santé. Les pharmacies hospitalières doivent effectuer un certain nombre d’activités complexes d’une manière organisée et efficace pour répondre aux besoins des patients sous leurs soins.

Dans cette diversité de tâches est la gestion des fournitures, de leur acquisition à leur disponibilité dans le stock local et à leur destination finale, sans l’efficacité et le contrôle appropriés de ce processus, c’est que les patients (consommateurs finaux des produits) seront mal servis, et de prendre des risques pour la santé, puisque l’échec de ce processus peut causer une pénurie et un patient donné peut être sans les médicaments appropriés et le traitement.

Cette étude a révélé que dans la plupart des hôpitaux présentés, il est difficile de maintenir un contrôle adéquat des stocks, cela se produit pour plusieurs raisons, du manque de préparation spécifique aux professionnels travaillant dans ce domaine de la gestion de l’offre, comme des difficultés à quantifier la consommation réelle, la spécificité des matériaux stockés et même le manque de ressources financières dans certaines situations.

De là, la logistique de la gestion de la chaîne d’approvisionnement a été considérée comme indispensable au bon fonctionnement de la pharmacie hospitalière, afin de promouvoir un contrôle adéquat du stock, un approvisionnement satisfaisant et, par conséquent, plus d’efficacité et de sécurité pour l’ensemble de l’hôpital et pour le patient.

Il est recommandé que d’autres études soient menées dans ce domaine et qu’elles puissent contribuer aux soins primaires dispensés par le service de pharmacie de l’hôpital, afin d’apporter des avantages aux hôpitaux, aux utilisateurs et à la société.

RÉFÉRENCES

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[1] Étudiant de troisième cycle dans le contrôle des infections hospitalières par FUTURA. Spécialiste en santé mentale à l’INESPO, Baccalauréat en soins infirmiers de l’Université fédérale de Maranhão – UFMA.

[2] Diplômé en technologie logistique de l’Université fédérale de Tocantins-UFT.

[3] Spécialiste en obstétrique et néonatologie au CEUMA. Baccalauréat en sciences infirmières de la San Francisco School of Education.

[4] Spécialiste en soins infirmiers professionnels, soins intensifs et urgence et urgence par l’INESPO. Baccalauréat en sciences infirmières de l’Université fédérale de Maranhão -UFMA.

Soumis : août 2020.

Approuvé : septembre 2020.

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