ARTIGO DE REVISÃO
SILVA, Emanuella Leivas da [1]
SILVA, Emanuella Leivas da. Emissão de notas fiscais: gestão da qualidade relacionada à controladoria e auditoria financeira. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano. 07, Ed. 04, Vol. 04, pp. 103-113. Abril de 2022. ISSN: 2448-0959, Link de acesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/administracao/auditoria-financeira
RESUMO
Sabe-se que cada vez mais a gestão da qualidade tem sido solicitada em todos os âmbitos, visto que tem como objetivo atuar de diversas maneiras para solucionar determinados problemas. Dessa forma, reconhecendo a possibilidade de aplicação da gestão de qualidade na emissão de notas fiscais, o presente artigo adotou a seguinte questão norteadora: Como a gestão da qualidade pode auxiliar a emissão de notas fiscais para controladoria e auditoria financeira? Este artigo, portanto, teve como objetivo compreender como a gestão da qualidade pode auxiliar a emissão de notas fiscais para controladoria e auditoria financeira das empresas em geral. Dessa forma, para isso, foi realizada uma revisão bibliográfica, a partir da qual os resultados alcançados enfatizaram a importância da gestão de qualidade na emissão de notas fiscais para controladoria e auditoria financeira na visualização e diminuição do desvio da qualidade presente no serviço.
Palavras-chave: Notas Fiscais, Gestão de qualidade, Controladoria financeira, Auditoria financeira, Ciclo PDCA.
1. INTRODUÇÃO
A gestão da qualidade torna-se cada vez mais solicitada em todos os âmbitos, seja na administração de comércios, indústrias de grande ou pequeno porte ou na vida pessoal e/ou profissional. Diante disso, o controle da qualidade tem como objetivo atuar de diversas maneiras para solucionar o problema em questão (SIMÕES, 2015).
No século atual, XXI, grandes ou pequenas organizações fazem o uso da gestão da qualidade. As organizações precisam atingir seus objetivos e metas, visando melhorar o desempenho e qualidade, principalmente no mundo globalizado e competitivo (SIMÕES, 2015; DA FONSECA, 2006). Uma das formas de acompanhar o sistema é a implantação do sistema de garantia da qualidade nas organizações, que consiste em adaptarem-se às leis e variações do mercado mantendo a qualidade do produto/serviço oferecido (DA FONSECA, 2006).
Subsidiar a qualidade dos serviços oferecidos aos clientes é atender as demandas exigidas de um bem ou serviço com uma boa relação de custo-benefício. Por isso, é necessário que haja parâmetros e ferramentas que possam manter o nível de exigência esperado (LONGO, 1996; SIMÕES 2005). Nesse contexto, a gestão da qualidade tem como concepção atender os requisitos mínimos fazendo uso das ferramentas da qualidade (MALUCHE, 2000).
Dessa forma, tendo em vista que o presente artigo irá abordar sobre a gestão de qualidade aplicada à emissão de notas fiscais, é oportuno destacar a definição de Nota Fiscal no Brasil. Sendo assim, a Nota Fiscal é o documento legal obrigatório nos processos de recebimento e faturamento, em que todas as transações de entrada e de saída de estoques devem constar os cálculos dos impostos incidentes para operação (CARDOSO, 2006, p.03).
A emissão de nota fiscal faz parte dos procedimentos diários das empresas em todo o país, diante do exposto, este artigo tem como questão norteadora: Como a gestão da qualidade pode auxiliar a emissão de notas fiscais para controladoria e auditoria financeira? Logo, tem-se como objetivo compreender como a gestão da qualidade pode auxiliar a emissão de notas fiscais para controladoria e auditoria financeira das empresas, em geral, tendo, portanto, como objetivos específicos: compreender o que é a gestão da qualidade; apresentar o PDCA, enquanto uma ferramenta de gestão da qualidade; e demonstrar a contribuição do PDCA para o setor financeiro, no que diz respeito as atividades de controladoria e auditoria financeira na emissão da nota fiscal.
Nesse contexto, a metodologia utilizada se baseia em uma revisão bibliográfica, de modo que a pesquisa acerca da gestão da qualidade foi realizada na base de dados Scientific Electronic Library Online – Scielo e Pubmed. Foram utilizados artigos publicados em português ou espanhol. Além disso, foram utilizados livros bases de gestão da qualidade para análise dos desvios de qualidade enfrentados na empresa, bem como a compreensão do tema e utilização da ferramenta da qualidade, o ciclo PDCA.
2. GESTÃO DE QUALIDADE
O conceito de qualidade é um valor amplamente conhecido, no entanto, pouco esclarecido. A qualidade, no seu primórdio, tem como definição básica a capacidade de qualificar, ou seja, demonstrar as qualidades, nesse caso, o melhor. Porém, a percepção de qualidade é intrínseca de cada indivíduo em determinadas situações (LONGO, 1996).
No contexto mercadológico, a qualidade intrínseca é aquela que tem como objetivo cumprir o que se é esperado por um serviço ou um produto, ou seja, tem-se uma relação de custo-benefício. Por exemplo, ter alto custo, porém atender as necessidades e demandas. (LONGO, 1996; PACHECO, 2012).
Nesse contexto, a ideia de gestão da qualidade foi fundamentada por W. A. Shewhart, o qual desenvolveu as ferramentas da qualidade Controle Estatístico de Processo (CEP) e o Ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Action), métodos essenciais da gestão da qualidade, que ficou conhecido como Ciclo Deming da Qualidade (LONGO, 1996).
Posto isso, uma das formas de manter a qualidade é fazer uso das ferramentas da qualidade, que são metodologias de revisar e/ou minimizar os erros de serviço (LONGO, 1996; MALUCHE 2000). Neste caso, uma das ferramentas mais utilizadas em pequenas empresas e na gestão pessoal é o ciclo PDCA.
3. O CICLO PDCA
O ciclo PDCA tem como objetivo identificar e analisar o problema, propor melhorias e, por fim, agir novamente com as novas estratégias de melhoramento. Isso possibilita enxergar onde está o erro e tomar medidas ativas e coesas para a correção (DA FONSECA, 2006; SIMÕES, 2015).
O ciclo é utilizado como uma ferramenta de gestão tanto pessoal, quanto a nível empresarial, ou seja, a aplicabilidade dessa ferramenta pode ser realizada em diversos setores da empresa tanto para gestão de pessoas quanto para gestão de projetos, bem como para a gestão/organização da vida pessoal com aplicação de programas de organização como agendas, planos, dentre outros (OLIVEIRA, 2003; DA FONSECA, 2006; SIMÕES 2015).
Uma das versatilidades do ciclo PDCA é a facilidade e ao mesmo tempo a complexidade que este gera, no entanto, com definições claras. A aplicação é justificada pelo fácil domínio e manuseio das perguntas envolvidas diante de um problema. Ao usar o ciclo as problemáticas envolvidas se tornam claras e seus pontos para melhorias visíveis (OLIVEIRA, 2003; DA FONSECA, 2006; SIMÕES 2015).
A complexidade da ferramenta são as modificações que devem ser feitas. Em relação a uma empresa, muitas das vezes será necessário que ocorra treinamento, mudança de função ou, até mesmo, criação de uma equipe para melhorar o serviço prestado (OLIVEIRA, 2003; MALUCHE, 2000).
A aplicação do ciclo é realizada de acordo com as letras PDCA. Sendo assim, no P – plan ou plano – busca-se identificar o problema, analisar o fenômeno que está ocorrendo, analisar o processo e fazer um plano de ação. Dessa forma, nessa etapa são reconhecidos os problemas e/ou impostos mensurados e a sua relevância naquele momento. Por seguinte, são elaboradas estratégias/plano de ação para que o problema seja solucionado (MALUCHE, 2000; PALADINI, 2010).
O D – do ou fazer – se baseia, portanto, na execução do plano de ação. Nesse ponto são colocadas em prática as medidas determinadas nas estratégias decididas previamente no passo anterior. A execução com destreza e clareza é importante para que o processo seja claro. No entanto, caso não seja possível a sua aplicação deve ser relatada o porquê e como deveria ser executado (OLIVEIRA, 2003; DA FONSECA, 2006; PALADINI, 2010; SIMÕES 2015).
O C – check ou verificação – consiste na análise dos resultados obtidos na etapa anterior, que é a execução da estratégia estabelecida anteriormente. Nessa etapa são vistos os resultados tanto positivos quanto negativos das medidas estabelecidas. A análise deve ser criteriosa e ouvida pelos executores (OLIVEIRA, 2003; DA FONSECA, 2006; PALADINI, 2010; SIMÕES 2015).
E, por fim, o A – act ou ação – diz respeito a padronização e conclusão do ciclo e do serviço. Nessa etapa é verificado se houve resposta positiva, parcial ou negativa das ações tomadas, isto é, são feitas reflexões sobre o plano e o que pode ser mudado. Em seguida, são feitas novas reuniões para pensar novas estratégias para melhoramento do serviço prestado. (OLIVEIRA, 2003; DA FONSECA, 2006; PALADINI, 2010; SIMÕES 2015).
4. PDCA NO SETOR FINANCEIRO
O ciclo PDCA pode ser aplicado em diversos contextos, sendo um deles no setor financeiro de grandes empresas prestadoras de serviços. Este setor é o responsável por emitir todas as notas e realizar as prestações de conta para o setor de garantia da qualidade. (OLIVEIRA, 2003; DA FONSECA, 2006; PALADINI, 2010; SIMÕES 2015).
No setor financeiro uma das maiores atividades exercidas são o controle dos gastos e a aplicação dos mesmos. Uma das características do setor financeiro é uma boa relação com o setor de logística e de produção, nesse caso, com os operadores de prestação de serviços (OLIVEIRA, 2003; DA FONSECA, 2006; PALADINI, 2010; SIMÕES 2015; MASIERO 2017).
As notas fiscais emitidas do setor financeiro são a garantia de aplicação dos investimentos e dos gastos fixos da empresa. É uma forma de comprovação e visualização dos maiores investimentos e de quais setores podem ser considerados mais onerosos (MALUCHE, 2000; BONFIM, 2012).
Nesse contexto, as notas fiscais eletrônicas são implantações elaboradas por técnicos de TI (tecnologia da informação) com o intuito de facilitar as transações, diminuir as sonegações fiscais, definir novos processos de controle e gestão e, promover confiabilidade da informação, sincronização dos cadastros e integração dos sistemas das empresas e do Físico (BONFIM, 2012; MASIERO 2017).
A emissão das notas fiscais eletrônicas ocorreu por meio da criação de SPED (Sistema público de escrituração digital) e da NF-e (Nota fiscal eletrônica) pelo Encontro Nacional de Administradores Tributários (ENAT) com participação do secretário da RFB (Receita federal do Brasil), dos secretários de Fazendas dos Estados e do Distrito Federal e secretários de Finanças. O objetivo foi buscar soluções conjuntas para integralizar as esferas governamentais, bem como para padronizar e melhorar a qualidade das informações e promover maior eficácia das fiscalizações, maior possibilidade de realização de ações fiscais coordenadas e integradas, maior possibilidade de intercâmbio de informações fiscais, dentre outras (BONFIM, 2012).
Entretanto, a implantação, adaptação e uso do sistema para operar com o NF-e gera custos. Os principais custos são com relação a contratação de profissionais de TI para adaptação ao sistema, treinamento de pessoal e, em alguns casos, compra de material do setor de informática (BONFIM, 2012). Por isso, a aplicação de estratégias para agilizar o processo, mantendo a qualidade do serviço e avançando na rapidez dos processos é uma das principais discussões nas empresas. (PACHECO, 2012; MASIERO 2017).
Diante disso, uma das formas de melhoramento do serviço é a aplicação das ferramentas da qualidade para análise do processo em execução. A aplicação da ferramenta consiste na visualização do desvio da qualidade presente no serviço, o qual propõe o melhoramento contínuo e reanalise sempre que necessário (OLIVEIRA, 2003; PACHECO, 2012).
Os benefícios obtidos a partir da implementação do sistema de gestão da qualidade e ferramentas da qualidade têm sido parâmetro para todas as pequenas e grandes empresas. Os benefícios para as empresas certificadas são redução do número de reclamações por parte dos clientes, redução do tempo de entrega e melhoria do processo produtivo (MALUCHE, 2000; BONFIM, 2012).
Nesse contexto, os benefícios da aplicação do sistema de gestão da qualidade e, consequentemente, o uso das ferramentas da qualidade pode ser dividido em benefícios internos (relacionados aos recursos humanos e a aspectos operacionais) e benefícios externos (relacionados aos clientes e aspectos financeiros) (PACHECO, 2012; MASIERO, 2017).
Os principais benefícios internos são melhoria na definição e padronização dos procedimentos de trabalho, aumento da confiança da empresa em sua qualidade, redução de improvisações através da melhoria das normas de procedimentos, dentre outros. Em relação aos benefícios externos temos melhor resposta aos requerimentos dos clientes, queda no número de reclamações, elevação da repetição de compras (SIMÕES, 2015; MASIERO, 2017).
Logo, a aplicação do ciclo PDCA na emissão de notas fiscais auxiliará na descoberta do desvio da qualidade, bem como na elaboração de novas estratégias para crescimento do setor e, consequentemente, da empresa (SIMÕES, 2015; MASIERO, 2017).
5. RELAÇÃO DA GESTÃO DA QUALIDADE E A CONTROLADORIA E AUDITORIA FINANCEIRA NA EMISSÃO DE NOTA FISCAL
A emissão de notas fiscais com qualidade afeta diretamente outros setores empresariais, afinal “a auditoria tem a função de revisão dos controles internos, enquanto a controladoria é ferramenta permanente de controle e planejamento.” (DOS SANTOS, 2019, p. 14).
Para compreender a devida importância da gestão de qualidade quando relacionada à controladoria e auditoria financeira devemos primeiramente definir os termos em estudo. De acordo com Crepaldi (2019, p. 30),
Auditoria fiscal, também chamada de auditoria tributária, tem como objetivo principal analisar se todas as obrigações tributárias estão sendo seguidas corretamente por uma empresa. Assim, é responsável pelo bom andamento dos procedimentos legais que envolvem diversos processos, como pagamento e recuperação de impostos ou quaisquer outros aspectos relacionados a parte fiscal de uma organização.
Nesse contexto, é possível complementar essa colocação com a definição de controladoria que, segundo Manzatti (2011, p. 06),
é o exercício do controle. Controlar é verificar se o que tem de ser feito está ocorrendo com precisão e qualidade. O verbo controlar exige um objeto. Controlar o quê? É preciso identificar o que se vai controlar e, depois, definir uma estratégia para isso.
Dessa forma, o objeto e a missão da controladoria, de acordo com Santos (2012, p. 06),
é gestão econômica, ou seja, todo conjunto de decisões e ações orientado por resultados desejados mensurados segundo conceitos econômicos.
Dessa forma, a missão principal da controladoria é otimizar os resultados econômicos da empresa, para garantir sua continuidade, por meio da integração dos esforços das diversas áreas.
Diante disso, em sua pesquisa, Kensy (2013) destaca a divisão da controladoria em cinco subsetores: Recebimento, Faturamento, Custos, Fiscal e Contabilidade, estando o serviço de notas fiscais presentes em três dos cincos determinados.
Desta forma, a relação da gestão de qualidade no setor financeiro com a controladoria fica clara quando avaliamos os problemas presentes no controle fiscal da empresa. Como descrito por Nascimento (2012, p. 08),
O modelo tradicional de controle fiscal das empresas é evidenciado pelo alto número de inconsistências e falhas nas informações geradas ao Fisco. Atualmente, os processos de fiscalização nas esferas Federal, Estadual e Municipal são provocados por omissões de informações econômicas e financeiras que refletem nos tributos a serem recolhidos.
A NF-e é o registro de todas as entradas e saídas de uma empresa, portanto a controladoria fiscal tem como função a criação de critérios e rotinas para os departamentos envolvidos nas operações com documentos fiscais e garantir a confiabilidade, conformidade e parametrização do sistema operacional vigente (NASCIMENTO, 2012).
A controladoria como função de gestão deve zelar por gerar informações de qualidade com intuito de auxiliar nos processos relacionados à tomada de decisão de uma empresa, colaborando dessa forma com a gestão empresarial (BRUNI, 2010).
Relacionando a emissão de notas fiscais com a área da auditoria podemos citar como exemplo da importância de um serviço de qualidade a diminuição de possibilidades de sonegação por parte de empresas, pois, como descrito por De Moura (2016, p. 84):
A forma mais comum de sonegação é a falta de emissão de documentos fiscais, como notas fiscais ou cupom fiscal, nas operações de venda de mercadorias no comércio varejista, situação que ocorre omissão de receita e ocultação de operação com débito do ICMS. Lamentavelmente é muito comum, embora os prejuízos aos cofres públicos tenham sido reduzidos pelo regime de recolhimento do ICMS em substituição tributária (AUDITOR 1).
Muitas empresas vendem mercadorias sem emitir as respectivas notas fiscais. Isso ainda é muito comum, infelizmente. Já atuei em alguns casos concretos nesse sentido e a multa é bem pesada para essa infração, já que a empresa geralmente sonega por um longo período de tempo e quando o Estado chega já tem muito débito acumulado (AUDITOR 2)
Soma-se a isso a rigorosa avaliação do fisco, pois “a interpretação do Fisco sobre a idoneidade de cada documento é muito rigorosa e não são raras as multas e outras autuações por inconsistências de informações cadastrais” (NASCIMENTO, 2012, p. 10).
6. CONCLUSÃO
Sabendo que problemas na emissão de notas fiscais podem impactar diretamente na controladoria da empresa, causando dificuldade de planejamento e controle efetivo da administração e, quando relacionados a auditoria, as notas fiscais de baixa qualidade e com erros podem acarretar problemas de sonegação fiscal e eventuais multas e sanções para empresa responsável, nesta pesquisa foi possível destacar a importância da gestão da qualidade na emissão de notas fiscais
Sendo assim, posto a questão norteadora: como a gestão da qualidade pode auxiliar a emissão de notas fiscais para controladoria e auditoria financeira? Neste artigo, foi possível comprovar que a gestão de qualidade contribui para emissão de notas fiscais, pois permite a visualização do desvio da qualidade presente no serviço e, propõe a manutenção e reanálise sempre que necessário, garantindo que esta seja feita de forma parametrizada e sem erros.
Portanto, entende-se que a tese proposta é pertinente, pois os resultados alcançados clarificam a importância da gestão de qualidade na emissão de notas fiscais e como essa relação é essencial para produção das tarefas de controladoria e auditoria financeira.
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[1] Graduanda em Engenharia de Produção – Universidade Estácio de Sá. MBA Executivo em Gestão. Pós-graduação em Auditoria e Controladoria Financeira – Faculdade Única de Ipatinga. Bacharel em Administração – Universidade Estácio de Sá. Técnico em Administração – CETAP. ORCID: 0000-0001-6146-6304.
Enviado: Fevereiro, 2022.
Aprovado: Abril, 2022.
