Procedimentos propostos de auditória aplicada a gestão de condomínio: um estudo em João Pessoa/PB

0
75
DOI: ESTE ARTIGO AINDA NÃO POSSUI DOI [ SOLICITAR AGORA! ]
Procedimentos propostos de auditória aplicada a gestão de condomínio: um estudo em João Pessoa/PB
5 (100%) 10 votes
ARTIGO EM PDF

ARTIGO ORIGINAL

SOUZA, Gabriela Santos [1], VALENTIM, Isabella Christina Dantas [2]

SOUZA, Gabriela Santos. VALENTIM, Isabella Christina Dantas. Procedimentos propostos de auditória aplicada a gestão de condomínio: um estudo em João Pessoa/PB. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 03, Ed. 11, Vol. 03, pp. 97-117 Novembro de 2018. ISSN:2448-0959

RESUMO

A presente pesquisa tem por finalidade, apresentar um modelo guia de auditoria aplicada a gestão de condomínio, a serem seguidos pelas empresas prestadores de serviços, as administradoras de condomínio. Afim de proporcionar resultados plausível que venham a diminuir possíveis erros por parte das informações geradas pela gestão das administradoras, contribuindo na confiabilidade das informações prestadas. Utilizou-se como método os três tipos: exploratórias, descritivas e explicativas. Como também, a entrevista estruturada qualitativa, para obtenção das informações recebidas dos entrevistados acerca do assunto abordado e pesquisa bibliográfica. A partir, da apuração dos resultados obtidos, embora o número de população que se disponibilizou a participar desta pesquisa não abrange o seu campo de pesquisa, verificou-se através das entrevistas realizadas, a importância de abordar ferramentas da auditoria interna nos procedimentos internos realizados para geração de relatórios contábeis e financeiros, o que enfatiza a importância da utilização desse método interno, o qual contribui na fidedignidade das informações prestadas.

Palavras-chave: Modelo, Auditória Interna, Condomínios.

INTRODUÇÃO

Nos últimos tempos, as cidades apresentaram um significativo aumento em termos habitacionais. Com a chegada dos novos modelos de moradias, os condomínios têm exibido constantes avanços em termos de estrutura e gestão. Nesse sentido, os edifícios edilícios, expressão utilizada pelo Código Civil Brasileiro, no qual faz referência os condomínios verticais (prédios), aos condomínios horizontais e condomínios residenciais, formaram modelos de moradias residências que se expandiram em vários países até chegar ao Brasil.

Com a chegada então, dessas moradias no Brasil, tornou-se necessária uma legislação acerca deste novo formato habitacional. Com isso, o surgimento da Lei n° 4.951 de 16 de dezembro de 1964, trouxe para o setor imobiliário, interpretações e orientações acerca desse novo contexto de habitações, como o Direito de Propriedade, Convenção do Condomínio, Despesas do Condomínio, Administração do Condomínio e Assembleias (ALMEIDA, BORTOLI; SOUZA, 2015).

Em 10 de janeiro de 2002, algumas modificações ocorreram em relação à Lei nº 4.951/64, como a implementação da Lei nº 10.406 do Novo Código Civil, no qual discorre sobre aspectos relativos a diferença entre partes comuns e privativas, multas, destituição de síndicos, como formar uma convenção, entre outros (ALMEIDA et al., 2015).

A Lei nº 10.406/02, do Novo Código Civil, traz em seu texto os direitos e deveres antevistos, a obrigatoriedade das prestações de contas e do regimento interno, nos quais devem conter as datas para a entrega dos relatórios das movimentações financeiras realizada pelo síndico, ao conselho consultivo e os demais condôminos. Entretanto, a existência de uma determinação específica, relacionada das regras contábeis e financeiras ainda não é prevista.

Nessa perspectiva, em que as informações contábeis tornando-se essenciais para o bom funcionamento de um condomínio, em que manter um equilíbrio econômico e orçamentário é desejo comum dos condôminos, torna-se indispensável à atuação do profissional contábil, o qual assume um papel importante perante o condomínio; controlando, planejando e gerando informações de forma fidedigna e confiável.

Ademais, a auditoria, técnica no qual revisa as demonstrações contábeis e financeiras, com a finalidade de assegurar a veracidade dos registros efetuados, além de levantar evidências apropriadas e suficientes para emitir uma opinião (FRANCO; MARA, 1989; ALMEIDA et al., 2015), tornou-se peça necessária na gestão condominial, pois através de seus serviços, pode-se averiguar possíveis indícios de fraudes e consequentemente evitarem possíveis conflitos entre a gestão e os condôminos.

Entendendo então, a problemática de compreensão dos síndicos, conselhos consultivos e condomínios, sobre a necessidade de geração dos relatórios, nos quais são emitidos pelas administradoras, são necessários procedimentos internos que possam auxiliar o desenvolvimento de cada setor para unificação das informações de forma coerente e sucinta.

Partindo desta exposição e da necessidade informacional, contábil e financeira, que tais contextos imobiliários necessitam, o trabalho pretende responder ao seguinte questionamento: Como a auditoria contábil contribui para a gestão de condomínios?

Desta forma, objetiva-se demonstrar como à auditoria tem auxiliado na gestão de condomínios, na forma de assegurar e direcionar as informações relativas as atividades internas, analisar documentos referente a gestão do condomínio, como também, verificar se as práticas de auditória aplica-se a gestão. Ademais, a pesquisa pretende verificar a situação acerca da compreensão dos relatórios contábeis e financeiros por meio de questionário específico sobre as informações emitidas pela administradora, bem como, produzir um modelo guia, como forma de orientação dos procedimentos que poderão ser adotados pelas empresas que administram os condomínios, no intuito de melhorar as informações geradas e a forma de trabalho, facilitando seu desempenho, através do feedback recebido nos relatórios.

Além disso, o trabalho contribui para o preenchimento de uma lacuna na literatura a fim de compreender a capacidade que os procedimentos de auditoria têm para auxiliar os gestores dos condomínios. O artigo está estruturado na seguinte sequência: além dessa introdução, inicia-se com o referencial teórico, na qual traze a abordagem da Gestão de Condomínios e Auditoria Contábil. Em seguida, são abordados os procedimentos metodológicos, análise de resultados e as considerações finais.

2. REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 GESTÃO DE CONDOMÍNIOS E AUDITORIA CONTÁBIL

A inclusão dos condomínios edilícios segundo Sornberger et al. (2012), começou desde a Idade Média, onde as pessoas se adaptaram a espaços menores e passaram a conviver em grupo, trazendo a partir desse exposto o surgimento do que se entende por modelos de moradias nos tempos atuais.

No Brasil, segundo Almeida et. al (2015), a introdução e crescimento dos condomínios edilícios surgiu a partir dos grandes incentivos do governo, com relação as baixas taxas de juros na aquisição do imóvel, a partir desse exposto, houve um aumento na procura de moradias condominiais, fomentando a viabilidade na vida social das pessoas e realizando o sonho da moradia própria. Acredita-se que a aceitação desse novo formato foi um marco na história moderna do país.

Com o convívio ao longo dos tempos, houve a necessidade de discutir em Lei, sobre esse novo contexto de moradia, surge então, em 1928 o Decreto n.º 4.951, que dissertou de forma limitada sobre os condomínios.

Somente em 16 de dezembro de 1964, voltou-se a discutir sobre o assunto, com a Lei n.º 4.591 que passou a determinar sobre o regimento do condomínio em edificações e incorporações imobiliárias, essa lei ficou vigente até o ano de 2002, quando em 10 de Janeiro 2002 novas discussões trouxeram a Lei n.º 10.406 do Novo Código Civil Brasileiro, passando a revogar diversos artigos da Lei n.º 4.591.

No novo texto da Lei n.º 10.406/2002, inseriu-se cenário em que, segundo Almeida et. al (2015) na Lei n.º 4.591/1964 se em 1964 a Lei nº. 4.591 tratava de forma abrangente sobre o assunto, a partir do Novo Código Civil, conseguiu-se abordar de forma mais específica situações antes não tratadas, como a convenção condominial e regimento interno, que são verdadeiras “leis internas” que auxiliam a convivência cotidiana.

A prerrogativa do texto da Lei antevista, menciona em seu art. 1.347 que terceiros poderão ter poderes total ou parcial nas tomadas de decisões administrativas, perante aprovação de assembleia, ou seja, o síndico (poderá ser ou não proprietário), como também poderá ocorrer a contratação de profissionais para a estar à frente da gestão do condomínio.

O art. 1.348, discorre sobre as obrigações dos síndicos perante o condomínio, onde demonstra que ele será o responsável legal e por poder de lei poderá convocar assembleias, representar o condomínio, cumprir e fazer cumprir a convenção condominial, cobrar dos condôminos a contribuição das taxas (sejam elas ordinárias ou extraordinárias), elaborar a prestação de contas e entre outros. O prazo da sua gestão não poderá ser superior a dois anos, podendo ser prorrogado ou não, através de assembleia.

Sobre a prestação de contas, ainda em seu art. 1.348, determina obrigatoriedade da realização e entrega das prestações de contas realizada pelo síndico, na data conforme prevista na convenção condominial. Mas, não explora qual procedimentos utilizar mediante a sua forma de contabilização, deixando muitas vezes vaga a interpretação de quais práticas devem ser adotadas.

Embora a Lei nº. 10.406/2002 não obrigue a formação de um conselho fiscal, poderá conter na convenção condominial, a obrigação de eleger membros para acompanhar e fiscalizar as movimentações realizadas pelo síndico, obedecendo a mesma sistemática do síndico, ou seja, podendo ser composto por proprietários ou não.

A responsabilidade de gerar as prestações de contas é do sindico, sua finalidade, segundo Bücken (2014), é de informar as arrecadações das taxas condominiais(receitas), anexadas aos documentos comprobatórios das manutenções, obrigações e aquisições do condomínio (despesas), como por exemplo: notas fiscais de compras, de serviço, comprovante de pagamento de água/e ou luz, guia de recolhimentos entre outros, relatório de inadimplência e demais documentos que determinem os gastos do período efetivo do condomínio e ao final apontar e demonstrar a real situação financeira nas prestações de contas.

Todavia, sabe-se que a prestação de contas elaborada para condomínios é regida pelo regime de caixa, que é a contabilização das entradas de recursos e suas saídas que são destinadas a manutenção do condomínio no mês atual, a resolução n° 750 de 1993, do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), orienta que as entradas e saídas de recursos, deverão ser contabilizadas pelo princípio da competência, ou seja, deverá ser reconhecido o pagamento ou recebimento na data em que se refere, independente do seu recebimento ou pagamento. Entretanto, a Lei 10.406/2002, no que trata sobre a emissão dos relatórios das receitas e despesas, correlacionadas aos condomínios, não especifica as formas de contabilização das mesmas, ou seja, para condomínios, segundo Bücken (2014), o regime de caixa é o mais utilizado.

Contudo, entende-se que os relatórios contábeis e financeiros, da forma que atualmente são elaborados, causam em seus usuários (condôminos) por vezes desconfianças, a respeito de como foram empregados os recursos arrecadados através das mensalidades/taxas condominiais.

Compreendendo a necessidade de assegurar as informações prestadas aos demais condôminos, Lopes de Sá (2002), define a auditoria interna como uma forma de fiscalizar os controles internos, após a finalização de cada processo, com o intuito de avaliar os procedimentos utilizados, assegurando o cumprimento de metas e objetivos traçados pelas entidades. Segundo Gouvêa (2017), existe três tipos de gestão voltada para condomínios, conforme o Quadro 01:

Quadro 01 – Tipos de Gestão de condomínios

Tipo de Gestão Descrição
A auto gestão Onde o síndico após assembleia de eleição assume todas as funções do condomínio;
A co-gestão Há a participação do síndico, mas acontece de forma compartilhada a uma empresa especializada em administração condominial;
Terceirização total da gestão Onde as empresas prestadoras de serviço especializada em administração condominial assume de forma total.

Fonte: Adaptado de Gouvêa (2017)

 

O síndico muitas vezes é eleito pela assembleia e não possui técnicas que contribua de forma eficiente dentro da gestão do condomínio, a inclusão da administradora de condomínio (empresa especializada nesse seguimento) é uma forma de auxílio para interpretar os fatos gerados para a formação da prestação de contas de forma coerente.

O conjunto de princípios, normas e procedimentos contábeis tem como objetivo conhecer o patrimônio das pessoas físicas ou jurídicas e suas mutações, segundo Sornberger et al. (2012).

Para Marion (2005) a contabilidade é a linguagem dos negócios, mede os resultados das empresas, avalia o desempenho dos negócios, dando diretrizes para tomada de decisões. Nesse sentido, o objetivo da contabilidade inserida na gestão condominial é auxiliar o síndico a evitar gastos que possam inviabilizar a saúde financeira do condomínio (SORNBERGER et al., 2012).

Para Sornberger et al. (2012) a caracterização da personalidade jurídica, aos condomínios edilícios, enquadra-se como terceiro setor, ou seja, não possuem características com fins lucrativos, e sua arrecadação de recursos (Mensalidade ou Taxa Condominial, Prevista na Convenção Condominial) é destinada a manutenção social do bem.

Para Bücken (2014), com o passar do tempo, à auditoria moldou-se as necessidades internas das organizações, as dinâmicas ofertadas pelas atividades internas abrangem desde a administração aos demais setores da empresa, o que cria uma ponte que interliga a orientação, a interpretação, previsão de fatos e o controle. Partindo desse exposto, verifica-se que a auditoria passa a ganhar um papel decisório, onde deixa apenas de verificar os fatos e atos contábeis e passa a interpretá-los e auxiliar no alcance de resultados abrangentes e positivos, tornando uma forma de controle.

Ainda de acordo com Bücken (2014), a respeito da auditoria interna de condomínios, leva-se a interpretar de forma diferente as práticas correlacionadas a Lei n.º 6.404/1976, Lei das Sociedades Anônimas. Haja vista que, as determinações do condomínio fogem da realidade da Lei mencionada, interpreta-se como sendo, a auditoria de condomínios como o campo da contabilidade que tem a finalidade de gerenciar as informações internas, criando um planejamento organizacional mais preciso e eficaz dentro da administração.

Partindo dessa análise, trazer a auditoria para dentro da administração condominial, é uma forma de sanar possíveis erros internos na execução das rotinas contábeis e financeiras, levando ao objetivo de uma correção mais rápida e eficiente e resultando no não prejuízo dos relatórios emitidos. O que torna segura as prestações de contas entregues aos condôminos.

Por isso, criar um guia de orientação em relação à prática de auditorias aplicadas aos condomínios faz-se necessário compreendendo que, a legislação vigente não define a forma de como trabalhar as informações contábeis e gerar relatórios aos condôminos. Acrescentando que a não padronização das informações pode levar a várias interpretações, nos quais se propõem os relatórios.

Contudo, Araújo (2016), as prestações das informações contábeis devem ser detalhadas. O que enfatiza a utilização de um guia para direcionar as formas de execução das rotinas acerca da informação, auxiliando os síndicos e administradoras, tornando fáceis a interpretação das movimentações financeiras e contábeis através dos relatórios emitidos, contribuindo para uma linguagem clara e precisa, levando a informação aos usuários de forma simples, porém completa.

3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

3.1 INSTRUMENTO DE PESQUISA

De acordo com Araújo (2016), as pesquisas possuem três principais vertentes: podem ser exploratórias, descritivas e explicativas. Este trabalho inicia-se por utilizar as três, no qual a exploratória conduzirá a verificação dos fatos e atos, explorando a percepção direta dos síndicos e/ou conselho consultivo, a descritiva será feita a análise do ponto de vista dos síndicos e também conselho fiscal (se possuírem) que acompanham as movimentações realizadas pelos representantes legais (o síndico), como também é explicativa que fará a da coleta de informações.

Utiliza-se o método qualitativo, que para Creswell (2010), aprofunda a interpretação das informações obtidas diretamente pelos administradores (síndicos e/ou conselheiros) dos condomínios que deverá ser comparada com abordagem bibliográfica, extraindo resultados a partir dessa compreensão.

O instrumento de pesquisa utilizado foi a entrevista estruturada, que segundo Toloi e Manzini (2013) seu processo dar-se a partir da interação social da população alvo da pesquisa, que tem a finalidade de obter a opinião de cada entrevistado. A entrevista para Marconi e Lakatos (2003) é o método um preciso que contribui para obtenção de dados fidedigna das informações.

Godoi et. al (2012) relata que a utilização de um roteiro, auxilia o pesquisar a obter as informações do seu objeto de pesquisa, como também a forma de organização da mesma, que será através de perguntas estruturadas e direcionadas aos entrevistados, com o objetivo de coletar a percepção dos administradores dos condomínios sobre as prestações de contas e os procedimentos desenvolvidos de forma direta e sem interferências.

As entrevistas foram marcadas via e-mail ou telefone, além disso, foram entrevistados 4 (quatro) representantes. A população da pesquisa foi composta pelos síndicos e/ou conselho fiscal e foi realizada nas dependências dos condomínios situados na cidade de João Pessoa/PB.

Considera-se no âmbito dessa pesquisa, o anonimato e a preservação das informações que forem coletadas, assim como as identidades dos condomínios, das administradoras e dos participantes das entrevistas (síndicos e conselhos).

3.2 PROCEDIMENTOS

A partir da aplicação do instrumento de pesquisa, um guia de entrevista estruturada subdivido em três seções (Quadro 02). Ademais, o contato inicial se deu por meio telefone e de mensagem eletrônica (e-mail), posteriormente e em alguns casos, foram realizados contato telefônico, convidando o participante a agendar uma entrevista presencial, sobre o tema de pesquisa.

Quadro 02 – Composição do roteiro de entrevista

SEÇÕES PERGUNTAS
I Entrevistado
II Gestão do Condomínio
III Auditoria Contábil nos Condomínios

Fonte: Dados da pesquisa (2018)

3.2.1 PERFIS DOS ENTREVISTADOS

Foram entrevistados 06 responsáveis legais de diversos condomínios edilícios da cidade João Pessoa/PB. Buscando preserva a identificação de ambos os entrevistados, o Quadro 03 a baixo demonstra a forma de identificação que será utilizado.

Quadro 03 – Identificação dos responsáveis legais dos condomínios

CONDOMÍNIOS ENTREVISTADO (Responsáveis Legais)
Condomínio A Entrevistado A1
Condomínio B Entrevistado B1
Condomínio C Entrevistado C1
Condomínio D Entrevistado D1
Condomínio E Entrevistado E1
Condomínio F Entrevistado F1

Fonte: Dados da pesquisa (2018)

As informações coletadas foram separadas conforme blocos da entrevista, o primeiro é destinado ao perfil do entrevistado, o segundo fala sobre a forma estrutural da gestão do condomínio e o grau de satisfação e o terceiro corresponde a informações obtidas pelas administradoras através das prestações de contas para a tomada de decisão e procedimentos que auxiliam na melhoria das informações como também na fiscalização da mesma.

De acordo com as duas primeiras perguntas do primeiro bloco do questionário, levantou-se os perfis dos entrevistados acerca do grau de escolaridade e cargo ocupado perante o condomínio (Síndico e/ou Conselheiro Fiscal).

Quadro 04 – Perfis dos Entrevistados

Entrevistado Profissão Síndico / Conselheiro
A1 Biblioteconomia Síndico (a)
B1 Professor(a) de Artes Síndico (a)
C1 Advogado (a) Síndico (a)
D1 Gerente Administrativo Síndico (a)
E1 Bombeiro (a) Síndico (a)
F1 Professor Polivalente (a) Conselheiro (a)

Fonte: Dados da pesquisa (2018)

A observação sobre esse bloco da entrevista, revela a variabilidade de áreas atuantes de cada entrevistado, o que evidencia a partir desse exposto pouca exploração das áreas administrativas e contábeis, o que revela pouca afinidade com procedimentos técnicos específicos que viabilizam uma gestão mais completa.

4. ANALISE DOS RESULTADOS

As análises dos resultados são as capturas das informações que através das entrevistas realizadas, auxiliam no encaminhamento de uma opinião que contribua padronização de procedimentos internos e gerar informações fidedignidades através da utilização da auditoria interna voltada aos condomínios.

4.1 GESTÃO DO CONDOMÍNIO

O modelo de gestão aplicada está correlacionado com a abordagem feita no referencial teórico, abordada por Gouvêa (2017), que aponta três tipos de gestão: autogestão, cogestão e terceirização da gestão, para os responsáveis legais dos condomínios, ou seja, os entrevistados A1, B1, C1, D1, E1 e F1, definiram o modelo de gestão como: cogestão, no qual o síndico é considerado como o representante legal.

Além disso, de acordo com os relatos das entrevistas realizadas, todos os entrevistados definiram a estrutura organizacional do condomínio, como sendo:

Figura 01 – Estrutura organizacional do condomínio

Fonte: Dados da pesquisa (2018)

Com base no que foi levantado referencialmente, em relação à importância do papel da administradora, foi destacado que seu papel é de auxílio à gestão condominial, facilitando o encaminhamento de todas as atribuições e necessidades do condomínio, como por exemplo, foi relatado pelos entrevistados:

“Compreensão e execução de tarefas administrativas e financeiras.” (Entrevistado A1); “Prestação de contas, relatório de inadimplência e boletos.” (Entrevistado B1); “Controle financeiro, pagamentos, prestação de contas, relatório de inadimplência, controle de funcionários, orçamentos e etc.” (Entrevistado C1); “Prestação de contas, relação de inadimplentes, controle bancário, folha de pagamento e seus recolhimentos e geração de taxas condominiais (boletos). ” (Entrevistado D1); “Execução da parte financeira e administrativa, orçamentos, prestação de contas e acompanhamento dos inadimplentes. ” (Entrevistado E1); “Prestação de contas, financeiro e administrativo e cobrança. ” (Entrevistado F1).

No que se refere as atribuições dos responsáveis pelo condomínio e da administradora contratada, o Quadro 05 abaixo, descreve as percepções dos entrevistados, sobre as atribuições do síndico e/ou conselheiro e da administradora, está descrito a partir da visão de cada um dos entrevistados.

Quadro 05 – Opinião sobre as atribuições do síndico e/ou conselheiro e administradora

Entrevistados Atribuições do síndico e/ou conselheiro Atribuições da administradora
A1 “Está à frente do controle do condomínio e assumir as atribuições de resolver conflitos internos e inerentes ao condomínio.” “Parte financeira e administrativa, geração de relatórios, boletos, inadimplência e prestação de contas.”
B1 “Está à frente da administração do condomínio. Tendo participação em negociações de taxas em atraso, tomada de decisão baseada em orçamentos.” “Controle de pagamentos, execução de rotinas administrativas, folha de pagamento, relatório de inadimplência, boletos e prestação de contas.”
C1 “Ser o representante legal perante órgãos, e ter a personalidade jurídica esclarecida, entendendo as necessidades e os problemas enfrentados pelos condomínios.” “Controle financeiro e Administrativo, prestação de contas, assessoramento nas cobranças, redigir atas, elaborar planilha com previsão orçamentária, avisos, boletos e folha de pagamento.”
D1 “Está a frente das tomadas de decisões, controle financeiro e representação de forma ativa nos condomínios.” “Controle financeiro, geração de relatórios, controle da cobrança, emissão de boletos e prestação de contas.”
E1 “Está a frente da gestão do condomínio, avaliando os problemas e soluções possíveis, extraindo recursos e contribuindo nas melhores em prol do bem comum.” “Prestação de contas, relatório de inadimplência, boletos, previsão orçamentária, comunicados e pagamentos.”
F1 “Acompanhar o síndico nas tomadas de decisões, como também avaliar as receitas e despesas operadas em cada mês.” “Gerar as prestações de contas, cobrança e relatórios financeiros, inadimplência, folha de pagamento e pagamentos a terceiro. ”

Fonte: Dados da pesquisa (2018)

Com relação as informações disponibilizadas pelas administradoras, e o que poderia ser modificado, os entrevistados emitiram a seguinte opinião:

“As informações recebidas pelas administradoras, são fies a realidade, porém necessitam de uma adaptação na forma física das prestações de contas. ” (Entrevistado A1). “As informações prestadas pelas administradoras condizem com a real situação do condomínio, mas, é importante explorar ferramentas que padronizem as descrições nos relatórios mensais. ” (Entrevistado B1). “As informações são incompletas e não são uniformes a gestão do síndico, é necessário padronizar as descrições, explorar melhor o relatório de inadimplência, trazendo em forma percentual o quanto o montante informado afeta a saúde financeira do condomínio. ” (Entrevistado C1). “Os relatórios gerados pelas administradoras precisam separar cada montante de forma clara, onde transpareça cada ponto de atuação do síndico, sobre as receitas e despesas. ” (Entrevistado D1). “A prestação de contas precisam ser padrão, seu plano de contas poderia ser aprimorado a realidade condominial, e realizar planilhas de aquisições de bens moveis e imóveis dos condomínios que contribua para o conhecimento de todos. ” (Entrevistado E1). “Existe um grau de complexidade de interpretar os números expressos nas prestações de contas, levando a um grau de satisfação baixo. (Entrevistado F1).

A partir das análises realizadas e das entrevistas feitas e compreendendo que à Lei antevista 10.406/2002, não discorre como devem ser os procedimentos de contabilização dos condomínios, compreendemos que as informações devem passar por um processo de enquadramento e aperfeiçoamento das mesmas.

4.2 AUDITORIA CONTÁBIL NOS CONDOMÍNIOS

No terceiro ponto abordado nas entrevistas, as três primeiras perguntas falam sobre a importância das prestações de contas, se todos os condôminos tem acesso periodicamente, seu grau de veracidade, de A1, B1, C1, D1, E1 e F, mencionaram que conhecem a importância das prestações de contas como forma de auxiliar a expor a situação liquida do condomínio aos demais condôminos, e recebem todos os meses através dos boletos das taxas de condomínio, como também a administradora disponibiliza em seu site para todos os condôminos que utilizam a ferramenta virtual possam ter acesso e também estão disponíveis na portaria dos condomínios para consulta.

As demais perguntas estão relacionadas a forma como as prestações de contas auxiliam na tomada de decisão do síndico e/ou conselho fiscal diante do condomínio, sua forma de controle e fiscalização da informação, e se os entrevistados teriam sugestão para aprimorar essa informação para sintetizar possíveis erros na emissão das informações por parte da administradora.

O entrevistado A1 informou que: “As prestações de contas traduzem em números como encontra-se a situação financeira a curto e a longo prazo, tornando possível rever saldos devedores, provisões, antecipações ou até mesmo inadimplência.” O mesmo mencionou que percebe a necessidade de uma fiscalização maior na maneira de executar as informações por parte da administradora, que muitas vezes deixa incompleta as informações, mesmo estando de posse da documentação necessária para emissão da prestação de contas.

Para os entrevistados B1, C1 e D1 as prestações de contas são uma ferramenta onde norteia como deve ser empregado o dinheiro em um determinado momento e demonstrar se ao começo do exercício do ano corrente, a previsão orçamentária está sendo aplicada de forma coerente ao que se propôs as receitas para honrar as despesas mencionadas juntas com seus reajustes anuais. Eles apontam também que, após alguns questionamentos dos demais condôminos levantaram a hipótese de aderirem à auditoria externa, como uma forma de reforçar os serviços prestados pela administradora, juntamente com o síndico.

Os entrevistados E1 e F1, informaram que as prestações de contas é um documento que auxilia ao síndico na maneira de gerir as receitas e despesas, o relatório dos inadimplentes é uma das informações que ele determinam ter uma importância maior, é através dessa informação que eles conseguem extrair quanto o condomínio tem retido por falta do pagamento das taxas condominiais, para eles a prestação as informações emitidas pelas administradoras precisam ser padronizadas, uma melhor interpretação dos inadimplentes e também carimbar as folhas das prestações de contas enumerando para que dificulte qualquer extravio das informações, prevenindo ambos de possíveis erros.

Perante as afirmações, observa-se a partir das análises realizadas e das entrevistas feitas, que a auditoria contábil nos condomínios ainda é uma ferramenta pouco utilizada pelas administradoras mas, sua utilização resultaria na consolidação das informações de forma correta, considerando que a sua aplicação conseguiria diminuir possíveis erros, A1, B1, C1, D1, E1 e F1, demonstraram que é importante ter essa prática dentro das administradoras, uma vez que as mesmas possuem qualidades técnicas que auxiliam na prática.

4.3 PROPOSTA DE MODELO GUIA DE AUDITORIA APLICADA A GESTÃO DE CONDOMÍNIO

Compreende-se que a problemática do estudo, introduz como forma de melhoria da informação, a auditoria interna direcionada as prestações de contas realizadas pelas administradoras, esse procedimento deverá ser executado por um funcionário, devidamente habilitado pelo CFC (Conselho Federal de Contabilidade) e funcionário da administradora, que terá como objetivo averiguar e tornar as informações fidedignas para os usuários das informações, tais procedimentos serão expostos como uma forma de guiar e direcionar a fiscalização dos relatórios emitidos, aplicada a área como forma preventiva.

4.3.1 PROCEDIMENTO DE AUDITORIA

Os procedimentos de auditoria interna voltada para os condomínios, sugere inspeção e verificação de registros, documentos e ativos tangíveis. O contador responsável por avaliar esse procedimento deverá utilizar esse procedimento voltado as prestações de contas e suas respectivas contas, observando os relatórios emitidos por cada setor.

A seguir, serão descritos os procedimentos de auditoria que deverão ser adotados pelos responsáveis pela gestão do condomínio, a Tabela 01 abaixo, indica as descrições dos devidos procedimentos assim como as indicações/guias:

Tabela 01 – Modelo guia de procedimentos de auditória para condomínios

PROCEDIMENTO DE AUDITORIA

RECEITAS E RENDIMENTOS

Descrição

A composição das receitas é baseada nas taxas condominiais ordinárias, que são as cobranças realizadas por determinação das convenções condominiais através do m² de cada unidade, além desse conceito, dentro das receitas deverá ter a cobrança de consumos como água, gás e outras cobranças que variam de acordo com o consumo individual de cada unidade e as receitas de taxas extraordinárias que são taxas que tem finalidade a parte das despesas mensais do condomínio. Os rendimentos são entradas de recursos que resultam de valores aplicados na conta poupança e fundo de reserva, que deverá ser contabilizado a baixo das receitas provenientes das taxas condominiais.

Indicação/Guia

O montante de entradas das receitas provenientes das taxas condominiais, deverá ser verificado no extrato da conta corrente do condomínio, os rendimentos deverão ser visualizados nas suas respectivas contas poupança e fundo de reserva. Ambos lançamentos deveram ser lançados na prestação de contas separadamente.

RECEITAS NÃO REALIZADAS (INADIMPLENTES)

Descrição

São valores oriundos da falta de pagamento das taxas condominiais, esse relatório muitas vezes é anexado à parte, porém aconselhasse que o valor do montante não realizado na conta corrente no mês deva ser informado a baixo da conta receitas e rendimentos, para que a partir desse exposto o síndico e/ou conselho fiscal analisem com propriedade a diferença de recursos, o que torna a compreensão facilitada, essa informação não substitui o relatório de inadimplência, ela apenas complementa em valores sintéticos a informação.

Indicação/Guia

Toda negociação extrajudicial das taxas condominiais em atraso, deverá conter uma observação que conste a data da autorização do síndico, juntamente com uma autorização assinada pelo menos nos arquivos do condomínio, as negociações não torna o condômino adimplente, ou seja apenas após a quitação do débito o mesmo deixará de aparecer no relatório de inadimplentes, parcelas oriundas de negociações deverá aparecer nas receitas realizadas como acordo, nº do apartamento e o da parcela se assim o acordo for firmado.

DESPESAS COM MANUTENÇÃO E CONSERVAÇÃO

Descrição

São despesas que está voltada aos serviços de conservação do condomínio, exemplo: elevadores, piscina, jardim e etc. Essas despesas, deveram ser observadas de acordo com os contratos firmados com as empresa ou pessoas físicas que prestam o serviço.

Indicação/Guia

Observar notas fiscais de serviço, suas retenções de impostos sobre os serviços executado, na prestação de contas deverá aparecer o nome da empresa ou pessoa física, a que se refere o serviço prestado, sua competência se for mensal, não dispensar comprovantes de pagamentos e cópia do cheque.

DESPESAS DE CONSUMO

Descrição

São despesas oriundas de consumos do condomínio de forma em geral, com relação a estas empresas, as mesmas são as responsáveis pela ligação dos seus serviços, no condomínio e em cada unidade, a concessionária de energia, ela faz a leitura do consumo individual de cada apartamento e do condomínio(áreas comuns dos condomínio), entretanto a concessionária de água, ela faz as instalações dos hidrômetros, mas a leitura é feita apenas no hidrômetro do condomínio, o rateio e a forma de cobrança é feito a partir da Instrução Normativa nº 017/05 da concessionária do Estado da Paraíba, que emite a responsabilidade da leitura e cobrança individual ao condomínio. Com relação ao gás, a Lei Municipal de João Pessoa nº 10.927/2006, determina que as novas edificações obedecerão às determinações da Lei, que diz que é necessário a contratação de uma empresa habilitada que instale e acompanhe a instalação de botijões de gás e sua distribuição, as empresas adotam as mesmas diretrizes da concessionária de água e esgoto. De acordo com cada necessidade dos condomínios, haverá modificações na forma de consumo e suas cobranças, deve-se observar as legislações vigentes, municipais, estaduais e especificas.

Indicação/Guia

A inspeção nessa conta, deve estar voltada na forma de rateio de cada despesa, o pagamento das despesas serão realizados conforme a conformidade de saldo na conta corrente do condomínio, portanto a princípio, a elaboração da previsão orçamentária que é realizada sempre no começo do exercício, é quem determina o rateio do valor a ser pago por cada condômino, da energia da área comum do condomínio, sua contabilização deverá conter a qual competência se refere, cópia do cheque, e comprovantes de pagamentos online, e se houve pagamentos de multas informar nas observações motivo anexar documento original a prestação de contas. Também se aplica a verificação da mesma a conta da água, vale lembrar de que o consumo da água é individual ou seja, além do rateio da área comum, cabe a cada unidade o pagamento do seu consumo.

DESPESAS COM AQUISIÇÃO

Descrição

Observa-se como sendo despesas com aquisição a subdivisão das contas em: a longo prazo e curto prazo, a compreensão dessa subdivisão facilita a interpretação do condômino, considerando que o síndico possui um valor para compras, no qual não precise convocar a assembleia para deliberar o assunto, o valor de movimentação do síndico deverá constar na convenção do condomínio, ou em ata de constituição do mesmo. Aplica-se as instruções anteriores a despesas com o gás, ressaltando que o gás é por período, portanto na prestação de contas deverá conter o período do abastecimento.

Indicação/Guia

Despesas com aquisição de longo prazo, são despesas realizadas até o final do exercício seguinte, para condomínio aplicaremos a hipótese de 12 meses perante a previsão orçamentária de cada ano. Possivelmente são valores que possam ultrapassar o valor do montante permitido ao síndico, deverá conter nas prestações de contas nota fiscal de cada parcela, seus respectivos comprovantes de pagamentos, recibos devidamente assinados e datados, a informação do relatório contábil/financeiro deverá conter as parcelas, a descrição deve obedecer o que está descrito na nota fiscal, como também em sua observação colocar a data da ata de aprovação se assim for deliberado, anexar cópia dos cheques, e comprovante de pagamentos.

DESPESA ADMINISTRATIVAS

Descrição

São as cobranças realizadas pelas administradoras dos condomínios, cobrança de correios, impressões, materiais de expediente entre outros.

Indicação/Guia

Deve-se observar os valores acordados com os condomínios sobre a prestação de serviço, cobrança dos boletos e impressões, obedecer a mesma sistemática dos prestadores de serviços, com a emissão de notas fiscais, recibos, e acompanhar as cópias dos cheques, e informar nos relatórios a competência ou período a que se refere, nas cobranças de envio pelos correios, deverá conter em seus recibos a especificações dos proprietários dos apartamentos que não residem no condomínio.

CONTA CORRENTE

Descrição

É conta bancária onde ocorre as movimentações de receitas, despesas, rendimentos, despesas bancárias, movimentações transitórias entre outras contas do condomínio.

Indicação/Guia

Observar os o dia em que foi retirado o extrato bancário, para realização das prestações de contas, observar se as receitas mencionadas no relatório contábil/financeiro estão corretas com o que diz o extrato, todas as despesas mencionadas no relatório, deverá constar suas compensações no extrato, na data conforme os lançamentos contábil/financeiro. Também deve-se contabilizar as despesas com liquidação de boletos separadas, sua manutenção de conta e demais cobranças bancárias de manutenção. O extrato bancário deverá ser anexado na prestação de contas.

CONTA POUPANÇA

Descrição

Sua finalidade é resguardar o montante das provisões de férias, décimo terceiro, rescisões, e seus respectivos recolhimentos INSS, FGTS.

Indicação/Guia

Deve-se observar as movimentações transitórias ocorridas da conta corrente para a poupança, os valores de transferência são determinados pela previsão orçamentaria anual, que determina a porcentagem de transferência de uma conta para outra mensalmente, resguardando-o de um sobre carga nos saldos da conta corrente. Ela contém rendimentos que deverão ser lançados nos relatórios conforme já foi mencionado. Anexar a prestação de contas o extrato bancário da mesma, como também a autorização de transferências assinada pelo síndico.

CONTA FUNDO DE RESERVA

Descrição

A utilização dessa conta é expressa através da convenção do condomínio, onde sua finalidade é destinada a conservação predial, ou seja sua utilização é futura para fins estruturais de reforma.

Indicação/Guia

O valor do montante a ser transferido deverá ser informado em percentual na convenção condomínio, no qual é lançada na previsão orçamentária anual, conforme reajustes. Sua movimentação transitória deverá ser lançada mensalmente, os rendimentos também deverão ser especificados nas receitas a que se refere, e sua competência. Anexar a prestação de contas o extrato bancário da mesma, como também a autorização de transferência assinada pelo síndico.

CONTA CAIXA

Descrição

Sua utilização é destinada aos pagamentos realizados pelo síndico, em estabelecimentos que não aceitam cheques, cartão de crédito e transferências bancárias do condomínio. Em ata de constituição deverá conter o valor que poderá ser movimentado nessa conta.

Indicação/Guia

Os valores mencionados nessa conta, tem destino para pagamentos de aquisições e serviços de baixo valor, o sindico deverá apresentar mensalmente os comprovantes de pagamentos que abatem o valor do seu caixa, o valor estipulado é abatido das despesas e mensalmente só será feito a transferência para essa conta de forma complementar do valor estipulado pela assembleia, observar as notas ficais, recibos e comprovantes de pagamentos, descrever o serviço ou aquisição na prestação de contas a forma como está descriminada na nota fiscal.

Fonte: Dados da Pesquisa (2018).

Após as análises direcionada aos relatórios emitidos pelas administradoras, sua forma de lançamento como também, conferência das Leis predominantes dos assuntos mencionados, conseguimos extrair a partir das análises documentais os possíveis setores que precisam de adequação na geração das informações mencionadas.

Com isso, direcionar o processo de observância a cada setor, é assegurar que as informações cheguem aos usuários finais de forma fidedigna, extraindo desse processo uma atenção particular a cada setor, o que facilita a intermediação nas coletas das informações.

Após o processo de observância, consegue-se por fim validar as informações em relatórios emitidos por quem executa à auditoria interna, esse relatório se adequa ao modelo de checklist, onde pontua cada setor, sua forma de controle, execução e discorre em suas observações acerca dos procedimentos que devem passar por um processo de adaptação e enquadramento.

O intuito da auditória interna voltada aos procedimentos das administradoras direcionada a prestação de contas do condomínio, é uma forma de assegurar a informação. Harmonizar sua estrutura, seus conceitos, como também cada setor, facilita na hora de entregar as informações aos condôminos e seus gestores. Dando continuidade ao bem comum, de modo prático, porém seguindo passo a passo de um processo de inspeção, observância e levantando pontos de ajustes significativos na forma de trabalho.

O Guia de auditoria aplicado aos condomínios é importante, pois através das informações coletadas com os entrevistados, fomenta a utilidade de ferramentas que explorem recursos de auditoria interna, contribuindo e viabilizando as informações prestadas pelas administradoras de forma fidedigna e padrão.

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Essa pesquisa teve como problema de pesquisa, demonstrar como a auditoria contábil contribui para a gestão de condomínios, e como objetivo direcionar a exploração de procedimentos que viabilizem a auditoria interna voltada a gestão condominial, a fins de controle e harmonização das informações, direcionando os usuários finais das informações a uma compreensão completa e de forma padrão.

Os resultados obtidos a partir do modelo de gestão condomínio, trouxe a importância das empresas administradoras de condomínio, para o campo dessa pesquisa, que enfatiza a necessidade de qualificação técnica para gerir os recursos condominiais.

A auditória interna voltada aos procedimentos das administradoras sobre os relatórios emitidos pelas mesmas, contribui para uma fiscalização preventiva e padroniza as informações de forma segura, o que resulta no aprimoramento das informações prestadas.

A proposta de modelo Guia de auditoria aplicada a gestão de condomínio, é uma forma de avaliar os procedimentos utilizados pelas administradoras, desde dos seus relatórios aos procedimentos de cada setor, direcionando a um padrão de melhoria na forma de execução do trabalho, auxiliando a gestão dos condomínios e disponibilizando alternativas que viabilizem a uma tomada de decisão dentro da realidade contábil e financeira de cada condomínio.

Apesar da abordagem detalhada das análises e procedimentos utilizados nesta pesquisa, observa-se alguns aspectos referentes às limitações de pesquisa: primeiro, a dificuldade de conseguir um número maior da população de condomínios, nos quais se disponibilizassem a participar do estudo, não garantindo que a população foi completamente abrangida; e em segundo os resultados da pesquisa descreve a realidade dessa população, logo as conclusões dessa pesquisa não podem ser generalizadas.

Sugere-se para futuros trabalhos, uma estruturação da forma conceitual do plano de contas, como também a implantação de um modelo de relatório onde se apliquem os ativos tangíveis e intangíveis dos condomínios. Assim como, tentar abordar um número maior de representantes condominiais, como também avaliar o ponto de vista das prestadoras de serviços (administradoras) através de uma abordagem quantitativa.

REFERÊNCIAS

ALMEIDA, Andreza Richartz de; BORTOLI, Daniela; SOUZA, Juliane Vieira de. A Contabilidade e a Auditoria na Gestão dos Condomínios Como Forma de Auxiliar a Transparência e a Prevenção de Fraudes: Estudo de Caso em Condomínios de Florianópolis. Revista Empreendedorismo e Sustentabilidade, v. 1, n. 1, 2015.

ARAÚJO, Alice Thayane Silva. Análise da qualidade das informações condominiais na ótica do condômino. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação) – Universidade Federal de Goiás, Faculdade de Administração, Ciências Contábeis e Ciências Econômicas (FACE), Ciências Contábeis, Goiânia, 2016.

BRASIL. Lei n° 10.406 de 10 de janeiro de 2002. Institui o Código Civil. Disponível em:<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/2002/L10406.htm>. Acesso em: 06 abr. 2018.

BRASIL. Lei nº. 4.591, de 16 de dezembro de 1964. Dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/CCIVIL/LEIS/L4591.htm>. Acesso em: 6 abr. 2018.

BÜCKEN, Hermann Erwin. O uso da contabilidade na gestão dos condomínios edilícios. Trabalho de conclusão de curso (Graduação) – Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Ciências Contábeis, 2014.

CRESWELL, John W. Projeto de pesquisa: métodos qualitativo, quantitativo e misto. In: Projeto de pesquisa métodos qualitativo, quantitativo e misto. Artmed, 2010.

FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria contábil. Atlas, São Paulo. 1992.

GODOI, Christiane Kleinübing; BANDEIRA-DE-MELLO, Rodrigo; SILVA, AB da. Pesquisa qualitativa em estudos organizacionais: paradigmas, estratégias e métodos. São Paulo: Saraiva, 2 ed. 2012.

GOUVÊA, Fábio Luís Pereira. Análise e proposta de melhoria na gestão de condomínios edilícios a partir dos conhecimentos de gestão de facilities e elaboração de uma ferramenta para análise estatística de despesas incorridas: estudo de caso em um condomínio na zona sul do Rio de Janeiro. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação) – Universidade Federal Fluminense, Escola de Engenharia, Engenharia de Produção, Niterói, 2017.

LOPES DE SÁ, Antonio. Curso de auditoria, v. 9, 2002.

MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Fundamentos de metodologia científica. 5. ed.-São Paulo: Atlas, 2003.

MARION, José Carlos. Contabilidade empresarial. 11. Ed São Paulo: Atlas, 2005

NBC T- 12 (Norma Brasileira de Contabilidade Técnica) – Da auditória interna. Disponível em: <http://www.portaldecontabilidade.com.br/nbc/t12.htm>. Acesso em 26 mai.2018

SORNBERGER, Geovane Paulo et al. Contabilidade em Condomínios: Diagnóstico da Utilização das Informações Contábeis pelos Gestores de Condomínios na Cidade de Sorriso/MT. Revista Contabilidade & Amazônia, v. 2, n. 1, p. 78-91, 2012.

TOLOI, Gabriela Gallucci; MANZINI, Eduardo José. Etapas da estruturação de um roteiro de entrevista e considerações encontradas durante a coleta dos dados. VIII Encontro da Associação Brasileira de Pesquisadores em Educação Especial, Londrina, 2013.

[1] Bacharel em Ciências Contábeis – Instituto de Educação Superior da Paraíba – IESP. Gerente Financeira. Instituto de Educação Superior da Paraíba – IESP.

[2] Mestre em Ciências Contábeis – Universidade Federal de Pernambuco – UFPE. Professora do Curso de Graduação em Ciências Contábeis. Instituto de Educação Superior da Paraíba – IESP

Como publicar Artigo Científico

DEIXE UMA RESPOSTA

Please enter your comment!
Please enter your name here