ARTIGO ORIGINAL
ARAÚJO, Jamille Carla Oliveira [1], COSTA, Joice Renara Silva [2], COSTA, Raimundo Nonato Vieira Da [3], FURTADO, Victor Gemaque De Sousa [4]
ARAÚJO, Jamille Carla Oliveira. Et al. Controlar para caminhar: um olhar sobre a utilização do controle Contábil e dos sistemas de controle em associações. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 04, Ed. 04, Vol. 04, pp. 121-145 Abril de 2019. ISSN: 2448-0959
RESUMO
O terceiro setor vem se mostrando com uma crescente participação na economia do país, identificando assim a necessidade de amadurecimento das pesquisas nessa área e sinalizando a relevância que as Entidades Sem Fins Lucrativos (ESFL) dão ao sistema contábil e ao próprio controle da gestão contábil. Desta forma, esta pesquisa tem como objetivo identificar a utilização do controle contábil em prol verificar se os sistemas de controle utilizados pelas associações do município de São João de Pirabas atendem suas necessidades. Efetuando uma questão problema: de que forma os controles contábeis e os sistemas de controle adotados atendem as necessidades das Associações de São João de Pirabas – Pará? A pesquisa optou metodologicamente por pesquisa bibliográfica, documental e de campo, o qual utilizou-se para base de dados 18 associações locais, onde foram aplicados questionários estruturado in locu, todos os questionários aplicados a dois integrantes das organizações, efetuando, por conseguinte a análises descritivas e comparações estatísticas descritivas para observar o grau de proporção das respostas obtidas. A partir destas informações o estudo caminhou para uma reflexão e uma visão das necessidades de compreensão, aprendizado e controle contínuo, que deve ser realizado neste tipo societário, constando que os associados se preocupam mais com a solução das questões de caráter tributárias, e não com o uso procedimentos e controles internos capazes de manter as associações em uma situação econômica boa, ou em uma conformidade contábil em relação as normas específicas, ou muito menos atentar para obter recursos específicos da sua área de atuação. Este estudo torna-se relevante por se utilizar de associações diversas com um quantitativo considerável e desenvolver uma análise diante os controles e do uso sistemas de sistemas próprios como objeto de controle interno.
Palavras-chave: Controle, Controladoria, Sistema de Controle, Associações.
INTRODUÇÃO
O Terceiro setor vem tendo um continuo crescimento econômico e social no país, por suprir demandas da sociedade (Zittei et al., 2016; Santos et. al.,2017). A princípio esta organização está em sobrepor falha existente, deixadas pelo setor público, por isso, apesar de serem instituições privadas, possuem interesse público e finalidade social, não visando o lucro, sendo regidas por um estatuto social, tendo adquirido ou não capital para sua abertura (Dalmácia, Paulo, 2012, Souza et al., 2012, Zanoni, 2014, Santos, et. al., 2017).
Dentre os tipos societários dentro do terceiro setor, tem-se as associações formadas por um grupo de pessoas que se reúnem para organizar em torno de objetivos de interesses coletivos, visando alcançar o bem-estar e direitos sociais, que antes só eram possíveis com a atuação estatal, passando a possibilitar o acesso de serviços relevantes ao bem-estar da coletividade (Alves, Koga, 2003, Corrêa, Pimenta, 2006).
De fato, a contabilidade vem evidenciar a realidade e os fenômenos patrimoniais capazes de garantir as informações contábeis (Sá, 2010), como também permitir sinalizar a relevância dos controles contábeis para estas organizações, as quais são primordiais para sua efetividade no mercado e reduzirem a assimetria informacional (Healy, Palepu, 2001, Leuz, Wysocki ,2008, Dos Santos et. al. 2010; Leite, Araújo, 2011, Martins, 1997, 2013), que por meio de instrumentos da controladoria são necessários para melhor gerir as organizações, demonstrando-se mais organizadas, transparentes, que são importantes para a tomada de decisão dos gestores (Padove, 2009, Dias et. al. 2011).
Este estudo torna-se oportuno uma vez que o município de estudo é o segundo maior em termos de quantitativo de associações registradas em todo estado, só perdendo para a capital, de acordo com o Cartório de Títulos e Documentos de Pessoas Jurídicas. Além disso, os estudos anteriores sempre tratam da importância da auditoria para as entidades do terceiro setor (Souza et al., 2012; Santos, et. al.,2017), ou da convergências às normas internacionais de contabilidade (Piza et al., 2012; ou divulgação das informações contábeis (Souza et al., 2012; Oro et al., 2014; Portulhak et al., 2015) , mas nenhum desenvolveu a conformidade dos controles internos capazes de verificar se estas associações estão executando uma boa administração através de ações que as permitam ganhar mais credibilidade junto à sociedade operando fidedignamente com condições financeiras adequada para se manter no mercado.
Tendo como o objetivo de pesquisa identificar a utilização do controle contábil em prol verificar se os sistemas de controle adotados atendem as necessidades das associações do município de São João de Pirabas localizada no Estado do Pará.; desta forma, elaborou-se a seguinte questão: De que forma os controles contábeis e os sistemas de controle adotados atendem as necessidades das Associações de São João de Pirabas – Pará?
Além da introdução, a pesquisa está estruturada em referencial teórico que abrange a área do terceiro setor, seus aspectos e relevância, da contabilidade aplicada ao setor, os procedimentos metodológicos realizados na pesquisa, a análise dos resultados e a conclusão respondendo à pergunta impulsionadora da pesquisa.
REFERENCIAL TEÓRICO
TERCEIRO SETOR
O terceiro setor é composto, de acordo com o Art. 44 do Novo Código Civil da Lei nº 10.406/2002, por pessoas jurídicas de direito privado: as organizações religiosas; os partidos políticos, as associações; as sociedades; as fundações. Estas entidades sociais tem uma grande importância na sociedade não somente por suas atividades econômicas, sociais e mas por sua capacidade de juntar pessoas e recursos para subsidiar ações que o Estado não atende; além de gerar empregos e ter caraterísticas sempre voltadas para o exercício da cidadania e responsabilidade social (Merege, Barbosa, 2001, Paes, 2006), não se excluindo de evidenciar da competência individual dos integrantes ao interagir com o coletivo organizacional para o alcance dos objetivo em comum (Lewis, 1998).
Além disso de acordo com a Resolução 1.409/12 – que aprovou a Interpretação Técnica (ITG) 2002 para ESFL, está voltado para forma de apresentação das informações contábeis em volta do patrimônio comunitário e seu resultado econômico, classificado como superávit, para sobra liquida ou déficit para perdas do exercício, os quais seus resultados positivos devem ser utilizar para manter e prover novas atividades e os resultados negativos devem ser assumidos por todos os seus membros (Justen, 2005, Oro et al., 2014; Portulhak et al., 2015).Desta forma, se fará uma abordagem sobre as associações a seguir, que são objeto de estudo desta pesquisa.
ASSOCIAÇÕES
As associações se qualificam como entidades sem fins lucrativos ou terceiro setor, conforme a lei qualifica, e devem apresentar em seus resultados financeiros, os destinos de seus resultados de forma integral, para que seja feita a comprovação da manutenção e ao desenvolvimento dos seus objetivos sociais, conforme estabelecido na Lei nº 9.532, de 1997, art. 15, § 3º, alterado pela Lei nº 9.718, de 1998, art. 10 (Oliveira, 2005; Santos et. al, 2017).
Para tanto, deve entender a distinções dos tipos jurídicos que são associações, empresas mercantis e as próprias cooperativas, que não tem em sua estrutura o objetivo de obtenção de lucro. Dessa forma, a quadro abaixo listará as principais diferenças entre: empresas comerciais, cooperativas e associações.
Tabela 1 – Comparação das Estruturas de Empresas Não Cooperativas, Cooperativas e Associações.
| ASPECTOS | EMPRESAS COMERCIAIS (A) | COOPERATIVAS | ASSOCIAÇÕES |
| Objetivo | Obter lucro | Prestação de serviços e assistenciais | Prestação de serviços de assistência |
| Número de Associados | Limitado pelo desejo e oportunidades de seus sócios | Ilimitado, porém deve conter o número mínimo de pessoas para compor os conselhos e membros votantes. | Ilimitado |
| Operações financeiras | Pode efetuar qualquer operação financeira, desde que não haja restrição ao nome empresarial. | Pode realizar qualquer operação financeira | Podem efetuar operações bancárias corriqueiras, porém não podem obter empréstimos ou aquisições com o Governo Federal. |
| Metodologia de Gestão | Uma quota ou ação – um voto | Cada cooperado, um voto. | Cada associado, um voto. |
| Comercialização de bens e serviços | Realizada de modo mercantil (c) | Realizada por meio da prestação de serviço, o lucro é visto como meio. | Moldadas na base de ação social de benefício mútuo |
| Rateio de resultados | Na proporção do capital | Na proporção das operações | O dinheiro obtido não pode ser repartido entre seus membros e estes não são remunerados por seus desempenhos |
| Dividendos | Limitado ao valor de quotas ou ações | Os prejuízos ou sobras apuradas são rateados igualmente para cada cooperado | Não gera excedente |
| Obrigações Fiscais | Paga diversos impostos, dependendo de sua classificação de porte empresarial, tipo jurídico e atividade econômica. | Não paga Imposto de Renda (IR) nas operações com os cooperados, porém deve efetuar descontos sempre que tratar com terceiros. | Não paga Imposto de Renda (IR), porém deve declarar isenta ou imune, dependendo de suas circunstâncias. |
| Dissolução e Liquidação | A liquidação é feita por processo judicial, cumprindo os estágios definidos na Lei das Falências. | Liquidação ocorre por meio de processo judicial. O juiz nomeia o liquidante | A liquidação ocorre mediante intervenção do Ministério Público por meio da nomeação de um representante |
Fonte: Adaptado de Araújo (2014).
A diferença existente entre estas organizações, como associações e cooperativas está vinculada a natureza dos dois processos: as associações têm por finalidade a promoção de assistência social, educacional, cultural, representação política, defesa de interesses de classe, filantropia. Além disso a associação por ter este caráter assistencial não pode remunerar seus associados (Araújo, 2014, Gamarra, Verschoore; 2015).
As associações buscam caminhos que permitam garantir, suas atribuições de trabalharem sem visar um lucro, atribuição de sobras líquidas para organização, diferentemente, da cooperativa que destinada estes recursos para a distribuição entre os membros da cooperativa em forma de serviços de educação, tecnologia e outros (Paes, 2006, p.122)
A CONTABILIDADE APLICADA A ASSOCIAÇÕES
A contabilidade voltada para as associações aplica-se critérios e procedimentos específicos de avaliação de fatos e atos contábeis, além de registros contábeis e de estruturação das demonstrações contábeis, aplicadas às entidades sindicais e associações de classe, e aplica-se às entidades sindicais de todos os níveis, sejam confederações, centrais, federações e sindicatos (NBCT 10.18).
Uma das principais fontes de recursos econômicos, financeiros e materiais para esta organização são obtidos por meio de doações, contribuições e subvenções, as quais a contabilidade desenvolve métodos para interpretar, analisar, registrar e demonstrar estes fatos, expressos monetariamente e que modificam o patrimônio (Calderelli, 2003).
A classificação de todos os elementos que compõem o patrimônio, e que é visto como um instrumento que fornece informações úteis e confiáveis pautadas em documentos na utilização para a tomada de decisões, além de esclarecer sobre todas as modificações financeiras e econômicas que ocorrem no patrimônio das entidades (Oliveira, Duras, 2014).
Desta forma, compreender quem são os usuários das informações contábeis se faz importante para entender sobre sua obrigatoriedade e sua essencialidade no momento de transmitir informações. Os usuários das informações contábeis podem ser internos ou externos à entidade (Catelli, 2001). Cada grupo de usuários poderá ter objetivos e necessidades diferentes, assim as informações produzidas pelo sistema de informação contábil deverá atender a necessidades específicas, para tanto é preciso definir quais as informações relevante para cada grupo de usuários.
EVIDENCIAÇÃO CONTÁBIL, SISTEMA DE CONTROLE E CONTROLE
A evidenciação contábil tem como objetivo demonstrar de forma ordenada e transparente as informações geradas pela contabilidade, visando satisfazer as necessidades de seus diversos usuários o que propicia a apresentação de informações qualitativas e quantitativas ordenado e adequado, diferente do ponto de vista de Hendriksen e Van Breda (2010), o qual adequa a evidenciação para tomada de decisões dada pelo nível de divulgação das organizações principiada na sua produção.
Neste contexto, as instituições sem fins lucrativos têm por finalidade o interesse no bem-estar dos que estão em interação, divulgando suas prestações de contas e trabalhos desenvolvidos.
Os métodos de evidenciação contábeis são importantes para se ter as primeiras avaliações do processo de registro contábil, a partir deste se caminha para o controle das operações as quais devem ser acompanhadas de um planejamento e normas para as organizações, isto faz parte da contabilidade gerencial e da controladoria, muitas das vezes acabam sendo confundidas ou misturadas, por possuírem as mesmas finalidades, que é auxiliar a empresa na tomada de decisão, de acordo com Crepaldi (2004, p. 73).
A partir de vários autores (Catelli, 2001, Crepaldi, 2004, Padoveze, 2012a, 2015, Oliveira, Duras, 2014) o conceito de controle como uma ação proporcionada por um sistema de uma organização, que compreende um plano de trabalho, os deveres e responsabilidades de todos os métodos e medidas que serão adotadas com a finalidade; proteção de ativos, exatidão e fidelidade de dados, pratica da eficiência da gestão e eficácia no cumprimento de normas e procedimentos administrativos e contábeis.
Os sistemas de controle, que são adotados para proporcionar maior segurança à empresa por permitir uma atuação correta e adequada, marcando assim a proteção as organizações (Bio, 1996), protegendo diretamente seus ativos, suas operações e as políticas administrativas, colaborando para a eficiência da contabilidade (Santos, 2014).
Este processo evolve ações de classificação e de gestão, que permite desenvolver caminhos capazes de efetuar a evolução das organizações, por proporcionar o controle de desperdícios de tempo e financeiro, uma vez que, em uma empresa, se trabalha com prazos, não atribuindo a rotinas o não cumprimento como gerador de multas e punições ao contribuinte (Padoveze, 2012a, 2015, Oliveira, Duras, 2014, Santos, 2014).
Fazendo com que as ações de controle visem zelar pela empresa atribuindo o esforço da continuidade e resultados positivos, de acordo com Nascimento e Reginato (2009, p. 2), a controladoria é evidenciada como um órgão da empresa que garante a informação que fortalece e da rigidez no processo decisório dos gestores, além de prover a eficácia nas decisões pelo acompanhamento dos objetivos estabelecidos, investigando, avaliando, e diagnosticando as razões para a ocorrência de eventuais desvios.
A sobrevivência das entidades pertencentes ao terceiro setor é assegurada pela prática da transparência em suas ações, sendo indispensável o cumprimento das obrigações legais e a prestação de contas quanto à fonte de seus recursos, além do esclarecimento de como esses recursos foram alocados e, principalmente, quais foram os resultados obtidos.
GOVERNANÇA CORPORATIVA
A essência da governança corporativa é associada a em como as empresas são gerenciadas que irão compor um sistema de relacionamento entre acionistas, associados, conselheiros de administração, diretoria e demais partes interessadas (Silva, Viana Junior, Lima, 2017). Para tanto, tem como principais objetivos proteger o valor da organização através de instrumentos de controle e de divulgação da informação.
Por meio desta análise é possível identificar se a organização está tendo o retorno de seus investimentos por atrair novos investidores, através do aumento da confiabilidade das informações contábeis, atendimento a normas e no cumprimento da legislação (Martins et. al. 2005), o qual para associações são demonstrados por meio do registro das atas de reuniões.
Neste contexto, a governança corporativa trabalha para garantir que ao proprietário ou aos acionistas administrem de acordo com suas expectativas, principalmente quando não estão participando de sua administração, uma vez que se utilizam de mecanismos que asseguram a transparência da organização (Bianchi et. al. 2009), ou seja, um assunto importante a ser tratado para confrontar se os instrumentos e ações adotados pelas associações atendem as suas necessidades.
PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
As organizações foram escolhidas de forma intencional, compreendendo as organizações do terceiro setor, cadastradas na Junta Comercial do Estado do Pará e no Cartório de Registro de Pessoa Jurídica, onde foi apurado o quantitativo de 28 organizações e escolhidas aquelas que se posicionavam na cidade do interior de São João de Pirabas. O relatório emitido apresentou 28 organizações, porém, verificou-se que destas, 10 não estavam legalizadas, caracterizando assim um total de 18 amostras.
Para análise dos dados aplicou-se questionários composto por 15 perguntas elaborados pelas autoras, com propósito de permitir identificar a qualificação das associações, como são realizados os controles e o cumprimento de obrigatoriedades do sistema de controle e da própria governança corporativa, como forma de verificar se há transparência nos registros realizados nas atas de reunião das associações. Os questionários foram aplicados aos gestores das associações, uma vez que estes gerenciam as organizações. Suas respostas foram classificadas utilizando formatação de tabela dinâmica do Excel, como forma de mensurar em percentuais as informações obtidas.
A maioria das questões foi de múltipla escolha, ressaltando que algumas respostas obtidas de caráter informal, gravadas, foram registradas possibilitando delinear as dificuldades destas empresas, assim como sugerir propostas de melhorias aos achados.
Tabela 2- Questionário Aplicado sobre Controle e Sistema de controle
| Qualificação das associações | |
| 1 | Tempo de funcionamento e atividade econômica |
| 2 | Área de formação dos respondentes e tempo de exercício na empresa |
| 3 | Conhecimento sobre o terceiro setor |
| Controle | |
| 4 | Fonte de recursos |
| 5 | Contrato de Contador/ período |
| 6 | Utiliza algum Software |
| 7 | Instrumentos de controle utilizados |
| 8 | Como são realizados/ quem os realiza |
| Sistema de Controle contábil/ Governança corporativa | |
| 11 | Frequência de reuniões/ alterações de estatuto/ prestação de contas |
| 12 | Prestação de contas versus estatuto |
| 13 | Possui plano de metas |
| 14 | Cumpre com a Obrigatoriedades de publicação |
| 15 | Frequência de publicação |
Fonte: Elaborado pelas autoras (2018).
A partir da análise de dados foi possível criar uma tabela identificando questões que podem causar a não conformidade dos controles contábeis nestas organizações e algumas propostas que podem à vir auxiliar nas melhorias do processo.
GESTÃO E CONTROLE DAS ASSOCIAÇÕES ESTUDADAS
GESTÃO CONTÁBIL NAS ASSOCIAÇÕES
A gestão contábil nas organizações possui a atribuição de classificar, organizar, contabilizar e analisar as operações, documentos e relatórios dos clientes aplicando pronunciamentos técnicos da contabilidade, e, quando necessário, adequar a outros normas internacionais de contabilidade (Martins, 2013) e ainda incluem o cumprimento das obrigações acessórias federais, que são revisadas sistematicamente, pelo cruzamento eletrônico das informações, as quais permite a confrontação dos dados comuns em várias declarações e demonstrativos, proporcionando a segurança e exatidão indispensável (Oliveira , Duras, 2014).
O primeiro ponto de análise deve partir da qualificação das associações, o qual permitiu observar e analisar particularidades das organizações refletidas na estrutura gerencial e na primeira impressão dos níveis de controles e conformidade contábil. Ao caminhar pela qualificação da organização e o perfil dos respondentes com relação ao tempo de funcionamento e atividade econômica. Observe a Tabela 3.
Tabela 3. Análise do tempo de funcionamento e atividade econômica das associações
| Tempo de funcionamento | Atividade econômica | ||||||
| Ordem | Especificação | Freq. | % | Ordem | Especificação | Freq. | % |
| Total | 18 | 100% | Total | 18 | 100% | ||
| 1º | Até 3 anos | 6 | 33% | 1º | Pesqueiro | 9 | 50% |
| 2º | 4 até 6 anos | 5 | 28% | 2º | Artesanato e coleta seletiva | 5 | 28% |
| 3º | Acima de 7 anos | 7 | 39% | 3º | Lazer e Clubes | 4 | 22% |
Fonte: Elaborado pelas autoras (2018).
Nota-se que a maior parte das associações presentes são de atividades de pesca, entretanto, na pesquisa avaliou-se que muitas delas são associações compostas por familiares que tiram destas atividades sua principal fonte de renda. Para conhecer o perfil inicial dos respondentes, gestores, destas associações, avaliou-se a área de formação dos respondentes e tempo de exercício na empresa no cargo. Dos entrevistados com o nível superior um é contador e o outro é administrador, em conclusão de curso, e estes são os que possuem mais de 7 anos nestas organizações. Observe a tabela 4, que aludem através do conhecimento alavancar e organizar suas associações.
Tabela 4. Análise se área de formação dos respondentes e tempo de exercício na empresa, no cargo.
| Área de formação | Tempo de exercício | ||||||
| Ordem | Especificação | Freq. | % | Ordem | Especificação | Freq. | % |
| Total | 18 | 100% | Total | 18 | 100% | ||
| 1º | Fundamental | 4 | 22% | 1º | Até 3 anos | 9 | 50% |
| 2º | Médio | 12 | 67% | 2º | 4 até 6 anos | 5 | 28% |
| 3º | Superior | 2 | 11% | 3º | Acima de 7 anos | 4 | 22% |
Fonte: Elaboração pelas autoras (2018).
Sobre o conhecimento do terceiro setor todos os gestores fizeram curso sobre o assunto, cerca de 60% tem acompanhamento do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE) e das universidades as proximidades do município, assim como buscam sempre ter representantes nos eventos da classe. Isto ratifica os argumentos de Warren (2001), que ressalta o aumento do interesse pelo fenômeno do associativismo está interligado com o reconhecimento dos impactos dos fenômenos da globalização, da complexidade e da pluralização na reconstituição das identidades, práticas e repertórios da ação coletiva.
De fato, para melhor gerenciar as organizações devem ter a concepção do processo de trabalho, instituído as atribuições e atividades necessárias para serem desenvolvidas, as quais para conseguir um alcance das informações mais adequadas, claras e fidedignas (Souza, et al. 2012). Os associados se utilizam efetuam o controle das contas contábeis (bens, contas a receber, contas a pagar) e das próprias ações financeiras dos seus gestores, gerentes e associados.
CONTROLE CONTÁBIL NAS ASSOCIAÇÕES
No controle contábil aplicados as ações visam o desenvolvimento de atividades capazes de respeitar o uso eficiente dos recursos comprometidos com a realização dos objetivos traçados para as associações (Valadao Junior, Malaquias, 2008). Na maioria dos entrevistados a 67 % possui exclusivamente recursos próprios obtidos das atividades desenvolvidas, 11 % recebem apoio e recursos financeiros de outras organizações como das secretarias municipais de São João de Pirabas de acordo com sua atividade econômica e 28 % recebem doações externas fornecidas por alguns empresário de cunho financeiro, doações de materiais e recursos para associados parceiros (Universidades, SEBRAE e Comunidade local).
Todas as doações financeiras são registradas e repassadas ao contador contratado, 100% destas organizações fazem uso de serviços contábeis, entretanto, muitas fazem uso periodicamente: 50% anualmente, para sanar qualquer obrigação principalmente com o fisco, 39% semestralmente para poder conseguir fechar a prestação de contas e 11% mensalmente pois precisam manter a prestação e contas em dia para continuar recebendo recursos externos. Isto se dá devido o custo dos serviços contábeis e também pelo tempo que o contador dá para mandar os relatórios gerenciais, guias de pagamento e outros.
Nota-se que o maior percentual ratifica o pensamento de Pohlman (2010), que informa que a demanda dos serviços contábeis, mesmo na atualidade, ainda está voltada para a contabilidade tributária e alguns serviços comuns
O registro feito dos recursos recebidos pelos associados é realizado pelo software, excel e word, onde são computadas todas as informações. Observou-se que muitos também possuem controles manuscritos em seu poder o qual traçou-se de sinalizar estes instrumentos. Isto ocorre devido não terem mão de obra qualificada para fazer a atividade, assim, como não conseguem um contador na cidade que trabalhe com associações, então desenvolvem as atividades com sistemas próprios para se autogerirem e segue algumas orientações do contador sobre o registro de entrada de mercadorias e saídas. Nesta análise especificamente foram consideradas nas colunas ordem e linhas de 1º a 3º, foram consideradas as totalidades dos respondentes 18 associações, afim de demonstrar, quais os principais tipos de controles utilizados. Observe a Tabela 5.
Tabela 5. Instrumentos de controle utilizados e como são realizados.
| Instrumento de controle | Material de controle | ||||||
| Ordem | Especificação | Freq. | % | Ordem | Especificação | Freq. | % |
| 1º | Controle de receitas e despesas | 18 | 100% | 1º | Cadernos e cadernetas | 18 | 100% |
| 2º | Controle de funcionários | 5 | 28% | 2º | Livros próprios | 15 | 83% |
| 3º | Controle de tributos | 8 | 44% | 3º | Uso software somente | 5 | 28% |
Fonte: Elaborado pelas autoras (2018).
Nota-se que 100% das associações que efetuam o registro das despesas e receitas possuem cadernos ou cadernetas de controle, somente 83% além de ter os cadernos também efetuam registro em livros próprios de entrada e saída, todos este relacionados com este percentual possuem o livro movimento de caixa e 28 % fazem uso de software exclusivamente para controle de tributos.
Em relação a consciência dos processos de controle, entretanto, reforçam este controle em manuscritos que muitas das vezes podem ser perdidos, como ressaltou alguns gestores das associações, os quais reforçaram a situação de não confiar, somente em uma fonte de informação digital ou física, portanto, efetuando sempre estes registros em cadernos e livros próprios, ou só cadernos. Dado por uma questão de receio de ter as informações importantes roubadas por Hicks e isto comprometer toda a organização. Outro ponto também mencionado é o fato de o conhecimento ter sido repassado de gestor para outro, alguns casos de pai para filho
Observa-se que quando uma associação possui controle não somente dos atos e fatos contábeis, mas de uma organização como um todo sendo capaz de estar em conformidade com suas obrigações econômicas e financeiras gerencias pelo consequente controles internos contábeis (Moraes, Oliveira, 2015), como também obrigações para com associados, os quais vão permitir fluir o controle do processo de trabalho, as quais são essenciais para continuidade destas empresas.
SISTEMA DE CONTROLE CONTÁBIL E GOVERNANÇA CORPORATIVA NAS ASSOCIAÇÕES
O sistema de controle contábil é avaliado não só por recursos digitais, mas pela conformidade de seus controles organizacional, que caminha do documental ao financeiro. Sobre as reunião e registros de atas e estatutos, as quais devem registrar, no órgão onde a associação foi registrada, principalmente quando são realizadas aprovações de membros, conselhos, prestação de contas e toda e qualquer alteração de estatuto. Nas associações estudadas obteve-se as seguintes observações. Tabela 6.
Tabela 6 – Análise da frequência das reuniões realizadas e de alterações feitas no estatuto.
| Frequência de reunião | Alterações Estatuto e Atas | ||||||
| Ordem | Especificação | Freq | % | Ordem | Especificação | Freq | % |
| Total | 18 | 100% | Total | 18 | 100% | ||
| 1º | Anual | 1 | 6% | 1º | Anual | 15 | 83% |
| 2º | Semestre | 2 | 11% | 2º | Semestre | 3 | 17% |
| 3º | Mensal | 15 | 83% | 3º | Mensal | 0 | 0% |
Fonte: Elaborado pelas Autoras (2018).
Cabe ressaltar que as associações devem registrar pelo menos uma assembleia que conste a prestação de contas, aprovadas por seus associados. Os demais registros são realizados de acordo com estatuto social de cada associação e o desejo de arquivamento da ata em órgão devido como uma formalização e alimentação dos dados da organização. Lembrando que todos os dados arquivados em cartório de pessoa jurídica passam a ter fé pública, onde qualquer interessado desde que pague pela informação poderá ter acesso. Neste processo se confrontou o estatuto destas organizações com o propósito de identificar se estas efetuam os arquivamentos em conformidade previsto no estatuto. Tabela 7.
Tabela 7. Análise prazo de Prestação de contas em conformidade com o estatuto.
| Prestação de contas | Conforme Estatuto | ||||||
| Ordem | Especificação | Freq | % | Ordem | Especificação | Freq | % |
| Total | 18 | 100% | Total | 18 | 100% | ||
| 1º | Anual | 4 | 22% | 1º | Sim | 13 | 72% |
| 2º | Semestre | 8 | 44% | 2º | Não | 3 | 17% |
| 3º | Mensal | 6 | 33% | 3º | Em partes | 2 | 11% |
Fonte: Elaborado pelas Autoras (2018)
Avalia-se que 72% destas associações estão em conformidade com seu estatuto nos quesitos: arquivamentos para quadro de saída e entrada de associados; prestação de contas; eleição de diretoria e conselhos. No item “em partes” 11% cumpri uma, ou no máximo duas obrigatoriedades, ou seja, faltando incluir documentos em seus arquivamentos, considerado em não conformidade. Os membros que se encontram com 17% estão em não conformidade estão com 2 anos de falta de atualização e arquivamento de documentos totalmente em inconformidade.
Ao confrontar estes elementos as associações que se encontram inconformes nos arquivamentos são aqueles respondentes que informaram que efetuam a prestação de contas anualmente. Muitas das vezes, a regularização de associações localizadas nos interiores do estado é dificultada pela distância dos órgãos públicos legalizadores, assim como, muitos não têm orçamento para efetuarem estas alterações (Tenório, 1999, 2002).
Estas atividades devem ser atribuídas pelos gestores com o propósito de justificar e permitir que os associados e terceiros compreendam a supervisão de transações que impactem o desempenho da associação, tais como impostos federais, estaduais e municipais.
Apesar das obrigações tributarias serem menores para as associações, se comparadas com as empresas comerciais. Por se tratarem de entidades sem fins lucrativos e gozarem de benefícios no campo tributário, que não conseguem resolver em tempo hábil, por não deterem conhecimento, e por consequente solicitação do contador, no momento de maior precisão.
Todas as associações estudadas possuem um plano de trabalho, normas internas, organograma, metas estratégicas, porém, não a conseguem a executar para 78% se dá pela falta de maturidade e por lidar com uma associação composta por muito integrantes com graus de parentesco, o que dificulta a controle dos gestores com membros e até a os próprios funcionários, os quais implementam e executam suas atividades com a efetiva conformidade comercial, trabalhista, estatutária e comportamental.
As associações estudadas não executam a publicação de sua prestação de contas em jornais e somente executam a publicação em painéis presos na associação, efetuam a apresentação da prestação de contas nas reuniões e em todas elas deixam a disposição do associado nas respectivas secretarias. Por uma questão de custo. Nota-se que as obrigatoriedades de publicação entre sócios são cumpridas.
O não cumprimento desta divulgação pode imputar na reputação e a boa imagem destas ações, as quais são um reflexo do nível de governança corporativa que a empresa se propõe a ter. Perfazendo, criar mecanismos de boas práticas organizacionais capazes de reduzir significativamente todos os riscos da empresa proporcionando um ambiente mais confiável. Observar-se claramente os argumentos de Cardoso (2010), que informa que as entidades do terceiro setor, que mantém a boas práticas organizacionais são as que independente do seu tipo jurídico são carentes de orientação a gestão organizacional, conceitos, como resolver problemas contábeis, fiscais, financeiros e de controle.
Ao analisar essa falta de controle adequado e do consequente uso de um sistema de controle, observar-se que os gestores ainda possuem uma dificuldade quanto ao que diz respeito a parte fiscal da entidade, e é nesse ponto que o contador deveria ingressar com seu conhecimento e assim auxiliar, tento em vista vários tipos de gestores no terceiro setor, nesse caso as associações , segundo Salvatore (2004), já dizia que “com a formação setorizada, fragmentada e focada apenas no social, os aspectos administrativos e de gestão dessas instituições foram descon0sideradas pelos profissionais da área social, revelando a profunda dicotomia existente entre o social e o administrativo, cuja fragilidade acarretou a herança histórica de instituições que não se sustentam”.
Avalia-se que a contabilidade ao formar um sistema de informações gera mecanismos capazes de garantir a continuidade empresarial (Silva et. al., 2017) e divulgar o seu desempenho, atribuindo-se das demonstrações contábeis, relatórios a respeito de sua saúde econômica, financeira, ambiental e social, permite o cumprimento dos princípios de governança corporativa, que está ligada a boa gestão vinculados a transparência, equidade, prestação de contas, cumprimento de leis e outros (Martins et. al.2005).
Percebe-se, as entidades devem ter maior atenção a sociedade para que estas tenham maior transparência nas informações contábeis, a fim de torná-las compreensíveis a todos os usuários interessados, diminuindo assim, qualquer irregularidades e fraudes (Camargo, 2001). Portanto cabe discutir como melhorar as formas de evidenciação das informações contábeis, e o controle destas entidades.
Fato este ratificado por Olak (1996) o qual afirmam que é essencial que as organizações deem publicidade as informações contábeis, isto é uma forma de deixa-las também preparadas para meio em que estão inseridas. Assim segue algumas questões identificados na pesquisa que podem causar a não conformidade dos controles contábeis e algumas propostas que podem a vir auxiliar nas melhorias do processo.
Tabela 8 – Análise da Não uso de controles contábeis e propostas de melhorias.
| Nº | Não uso de controle contábeis | Propostas de Melhorias |
| 1 | A falta de comunicação entre associados causa conflitos e desobrigações previstas em estatuto | A comunicação estruturada sobre os instrumentos normativos da empresa |
| 2 | Planejamento inadequado e falta de memória de cálculo | Obter informações e dados adequados, para que assim possa ajudar o empreendedor a obter dados mais fidedignos quanto a memória de cálculo. |
| 3 | Déficit de informação, quanto aos seus clientes/ mercado. | Fazer uma pesquisa previa de mercado, para que a mesma tenha uma vantagem a longo prazo. |
| 4 | Falta de conhecimento a respeito de tributação vigente. | Se atualizar e assim conhecer sobre as novas regras de tributação |
| 5 | Crescimento da entidade, bem acima que seus recursos. | Controlar o crescimento de investimentos principalmente o capital de giro, para que assim a entidade também venha a acompanhar o crescimento. |
| 6 | Avaliação financeira e de custo inadequada | Acompanhamentos de balancetes mensais, para que assim possa obter controle de sus receitas. |
| 7 | Falta de um sistema adequado a atividade econômica das associações | Usar sistemas de informação que suportem monitoramentos das atividades da empresa e que se adequem aos processos de compliance das associações |
| 8 | Falta de controle das ações prevista no estatuto. | Ter uma gestão para fazer vale as ações do estatuto atribuindo o cumprimento dos se alinhando ao nível de compliance estabelecidos pela organização. |
Fonte: Elaborado pelo autor com base nos dados, 2018.
Quando as associações não têm controle adequado, perde-se a transparência financeira que é um dos aspectos mais relevantes para uma associação ou entidade do terceiro setor, o que é notório não existir unanimemente, em todas as organizações estudadas.
Vale ressaltar que mesmo não tendo controle direcionado por um sistema robusto de gestão, se mostrou ter um grau de confiança alto a todos os seus respectivos associados e investidores, principalmente por apresentarem sempre a divulgação dos seus resultados financeiros obtidos, para que assim cada investimento apareça de forma transparente e clara a todos os interessados, facilitando assim com que novos investidores e sócios se interessem pela entidade, devido a confiança que está mostra e aparenta ter.
CONCLUSÃO
Esta pesquisa teve como objetivo principal identificar se há ou não uso de um sistema contábil e própria execução de um controle contábil nas associações do município de São João de Pirabas no Estado do Pará. Tendo em vista que o terceiro setor possui poucas pesquisas relacionadas o controle e inexistência de estudos sobre sistema de controle para associações. Para alcance deste propósito foi realizada uma pesquisa de campo com aplicação de um questionário para 18 associações que aceitaram responder asa perguntas propostas, para que pudesse quantifica-las e assim conhecer a área de atuação das mesmas na região.
Por meio do referencial teórico foi possível observar características das entidades sem fins lucrativos, possibilitando adentrar nas normas e leis que o regulamentam. Levantou-se muitas entidades não tem um sistema de controle nos serviços executados e nem de suas obrigações, porém, entre as que possuem controle interno, observou-se que não há um controle padronizado.
A utilização de um sistema de controle e da própria governança corporativa é importante nestas organizações como forma de garantir a credibilidade às informações, transparência, confiança aos investidores, doadores, credores, além de auxiliar na gestão dos controles internos e práticas organizacionais. Entende-se que as associações estudadas, somente estarão caminhando para o bom rendimento organizacional, mas que não as impedem de se adequarem seus instrumentos de gestão de acordo com suas necessidades, para que seja possível a otimização dos resultados.
Para que o controle nas associações possa obter melhor resultado como foi verificado nas analises, e posteriormente informado nas causas do fracasso com junção a proposta de melhorias, pois cada entidade necessidade de uma forma de controle diferenciada, e para que isso aconteça é necessário sempre fazer ao longo do tempo uma análise da entidade, pois desse modo o trabalho de controle é consecutivo e eficaz.
Assim, conclui-se que a pesquisa analisa que não existe sistema de controle e controle contábeis eficaz nas associações, porém, ao caminharem para ter conhecimento sobre as necessidades de suas organizações e obrigatoriedades atuais, ficando ao longo do tempo mais fácil ter padrões de controle e um nível de governança corporativa adequado a suas realidades. Deve ser evidenciado que uma gestão com controle e sistema de controle, que caminha para uma sincronização entre todos os associados, já que se busca ganhos coletivos na entidade.
Neste ínterim, percebeu-se que as associações têm a consciência da importância do uso de um sistema de controle para gerir o controle contábil da entidade, e que muitas possuem seus controles e demonstrativos, mas deixam a disposição simples, não dando publicidade destas informações a sociedade. Desta forma, não captam recursos e outros benefícios disponíveis.
Diante disto, a transparência da gestão dos associados é uma importante ferramenta de governança corporativa que é observado que necessita ser melhorado na prática, não somente por meio da divulgação das prestações de contas, mas a demonstração de uma organização solidificada e robusta, a qual deve ser inerente à maioria dos gestores.
Portanto, recomenda-se novos estudos, para que seja possível, aprofundar-se na identificação e na sugestão de ações de controle em entidades de terceiro setor, oferecendo assim, maior contribuição, temática essa cada vez mais relevante.
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[1] Mestre em Administração, MBA Gestão contábil, perícia, auditoria e controlaria, Bacharel em Ciências Contábeis.
[2] Bacharel em ciências contábeis.
[3] Bacharel em ciências contábeis (UFRA) , licenciatura em Matemática(UEM).
[4] Bacharel em ciências contábeis (FCAT).
Enviado: Março, 2019
Aprovado: Abril, 2019
