Análise das Limitações de Desempenho Encontradas no Processo de Implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) em uma Autarquia da Região Norte

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Análise das Limitações de Desempenho Encontradas no Processo de Implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) em uma Autarquia da Região Norte
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MORAIS, Válter Rocha [1]

THOMÉ, Ygor Aroucha [2]

CAMPOS, Helnatã Duarte [3]

CHIAMULERA, Felipe [4]

BORGES, Davi de Souza [5]

CORDEIRO, Jafé Praia Lima [6]

FRANÇA, Fabiano Franco [7]

BARBOSA, Daniel de Sá [8]

MORAIS, Válter Rocha; et. al. Análise das Limitações de Desempenho Encontradas no Processo de Implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) em uma Autarquia da Região Norte Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Edição 06. Ano 02, Vol. 01. pp 591-600, Setembro de 2017. ISSN:2448-0959

Resumo

Este trabalho objetiva analisar as limitações encontradas na melhoria do desempenho dos processos em Instituições Públicas, ao adotar o processo eletrônico, sendo fomentada pelo Governo Federal, que buscando agilizar e facilitar acesso a arquivos de processos, tendo como foco a aceleração da tramitação de documentos entre entidades internas e também externas. O estudo tem como base o processo de implantação por meio da adoção do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) em uma Autarquia da Região Norte, tendo como finalidade verificar as dificuldades que estão sendo encontradas, bem como barreiras para melhor aceitação por parte dos usuários do sistema, avaliando quais fatores que restringem o aumento do desempenho. Para alcançar tal êxito foi realizado um levantamento bibliográfico acerca do tema para o desenvolvimento e explanação que aborda processos eletrônicos, procedimentos arquivísticos e conceitos tecnológicos.

Palavras-chave: Sistema, Limitações, Mudanças, Administração Pública.

1. INTRODUÇÃO

No Brasil do início dos anos 1990, ganhou força o debate da reforma gerencial do Estado e o desenvolvimento da Administração Pública. Neste cenário, a nova Administração Pública, também conhecida como Administração Pública gerencial, surgiu como o modelo alternativo para as necessidades do gerenciamento do Estado, apresentando-se adequada ao diagnóstico da crise do Estado. Neste novo ambiente, cresce em todo o país iniciativas de governos com propostas inovadoras de Gestão Pública, que tiveram diversas práticas integradas a sociedade. Algumas delas foram iniciadas em governos, que estavam emergindo e integraram o novo cenário político brasileiro (PAULA, 2005).

A Gestão Pública se caracteriza por ser voltada para os resultados ao cidadão. A qualidade dos serviços prestados ao cidadão é estabelecida pelos próprios princípios da Constituição Brasileira, como: impessoalidade, legalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Possui, também, como base um modelo único que incorpora as politicas sociais à dimensão técnica, própria da administração (PALVARINI, 2009).

Em março de 2000, foram iniciados estudos para implantar o governo eletrônico no Brasil, ganhando espaço e se estabelecendo na Administração Pública. Foram, também, definidos Grupos de Trabalhos Interministeriais com o objetivo de levantar e promover políticas e diretrizes que viessem a auxiliar a implantação de novas formas eletrônicas de interação. A partir deste momento, o governo federal inicia a implementação de projetos cuja abordagem era orientada a utilização das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) ao cumprimento das atividades da Administração Pública, que envolvem a sociedade e o setor privado. É importante ressaltar que a intenção não limita-se a fornecer serviços à sociedade, todavia atingir um serviço mais amplo, atendendo as reais necessidades dos cidadãos (ROVER, 2010).

Essa nova estratégia tem como foco concentrar-se na melhoria de serviços, adotando iniciativas que integrem bases de dados oficiais, tendo como resultados: redução de retrabalhos, diminuição de redundâncias quanto a informações já prestadas pelo cidadão e agilidade no tempo do atendimento (PALVARINI, 2009).

Diante disso, o estudo tem como base o processo de implantação por meio da adoção do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) em uma Autarquia da Região Norte, tendo como finalidade verificar as dificuldades que estão sendo encontradas, bem como barreiras para melhor aceitação por parte dos usuários do sistema, avaliando quais fatores que restringem o aumento do desempenho. Para alcançar tal êxito foi realizado um levantamento bibliográfico acerca do tema para o desenvolvimento e explanação que aborda processos eletrônicos, procedimentos arquivísticos e conceitos tecnológicos.

2. REFERENCIAL TEÓRICO

A Gestão Pública pode e deve fornecer serviços de excelente qualidade, comparável a padrões internacionais. Quanto aos seus resultados deve buscar o atendimento total ou parcial das demandas da sociedade, transformando-se em impactos na melhoria da qualidade de vida das pessoas, gerando o bem comum. Seus instrumentos não estão limitados a um objeto específico a ser aplicado somente a alguns setores da sociedade, mas sim a todos os poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, ou seja, todas as esferas de governo (PALVARINI, 2009).

Este processo induz a um comportamento mais ético e eficiente, permitindo também a simplificação da própria estrutura de controle, sendo hoje tão burocrática. Também reduz os níveis de instâncias que os avaliam, promovendo a descentralização administrativa. As avaliações passam a serem realizadas por colegiados virtuais em turmas especializadas por assunto em âmbito nacional (SILVA, 2012).

A Gestão Pública desde que lançou o “Ano Nacional da Gestão Pública” tem como desafio a articulação, a mobilização e o fomento de um número de agentes, com a consequente gestão do conhecimento associado. Teve ainda, como decisão do governo federal a obrigação da publicação das Cartas de Serviços ao Cidadão para as organizações do Poder Executivo que prestam atendimento direto ao público. Essas instituições devem descrever e dar transparência dos níveis de qualidade envolvidos na relação com a sociedade, sendo submetidos ao controle social (PALVARINI, 2009).

Uma parte significativa dos gastos dessas instituições é por conta da dificuldade e da movimentação física destes documentos. Se qualquer papel protocolado tivesse de tramitar para qualquer parte do país, o custo seria maior que toda a folha de pagamento do órgão (SILVA, 2012).

Este objetivo é alcançado pelas seguintes melhorias: simplificação do atendimento, agilidade no serviço e acompanhamento de acordo com as necessidades contextuais de cada usuário. Estes estudos são utilizados como base das referenciais em outras instituições, podendo ser estabelecidos e compartilhados, disseminando assim conhecimento que aproximassem as instituições públicas do seu público-alvo, melhorando a gestão interna (PALVARINI, 2009).

2.1 EVOLUÇÃO

Existe a necessidade de evoluir a Administração Burocrática, por absoluta falta de funcionalidade. A Administração Gerencial possui foco no processo de trabalho e nos resultados alcandos por estes. Utiliza uma estrutura em rede que permite ao mesmo tempo maior controle e publicidade dos atos processuais. Ela é composta por novas estruturas, concentrando as decisões em equipe, sendo especialistas e melhor preparadas (SILVA, 2012).

A Gestão Pública possui como base de sua missão contribuir para a melhoria da qualidade dos serviços prestados à sociedade (PALVARINI, 2009).

O modelo que se seguia fomentava decisões monocráticas, sendo pouco transparente, contendo riscos, conveniências, em diversas áreas e em inúmeros assuntos. Por consequência desta situação, torna-se necessária uma superestrutura hierarquia de controle, podendo protelar decisões já transitadas (SILVA, 2012).

O governo também busca efetivar valores democráticos, como: participação, transparência, dignidade humana, representatividade e controle. Tudo isso, com as melhorias nos serviços prestados a sociedade (Rover, 2010).

2.2 NOVO AMBIENTE

Os documentos no formato digital permitem romper barreiras físicas e temporais, possibilitando um controle amplo, graças à transparência e a rastreabilidade garantidas pela Tecnologia da Informação (TI). Este formato aumenta a segurança dos atos, inibindo adulterações, facilitando a prestação de contas, bem como, aumenta o compromisso do funcionário público com seu trabalho, seja ele um analista, um gestor público ou até um político, pois estará sempre sendo observado (SILVA, 2012).

O processo eletrônico tem como base a disseminação de mudanças nas estruturas da prestação pelo uso de Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC), mas também impulsionar os modos nas prestações de serviços, tornado maior eficiência e gerando maior efetividade governamental. As facilidades nos acessos, permitindo ao grande público o acesso a informação, contribuindo para ambiente mais confiável (ROVER, 2010).

A Administração Pública torna-se um sistema integrado, tendo os fundamentos das decisões transparentes a todos os interessados, com regras mais firmemente ligadas às normas e princípios, sendo mais uniformes e funcionais. Isto permite que o sistema seja revisado pelo acompanhamento dos processos e sejam aplicadas melhorias resultando no aperfeiçoamento do seu trabalho (SILVA, 2012).

2.3 NOVA ESTRUTURA ADMINISTRATIVA

Ao promover estas mudanças no conceito de atividade e conduta de trabalho, uma nova forma de comportamento é adquirida, ao decorrer do tempo a percepção de atividade se posiciona acima da concepção da estrutura (SILVA, 2012).

A gestão do conhecimento necessita fornecer suporte as novas redes da Administração Pública, levando ao aprimoramento organizacional. O redesenho de processos possibilita remodelar o fluxo das atividades da organização, sendo alinhada à sua estratégia (REZENDE, 2015).

A quebra do paradigma está em deixar de lado conceitos fortemente enraizados em estruturas antigas para a nova forma de trabalho, utilizando o próprio sistema como instrumento de parâmetros para evolução dos processos de trabalho (SILVA, 2012).

A qualidade também sofre modificações, necessitando o acompanhamento de suas facetas quanto a: legitimidade, regularidade e orientação os cidadãos (REZENDE, 2015).

Ao longo do tempo a estrutura administrativa vai se moldando e se adaptando ao trabalho, refletindo suas necessidades. A descentralização administrativa vai ganhando espaço, pois os controles burocráticos de antes, demonstram-se desprovidos de serventia e naturalmente sendo reduzidos pela necessidade de se tornarem mais eficientes (SILVA, 2012).

2.4 GOVERNO ELETRÔNICO

O modelo adotado no governo eletrônico conecta tecnologia a estratégia, desempenhando um papel diretamente sobre desempenho da gestão de processos na Administração Pública. Este modelo é uma proposta modular, escalável e adaptável, podendo ser aplicado em pequenos e grandes governos e qualquer órgão público (REZENDE, 2015). A gestão da qualidade compreende legitimidade, regularidade e orientação para os cidadãos. No modelo de Schedles e Scharf da ênfase a mudança da cultura que ocorre na organização (REZENDE, 2015). Sendo composto de quatro camadas:

  • Camada referencial de acompanhamento de desempenho: gestão integrada do desempenho da Administração Pública;
  • Camada referencial de negócios: descrição dos negócios do governo, focada na relação com a sociedade;
  • Camada referencial de componentes de serviços: definições de componentes de TIC;
  • Camada referencial de tecnologia: padrões e especificações tecnológicas.

2.5 AS DIFICULDADES

O processo eletrônico implementado pelo governo apesar de ser constituído pelo uso de TIs, muitas vezes é aplicado abaixo de sua capacidade ou potencialidades (REZENDE, 2015).

Assim como é difícil supor que duas ou mais organizações tenham a mesma cultura é complicado mensurar a influência da cultura na performance. Esta pode ser vista como uma fonte de vantagem competitiva. Existe um consenso que a cultura se expressa por meio de manifestações particulares. Elas podem ser analisadas individualmente, mas é no seu coletivo, que se observam as semelhanças de comportamento dentro de determinados conteúdos (FREITAS, 1991).

As equipes de trabalho são alicerces da estrutura administrativa por função e são fortemente hierarquizadas; estes são os conceitos comuns às administrações burocráticas que a maioria dos servidores públicos compreende e com os quais se sentem familiarizados, pois conseguem ver quem é o chefe. Ao introduzir o conceito de atividade oriunda do processo de trabalho, começa um novo aprendizado para os servidores, primeiro conhecendo quais as atividades que sua equipe realiza, conhecendo quais as antecedem, e as que vem na sequência e quem são os seus fornecedores e clientes internos (SILVA, 2012).

O governo eletrônico tem como fundamento mudar a relação existente entre governo, iniciativa privada e sociedade em especial, aumentar a velocidade e oferecer mais transparência aos processos. Este processo não apenas visa utilizar as TICs para acesso mais rápido ao governo. Há uma clara intenção de promover mudanças no comportamento de quem presta serviço ao público (ROVER, 2010).

3. METODOLOGIA

Com relação ao desenvolvimento deste trabalho, ele possui sentido exploratório, isto é, se apresenta como um primeiro passo no campo científico, a fim de responder à questão do problema (RAUPP, 2003).

A pesquisa tem como base um estudo de caso, que avalia as limitações da implantação do sistema eletrônico, adotando o Sistema Eletrônico de Informação (SEI) em uma Autarquia da Região Norte. É descrito o processo, analisando o contexto onde está inserido, estabelecendo e fomentando a discussão, quanto as melhorias alcançadas e considerações sobre as restrições ao pleno uso ou adaptação ao novo meio, sendo oferecido aos membros e a sociedade a qual presta diversos serviços, estando agora mais ágil e também mais confiável.

Na metodologia cada estratégia apresenta vantagens e desvantagens. O estudo de caso é apenas uma das muitas maneiras de se fazer pesquisa. Levantamentos, pesquisas históricas e análise de informações são alguns exemplos de como realizar uma pesquisa (YIN, 2001).

Quanto aos fins a pesquisa tem caráter exploratório. Esta tem por objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema, fornecendo maior conhecimento e tornando explícitos seus aspectos (Gil, 1999).

Quanto aos fins, a pesquisa é descritiva. Ela tem o objeto e evidenciar os aspectos e características de determinado fenômeno ou população, estabelecendo assim, correlações entre variáveis, definindo sua natureza (Vergara, 2000). O caráter descritivo provém da percepção quanto ao uso das novas praticas utilizada nos serviços prestados e atividades internas destinadas aos processos eletrônicos, sendo efeito das práticas foco desta pesquisa.

O universo da pesquisa é constituído de atividades internas destinadas aos processos eletrônicos utilizados em uma Autarquia da Região Norte, podendo ser definida como censo. Estes serviços são inerentes ao atendimento do público, como: outros órgãos públicos, atendimento ao cidadão e iniciativa privada, correspondendo a todo campo de serviços prestados pela Autarquia.

4. DESENVOLVIMENTO: AS NOVAS PRÁTICAS E AVALIAÇÃO DA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA

O Sistema se apresenta como uma solução bastante flexível, que permite uma forma diversificada de uso de funcionalidades de ambiente sendo adequado a diferentes realidades.

Procedimentos Padronizados: Há uma clara necessidade da Instituição de produzir novos procedimentos, sendo moldados aos padrões de processos de cada setor.

Sigilo no acesso: A transparência é claramente uma necessidade da Administração Pública, podendo ser utilizada como ferramenta de controle social, proporcionando vias que garantam ética e correta atuação do Estado. Ainda que possa atribuir restrições a documentos sigilosos em casos específicos, o Sistema tem como fundamentos a adoção da transparência para fazer fluir a informação e o trabalho colaborativo. O ideal é facilitar e priorizar a publicidade como forma de garantir o funcionamento efetivo do sistema.

Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações: O novo ambiente oferece a medição e monitoramento dos processos. Há também meios para assegurar que os processos ou conjuntos estejam permanentemente monitorados, sem interferir no fluxo de cada movimentação. No que diz respeito à avaliação dos resultados dos processos, também é necessário fazer uso das funcionalidades da investigação e do acompanhamento.  É necessário realizar o levantamento da performance dos processos de cada uma das etapas de modo eficiente e preciso, oferecendo o rastreamento e acompanhamento das informações referentes a cada documento.

Editor do SEI: Este ambiente também permite acesso à importação de diversos formatos de arquivos (externos). Também permite a customização de certos documentos e formatação em outros padrões estabelecidos via instrumentos legais já definidos no Manual de Redação da Presidência da República. Podem, também, ser alterados de acordo com a necessidade de cada instituição. Outras de suas funcionalidades é a padronização da documentação interna, sendo automático o uso (numeração, data, processos de referência e seu número no SEI). Outro recurso de muita utilidade é a documentação que requeira publicação oficial, que agora podem ser realizadas no próprio ambiente do SEI, estando vinculado ao Veículo de Publicação (interno) ou externo (Portal).

4.1 O MODELO PROPOSTO NO LEVANTAMENTO DAS LIMITAÇÕES

O levantamento realizado obteve os seguintes dados demonstrados na Tabela 1:

Tabela 1   

Item Camadas Aspectos Avaliação
1 Acompanhamento de desempenho Existe uma necessidade de se ter uma avaliação do desempenho do sistema e também gestão e controle. É necessária para isso a implantação de índices de monitoramento na avaliação do desempenho do sistema
2 Referencial de negócios A carência na disseminação das novas práticas relacionadas aos recursos humanos da autarquia. O resultado é uma limitação quanto a uso e desenvolvimento de atividades de controle neste novo ambiente.
3 Componentes de serviços O impacto natural provocado pela mudança é fruto do nosso medo a incertezas, no qual, vemos como ameaças situações ambíguas ou condições incertas.

 

Acontece de forma natural a rejeição ou resistência as modificações e a um novo ambiente de trabalho.
4 Tecnologia Houve um aprimoramento quanto aos recursos tecnológicos, essencial para implementação do sistema, apresentando desempenho esperado as necessidades de rede. O levantamento realizado, quando as novas necessidades pela adoção de novas práticas de trabalho, ainda precisa de ajuste, pois os aperfeiçoamentos ocorrem quando há adaptação ao novo meio de trabalho.

Fonte: Elaborado pelos autores conforme estudos abordados

CONCLUSÃO

Por meio do estudo realizado, estando ambientado na Administração Pública foi possível verificar através de uma análise pós implementação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI), buscando romper com o modelo tradicional de gerenciamento de documentação, que no segundo momento gerou um formato mais dinâmico de gestão, obtendo melhores resultados quanto ao desempenho.

São verificadas neste novo cenário algumas limitações quanto ao alcance do seu real potencial. É possível constatar que existe uma nova necessidade de avaliação e controle, sendo necessária para isso a implantação de índices de monitoramento na avaliação do desempenho do sistema e também de produtividade relacionadas ao acompanhamento da documentação dos processos. Há carência na disseminação das novas práticas relacionadas aos recursos humanos da Autarquia, causando diretamente limitação quanto ao uso e desenvolvimento de atividades de controle neste novo ambiente.

Houve um aprimoramento quanto aos recursos tecnológicos, essencial para implementação do sistema, apresentando desempenho esperado as necessidades de rede, todavia o levantamento realizado, quanto as novas necessidades pela adoção de novas práticas de trabalho, ainda precisa de ajuste, pois os aperfeiçoamentos ocorrem quando há adaptação ao novo meio de trabalho.

O impacto natural provocado pela mudança é fruto do nosso medo a incertezas, no qual, vemos como ameaças situações ambíguas ou condições incertas. A resposta natural é rejeição a essas modificações ou oferecer resistência ao novo ambiente de trabalho.

É possível concluir que os avanços tecnológicos são fatores importantes, contribuindo de maneira fundamental para as melhorias do desempenho de recursos e sistemas, mas tem seu potencial reduzido pela falta de avaliação de fatores que cercam seu contexto. Tendo em vista os novos procedimentos e mudanças nas práticas operacionais é necessário realizar levantamento de limitações dos recursos e estrutura pois são inibidores do aumento do desempenho do sistema, sendo fator primordial no sucesso do projeto, cujas mudanças de paradigma, afetam o desempenho da Gestão Pública.

REFERÊNCIAS

FREITAS, M. E. Cultura organizacional: grandes temas em debate. RAE – Revista de Administração de Empresas, v. 31, n. 3, p. 73-82, jul./set. 1991.

GIL, A.C. (1999). Métodos e Técnicas de pesquisa social. São Paulo: Atlas.

PALVARINI, B. C. O Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização (GesPública) voltado para o cidadão. In: XIV Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, 2009, Salvador. Anais: Documentos. Lisboa: Portugal, 2009. 1 CD-ROM.

PAULA, A. P. P. Administração pública brasileira: entre o gerencialismo e a gestão social. Revista de Administração de Empresas, v. 45, n. 1, p. 36-49, 2005.

RAUPP, F.M. & BEUREN, I.M. (2003). Metodologia de pesquisa aplicável às ciências sociais. In: BEUREN, I.M. (Org.). Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade. São Paulo: Atlas.

REZENDE, D. A.; Leite, L. O. GOVERNO ELETRONICO PARA GESTAO DO DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇAO PUBLICA. Editora: APPRIS, Edição:  1, Ano:  2015. Edição: 1.ª

SILVA, MARCELO DE SOUSA. E-GOV – IMPLANTAÇAO DE UM GOVERNO ELETRONICO. Editora: BRASPORT, Edição:  1, Ano:  2012.

VERGARA, Sylvia C. Projetos e relatórios de pesquisa em administração. 3.ed. Rio de Janeiro: Atlas, 2000.

YIN, Robert K. Estudo de caso – planejamento e métodos. (2Ed.). Porto Alegre: Bookman. 2001.

[1] Mestre em Engenharia Industrial pela Universidade do Minho de Portugal – Uminho; Especialista em Gestão Empresarial pela Universidade Paulista – UNIP; Especialista em Gerenciamento de Projetos pela Universidade Paulista – UNIP; Especialista em Gestão Industrial pelo IDAAM/Estácio de Sá e graduado em Engenharia de Produção pela Universidade Nilton Lins, atua como servidor público da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, no cargo de Engenheiro de Operações.

[2] Especialista em Gestão de Projetos pelo Centro Universitário de Ensino Superior do Amazonas – CIESA e graduado em Ciências Econômicas pelo Centro Universitário do Norte – UNINORTE. Atua como servidor público da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, no cargo de Economista.

[3] Especialista em Administração Pública pela Universidade Cândido Mendes – UCAM e graduado em Fisioterapia pela Fundação Presidente Antônio Carlos – FUPAC. Atua como servidor público da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, no cargo de Analista Técnico Administrativo.

[4] Especialista em Gerenciamento de Projetos pelo Centro Universitário Maurício de Nassau e graduado em Engenharia Mecatrônica pela Universidade do Estado do Amazonas – UEA. Atua como servidor público da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, no cargo de Analista Técnico Administrativo.

[5] Especialista em Gestão de Projetos pelo Centro Universitário de Ensino Superior do Amazonas – CIESA e graduado em Ciências Econômicas pelo Centro Universitário do Norte – UNINORTE. Atua como servidor público da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, no cargo de Economista.

[6] Especialista em Administração Pública pela Universidade Cândido Mendes – UCAM e graduado em Administração pela Universidade Federal do Amazonas – UFAM. Atua como servidor público da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, no cargo de Analista Técnico Administrativo.

[7] Especialista em Administração Pública pela Universidade Cândido Mendes – UCAM e graduado em Ciências Econômicas pela Universidade Federal do Piauí – UFPI. Atua como servidor público da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, no cargo de Economista.

[8] Especialista em Direito Administrativo pela Faculdade Internacional Signorelli e Graduado em Administração de Empresas pela Universidade Nilton Lins. Atua como servidor público da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, no cargo de Administrador.

Como publicar Artigo Científico
Especialista em Gerenciamento de Projetos pelo Centro Universitário Maurício de Nassau e graduado em Engenharia Mecatrônica pela Universidade do Estado do Amazonas – UEA. Atua como servidor público da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, no cargo de Analista Técnico Administrativo.

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