Gestão de estoque nos hospitais da rede particular

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ARTIGO DE REVISÃO

ALMEIDA, Igor Guimarães de [1], BARROSO, Kelson de Almeida [2]

ALMEIDA, Igor Guimarães de. BARROSO, Kelson de Almeida. Gestão de estoque nos hospitais da rede particular. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 04, Ed. 12, Vol. 06, pp. 121-130. Dezembro de 2019. ISSN: 2448-0959, Link de acesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/contabilidade/estoque-nos-hospitais

RESUMO

O âmbito hospitalar é considerado como uma das atividades que possuem maior variedade operacional. Tem a capacidade de concentrar recursos humanos de alto nível, tecnologia de última geração, diversificação dos processos e conta com um grande sortimento de produtos de consumo. Nos dias atuais, o processo de administrar passou a ser uma atividade que ultrapassa as barreiras da burocracia ou da tecnologia, pois tem o foco no gerenciamento nos recursos humanos, no intelecto e nos processos como um todo. Considerando este cenário, a gestão de estoques nos hospitais da rede particular assim como da rede pública acaba sendo vista como uma boa estratégia para a gestão de suprimentos, para a satisfação dos clientes e para a prestação de serviços disponibilizados pela equipe hospitalar, visto que este é um dos departamentos que apresenta altos custos e grande fluxo de demanda. Este estudo teve como objetivo analisar e compreender a relevância da gestão de estoques hospitalares, pontuando, para isso, conceitos, atividades e benefícios típicos de uma boa gestão, que deve, portanto, ter como objetivo atender o processo hospitalar com qualidade e competência. A metodologia adotada foi a pesquisa bibliográfica em volta da temática. Conclui-se que, na gestão dos estoques hospitalares, o uso dos indicadores de desempenho no departamento de suprimentos é uma ferramenta positiva, visto que conduz todos os gestores a um melhor custo-benefício, uma vez que é possível rentabilizar um dos serviços mais críticos e caros de um hospital a partir da estratégia aqui defendida.

Palavras-chave: Gestão Hospitalar, logística, qualidade.

1. INTRODUÇÃO

O departamento hospitalar é considerado um setor de complexidade e de difícil gerenciamento. Estudos apontam que são poucos os processos industriais que apresentam complexidade em sua gestão em relação ao hospital e que além de ser algo difícil possui, ainda, um alto risco específico à atividade. Isso acaba conduzindo os gestores a constantes medições dos vários indicadores que compõem as diferentes áreas do departamento hospitalar (PONTES et al, 2008). Os hospitais são organizações multiformes, o que acaba exigindo que haja uma grande divisão de trabalho assim como um alto grau de especialização, o que demanda em uma administração eficiente e que oferece serviços com qualidade aos seus clientes. As organizações devem, então, mobilizar-se para realizar aplicações dos conceitos logísticos visando o alcance dos seus objetivos voltados ao aprimoramento no gerenciamento e eficiência dos seus serviços (RAMOS, 2017).

A grande diversidade dos produtos utilizados juntamente com o risco de desabastecimento acaba acarretando em estoques excedentes, e, consequentemente, no acúmulo de capital parado, na má disposição de espaços, na alta taxa do consumo de energia e há, ainda, o risco de obter materiais danificados, deteriorados ou obsoletos. O uso racional da gestão dos estoques é importante para a competitividade de qualquer empreendimento, mas, no hospital, ela possui uma função de relevância muito maior devido ao alto custo financeiro que é atribuído à realização das atividades e também devido à influência do pagamento das seguradoras de saúde (AMARAL, 2011). Registrar e conduzir o desempenho dos estoques exige uma grande diversidade para se medir o desempenho dos recursos materiais, dentre elas estão o cálculo do giro do estoque, o estoque em processo o lead time, o produto acabado em estoque e a competência nas entregas.

Segundo Roberto e Lira (2010), as diversas formas de gestão são compreendidas como um grupo de ações administrativas que são executadas pela direção de uma empresa com o foco nos seus objetivos. É importante ressaltar que a gestão de estoques não tem recebido o devido reconhecimento profissional, o que acaba desmotivando o setor, o que, por consequência, acaba impactando na qualidade da empresa hospitalar. Em muitas vezes, essa queda brusca na qualidade e rendimento é associada aos trabalhadores não qualificados para esta função, sendo necessário, então, investimentos por meio de cursos especializados, promovendo, assim, ganhos de qualidade, produtividade, capital humano e intelectual bem como a eficiência de todo o processo. A metodologia utilizada neste estudo é de caráter qualitativo, e, dessa forma, é embasada por uma revisão bibliográfica que considerou artigos indexados em plataformas de pesquisas sobre a temática. Teve-se como objetivo analisar, examinar e compreender a fundo os conceitos e formas de gestão existentes. Neste sentido, este artigo tem a finalidade de servir, posteriormente, como auxilio para outras pesquisas que incluem e compreendem a Gestão Logística Hospitalar.

2. REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 CONCEITUANDO A LOGÍSTICA EMPRESARIAL E A HOSPITALAR

O surgimento da logística teve seu início a partir das grandes guerras e catástrofes ocorridas no passado. Seu conceito era divulgado, amplamente, pelas forças armadas norte americanas (CHRISTOPHER, 2001). Nos dias atuais, ela está associada à área responsável por gerir, de forma integrada, as etapas que fazem parte da cadeia de suprimentos. Ela analisa como a administração pode propor melhorias no nível de rentabilidade dos serviços disponibilizados ao cliente final por meio de planejamento, organização e controle sobre as ações de movimentações e estocagem, tendo como foco a acessibilidade do fluxo dos itens. Com o objetivo nos processos, a boa gestão na cadeia de suprimentos consiste em um fator de destaque competitivo para as empresas mais modernas, devendo haver, para tanto, a integralidade e sincronização do fluxo de logística de materiais com as demais atividades (BALLOU, 2007).

Neste contexto, Christopher (2001) define a logística como uma estratégia da gestão voltada aos processos de compras, movimentação, estocagem de produtos e fluxo contínuo de informações, pois, dessa forma, os empreendimentos agregam valor aos serviços ofertados por um custo relativamente menor, abrindo, ao mesmo tempo, mercado e competitividade em relação aos demais. Podemos considerar que o objetivo da logística é garantir o fornecimento ou serviços no local e momento solicitados pelos clientes. Contudo, para alcançar tal objetivo é necessária a implantação das boas práticas logísticas em todas as organizações. Entretanto, no que diz respeito a logística hospitalar, a literatura, ainda que rara, contempla posicionamentos unânimes entre os poucos autores encontrados. Eles afirmam que há grande dificuldade para gerir os sistemas compreendidos nos ambientes hospitalares.

Segundo Careta, Barbosa e Musetti (2011), a gestão hospitalar deve estar focada tanto na promoção da saúde quanto no negócio, visando, portanto, potencializar o uso dos recursos custeáveis e ofertar um atendimento de qualidade. Entretanto, a área hospitalar não é considerada, apenas, como a gestão do fluxo de itens comuns na gestão de materiais, pois considera-se, também, o fluxo de pacientes e serviços ofertados a todas as organizações que constituem essa cadeia de logística da área da saúde. Ainda sobre este contexto, Rodrigues e Sousa (2014) destacam a importância em aderir inovações nos sistemas de gestão de qualquer lugar, em especial nos hospitais, considerando que há uma certa sensibilidade da eficiência e eficácia dessas ações, que, em muitas das vezes, está associada e depende da vida do paciente.

Os estoques bem como o seu dimensionamento na gestão hospitalar estão ligados não apenas ao seu valor de aquisição, mas também à prestação de serviços e suporte. No entanto, nesses estoques, não deve existir o acumulo excessivo (altos custos) de medicamentos e nem a carência deles (piora do estado de saúde do paciente) (SILVA, 2011). Cabe, ao gestor, a o estabelecimento de algumas diretrizes para a gestão de estoques hospitalares, objetivando, portanto, a eficiência para beneficiar a saúde aos pacientes. Essas políticas podem estar introduzidas nos níveis máximos e mínimos de estoques, na classificação por custo (ABC) e na classificação por gravidade (XYZ). Visam a promoção e garantia do contrato com os fornecedores e a disponibilidade de espaços e treinamentos dos recursos humanos para os colaboradores que estão em contato direto com os materiais de consumo hospitalar.

2.2 GESTÃO DE ESTOQUE

O estoque é a concentração de elementos ou recursos que possuem natureza de riscos e que, ao mesmo tempo, promovem um certo grau de segurança nos ambientes complexos e incertos. Tem como função estabelecer e determinar a frequência e a quantidade que será comprada; participa da tomada de decisão em relação ao que deve ou não permanecer no estoque; controla as quantidades e valores em estoques; identifica e destina os itens que se tornam obsoletos ou deteriorados além de manter periódicos inventários (AMARAL, 2011). Todo recurso obtido e estocado tem como foco a regulação do fluxo produtivo de uma empresa, especialmente nos hospitais que devem deter produtos necessários para um perfeito atendimento de qualidade ao paciente/cliente. O estoque na área hospitalar tem por finalidade, evitar medicamentos com datas vencidas; mitigar as faltas e conter os excessos; manter estoques em níveis adequados para o bom funcionamento do sistema; planejar, controlar e organizar as prioridades e nortear as informações de modo correto, sendo esta sua principal atribuição no processo de gerenciamento do estoque (SILVA, 2011).

2.3 A GESTÃO DAS COMPRAS HOSPITALARES

As compras dizem respeito ao processo de adquirir algo ou bens. Tem como finalidade a obtenção de matérias-primas necessárias para manter o processo produtivo do hospital, porém, englobam, também, o custo, a qualidade e a velocidade de resposta. Esses fatores acarretam em impactos. Bertaglia (2003) define que este processo contempla a seleção de fornecedores assim como oscontratos, tanto de negociações quanto aqueles voltados a outras decisões que venham a envolver as compras locais e centrais. Os hospitais possuem duas formas de compras: as que dizem respeito aos bens de consumo e aquelas relacionadas aos bens patrimoniais. A primeira forma está relacionada a compra de medicamentos, matérias de uso rotineiro nas especialidades farmacêuticas e cirúrgicas e a segunda forma está associada as cadeiras, móveis, ambulâncias e máquinas de uso hospitalar no geral, cuja relação logística para promover a saúde se trata do tempo em que esses bens de consumo estarão acessíveis aos profissionais e clientes (MATTOS, 2008).

O papel do setor de compras é indispensável para a empresa obter seus objetivos. Possui a missão de observar as necessidades que competem aos produtos e serviços, cabendo, aos gestores do setor de compras, o envolvimento em várias atividades com o intuito de manter um banco de dados e seleção previa dos fornecedores, agindo como promotores na negociação de contratos e intermediador da empresa com os fornecedores (RODRIGUES; SOUZA, 2014). Sobre o mesmo contexto, pode-se afirmar que um setor de compras tem o foco a aquisição de bens e serviços com qualidade e no tempo preciso a partir de um custo mais acessível na quantidade desejada. Segundo Mattos (2008), as utilizações dos medicamentos acabam variando em função do seu tipo e quantidade de tratativas, meses do ano e acuidade, cuja programação realizada para a compra destes produtos acaba resultando não apenas da demanda real, mas também da previsão e antecipação de procedimentos e outras eventualidades.

2.3.1 O DIMENSIONAMENTO DE ESTOQUES

O dimensionamento dos estoques está associado as questões que tratam da quantidade mantida como margem de segurança e como deve ser feito, considerando, para isso, os custos envolvidos na manutenção e possível previsão do consumo deste estoque. Segundo Mustaffa e Potter (2009), o estoque de um elemento ou item envolve várias tratativas de custos. No que diz respeito a área hospitalar, é apontada uma certa importância do custo por falta, sobretudo, dos medicamentos, visto que muitos destes produtos possuem um elevado custo financeiro para sua aquisição e estoque, o que, diretamente, significa capital parado. Entretanto, é muito comum dizer que não importa qual o valor para a manutenção deste estoque, pois perder uma vida sempre será um custo maior. Para Beier (1995), essas razões acabam tornando a cadeia de fornecimento para saúde mais complexa do que qualquer outra na área.

Nos hospitais, algumas situações acabam interferindo tanto na previsão quanto na utilização dos produtos, como, por exemplo, no tempo de estada no hospital do paciente, que é imprevisível, na preferência dos médicos por alguns medicamentos, na falta de padronização dos produtos e no levantamento dos remédios consumidos, sendo que, este último, é considerado um fator que dificulta o processo de planejamento de compras e a economia dos recursos (RIOS; FIGUEIREDO; ARAUJO, 2012). Estudos apontam que a demanda hospitalar segue um determinado padrão sazonal e que a análise desses padrões pode auxiliar no planejamento dos hospitais, já que as demandas de alguns produtos são em maior quantidade em determinada época do ano.

O valor da compra total pode sofrer alterações bem como um possível aumento com o pico de demanda e eventuais dificuldades do fabricante ou fornecedor em entregar toda a quantidade requerida, ou, ainda, por um possível lead time menor. Outro problema ocasionado pela sazonalidade se trata das perdas devido à fragilidade ou vida útil de determinados produtos. Para Rios, Figueiredo e Araujo (2012), as classificações dos itens de estoque são determinadas pelas suas características como fator crítico para o tratamento do paciente, o fornecimento do produto (lead time), problemas na estocagem e a taxa de utilização. De acordo com Wanke (2008), a classificação sistêmica ABC promove a organização desse processo, classificando, para isso, os itens considerados mais críticos como “A” na gestão de estoques. Segundo Wanke (2008), existem dois modelos de dimensionamento de pedidos bastantes utilizados pelas empresas: o Lote Econômico e o Nível de Reposição.

No primeiro caso, é possível diminuir os custos totais e ter, ao mesmo tempo, uma quantidade considerada segura de itens por ressuprimento, desde que seja considerada a sua demanda, os custos para colocação e aquisição do item pedido e as condições de manter esse dinheiro empatado em estoque.  Mas para que haja um bom funcionamento deste modelo é preciso que o hospital tenha uma certa estimativa da demanda, o que não costuma ocorrer no cotidiano, cabendo, então, aos hospitais, não fazer o uso desta ferramenta ou, ainda, a utilizar de forma inadequada. Para o segundo modelo, é aconselhável que se utilize o nível máximo de estoques para cada produto, sendo que, nesse modelo, cabe, ao gestor, realizar os pedidos em espaços pré-estabelecidos, e, dessa forma, a cada novo pedido a ser realizado, a quantidade pedida será obtida pela diferença entre o nível máximo e a quantidade de estoque no momento.

Ramani (2006) esclarece que há uma certa dificuldade em ter o nível de estoques considerado como ideal, já que este nível, geralmente, é pré-estabelecido por experiências profissionais e normativas internas estabelecidas pelo hospital. Outro ponto apontado é a precisão do cálculo das quantidades pedidas, visto que, em muitas das vezes, é considerado de forma subjetiva pelo setor de compras e pelos outros setores que farão uso dos produtos pedidos. Em relação aos fornecedores três medidas devem ser consideradas: minimizar o número, procurar fornecedores baseados na geolocalidade próximos ao hospital e ter bom trato com eles. Assim, seguindo essas medidas, podemos obter bons resultados em relação a reeducação de estoque, como, por exemplo, o aumento da confiabilidade da entrega permeados por contratos de prioridade de compra e a garantia nas entregas realizadas por terceiros (RIOS; FIGUEIREDO, ARAUJO, 2012).

Podemos considerar, também, como uma forma de bom relacionamento com os fornecedores, as participações em um grupo de compras, promovendo, para isso, o poder de barganha e aumento dos ganhos em escala, além de, também, permitirem a compra em outras redes de saúde, facilitando, então, a negociação de preços com os fornecedores. Wanker (2008) e Beier (2005), entendem que o estoque de segurança é uma segurança contra uma possível incerteza e possibilidade de stock-outs, devendo, para isso, ser mantido mesmo que a quantidade não seja promovida pelo cálculo formal. O hospital é um setor considerado imprevisível e com os custos de falta altíssimos, levando os seus estoques de segurança a serem retidos acima da média. Dessa forma, outros setores acabam fazendo estocagens de segurança para situações emergenciais, separado dos outros, gerando excedente de produtos e perdas com rótulos vencidos.

Outro fator importante é que, alguns hospitais, acabam realizando estoques não oficiais, o que, em muitas das vezes, desvaloriza os valores de seus estoques, pois passa despercebido o fato de estarem estocando além do necessário. A centralização de estoques acaba provendo benefícios financeiros, porém, quando se precisa de um nível maior de serviços, como no caso dos hospitais, a descentralização é considerada uma boa escolha. Segundo Wanke (2008) e Bertaglia (2003), as duas formas podem ser usadas ao mesmo tempo nos hospitais levando em conta o tipo de item, pois quanto maior for o giro do item, maior será sua propensão de mantê-lo descentralizado e menor será o risco de danificar ou tornar-se obsoleto, tendo em vista que quanto maior for o período entre o pedido e a chegada ao cliente final, menor será a descentralização, e, ainda, quanto maior for o requisito do nível de serviço, maior serão as chances de descentralizar os estoques, já para os itens com elevado valor unitário, a centralização é mais forte.

2.3.2 CONTROLE DE ESTOQUES EM HOSPITAIS

O controle dos estoques trata-se de todas as formas de controle que tem o objetivo de quantificar os itens em estoque, tanto em físico quanto em valor financeiro. Tal controle pode ser realizado de forma manual ou eletrônica. Há três tipos de controle financeiro que estão relacionados com o susto médio e são baseados nos valores das compras realizadas, e, assim, é feito a partir da média entre o valor atual e o último valor de aquisição. A ferramenta PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) é quando se considera os valores da compra de entrada, promovendo, assim, a saída obrigatória do produto mais velho. Já a ferramenta UEPS (último que entra, primeiro que sai) é acionada quando os valores dos últimos produtos são inclusos ao estoque.

Dentre esses citados, o mais recomendado é o custo médio, sobretudo porque é apontado como de fácil compreensão e aplicação. O controle de saldos, por sua vez, acaba promovendo a colocação de inventários com maior frequência, a disposição de informações relacionadas aos estoques e seus devidos valores bem como possibilita a troca com outras instituições quando os produtos possuem uma maior disposição. Os inventários acabam demostrando a comparação, seja ela habitual ou contundia dos saldos provenientes dos controles eletrônicos ou manuais, visando, sobretudo, a localização de um possível déficit, conferindo, dessa forma, segurança a todo o processo de gestão de estoques (RODRIGUES; SOUSA, 2014).

3. CONSIDERAÇÕES FINAIS

As contextualizações baseadas nos autores supracitados enriqueceram a análise e compreensão sobre os processos de gestão de estoque hospitalar, contribuindo, principalmente, para a solução dos problemas relacionados ao planejamento e previsão de demandas sobre os materiais hospitalares, mesmo que, atualmente, esses dados sejam limitados. Verificou-se, também, que o modelo de gestão atribuído à área de estoque hospitalar é um instrumento que contribui para a tomada de decisão, uma vez que são definidas as quantidades dos itens que serão repostos. Assim, a falta de gestão de estoque hospitalar gera uma dupla situação, ou seja, tanto na falta quanto no excesso de produtos, podendo causar, dessa forma, a paralisação dos procedimentos hospitalares, sobretudo nas cirurgias, exames e nos custos com armazenamento extra de material.

Para ter o controle logístico de estoque hospitalar é fundamental, principalmente, ter um sistema informatizado para o gerenciamento das atividades, e, para isso, é necessário fazer com que ele interaja com os outros setores, evitando, dessa forma, a ausência de planejamento, contribuindo, ainda, para eficiência dos serviços e controle de qualidade ISO 9000, pois a partir da inovação de estratégia e planejamentos, a instituição terá organização e qualidade na armazenagem dos materiais, e, consequentemente, irá satisfazer as necessidades dos usuários. Assim sendo, o estudo apontou a importância da gestão de estoque nos hospitais privados, reiterando, para isso, que o processo das atividades dos setores e seus benefícios dependem da competência e da responsabilidade do gestor.

REFERÊNCIAS

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[1] Graduando em Ciências Contábeis.

[2] Graduação em Licenciatura Plena em Matemática pelo Centro Universitário de Ensino Superior do Amazonas (2003); Mestrado em Economia pela UCB (2012) e Doutorado em Economia pela UCB (2019).

Enviado: Novembro, 2019.

Aprovado: Dezembro, 2019.

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