Secretariado Executivo e Redação Empresarial: A Atuação do Profissional de Secretariado na Comunicação Organizacional Escrita

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LOPES, Luciana da Silva [1]

LOPES, Luciana da Silva. Secretariado Executivo e Redação Empresarial: A Atuação do Profissional de Secretariado na Comunicação Organizacional Escrita. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 03, Ed. 03, Vol. 01, pp. 178-192, Março de 2018. ISSN:2448-0959

RESUMO

A comunicação organizacional escrita é de fundamental importância, não só pela transmissão das informações necessárias aos vários públicos, mas, também, para a imagem institucional. Uma boa redação empresarial pode ser determinante para a valorização da empresa e seu reconhecimento como organização séria, comprometida e confiável, tanto interna quanto externamente. Nesse contexto, o profissional de secretariado exerce um papel de destaque, tendo em vista que compete a ele, na maioria das vezes, a tarefa de redigir e revisar os textos que circulam dentro e fora da empresa. Para tal, esse profissional deve estar comprometido com seu trabalho, conhecendo os objetivos que seus superiores pretendem alcançar com os textos redigidos e, não menos importante, dominando as regras de redação, ortografia e gramática do idioma que utiliza. Assim, este trabalho apresenta, por meio de pesquisa bibliográfica, uma análise da comunicação empresarial, com foco especial na redação, com o intuito de demonstrar como o (a) secretário (a) executivo (a) pode contribuir significativamente para que a escrita organizacional seja positiva, gerando bons resultados para a empresa.

Palavras-Chave: Comunicação Empresarial, Secretariado, Redação, Escrita.

1. Introdução

A comunicação empresarial é um dos aspectos mais relevantes para o sucesso de uma organização. Afinal, a empresa que consegue passar informações claras, coerentes, precisas e corretas aos seus públicos transmite confiança, senso de organização e equilíbrio, o que reflete diretamente na sua imagem.

Tanto a comunicação oral quanto a escrita têm grande importância no contexto organizacional e devem ser utilizadas de acordo com o que pede a situação, o momento. Entretanto, este trabalho abordará brevemente a oral, dando destaque maior à informação escrita e considerando os diversos meios utilizados pelas empresas: correspondências, e-mails, relatórios, etc.

O foco será o papel do secretário executivo na comunicação empresarial escrita. O tema escolhido foi motivado pela experiência pessoal da autora, que atua há vários anos como secretária, efetuando, principalmente, atividades de elaboração, formatação e revisão de textos entre suas tarefas diárias.

Pretende-se mostrar, aqui, como o secretário pode, por meio da comunicação escrita, contribuir para a empresa como um todo, permitindo que os outros colaboradores se dediquem com mais afinco às suas atividades específicas, deixando a preocupação com a redação por conta do profissional de secretariado. Também serão vistas as características necessárias para quem trabalha com a escrita empresarial. Além disso, será abordada a importância da correção gramatical e ortográfica nos textos empresariais, visto que incorreções dessa natureza podem denotar desleixo, desatenção e falta de comprometimento, maculando a imagem da organização e de seus gestores.

Como apoio para este estudo, foi realizada uma pesquisa bibliográfica acerca da comunicação empresarial. Em seguida, é abordada a atuação do secretário atualmente e sua relação com a redação organizacional, com base nas referências bibliográficas. Na sequência, é apresentado um caso para ilustrar o tema, mostrando como é relevante o papel do secretário na redação empresarial. Por fim, são apresentadas as considerações finais, propondo uma reflexão sobre os assuntos aqui tratados.

2. Comunicação Empresarial

A Comunicação Empresarial é uma ferramenta estratégica de suma importância para o sucesso das organizações, sobretudo quando se enxerga a empresa como um complexo dinâmico, que envolve diversos grupos de pessoas, tanto interna quanto externamente. Uma boa definição para o conceito é dada pela Empresa Ágil (2015):

A Comunicação Empresarial compreende um conjunto de atividades, ações, estratégias, produtos e processos desenvolvidos para reforçar a imagem de uma empresa ou organização (sindicato, órgãos governamentais, ONGs, associações, universidades, etc.) junto dos seus públicos de interesse (consumidores, empregados, formadores de opinião, classe política ou empresarial, acionistas, comunidade acadêmica ou financeira, jornalistas) ou com a opinião pública. (EMPRESA ÁGIL, 2014, p. 13)

Pode-se dizer, então, que mais que uma ferramenta de gestão, a comunicação é parte da empresa. Ambas estão ligadas de tal forma que não é possível pensar numa organização sem considerar o fator comunicacional. Conforme Luiz Roberto Dias de Melo:

Empresas são organismos vivos, muitas vezes estruturas de alta complexidade, que chegam a envolver milhares de colaboradores, os quais, por sua vez, interagem direta e indiretamente com milhões de pessoas em um só país, ou em dezenas de países ao redor do mundo. […]

Do ponto de vista da comunicação, podemos dizer que empresas são “máquinas de gerar sentido” com a finalidade de obter certo tipo de resposta   de seus públicos. É possível que você nunca tenha pensado sobre o papel da empresa, considerando a necessidade que ela tem em comunicar determinados aspectos da sua cultura organizacional num processo de construção de sua imagem corporativa. (MELO, 2012, p. 11)

Francisco Gaudêncio Torquato do Rego afirma que “a comunicação é um sistema aberto, semelhante à empresa” (REGO, 1986, p. 15). O autor diz ainda que o processo comunicacional está ligado à cultura organizacional, sendo a comunicação responsável por transmitir a ideologia empresarial para os diversos públicos, gerando influências (REGO, 1986).

É possível compreender, assim, que a Comunicação Empresarial, além de transmitir informações, serve para difundir os valores e ideais da organização, contribuindo para a formação de sua imagem perante os diversos públicos – funcionários, stakeholders[2], sociedade, concorrentes, órgãos públicos, etc. Afinal, “através de e-mails, cartas, relatórios, propagandas, sites e redes sociais é que nós construímos e registramos a história da empresa e suas ações” (Empresa Ágil, 2014, p. 4).

A Comunicação Empresarial pode ser realizada oralmente, principalmente dentro da empresa, entre os colaboradores, gestores e clientes, ou pela escrita, por meio de cartas, relatórios, e-mails, etc., como será visto nos próximos subitens.

2.1 Comunicação Empresarial Oral

Entre os meios mais comuns de comunicação oral nas empresas estão: reuniões, congressos, convenções, palestras, ligações telefônicas e conversas informais (CESCA, 2006).

Conforme Rego (1986), a vantagem da comunicação oral é que ela permite a obtenção de um retorno rápido e imediato, já que os interlocutores estão frente a frente. Além disso, possibilita que qualquer mal-entendido seja solucionado prontamente. Entretanto, o mesmo autor afirma:

No entanto, muitas mensagens empresariais não podem utilizar-se dos canais naturais, como o relatório mensal de produção. As mensagens escritas, embora de caráter menos pessoal, constituem parte essencial nas comunicações empresariais, principalmente quando se trata de informações   importantes que devem chegar a um grande número de pessoas. (REGO, 1986, p. 64)

Assim, pode-se afirmar que a comunicação oral, embora eficiente em alguns casos, não substitui a escrita no contexto organizacional. Nas empresas, há uma necessidade de formalização da mensagem, o que só é possível por meio da redação empresarial, como será estudado a seguir.

2.2 Comunicação Empresarial escrita

A comunicação escrita é de fundamental importância para o funcionamento da empresa. Por meio dela, são transmitidas informações diversas e formalizados acordos entre a organização e seus fornecedores, firmados contratos e comunicadas as decisões gerenciais. É por meio da escrita que a empresa se dirige, geralmente, à sociedade e aos órgãos públicos – neste último caso, Cohen (2011) destaca que a comunicação escrita passa a ser denominada correspondência oficial.

Dada a relevância da comunicação escrita, é imprescindível que ela seja sempre bem-feita. Para Teixeira (2007):

Na administração moderna, os princípios que norteiam as decisões se baseiam nos conceitos de eficácia e eficiência. Também vale dizer que, no âmbito da comunicação empresarial, tais princípios funcionam como meta a ser alcançada em qualquer modalidade textual. (TEIXEIRA, 2007, p. 51)

A Empresa Ágil (2015) reforça:

O texto empresarial não reflete apenas o trabalho de quem o redigiu, ele reflete toda a empresa. É por isso que uma carta, um e-mail ou um relatório   mal escrito, mal formatado, sem clareza nem correção, por exemplo, representa uma empresa pouco confiável.

Daí a importância de se preocupar com a clareza, concisão e correção ao redigir em nome de uma empresa, a fim de evitar uma imagem negativa dela e sua como redator.

A consolidação do sucesso profissional é composta por uma série de fatores, e a comunicação escrita é um deles. (EMPRESA ÁGIL, 2015, p. 1)

Sendo assim, é necessário que a pessoa responsável pela redação empresarial esteja alinhada com os objetivos da organização, para que consiga transmitir, com exatidão, aquilo que ela pretende comunicar. Também é importante que saiba utilizar a linguagem adequada a cada situação, tendo conhecimento da norma culta da língua portuguesa, a fim de escrever com correção, coerência e objetividade, já que a comunicação empresarial deve ser a mais clara possível. Para tanto, a Empresa Ágil (2015) enumera alguns cuidados a serem tomados quando da elaboração de um texto empresarial: pensar antes de escrever; ser direto e simples, transmitindo a mensagem com objetividade e seriedade; não usar clichês, chavões ou frases feitas; evitar jargões; não “tropeçar” nos erros de português; ler e reler o texto e, se julgar necessário, solicitar que outra pessoa o revise; praticar a escrita diariamente; e aprimorar a gramática, lendo frequentemente livros, jornais e documentos diversos (EMPRESA ÁGIL, 2015).

Deve-se evitar, também, o uso da linguagem coloquial, que, como descrito por Botelho (2011, p. 56), é “informal, espontânea e descontraída”, já que ela não transmite a seriedade necessária ao ambiente corporativo e às relações empresariais.

Conforme Silva (2012):

[…] ao redigir, deve-se estar atento para o uso culto e o informal (coloquial). Entende-se por nível formal aquele adequado à exigência gramatical (ou normativa) da língua (falada ou escrita), como a concordância verbal e a nominal, a colocação dos pronomes relacionada às situações de ênclise, próclise e mesóclise, entre outras.

Porém é preciso alertar o leitor para não confundir formalidade com rebuscamento ou sofisticação. O emprego dos diferentes níveis de linguagem está associado à situação que envolve o ato comunicativo, ou seja, ao contexto. (SILVA, 2012, p. 19)

Para Cohen (2011), “toda organização se relaciona com um universo composto por distintos públicos. Para cada público destinatário cabe um tipo específico de correspondência escrita, tanto no que diz respeito à forma quanto ao conteúdo (…)” (COHEN, 2011, p. 52).

A necessidade de clareza e objetividade na comunicação escrita é consenso entre os autores, como demonstram as citações acima e as palavras de Teixeira (2007), que afirma:

Uma das grandes qualidades da comunicação escrita é a clareza. Um texto obscuro ou rebuscado deixa o leitor inseguro, sem condições de responder prontamente ao que é solicitado. […] O rebuscamento na comunicação empresarial esbarra em dois entraves à eficácia: pode levar a crer que o emissor é pedante, gerando uma rejeição natural à ideia exposta, ou pode resultar em mau entendimento, destruindo todo o objetivo da comunicação. (TEIXEIRA, 2007, p. 52)

Botelho (2011) ressalta que, embora a língua culta deva fazer parte da redação empresarial, por sua sobriedade e correção, “deve ser utilizada com moderação, para não demonstrar pedantismo” (BOTELHO, 2011, p. 57).

Silva (2012) destaca, contudo, que assim como não se deve confundir formalidade com rebuscamento, é preciso cuidado para evitar a pobreza vocabular:

[…] a linguagem empresarial moderna caminha para a simplicidade e a praticidade. Observa-se, no entanto, que organizar um texto simples não significa incorrer no uso de um vocabulário empobrecido ou na omissão de ideias nucleares, fundamentais para a compreensão da mensagem. (SILVA,   2012, p. 38)

Para que a comunicação empresarial escrita seja bem-sucedida, é preciso que o emissor se coloque no lugar do destinatário, ou seja, escreva pensando em como a sua mensagem será interpretada. Conforme Santiago (2008), “se o outro não entendeu, não ocorreu comunicação”. Teixeira (2007) vai além e afirma:

Em vez de esperar que seu interlocutor naturalmente entenda suas ideias, é melhor perguntar o que ele compreendeu, observando se o que se quis dizer foi entendido perfeitamente. Caso contrário, refaça a comunicação de outra forma. Tal procedimento vale também para quando se recebe uma mensagem. Parafraseando o que seu interlocutor disse, ambos terão a certeza de que estão se referindo à mesma ideia, eliminando os possíveis ruídos na comunicação. (TEIXEIRA, 2007, p. 52)

George e Jones (2011) também apontam para a necessidade de solicitação desse retorno, afirmando que, para que haja uma comunicação efetiva, sem distorção da informação, deve-se pedir, formalmente, uma resposta do interlocutor. Por exemplo, ao escrever uma carta, memorando ou fax, o remetente pode solicitar ao destinatário que responda por escrito, agendar uma reunião para discutir o assunto apresentado na correspondência enviada ou solicitar que seja feito um follow up[3] por telefonema (GEORGE; JONES, 2011).  Por isso, quando a intenção é direcionar a mensagem a um determinado público, deve-se priorizar a comunicação pessoal, em vez da impessoal.

Ainda conforme George e Jones (2011), a comunicação impessoal impossibilita o feedback[4] e apresenta menos riqueza de informação, sendo adequada para alcançar um número maior de receptores. Portanto, deve ser redigida com mais clareza ainda, em uma linguagem compreensível a todos os destinatários. Como exemplos desse tipo de comunicação, destacam-se os comunicados gerais, circulares, regulações, mudanças de procedimentos internos da empresa, etc. (GEORGE; JONES, 2011).

A comunicação pessoal, por outro lado, por ser direcionada a um número reduzido de destinatários (às vezes, apenas um), permite a obtenção do feedback, muitas vezes por meio de uma resposta formal, escrita, o que facilita confirmar o entendimento da mensagem.

Pode-se dizer, então, que a redação empresarial deve ser bem elaborada, sem formalidade excessiva, mas com correção linguística, adequando-se a linguagem utilizada a cada destinatário, de modo que a mensagem seja transmitida com sucesso. Isso influenciará a visão que o público tem da organização e servirá para reforçar seus valores. Para tanto, é preciso que haja alguém dentro da empresa encarregado de escrever os documentos que serão enviados, de maneira clara e concisa. Em muitos casos, essa atribuição é dada ao profissional de secretariado executivo, de forma a concentrar a tarefa de escrita em uma pessoa, o que facilita a normatização da redação empresarial e evita a sobrecarga dos outros funcionários, geralmente ocupados com outras funções. O item seguinte abordará esse assunto.

3 Secretariado executivo e redação empresarial

O secretário executivo[5] é um profissional de suma importância para o funcionamento da organização. Antigamente, sua função se resumia em atender e fazer telefonemas, receber e arquivar documentos, entre outras tarefas. A profissão era exercida predominantemente por mulheres, que deveriam ser submissas e mecânicas, cumprindo passivamente as ordens que lhes eram dadas (NEVES, 2007).

Atualmente, seu papel principal é assessorar o executivo e a empresa. Conforme Bond e Oliveira (2009, p. 22), “ele atua como fonte de informações para a alta administração e possui poder de decisão para realizar tarefas que antes eram desempenhadas pelos próprios executivos”. Neves (2007) acrescenta:

As secretárias tornaram-se uma espécie de gerentes de produção, com autonomia para deliberar sobre assuntos do dia-a-dia e para buscar soluções de problemas. Se antes apenas enviavam e recebiam correspondências hoje coordenam o trâmite de papéis, administram os custos do setor e supervisionam compras. Ases da informática, elas se utilizam dessa imprescindível ferramenta de trabalho para agendar reuniões e compromissos – convocando os envolvidos por correio eletrônico interno – para redigir textos e elaborar relatórios de apoio para reuniões. (NEVES, 2007, p. 33)

A abrangência de atuação desse profissional mudou ao longo do tempo, como exemplificado no Quadro 1:

Quadro 1 – Atuação do profissional de secretariado

ANTES ATUALMENTE
Envio e recebimento de correspondências Coordenação do trâmite de papéis no departamento e de assuntos de rotina
Abastecimento do setor com material de trabalho Coordenação de compras, cotação com fornecedores, administração dos custos da área
Atendimento de ligações telefônicas Atendimento ao cliente
Manutenção de arquivos físicos Manutenção de arquivos eletrônicos
Execução de tarefas operacionais Gerenciamento de tarefas operacionais

(NEVES, 2007, p. 34)

As funções do secretário podem variar de acordo com a empresa onde trabalha, mas, independentemente disso, ele precisa ser polivalente, capaz de executar diversas tarefas simultaneamente. Deve atuar como assessor executivo, gestor, empreendedor e consultor, com capacidade para planejar, organizar, implantar e gerir projetos, além de promover ideias e capacidades críticas, reflexivas e criativas (NEVES, 2007).

Rosário (2016) reforça:

Multiprofissional: por exercer múltiplas funções ao mesmo tempo em múltiplos segmentos. É uma das poucas profissões que tem capacidade de atuar em quaisquer segmentos. Vivemos no tempo das “multis”. O da multitarefa, multifuncionalidade, da multiexperiência e da multicapacidade em função das rápidas mudanças no mercado, o que se torna uma vantagem competitiva para o profissional.

O seu papel vem assumindo responsabilidades cada vez mais importantes por trabalhar em conjunto com a alta administração, que por sua vez atuam   no setor estratégico de acordo com a pirâmide estrutural das organizações. (ROSÁRIO, 2016)

Para tal, é necessário que tenha “um conhecimento bastante amplo e complexo, tanto nas áreas humanas como nas administrativas, além de um perfil adequado, no qual deve prevalecer a habilidade interpessoal” (BOND; OLIVEIRA, 2009, p. 23). Neves (2007) destaca outra característica imprescindível para o exercício da profissão de secretariado:

[…] entender a empresa e a sua cadeia produtiva, a sua razão de ser, seus objetivos e políticas, trabalhar com a cultura da organização, utilizando os novos conhecimentos para aprimorar estratégias em vantagens competitivas e analisar criticamente as organizações, antecipando e promovendo suas transformações. (NEVES, 2007, p. 36)

Dentre as competências necessárias para a profissão, está ainda a habilidade de comunicar-se bem, visto que o secretário executivo, hoje, responde pela empresa em diversas situações.

Conforme Bond e Oliveira (2009):

O novo paradigma dessa profissão foca-se na atuação do secretário em relação às suas responsabilidades: enquanto no passado esse profissional era visto como alguém que assessorava outra pessoa, geralmente um gerente ou diretor, hoje ele assessora uma área da empresa, por exemplo, a diretoria. (BOND; OLIVEIRA, 2009, p. 23)

Neves (2007) vai além e apresenta uma perspectiva de futuro para a profissão em acompanhamento à evolução das organizações, como demonstra o Quadro 2:

Quadro 2 – Comparativo

ONTEM HOJE FUTURO
Formação dispersiva autodidatismo Exigência de cursos específicos para a função Amadurecimento profissional – Código de ética
Falta de qualquer requisito para aprimoramento Cursos de reciclagem e de conhecimentos peculiares Constante aprimoramento e desenvolvimento contínuo
Ausência de política para recrutamento e seleção Exigência de qualificação e definição de atribuições. Plano de carreira Visão holística do trabalho em equipe, consciência profissional
Organizações burocráticas com tarefas isoladas Organizações participativas, tarefas definidas, trabalho com qualidade, criatividade e participação Organizações empreendedoras, trabalho em equipe, visão global, metodologia flexível, divisão de responsabilidade
Tarefas traçadas pela chefia Tarefas definidas pelo novo estilo gerencial Tarefas globais com autonomia para execução
Secretária como função Secretária como profissão Secretária como reconhecimento profissional
Objetivo de trabalho determinado pelo poder da chefia Objetivo de trabalho definido pela necessidade do mercado Objetivo do trabalho definido pela equipe empreendedora
Falta de recursos Introdução de informática e outros conhecimentos Necessidade constante de aprimoramento e de novos conhecimentos
Chefia Executivo Parceria

(NEVES, 2007, p. 36)

Percebe-se que há uma grande evolução das organizações, o que reflete no perfil do profissional de secretariado. Ele deve acompanhar essas modificações, adequando seu perfil às empresas nos dias de hoje. Também precisa se preparar para o futuro, buscando aprimorar-se e capacitar-se cada vez mais, a fim de manter-se ativo e atender às necessidades das organizações, evitando ficar obsoleto e fora do mercado de trabalho. Como afirmam Bond e Oliveira, no livro “Manual do profissional de secretariado, v 3: secretário como cogestor”, o secretário, hoje, tem papel ativo na gestão empresarial, não só auxiliando o gestor nas tarefas diárias, mas, também, envolvendo-se intelectualmente, em parceria com outros profissionais (BOND; OLIVEIRA, 2009).

Uma das mudanças mais importantes na atuação do secretário executivo diz respeito à sua relação com a correspondência empresarial. Se antes ele apenas recebia, encaminhava e arquivava documentos, como apontado no Quadro 1, hoje ele é, muitas vezes, responsável por redigi-los, seguindo as orientações da empresa, ou revisá-los, para evitar que haja erros em correspondências, o que poderia macular a imagem institucional. Para tal, é preciso que ele tenha o domínio das regras gramaticais e ortográficas, conforme mostrado no capítulo anterior deste artigo, e que esteja em sintonia com a cultura organizacional, para que possa transmitir fidedignamente aquilo que a empresa deseja comunicar. O caso apresentado a seguir exemplifica a atuação de uma profissional de secretariado na escrita de uma empresa.

3.1 Apresentação de caso

No caso aqui apresentado, temos uma empresa de economia mista que atua no segmento de geração e transmissão de energia[6]. Uma de suas divisões, situada no interior do estado do Rio de Janeiro, é responsável pela construção de usinas hidrelétricas e obras de compensação socioambiental. Sendo assim, boa parte de seu quadro de funcionários e terceirizados é composta por profissionais da área técnica e operacional, principalmente, engenheiros e técnicos especializados.

Os mesmos profissionais que executavam as atividades técnicas, como fiscalização de obras, coordenação de frentes de trabalho, atividades de campo, entre outras, eram responsáveis por elaborar, formatar e revisar as correspondências da divisão, redigir e emitir as atas de reuniões de produção.

Em 2009, foi contratada uma colaboradora para atuar na secretaria do local, que deveria, além de executar as diversas tarefas inerentes à função, como arquivamento, atendimento, assessoria à gerência e reservas de passagens e hospedagens, cuidar da redação de correspondências e atas de reunião e fazer a revisão dos documentos escritos por outros funcionários, incluindo e-mails, relatórios, notas técnicas, correspondências de circulação interna e externa, dentre outros.

A atividade de escrita dessa empresa, então, passou a ser centralizada nessa secretária, permitindo que os outros profissionais se ocupassem mais com as atividades técnicas. Mesmo quando esses funcionários escrevem alguns documentos, tais como relatórios, cartas e notas técnicas, a revisão ortográfica e gramatical passa pela colaboradora contratada, assim como a formatação, a fim de evitar possíveis erros e possibilitar que a mensagem transmitida seja a mais clara, coesa e coerente possível.

Ressalta-se que, no caso dessa empresa, como as atividades são, em sua maioria, de cunho técnico, vários documentos ainda precisam ser elaborados pelo pessoal da área específica, já que a linguagem utilizada costuma ser predominantemente técnica, consistindo “(…) no uso de vocábulos específicos para designar instrumentos utilizados em determinada profissão (…)” (BOTELHO, 2011, p. 56), ficando a revisão e a formatação por conta da secretária. Em outros casos, contudo, ela participa de todo o processo, desde a escrita inicial até o envio do documento para a aprovação da gerência.

Para desempenhar tal função, como foi dito nos capítulos anteriores, seria necessário que a referida colaboradora tivesse as competências necessárias: habilidade de escrita, conhecimento da língua portuguesa e facilidade em transmitir ideias em forma de redação. Quando de sua contratação, foi exigida a comprovação dessas habilidades. A colaboradora em questão é graduada em Letras – considerada área afim do Secretariado Executivo – e já tinha experiência anterior em secretariado e revisão textual, embora isso não seja imprescindível para o exercício da função nem seja requisito para admissão em todas as organizações, pois muitas pessoas têm as habilidades aqui descritas, mas sem formação específica na área.

Esse caso mostra como o profissional de secretariado pode ter papel determinante na redação empresarial. Ao executar a tarefa de redigir e/ou revisar textos, ele atua como agente fundamental na propagação da mensagem que a empresa deseja transmitir e, além disso, possibilita que os outros colaboradores se concentrem em suas áreas de atuação específicas, deixando a cargo do secretário a organização das ideias por eles escritas e, muitas vezes, a própria elaboração dos textos.

Conclusão

A comunicação empresarial, sobretudo a escrita, é fundamental para o sucesso de qualquer organização. É consenso entre os autores estudados para a realização deste trabalho que ela deve ser clara, coesa, coerente e objetiva. Deve-se prezar pela redação correta, de acordo com as normas ortográficas e gramaticais, mas sem rebuscamento ou formalidade exagerada. Por outro lado, é importante evitar pobreza vocabular e informalidade excessiva, já que a redação empresarial deve transmitir sobriedade e correção, sempre coerente com a imagem e os valores da empresa.

É fundamental, também, adequar a linguagem utilizada aos diversos públicos e às situações de comunicação, pois a comunicação só é bem-sucedida se houver compreensão de ambas as partes – emissor e receptor. Assim, o remetente deve sempre procurar se fazer entender, utilizando os recursos de linguagem de que dispõe, colocando-se no lugar do receptor e verificando, antes do envio, se seu texto está realmente claro e objetivo.

Para executar essa tarefa, é importante que haja um profissional com os conhecimentos e habilidades necessários, tais como: fluência no idioma utilizado, ciência das regras da língua, destreza na organização das ideias e capricho. O secretário executivo pode ser indicado para tal, tendo em vista que, atualmente, a atuação desse profissional é muito mais abrangente que há alguns anos. Hoje ele concentra mais atividades e, em vez de dedicar-se apenas ao recebimento de correspondências, tramitação de documentos e atendimento telefônico, atua como gestor, assessor e divulgador da imagem empresarial, o que é feito também por meio da escrita organizacional.

Neste artigo foi mostrado o caso de uma empresa onde a atividade de escrita está centralizada na secretária. É ela quem redige grande parte da correspondência e, quando não o faz, por motivos técnicos, revisa toda a documentação antes de ser efetivamente emitida, possibilitando que seus colegas se dediquem mais às suas atividades técnicas e evitando que eventuais erros de escrita cheguem aos destinatários.

Pode-se inferir, assim, que a redação empresarial, atualmente, é uma das múltiplas funções exercidas pelo secretário executivo. Portanto, ele deve estar preparado para executar essa atividade com sucesso; atualizado quanto às normas de escrita; e afinado com a imagem da organização, a fim de que possa transmitir as ideias de acordo com o que deseja a empresa, de forma clara e objetiva. No caso apresentado, a profissional possui graduação em Letras e experiência como revisora, o que facilita o trabalho, já que tal formação envolve os conhecimentos de gramática e ortografia e a habilidade de redação.

Entretanto, cabe ressaltar que a formação específica na área de língua portuguesa não é imprescindível para o trabalho de redação empresarial, tampouco para a profissão de secretário executivo, pois há profissionais de outras áreas que possuem as habilidades necessárias para tanto e, atualmente, existem cursos superiores de secretariado. O mais importante é que o profissional que atua na área invista em sua capacitação, busque sempre ler e informar-se sobre diversos assuntos, enfim, esteja preparado para mudanças e apto a exercer a função de redator empresarial, que cada vez mais tem feito parte do cotidiano do secretário executivo.

REFERÊNCIAS

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______. Manual do profissional de secretariado, v. 3: secretário como cogestor. Curitiba: Ibpex, 2009, 96 p.

BOTELHO, Joaquim Maria. Redação empresarial sem mistérios: como escrever textos para realizar suas metas. São Paulo: Editora Gente, 2010, 176 p.

CESCA, Cleuza G. Gimenes. Comunicação dirigida escrita na empresa. Teoria e prática. São Paulo: Summus Editorial, 2006, 288 p.

COHEN, Maria Clara Jorgewich. Comunicação escrita: a busca do texto objetivo. Rio de Janeiro: E-papers, 2011, 201 p.

EMPRESA ÁGIL. Comunicação empresarial: conceito, aplicação e importância. Série Comunicação Empresarial na Prática, eBook 1, 2014, 58 p. Disponível  em: <http://www.empresaagil.com.br/eBook/eBook_N1.pdf>. Acesso em: 12 jan. 2017.

______. O sucesso profissional depende também da boa escrita. 25 set. 2015. Disponível em: <http://www.empresaagil.com.br/o-sucesso-profissional-depende-tambem-da-boa-escrita-2/>. Acesso em: 12 jan. 2017.

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FOLLOW UP. Disponível em: <https://www.significados.com.br/follow-up/>. Acesso em: 12 jan. 2017.

GEORGE, Jennifer M.; JONES, Gareth R. Administração contemporânea. Tradução: Maria Lúcia G. L. Rosa. 4 ed. Porto Alegre, AMGH, 2011, 816 p.

MELO, Luiz Roberto Dias de. Comunicação Empresarial. Curitiba: IESDE Brasil S.A., 2012, 360 p.

NEVES, Maria da Conceição de Oliveira. Introdução ao secretariado executivo. Rio de Janeiro: Editora T+8 Ltda., 2007, 130 p.

REGO, Francisco Gaudêncio Torquato do. Comunicação empresarial/Comunicação institucional. São Paulo: Summus Editorial, 1986, 158 p.

ROSÁRIO, Bianca. O papel do profissional de Secretariado Executivo. 6 mar. 16. Disponível em: < http://www.manualdasecretaria.com.br/o-papel-do-profissional-de-secretariado-executivo/>. Acesso em: 13 jan. 17.

SANTIAGO, Antônio Cláudio Queiroz. As competências das pessoas: potencializando seus talentos. São Paulo: DVS Editora, 2008, 112 p.

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TEIXEIRA, Leonardo. Comunicação na Empresa. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007, 196 p.

[1] Graduação em Letras pela Universidade Federal de Juiz de Fora, Juiz de Fora, MG. Especialização em MBA Executivo em Secretariado Executivo pelo Centro Universitário Barão de Mauá, Ribeirão Preto, São Paulo, Brasil.

[2] Stakeholders: “são os públicos de interesse de uma organização. São as partes interessadas e envolvidas voluntária ou involuntariamente com a mesma, onde há um objetivo específico de relacionamento, trazendo benefícios para ambas as partes”. (Disponível em: < http://www.racecomunicacao.com.br/blog/quem-sao-os-stakeholders/>. Acesso em: 12 dez. 2016.)

[3] Follow up: “expressão em inglês que significa acompanhar ou fazer o acompanhamento. Quando alguém realiza um follow up, significa que está fazendo uma avaliação de algo já foi feito, para obter uma resposta. O follow up é muito comum nas áreas comerciais e de compras das empresas”. (Disponível em: <https://www.significados.com.br/follow-up/>. Acesso em: 12 jan. 2017.)

[4] Feedback: “palavra inglesa que significa realimentar ou dar resposta a um determinado pedido ou acontecimento. O termo é utilizado em áreas como Administração de Empresas, Psicologia ou Engenharia Elétrica. Em alguns contextos a palavra feedback pode significar resposta ou reação”. (Disponível em: <https://www.significados.com.br/feedback/>. Acesso em: 12 jan. 2017.)

[5] Para simplificação do texto, o profissional de secretariado será denominado secretário executivo, estando subentendido que o exercício da profissão independe do gênero, podendo ser homem ou mulher. (N.A.)

[6] O nome da empresa e da colaboradora serão preservados, tendo em vista que não há a intenção de divulgar a empresa ou a profissional, apenas apresentar o caso ilustrativo (N.A.).

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