Orientações para Elaboração de Termo de Referência de Manutenção Predial para as Coordenações Regionais da Superintendência da Zona Franca de Manaus.

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MEDEIROS NETO, Gracindo da Rocha [1], VALADARES, Otávio César de Paiva [2], GARCIA, Fabiano de Aguiar [3], TUMA NETO, Alberto Antônio [4], SOUZA, Ênio Neves de  [5], NECKER, Helder Sumeck  [6],

MEDEIROS NETO, Gracindo da Rocha; et.al. Orientações para Elaboração de Termo de Referência de Manutenção Predial para as Coordenações Regionais da Superintendência da Zona Franca de Manaus. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 02, Ed. 01, Vol. 16. pp. 474-483., março de 2017. ISSN: 2448-0959

RESUMO

O presente estudo tem como objetivo apresentar proposta de apresentar orientações para elaboração termo de referencia para contratação de empresa para prestar serviço de manutenção predial nos edifícios da Superintendência da Zona Franca de Manaus nas Coordenações Regionais, apresentar diretrizes básicas com referencias legais e normas da ABNT. Realizou-se uma pesquisa bibliográfica considerando as contribuições de autores como VIANA (2016), XENOS (2014), FERREIRA (2015), ALTOUNIAN (2014) E BARBOSA (2016), procurando enfatizar a importância da manutenção predial no âmbito da administração publica, demonstrando as etapas e atividades necessárias. Concluiu-se que um direcionamento, com orientações e diretrizes que facilitem e direcionem para uma abordagem mais rápida e precisa, sempre aplicando as questões legais e normativas, possibilitando uma manutenção mais eficiente e de baixo custo.

Palavras-chave: Manutenção, Termo de Referência, Predial, Manutenção Corretiva, Manutenção Preventiva.

1. Introdução

O presente trabalho apresenta orientações para elaboração de termo de referencia para contratação de empresa prestadora de serviço de manutenção predial no edifício da Superintendência da Zona Franca de Manaus nas Coordenações Regionais.

Apresentando as diretrizes básicas para construção de um Termo de referencia obedecendo às leis, portarias pertinentes ao assunto e as normas da ABNT. Desse modo, serão apresentadas duas abordagens, a primeira a sobre manutenção predial e a segunda sobre a visão sistêmica da contratação pública, mais direcionada a elaboração de termo de referencia.

Em se falando em manutenção o conceito que melhor expressa é dado por Xenos, ao concluir:

A manutenção é definida como a combinação de ações técnicas e administrativas, incluindo as de supervisão, destinadas a manter ou relocar um item em um estado no qual possa desempenhar uma função requerida (NBR 5462-1994). Ou seja, manter significa fazer tudo que for preciso para assegurar que um equipamento continue a desempenhar as funções para as quais foi projetado, num nível de desempenho exigido. (Xenos, 2014, p. 304)

O benefício principal é a manutenção das atividades da autarquia sem prejuízo a população e oferecer ambiente seguro e agradável aos servidores e usuários dos serviços prestados.

Quanto ao aspecto da contratação pública se apresenta os procedimentos, legalidade e fases necessárias para a formulação de um termo de referencia.

De acordo com Ferreira,

Já o termo de referencia é, conforme o artigo 8º, do Decreto nº 3.555/2001, o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela administração diante de: orçamento detalhado, considerando os preços praticados no mercado; a definição dos métodos; a estratégia de suprimentos e o prazo de execução do contrato. (Ferreira, 2015, p. 29)

Dentro dessas premissas, o intuito desse estudo é apresentar um modelo padronizado para elaboração do termo de referencia para manutenção predial que abrange todas as Coordenações Regionais da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, dessa forma, possibilitando agilidade nas contratações de empresas de manutenção predial evitando que as coordenações regionais fiquem desassistidas quanto à preservação das edificações e deterioração do patrimônio publico.

Com o intuito de cumprir com os objetivos propostos, foram realizadas pesquisas bibliográficas a parti de trabalhos e estudos publicações pertinentes ao tema, bem como, publicações de artigos publicados em meio eletrônico.

2. Manutenção predial

Segundo Viana (2016), a manutenção predial no Brasil tem se desenvolvido bastante desde início dos anos 90, porém o marco principal se deu em 1995 com a criação da Associação Brasileira de Manutenção – ABRAMAN, a qual passou a encaminhar trabalhos de pesquisa na área de manutenção.

Naquela época os objetivos da manutenção consistiam na indicação das principais anomalias construtivas e falhas de manutenção, visando reparos e outras intervenções técnicas para adequar os velhos edifícios ou equipamentos às mínimas condições de segurança e a máxima utilização.

Aos poucos, a velha prática da administração brasileira, de abandonar o que se está velho para não gastar com manutenção, foi ficando para trás. As grandes empresas acordam para a valorização patrimonial, e neste conceito aparece o fator vital, o gerenciamento profissional de atividades implícitas nesta valorização.

Corroborando com a nova forma de agir a Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT lança a NBR 5462:1994, Confiabilidade e mantenabilidade, em que se baseia no conceito americano de “home inspection”. Com a evolução dos conhecimentos e técnicas de manutenção foram acrescentadas as normas ABNT NBR 5674:2012, Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção e ABNT NBR 15.575/2013, conhecida como Norma de Desempenho. Portanto, agregando valores como segurança e qualidade nas edificações. A norma prioriza conceitos de desempenho acústico, térmico e vida útil dos imóveis, estabelece ainda a corresponsabilidade entre projetistas, fabricantes, construtores e consumidores.

Diante desse cenário, as recomendações normatizadas procuraram indicar subsídios técnicos e propiciar criteriosas formas de recursos que permitam o melhor gerenciamento da manutenção e solucionar problemas técnicos que estavam obscurecidos por falta de norteamento legal.

Contudo, continuava a principal questão a ser abortada em qualquer sistema gerencial de manutenção, qual a melhor manutenção deve ser utilizada?

Nessa perspectiva, Xenos (2014) melhor aborda a solução para essa questão, como sendo:

A melhor manutenção será a combinação mais adequada dos vários métodos, de acordo com a natureza e a criticidade do equipamento para a produção. A tendência mundial é escolher para cada caso o método mais adequado, eficiente e econômico, abandonando de vez a discussão para definir qual manutenção é melhor. (XENOS, 2014)

Dentre as modalidades de manutenção Barbosa (2016) cita: Manutenção corretiva, Manutenção corretiva não planejada, manutenção corretiva planejada, manutenção preventiva e manutenção preditiva e manutenção detectiva. Destacando que o custo máximo da manutenção preditiva/ corretiva planejada fica inferior ao custo mínimo da manutenção preventiva, o investimento em manutenção preditiva/corretiva planejada leva a manutenção a minimizar seus custos. (BARBOSA, 2016)

O planejamento da manutenção deve ser o mais simples possível e dentro de uma logica, sempre utilizando mão de obra treinada e com experiência na execução das tarefas.

Barbosa (2016) destaca que as atividades de manutenção resultam de ações executadas no cotidiano para prevenir ou corrigir eventuais anomalias ou alhas detectadas.

Dentro da manutenção podem-se citar algumas funções de apoio importantes, tais como: tratamento de falhas dos equipamentos, padronização da manutenção, planejamento da manutenção, peças-reservas e almoxarifado, orçamento da manutenção, educação e treinamento.

No que aborda o plano de manutenção, sua elaboração e cumprimento permitirão que a empresa atinja seus objetivos de lucratividade e sobrevivência por meio de equipamentos que não apresentam falhas, não prejudiquem a qualidade, o custo e a integridade do meio ambiente. (XENOS, 2014)

Outro fator importante, abordado por Viana (2016), aponta que “os custos relacionados à manutenção estão na prioridade das empresas, visto a sua redução repercutir em aumento dos lucros operacionais”. Portanto, abordando pelo lado da administração pública, tornando mais eficiente os serviços prestados e possibilitando uma diminuição nos custos de manutenção ao longo de uma linha de temporal.

3. Termo de referência

A elaboração do termo de referencia é divido em fase interna, quando se encontra em elaboração no setor competente do órgão publico, e fase externa, quando se faz a publicação e divulgação dos procedimentos e documentos licitatórios. Sendo, que em ambas as fases, têm-se uma sequencia a ser seguida.

Na fase interna, ou anterior à publicação do certame, pode-se dividir em tarefas sequencias, conforme a seguir: necessidade, solução, requerimento, pesquisa de mercado, orçamento, elaboração do termo de referencia, edital, parecer jurídico, autorização e publicação.

Na fase externa, ou após a publicação do certame, pode-se continuar sequencialmente em: impugnação, licitação (seção pública), empenho, execução, fiscalização, pagamento, controle final.

Por este estudo se tratar de uma abordagem técnica sobre a construção de um modelo de termo de referencia de manutenção predial será abrangida somente a fase interna nos itens necessidade, solução, requerimento, pesquisa de mercado, orçamento, elaboração do termo de referencia, descritos acima.

3.1. Necessidade

Dessa forma, a necessidade é o problema a ser resolvido, que precisar ser bem identificado e apresentado, inclusive, com pormenores que possibilitem uma abordagem técnica para a solução mais adequada.

Segundo, Ferreira (2015):  A não identificação da necessidade ou a identificação falha pode acarretar a impossibilidade de definição da solução ou do encargo. (FERREIRA, 2015, p. 11)

Dentro dessa atividade, quando o setor demandante da manutenção predial não tiver o conhecimento técnico adequado para descrever suas necessidades, pode solicitar auxilio de um Engenheiro habilitado para realização de vistoria, fazendo a identificação dos problemas, analise das patologias construtivas, levantamentos de maquinas e equipamentos, listando dificuldades e entraves.

Entre os documentos observados vale ressaltar: projeto básico de construção da edificação, memorial descritivo e analise das patologias observadas, servindo de embasamento e subsídio para constatação do estado geral de conservação do imóvel e seus respectivos processos construtivos.

Neste processo, que é elaborado um programa de necessidades que direcionará todo o restante o processo de elaboração do termo de referencia.

Altounian, (2014, p. 132), comenta que “a primeira matéria relevante enfrentada pelos responsáveis pela decisão de alocar recursos públicos é a definição do universo de ações e empreendimentos que deverão ser relacionados para estudo de viabilidade.”.

Dentro desse prisma, vale ressaltar que na manutenção não cabe um estudo de viabilidade, pois a necessidade de manutenção já é uma justificativa plausível, contudo, a análise de cenários e riscos se faz pertinente nesta fase.

3.2. Solução

Em observância ao plano de necessidade, as diretrizes e plano estratégico do órgão publico, são modeladas opções que atenderiam as solicitações do setor demandante, sendo escolhida a solução mais vantajosa para a Administração Pública.

Altounian (2014) cita;

A materialização do empreendimento se inicia com estudo de concepção que considera todas as variáveis envolvidas, como projeto básico ou executivo, a fim de definir com clareza os parâmetros de contratação de obra. Da mesma forma, somente após a posse de elementos que caracterizam o objeto com precisão, o empreendedor deve buscar a empresa que executará os serviços. (ALTOUNIAN, 2014,p. 53)

Importante, salientar que se fazem necessários identificar e analisar diversos cenários de solução possível para realmente se obter o mais favorável.

3.3. Requerimento

Representa a formalização documental da solução, ou seja, é o pedido ou formulário.

Segundo Ferreira (2014), nos termos da instrução Normativa nº 04/2014, o documento de oficialização da demanda (DOD), é o documento que contem o detalhamento da necessidade da área requisitante da solução a ser atendida.

3.4. Pesquisa de mercado

Consiste em obter preços na praça local do objeto do certame para subsidiar a composição das planilhas orçamentárias realizaram-se a cotações de preço de serviços e insumos. Tais preços podem ser obtidos através de planilhas de composição e insumos de preço do Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil – SINAPI ou através de cotações em empresas de matérias de construção, refrigeração, recarga de extintores e de limpeza de tanque séptico.

Ferreira (2014, p. 46), expõe que tanto a lei 8.666/93 (art 7º, 2º, inc. II e 40, 2º, inc. II) quanto a Lei 10.520/02(art. 3º, inc. III) exigem a elaboração do orçamento estimado para identificação precisa dos valores praticados no mercado para o objeto que a Administração pretende contratar. Desse modo, os valores correspondentes a mão de obra podem ser obtidos no Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil – SINAPI, por meio das Convenções coletiva de trabalho – CCT ou pesquisa de mercado. Outra forma, é a consulta do banco de preço do governo federal.

3.5. Orçamento

Com base nos preços de insumos e serviços, bem como, os valores de mão de obra são definidos os valores finais que integrarão o preço final para licitação do serviço de manutenção. Vale ressalta que devido à utilização de mão de obra e materiais será necessário calcular as percentagens de Benefícios e Despesas Indiretos (BDI) diferenciados, para material e mão de obra.

3.6. Elaboração do termo de referencia

Consiste em um documento oficial que abrange métodos, estratégia, valor em planilha de acordo com pesquisa de preço, cronograma físico-financeiro, delimitando o objeto licitado de maneira clara e precisa, contendo deveres e obrigações de contratado e contratante, procedimentos de fiscalização, prazo de execução e sansões.

Ferreira (2014, p.12) afirma que o termo de referencia e o projeto básico são, em resumo DNA do procedimento licitatório. Em regra, se algo errado acontecer nesses instrumentos, a contratação padecerá de algum vício.

Dentro do termo de referencia são acrescidos dois outros documentos de suma importância, que são especificação técnica e plano geral de manutenção,

3.6.1. Especificação técnicas

Este documento estabelece as normas específicas para os serviços a serem executados de manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos, dos sistemas e da edificação.

Nessas normas é discriminada a caracterização técnica, as especificações de serviços/materiais, os procedimentos de execução, os fabricantes de referência, bem como as condições de fornecimento e aplicação dos materiais especificados.

Deve conter o detalhamento dos serviços, assim como, as exigências inerentes à execução dos serviços e as exigências legais, tais como critério de sustentabilidades, Plano de Manutenção, Operação e Controle – PMOC e eficiência energética.

Dentre as responsabilidades da empresa podem-se citar: Elaborar e manter, em meio magnético e/ou papel, os registros cadastrais; Elaborar o Relatório Técnico Mensal – RTM; Sugestões sobre reparos preventivos e/ou modernizações e correção de falhas, cujas necessidades tenham sido constatadas; Parecer sobre o estado dos sistemas e equipamentos que os compõem.

3.6.2. Plano Geral de Manutenção

Após a listagem de todos os equipamentos que estão sendo mantidos dentro das coordenações regionais é elaborada uma planilha contendo a biblioteca técnica. Tendo sido, Levantadas as instalações que existe nos prédios em geral e levantar seus detalhes, relacionar marcas dos equipamentos e características e quando puder ter um acervo com equipamentos reservas, são modos de aperfeiçoar a manutenção, dessa forma gerando uma programação de manutenção geral, contendo todos os itens a serem checados, indicando a periodicidade e os responsáveis por cada checagem, gerando uma memoria de manutenção.

Conclusão

Na delimitação dos equipamentos e edificações propostos no estudo onde a segurança e o funcionamento precisos são essenciais, os serviços de inspeção e vistorias programados pela manutenção preventiva combinada à manutenção corretiva considerou-se a mais indicada no contexto abordado.

Elementos construtivos e equipamentos já desgastados devem ser substituídos antes que se agrave o problema, evitando assim custos maiores, porém certas patologias construtivas só serão solucionadas quando do aparecimento das anomalias.

Nesse sentido foi possível apresentar uma análise sobre a elaboração de um modelo de termo de referencia para contratação de serviços de manutenção predial, desenvolvendo as orientações e as diretrizes que facilitem e direcionem para uma abordagem mais rápida e precisa, sempre aplicando as questões legais e normativas referente ao estudo, possibilitando uma manutenção mais eficiente e de baixo custo.

Abordando o aspecto da manutenção predial, em paralelo, a visão sistêmica da contratação pública para elaboração do termo de referência, delimitou-se de maneira clara os aspectos em que os dois se relacionam na construção de um termo de referência.

Contudo é importante ressaltar que, a utilização de modelos deve ser realizada com cautela, sempre analisando e adequando a realidade dentro de um contexto local, obedecendo e entendendo a natureza dos riscos de cada fase e atividade.

REFERÊNCIAS

BARBOSA, Angelita; AVELAR, Fernanda; SILVA, Roberta R.. PCM Planejamento e Controle de Manutenção. São Paulo: Bookstart, 2016.

ALTOUNIAN, Cláudio Sarian. Obras públicas; licitação, contratação, fiscalização e utilização. Belo Horizonte: Fórum, 2014.

FERREIRA, Hanna. Elaboração de termo de referencia e projeto básico: Apostila. Brasília: ENAP, 2015.

VIANA, Herbert Ricardo Garcia. Fatores de sucesso na gestão de manutenção de ativos. Rio de Janeiro: Bookstart, 2016.

XENOS, Harilausgeorgius D’ Philippos. Gerenciando a manutenção produtiva. Nova Lima: Falconi, 2014.

[1] Bacharel em Engenharia Civil. Centro Universitário Luterano de Manaus. Pós-Graduado em Engenharia e Gerenciamento de Manutenção.

[2] Bacharel em Engenharia Civil. Universidade Federal do Amazonas-UFAM.

[3] Bacharel em Engenharia Civil. Universidade do Estado do Amazonas-UEA Pós-Graduado em Engenharia e Gerenciamento de Manutenção.

[4] Bacharel em Engenharia Civil. Universidade do Estado do Amazonas-UEA Pós-Graduado em Engenharia e Gerenciamento de Manutenção.

[5] Bacharel em Engenharia de Infraestrutura Aeronáutica. Instituto Tecnológico de Aeronáutica-ITA.

[6] Graduado em Engenharia Ambiental na Universidade Federal de Rondônia, Campus Ji-Paraná

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