Os benefícios da implantação de software de Gestão Empresarial como ferramenta de suporte à Gestão Financeira

ARTIGO DE REVISÃO

RUSSO, Fellipe Paes ^[1]

RUSSO, Fellipe Paes. Os benefícios da implantação de software de Gestão Empresarial como ferramenta de suporte à Gestão Financeira. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 05, Ed. 03, Vol. 07, pp. 46-56. Março de 2020. ISSN: 2448-0959, Link de acesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/contabilidade/beneficios-da-implantacao

RESUMO

O presente artigo tem como objetivo apresentar os benefícios adquiridos a partir da implantação de softwares de gestão empresarial, destacando-se o uso do Enterprise Resource Planning (ERP) como ferramenta de suporte à Gestão Financeira e, consequentemente, à tomada de decisões de cunho econômico-financeiro. Trata-se de uma pesquisa exploratória-descritiva, na qual são abordados os conceitos de Sistemas de Gestão Empresarial aplicados à Gestão Financeira e a forma como estes podem colaborar com o decorrer das atividades do departamento financeiro de uma organização. A partir da integração das diferentes áreas dentro de uma mesma empresa, o ERP é capaz de permitir o controle unificado de todas as operações em apenas um software, o que, por sua vez permite a redução do uso de programas isolados, colaborando para uma melhor administração de processos de natureza financeira, visto que otimiza todo o processo de trabalho.

Palavras-chave: Gestão financeira, sistemas de gestão empresarial, sistema ERP.

1. INTRODUÇÃO

A partir dos avanços proporcionados pela tecnologia e pelas transformações que estão ocorrendo nos ambientes profissionais, as organizações têm se mostrado mais atentas para o uso de ferramentas e da própria tecnologia para colocar em prática suas estratégias, de modo a se manter competitivas e longevas em sua área de atuação (Martins et al, 2012). Realizar a gestão de qualquer negócio, principalmente no que tange às atividades econômico-financeiras, não é uma tarefa fácil, ainda mais se for realizada de forma manual ou por meio de planilhas eletrônicas que não estejam integradas. Para que as organizações possam trabalhar de forma eficiente, reduzindo, então, a incidência de erros em seus processos, é necessário realizar investimentos em tecnologia e sistemas de informação, pois são capazes de transformar dados brutos em informações que contribuirão para a tomada de decisões (Biancolino, 2010; Nunhes; Bernardo; Oliveira, 2019).

De acordo com Martins et al (2012), os Sistemas de Informação têm por finalidade otimizar o fluxo de informações e dados que transitam em uma organização. De uma maneira geral, podem ser definidos como processos administrativos que, ao se utilizarem de ferramentas tecnológicas, pessoas e estruturas de uma organização são transformadas em processos menores, que, por sua vez, são armazenados de forma integrada e, posteriormente, utilizados para fundamentar as decisões. Dentre os Sistemas de Informação amplamente difundidos no mercado de trabalho, é possível destacar o Entreprise Resource Planning (ERP), tradução literal de Planejamento dos Recursos da Empresa, que se trata de um sistema de gestão empresarial integrado e encarregado de processar as informações de uma empresa, desde atividades administrativas e financeiras até operacionais (Ferro; Neto; Waqued, 2002).

A principal função de um ERP é integrar as diferentes áreas de negócio que contemplam as empresas, de modo a permitir, sobretudo, o controle unificado de todas as operações a partir de apenas um software, reduzindo, então, o uso de programas isolados e colaborando para uma melhor administração de processos de natureza financeira (Goumas; Charamis; Tabouratzi, 2018). Os softwares que possuem módulos voltados para a gestão financeira permitem o controle e administração das rotinas financeiras de uma organização em tempo real, contribuindo para tomada de decisões mais assertivas (Ferro; Neto; Waqued, 2002). Com o intuito de oferecer uma contribuição acerca do tema ERP relacionado à gestão financeira, este trabalho apresenta um estudo sobre os principais benefícios trazidos às organizações que optaram pela implantação de Sistemas de Informações para otimizar os processos da área financeira.

2. REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 GESTÃO: CONCEITOS E APLICABILIDADE NA ÁREA EMPRESARIAL

Segundo Daft (2005), o termo “gestão” pode ser entendido como a realização dos objetivos de uma empresa de forma eficaz a partir do planejamento, da organização, da liderança e do controle dos recursos organizacionais. Na percepção de Oliveira, Peres Jr e Silva (2010), a palavra gestão deriva do latim gestione que significa gerir, gerência e/ou administração. Maximiano (2011), reforça que a administração é o processo de tomar decisões utilizando como base as premissas estabelecidas nas etapas de planejamento e organização bem como compreende o que é executado e controlado. Dessa forma, pode se observar que a gestão está intimamente ligada às áreas de planejamento e administração de uma empresa. No cenário atual, as empresas precisam estar em constante evolução para se manter consistentes na sua área de atuação. No que concerne à evolução, a utilização de ferramentas tecnológicas é imprescindível, dado que organizar e controlar o fluxo de informações são tarefas complexas, ainda mais se realizadas de forma manual.

2.2 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO EMPRESARIAL

Os sistemas de informação gerenciais têm a finalidade de integrar, consolidar e agrupar todas as informações necessárias para a gestão do sistema da empresa. Um exemplo desse tipo de sistema é o Enterprise Resources Planning (ERP) – Planejamento de Recursos Empresariais, mais comumente chamado de sistema ERP, que promove, por meio de uma interface simples, a unificação de diferentes dados em um único sistema (Padoveze, 2014). O desenvolvimento dos sistemas ERP teve início a partir da década de 60 a partir da busca pela sistematização do fluxo de informações em torno do planejamento das necessidades de materiais dentro de um processo de fabricação, conhecido como MRP I – (Material Requirements Planning).

Neste processo, buscava-se obter uma previsão da demanda e das políticas de ressuprimento, de maneira a otimizar os processos pertinentes ao controle do estoque e evitar elevadas despesas com desperdícios, depreciação e armazenagem de produtos (Norris et al, 2001). A partir da década de 80, com o aumento do volume de dados, foi necessário desenvolver sistemas mais robustos, capazes de suportar todas as necessidades de informações para a tomada de decisões gerenciais, ou seja, uma evolução do MRP I (Sacomano; Azzolini Junior, 2001). Desde então, os Sistemas ERP são aperfeiçoados para trabalhar de forma integrada e podem ser adquiridos sob a forma de pacotes comerciais destinados a oferecer suporte às áreas existentes de uma organização, como, por exemplo: suprimentos, manutenção, administrativa, financeira, contábil e recursos humanos (Souza; Saccol, 2003).

Considerando o contexto apresentado, cabe destacar, também, que a maior parte das empresas que optam por implementar esse sistema adquirem módulos prontos, considerando, nesse processo, principalmente, o padrão das soluções de mercado que é oferecido, sobretudo, por fornecedores de software, e, assim, pretende-se atender a requisitos genéricos do maior número de organizações possíveis, cabendo, portanto, a realização de customizações específicas pertinentes a cada caso com baixo valor e de fácil execução (Souza; Saccol, 2003). No que diz respeito ao módulo financeiro, a implantação de um ERP busca a automatização dos processos de forma a permitir a gestão eficiente do fluxo de caixa, a garantia da segurança nas transações financeiras com rastreabilidade, agilizar a tomada de decisões, a extração de relatórios com posições em tempo real, a redução de custos e a diminuição dos índices de falha humana (Haberkorn, 1999).

2.3 GESTÃO FINANCEIRA

Segundo Chiavenato (2013), Gestão Financeira é a área responsável por administrar os recursos financeiros da empresa. Estes recursos são monetários e decorrem, inicialmente, de investimentos a partir da integralização de capital ou captação de recursos de terceiros bem como das receitas provenientes da atividade principal de uma organização. Basicamente, para uma organização iniciar suas atividades no mercado, é necessário que ela disponha de capital para investir na aquisição de infraestrutura mínima para executar os seus serviços, como, por exemplo, espaço físico, máquinas e equipamentos, insumos e contratação de pessoas. Dessa forma, os recursos financeiros permitem, a empresa, compor os demais recursos empresariais, isto é, as diferentes áreas de uma organização, proporcionando um relacionamento mais próximo e fomentando a tomada decisões conjuntas (Chiavenato, 2013).

De acordo com Cheng e Mendes (1989), a Gestão Financeira pode ser conceituada como a gestão dos fluxos monetários derivados da atividade operacional da empresa. Ela tem por objetivo manter o equilíbrio entre a rentabilidade do negócio, ou seja, maximização dos valores investidos pelos proprietários e a liquidez, sobretudo ao que se refere à capacidade da empresa de arcar com seus compromissos financeiros nos prazos definidos. Assaf Neto (2002) sintetiza a Gestão Financeira como um campo de estudo teórico e prático que tem por finalidade garantir o melhor e mais eficiente processo de captação e alocação de recursos do capital de uma organização.

2.3.1 PRINCIPAIS FUNÇÕES DA GESTÃO FINANCEIRA

Conforme descrito anteriormente, é necessário frisar, aqui, que a esfera da gestão financeira exerce influência direta na estratégia de qualquer negócio, sendo, então, um elemento indispensável. No cotidiano, possui como atribuição a execução de funções que aprimoram os resultados e garantem a otimização dos recursos. Cabe destacar as principais funções da gestão financeira, como: planejamento financeiro e aplicação dos recursos, gestão sobre contas a pagar e a receber e administração do fluxo de caixa (Wernke, 2017). Por meio do planejamento financeiro e orçamentário de uma organização é possível visualizar as medidas que deverão ser executadas bem como as expectativas quanto à continuidade dos negócios. As decisões importantes, quando embasadas pelas premissas definidas na etapa de planejamento e controle financeiro, aumentam a eficácia e impactam positivamente no futuro da empresa (Zdanowicz, 2001).

A gestão de contas a pagar é parte integrante do processo do fluxo de caixa, sendo utilizada para o controle de pagamentos inerentes às atividades habituais da empresa, incluindo, também, os pagamentos relativos às aquisições de investimentos referentes às etapas operacionais, ou seja, àquelas que constituem o objeto da empresa ou não operacionais, que podem ser definidas como aquelas que não são componentes de sua atividade principal. Por sua vez, o conceito contas a receber compreende o direito de recebimento de seus clientes, sejam oriundos de pagamento parcelado ou vencimento futuro (Filho, 2005). Por fim, a administração do fluxo de caixa pode ser definida como um instrumento de controle que permite o acompanhamento das movimentações financeiras de uma empresa por meio da relação das entradas, proveniente das receitas, e as saídas, que são representadas pelas despesas (Frezatti, 2014).

3. METODOLOGIA

No que concerne à classificação científica, principalmente quanto aos objetivos definidos, esta pesquisa classifica-se como exploratória-descritiva, e, devido à tal classificação, o presente estudo pretende proporcionar maior contato com o tema, além de ter como objetivo principal a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre ambas as partes (Gil, 2009). Para alcançar o objetivo proposto, o presente trabalho classifica-se como uma revisão bibliográfica sistemática acerca do tema introduzido anteriormente. Foram realizadas consultas à artigos científicos nacionais e internacionais, publicados em plataformas como SciELO, Scopus e no Google Acadêmico.

Consultou-se, também, os livros, por serem capazes de fornecer dados atuais e relevantes relacionados ao tema e para colaborar com a fundamentação do referencial teórico deste trabalho. As seguintes palavras-chave foram utilizadas: “ERP system”, “Entreprise Resource Planning”, “business management systems”, “financial management”, “sistemas de informação”, “gestão financeira” e “tomada de decisões”. Os critérios de inclusão foram: (i) artigos escritos nas línguas inglesa e portuguesa e (ii) artigos com assuntos pertinentes ao trabalho. Os critérios de exclusão foram: (i) artigos escritos em idiomas diferentes do inglês e português e (ii) artigos com assuntos irrelevantes ou não equivalentes ao propósito do trabalho.

4. RESULTADOS E DISCUSSÕES

A alta concorrência no mundo empresarial e a necessidade crescente da otimização de processos e diminuição de custos gerais têm alavancado o uso de sistemas tecnológicos altamente dinâmicos e capazes de promover uma vantagem competitiva tanto organizacional quanto financeira. A utilização de sistemas integrados de informação como o ERP se torna cada vez mais importante, não só pela capacidade desses softwares de integrar um grande e variado volume de dados, mas também por apoiar estratégias organizacionais (Wei; Chien; Wang, 2005). Diante disso, inúmeros benefícios podem ser observados a partir da implantação desses softwares nos ambientes de trabalho. A Tabela 1 elenca, de maneira sucinta, os principais benefícios tangíveis e intangíveis (Gargeya; Brady, 2005).

Tabela 1 – Benefícios Tangíveis e Intangíveis do Sistema ERP

Fonte: Adaptado de Gargeya e Brady (2005).

Sena e Guarnieri (2015) realizaram um estudo propondo a construção de um modelo estratégico governamental tendo como objetivo principal agregar informações orçamentárias, financeiras, gerenciais e de planejamento, de modo a oferecer, aos destinatários, informações detalhadas acerca dos processos administrativos, facilitando, então, o controle gerencial das atividades. Foram elaborados dois sistemas integrados utilizando o ERP, sendo realizado, também, o treinamento adequado junto à equipe. O trabalho teve como resultado a implantação bem-sucedida do sistema ERP, tendo avaliação positiva dos usuários, contribuindo, de maneira fácil e rápida, para com as rotinas de trabalho, demonstrando a extensa aplicabilidade desse tipo de sistema integrado de informação, sendo capaz até mesmo de ser utilizado no âmbito governamental. Outro estudo teve por objetivo a análise do impacto da implantação de sistemas ERP em empresas relacionadas à construção civil.

Foi realizado um estudo de maneira a entender as características organizacionais a fim de promover níveis de processos similares. Com a pesquisa, foi possível observar que a implantação do sistema ERP promove ganhos nos fluxos dos processos de operação e de integração entre departamentos, além de reduzir custos e tempo de trabalho (Krainer et al, 2013). Em um estudo realizado por Wei, Chien e Wang (2005), o sistema ERP foi implementado em uma empresa de eletrônicos em Taiwan, tendo como objetivo minimizar a fragmentação existente no sistema operacional da empresa, buscando, portanto, manter um bom atendimento aos clientes aos quais o sistema é fornecido. Foram analisadas as necessidades da empresa detalhadamente para solução eficaz dos problemas. Toda a estrutura objetiva do processo foi definida em aproximadamente duas semanas, tendo como resultado a estrutura dos objetivos consoante com as metas estratégicas corporativas estabelecidas.

Além disso, foi possível identificar problemas e requisitos da empresa possibilitando o desenvolvimento de especificações apropriadas no sistema. Por fim, o sistema desenvolvido pode não apenas reduzir custos, mas também mitigar a resistência e os custos invisíveis na fase de implantação. Outro estudo desenvolvido por Su e Yang (2010) tinha por objetivo demonstrar o impacto da adoção do ERP na evolução das habilidades de Supply Chain Management (SCM) (em português, gestão da cadeia de suprimentos). Para estabelecer as relações do ERP com o SCM os autores usaram o modelo de equações estruturais para estudar hipóteses propostas por ele. Foi observada uma estreita relação entre o ERP e SCM. Porém, o sistema ERP trouxe benefícios operacionais, além de aprimorar as habilidades da empresa em termos de integração de processos de negócios, relacionamento com o cliente e melhoria do controle e planejamento do sistema (FEKI, 2019).

De acordo com o The Gartner Group, de todos os sistemas ERP projetados, apenas 70% foram totalmente implementados, mesmo após anos desde sua inicialização na empresa. Em geral, existem dois tipos de falhas mais comumente observadas: falha completa, na qual o projeto foi interrompido antes da implementação, ou falha parcial, em que são necessários ajustes constantes no sistema, o que gera interrupção nas operações diárias (Gargeya; Brady, 2005). O sucesso ou falha na utilização de softwares que auxiliam nos processos de trabalho dependerá de inúmeros fatores, tanto relacionados à empresa que fornece o sistema de integração de dados quanto à empresa que adquiriu o módulo necessário para seu uso.

Nesse contexto, torna-se válido elencar, neste trabalho, que a necessidade de treinamentos e, também, da conscientização da equipe de trabalho se tornam fundamentais para que os objetivos definidos sejam, de fato, alcançados. Entretanto, é uma prática que precisa ser contínua e não esporádica para que bons resultados sejam alcançados. Os estudos citados demonstram que a implementação de sistemas ERP tem inúmeras vantagens no âmbito empresarial, sobretudo na esfera financeira, e que o comprometimento de uma equipe de trabalho, dedicada a otimizar os processos de trabalho, é extremamente necessário para que haja uma gestão empresarial e financeira bem-sucedida.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A partir do exposto nesta pesquisa, torna-se válido ressaltar que se teve como objetivo geral apresentar, principalmente, os benefícios e vantagens ocasionados com a implantação de softwares na gestão empresarial, conhecidos como ERP, aplicados à área financeira das organizações Para tanto, apoiou-se na literatura relacionada para analisar tal sistema. Para isso, buscou-se fundamentar e caracterizar este sistema de informação como uma importante ferramenta de suporte às atividades de natureza econômico-financeira por meio de uma pesquisa bibliográfica. A realização deste estudo permitiu, ainda, a ampliação da visão a respeito das vantagens ao considerar a implantação e utilização de sistemas de informação nas rotinas financeiras, considerando, portanto, que a gestão correta dos recursos financeiros é fundamental para o sucesso de qualquer negócio.

Ao decidir pela implantação desses softwares, uma organização visa reduzir o tempo necessário para os colaboradores desempenharem tarefas burocráticas e repetitivas, além de evitar eventuais erros e distorções de processos elaborados de forma manual, buscando, então, soluções automatizadas. Entende-se que trabalhar com dados financeiros que representem fidedignamente a situação da organização é crucial, uma vez que pequenos erros numéricos são capazes de comprometer o delineamento de estratégias e decisões que afetam diretamente a continuidade dos negócios. Desse modo, com a possibilidade de exercer uma gestão mais efetiva das informações, o departamento financeiro se torna capaz de identificar quais áreas precisam de mais investimentos assim como quais estratégias devem ser adotadas para reduzir custos.

Por fim, deve-se concluir, a partir das observações teóricas feitas neste trabalho sobre o uso de sistemas que armazenam informações, que o sistema ERP realiza essas atividades e contribui, sobretudo, para com a detecção de possíveis erros, e, também, de falhas, permitindo, no entanto, a partir da sugestão de estratégias, a elaboração de planos de reengenharia de processos bem como viabiliza a visualização dos principais fatores que geram despesas desnecessárias. Nesse sentido, pode-se concluir que a adoção do software ERP colabora para com uma maior integração entre as diferentes áreas de uma empresa, visto que impactam positivamente no relacionamento e compartilhamento de dados do setor financeiro com os demais, além de mitigar, ao máximo, a possibilidade de equívocos causados por falhas no gerenciamento e no registro das informações.

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^[1] Pós-graduado em Gestão Financeira (FAPAN) e graduado em Ciências Contábeis pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ).

Enviado: Fevereiro, 2020.

Aprovado: Março, 2020.