Controle interno de compras de uma cooperativa da região do cerrado mineiro

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ARTIGO ORIGINAL

JÚNIOR, Aloisio Pereira [1]

JÚNIOR, Aloisio Pereira. Controle interno de compras de uma cooperativa da região do cerrado mineiro. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 04, Ed. 04, Vol. 01, pp. 135-154. Abril de 2019. ISSN: 2448-0959.

RESUMO

O controle interno é uma importante ferramenta para a produção de informações contábeis relevantes para os usuários contábeis. No presente trabalho, objetivou-se analisar o controle interno de compras de materiais e suprimentos de uma cooperativa da região do cerrado mineiro. Dessa forma, observou-se o fluxo das informações no setor de compras da cooperativa, com base no referencial teórico pertinente à matéria, bem como no manual de controle interno da própria cooperativa. Como resultado da verificação do fluxo de informações e controle interno utilizado pela cooperativa, identificou-se pontos fracos que merecem implantação de melhorias no seu processo de compras para dar maior segurança na gestão dos ativos.

Palavras-chave: informações contábeis, controle interno, compras, materiais.

1. INTRODUÇÃO

A cidade de Patrocínio-MG está localizada no Alto Paranaíba e tem como principais atividades a pecuária e a agricultora, destacando-se o cultivo do café que representa uma parcela considerável na geração de renda para o município. A produção se dá em alta escala e boa parte é destinada à exportação. Contudo, atualmente, presencia-se um mercado consumidor cada vez mais exigente, preocupado pelo consumo de produtos de qualidade e que sejam provenientes de empresas sérias aderentes à ideia de desenvolvimento sustentável.

Em face disto, os produtores de café precisam se profissionalizar no manuseio da cultura, buscar melhorias contínuas no gerenciamento empresarial, observância quanto às normas trabalhistas, ambientais e, obviamente, à qualidade do fruto. Esse aperfeiçoamento é observado na atividade agrícola do município; para ilustrar, vale destacar que, com o intuito de fortalecer a classe cafeeira de Patrocínio e Região, foram fundadas, ao longo do tempo, organizações destinadas a zelar e difundir o café de qualidade, como o café da região do cerrado mineiro. A cooperativa objeto de estudo deste trabalho é um exemplo de entidades que promovem essa marca.

Levando em consideração a complexidade da estrutura administrativa e dos processos contábeis, sob a ótica do controle interno, é que se realizou um estudo de caso sobre a análise do controle interno do processo de compras à luz da consistência do reconhecimento contábil na cooperativa.

Análise do controle interno foi o foco escolhido, uma vez que pode se observar, na cooperativa em estudo, a existência de um departamento de compras constituído, demandante por controles bem elaborados, pois efetua compras de insumos e serviços para toda a empresa. Sendo assim, este trabalho apresenta aspectos teóricos sobre o controle interno voltado ao setor de compras a eventuais pesquisadores da área, além disso, contribui para o conhecimento da real situação dos pontos de controle interno da cooperativa.

Em face disto, cabe questionar se há controle interno formalizado e implantado aplicável ao departamento de compras; no caso de existência de um controle interno formalizado, se os funcionários aplicam, na prática, as rotinas preestabelecidas pelo mesmo; se os controles internos utilizados vão ao encontro das disposições teóricas discorridas pelos autores especialistas no assunto e, por fim, se os controles internos possuem pontos fracos que contribuem para a vulnerabilidade na gestão dos ativos. São essas, as problemáticas que nortearam esta pesquisa e serão devidamente respondidas ao longo deste trabalho.

Para tanto, por meio de uma pesquisa de campo, verificou-se o controle interno, especificamente, por meio da avaliação de documentos internos, análise do fluxo da informação, no que concerne a compras, entre os departamentos, bem como por meio da feitura de um descritivo de compras baseado na observância e entrevista dos funcionários relacionados ao processo.

A Pesquisa de Campo consistiu na coleta de dados in locu, no sentido de encontrar eventos que viessem responder os questionamentos inerentes à problemática do estudo. Segundo Lakatos e Marconi (2003, p.186), “(…) pesquisa de campo é aquela utilizada com o objetivo de conseguir informações e/ou conhecimentos acerca de um problema, para o qual se procura uma resposta, ou de uma hipótese, que se queira comprovar, ou, ainda descobrir novos fenômenos e relação entre eles”.

Este trabalho inicia-se em uma breve abordagem conceitual acerca da relação entre Contabilidade e controle interno. Demonstra-se o sistema de compras, enfatizando desde o surgimento da necessidade de compra, os meios pelos quais as compras são realizadas, até o encerramento do processo por meio do pagamento aos fornecedores. E, finalmente, apresenta-se os resultados da análise das práticas de controle interno presentes no departamento de compras da cooperativa, assim como os pontos de recomendações para uma boa prática de controle interno voltada à função compras.

2. CONTABILIDADE E CONTROLE INTERNO: UMA ABORDAGEM CONCEITUAL

Neste capítulo são abordados aspectos conceituais a respeito da contabilidade e controle interno, mostrando que o controle interno é um relevante instrumento para a qualidade da informação contábil,

2.1 CONTABILIDADE MODERNA E CONTROLADORIA

A Ciência Contábil se modifica à medida que as relações organizacionais evoluem. A Contabilidade moderna se depara com questões cada vez mais complexas. Daí a necessidade de se criar métodos, técnicas e procedimentos para que os fatos contábeis, provenientes da ação do homem, sejam reconhecidos e evidenciados de acordo com a realidade.

O volume de transações e de informação está aumentando consideravelmente, resultado da inovação tecnológica e conseqüentemente da globalização comercial. Não obstante, os processos organizacionais se tornam volumosos corroborando um cenário de difícil acompanhamento no que tange ao controle contábil dos dados gerados pelas empresas.

Faz-se necessária a implantação de controles internos consistentes capazes de auxiliar os administradores e contadores nas tomadas de decisões. É neste contexto que surge o papel de um setor importante no âmbito organizacional. Eis a Controladoria, departamento este imbuído de implantar manuais de controle interno e verificar se o que foi definido pela alta administração está sendo cumprido.

Sob esse enfoque, a Controladoria pode ser definida como o conjunto de princípios, procedimentos e métodos advindos das ciências da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e fundamentalmente da Contabilidade. Tem como objetivo a gestão econômica das empresas, com vistas à eficácia. (PADOVEZE apud MOSIMANN, 2007 p. 3)

A estrutura da Contabilidade moderna está envolvida por diversas atribuições além de divulgar as demonstrações contábeis, tais como: conciliações financeiras e patrimoniais, análises de tendências na evolução patrimonial, elaboração de índices econômicos e financeiros, acompanhamento orçamentário, planejamento tributário, entre outros. Para que tal estrutura funcione eficazmente, a entidade deve ser envolvida por um adequado controle interno. A seguir, são apresentados o conceito, objetivos e características do controle interno.

2.2 CONCEITO DE CONTROLE INTERNO

Proporcionalmente ao tamanho das empresas exige-se um nível diferenciado de controle interno para garantir o cumprimento de um objetivo definido, seja ele administrativo ou gerencial. De acordo com Attie (1998, p. 111), o controle interno “[…] inclui uma série de procedimentos bem definidos que, conjugados de forma adequada, asseguram a fluidez e a organização necessárias para a obtenção de algo palpável”.

Attie, ainda, assim define controle interno:

O Controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. (1998, p. 111)

Em adição, a Contabilidade necessita de um sistema de controle interno bem implantado. São as normas internas e manuais de procedimentos internos que norteiam as tomadas de decisões nos níveis operacionais, definem responsabilidades e autoridades entre os níveis hierárquicos, assim como fundamentam as ações funcionais dos colaboradores.

Já para Cook & Winkle:

O controle interno é um sistema da empresa, constituído de seu plano de organização, atribuição de deveres e responsabilidades, projeto de contas e relatórios e todas as medidas e métodos empregados 1) para proteger seu ativo, 2) aumentar a exatidão e a fidedignidade dos dados e relatórios contábeis e de outros dados operacionais, 3) promover e avaliar a eficácia operacional de todos os aspectos das atividades da empresa e 4) comunicar as diretrizes administrativas e estimular e avaliar a observância das mesmas. (1983, p. 132)

A relação entre controle interno e Contabilidade é bem estreita. Um dado sistema, aqui subentendido como empresa, possui subsistemas ou departamentos revertidos por uma cadeia de procedimentos destinados a gerar e registrar informações finais. É neste aspecto que o controle interno é considerado uma ferramenta extremamente importante, no sentido de não só resultar em eficiência administrativa, mas também em prevenção do reconhecimento de informações distorcidas pela Contabilidade.

2.2 OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO

O conceito, a interpretação e a importância do controle interno voltam-se à execução de um determinado fim, o de controlar. Via de regra, o controle interno tem quatro objetivos básicos, expostos a seguir.

2.2.1 SALVAGUARDA DOS INTERESSES

O patrimônio de uma empresa é constituído por bens, direitos e obrigações estão presentes em vários departamentos, onde estes têm responsabilidades individuais de guarda e controle sobre aqueles.

O setor de estocagem, por exemplo, tem sob sua responsabilidade ativos físicos da empresa os quais requerem manutenção, guarda e distribuição. A tesouraria, por outro lado, é responsável pela guarda de numerários, conciliação de saldos bancários, pagamentos e recebimentos, entre outras atribuições.

Como se pode perceber, as empresas, no desenvolver de suas operações, mergulhadas em uma série de processos, ensejam especialização, conhecimento e, principalmente, controles adequados, na busca de minimizar a possibilidade de erros, perdas e riscos.

Os principais meios que podem dar suporte necessário à salvaguarda dos interesses são a segregação de funções; sistema de autorização e aprovação; determinação de funções e responsabilidades; rotatividade de funcionários entre os setores; termos de responsabilidade (caixa, por exemplo); conciliações para confronto de saldos; seguros; atualização sobre a legislação vigente; diminuição de erros e desperdícios; contagens físicas (inventários de estoque, ativo imobilizado); alçadas progressivas (segregação de assinaturas em pessoas independentes). (ATTIE, 1998, p. 118)

2.2.2 PRECISÃO E CONFIABILIDADE DOS INFORMES E RELATÓRIOS CONTÁBEIS, FINANCEIROS E OPERACIONAIS

O objetivo do controle interno relativo à precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais reside na geração de informações precisas, em tempo hábil, capazes de fundamentar as tomadas de decisões e de fazer compreender a realidade da empresa.

Sob a ótica administrativa, as tomadas de decisões são baseadas em índices, fatores e tendências. São dados que geram estas informações, demonstrando tendências, índices de rotatividade de estoques, prazos médios de pagamentos e recebimentos. Daí a importância de as informações serem consistentes e analisadas em tempo hábil.

Já a Contabilidade necessita de dados que condizem com a realidade das atividades desenvolvidas, fazendo com que os atos administrativos e fatos contábeis sejam registrados, também em tempo hábil, de forma fidedigna com o fato.

Neste contexto, o controle interno desenvolve um papel muito importante, gerando dados nas áreas fontes da empresa e transmitindo-as ao departamento contábil, livres de erros e vícios. Assim as demonstrações contábeis refletirão a realidade financeira, econômica e patrimonial das entidades.

Os principais meios que possibilitam dar suporte necessário à precisão e confiabilidade da informação são a documentação confiável; conciliações; análises; plano de contas contábil (estrutura formal de contas); tempo hábil; equipamentos com tecnologia de ponta, entre outros.

2.2.3 ESTÍMULO À EFICIÊNCIA OPERACIONAL

Neste subitem, trata-se do objetivo do controle interno relacionado ao meio termo entre o funcionário e as políticas e tarefas estabelecidas pela empresa, assim como pelos departamentos. A equipe de trabalho deve estar motivada, para isso ela deve conhecer os procedimentos estabelecidos para cada setor. Deve ser treinada para desempenhar, com propriedade, o que lhe for competido.

A título de ilustração, considere que uma dada empresa mantém uma política de crédito considerada interessante pela administração, porém não é disseminada entre os colaboradores da empresa e muito menos aos colaboradores dos departamentos de venda e marketing. Em face disto, a eficiência operacional nestes setores estará comprometida diretamente e a empresa em um todo, por se tratar de uma junção de todos os setores.

Um controle interno eficiente deve prevenir situações onde os processos sejam travados em função de falta de treinamento e (ou) desconhecimento das normas e práticas estabelecidas pela alta administração.

Os meios pelos quais o controle interno pode prover suporte ao estímulo à eficiência operacional são o recrutamento e seleção; treinamento; plano de carreira; relatórios de desempenho; relatórios de horas trabalhadas; custo-padrão; manuais internos; instruções formais; etc.

2.2.4 ADERÊNCIA ÀS POLÍTICAS EXISTENTES

O objetivo do controle interno referente à aderência às políticas existentes repousa no fato de se assegurar que os desejos da administração, definidos por meio das políticas e materializados nos procedimentos, sejam adotados pelos colaboradores.

Os objetivos das empresas não passam de mera utopia quando não se tem a estrutura necessária à conjugação de suas atividades. Os recursos humanos, material, financeiro, os processos constituídos para o fluxo de informação e os documentos, devem estar em consonância com os objetivos organizacionais.

Os recursos mencionados devem atender as necessidades da empresa, fazendo com que o planejamento organizacional seja colocado em prática, por meio dos procedimentos formalizados, ainda em sintonia com as políticas existentes. Desta forma, a visão de futuro projetada quando do planejamento estratégico terá maior probabilidade de ocorrer.

Os principais meios que visam dar embasamento para a aderência às políticas existentes são a supervisão; sistema de revisão e aprovação; auditoria interna; e outros.

2.3 DESENVOLVIMENTO DE COMPRAS E SUPRIMENTOS

Todas as organizações necessitam de entradas de bens e serviços procedentes de fornecedores externos. Não são todas as empresas que possuem departamentos especializados em compras, as aquisições e (ou) contratações são realizadas no momento da necessidade de compra, sem a devida importância estratégica. No entanto, neste trabalho, a fim de analisarmos uma empresa que possui um departamento de compras constituído, o conteúdo apresentado destina-se a este fim.

A compra é vista pela organização como uma atividade de importância estratégica considerável. Neste sentido, Baily et al, assim discorrem:

[…] à medida que o nível de atenção dedicado às compras e suprimentos aumenta, o trabalho tende a tornar-se mais estratégico, concentrando mais ênfase em atividades como negociação de relacionamentos a prazos mais longos, desenvolvimento de fornecedores e redução de custo total, em vez de fazê-lo em rotinas de pedido e de reposição de estoques. (2000, p. 20)

A função de compras nas organizações vai além do desempenho burocrático e operacional propriamente dito. Não se restringe apenas em emissão de pedidos, cotações e acompanhamento do timing das aquisições e contratação de serviços. Não obstante, a eficiência na formação de preço dos produtos, sob a forma de aquisições com desconto, bem como gestão racional de estoque como forma de proteção ante as oscilações de mercado e custos de reposição, contribuem para o aumento da rentabilidade nas vendas.

2.3.1 OBJETIVOS DE COMPRAS

Como explicitado anteriormente os objetivos da função compras vai além do aspecto operacional da função. Não se restringe em emissão de pedidos e desenvolvimento das atividades burocráticas do setor. Sob este ponto de vista, de acordo com Baily et al (2000, p. 31) comprar é comprar a qualidade de material correta, no tempo certo, na quantidade exata, da fonte certa, ao preço adequado”.

Posto isto, pode-se verificar a importância do departamento de compras para a empresa. É o setor responsável por buscar no ambiente externo materiais e serviços que atendam as necessidades da organização. Sob a ótica sistêmica, os bens e serviços adquiridos pelo departamento de compras são as entradas de insumos os quais serão consumidos, processados para geração de receitas.

Para que este objetivo seja cumprido a empresa precisa se atentar a alguns pontos relevantes. O setor de compras deve ser administrado com a política de suprir os departamentos, assegurando compras eficientes e sabiamente, por meios éticos, obtendo o melhor valor. Além disso, manter relacionamentos consistentes com os fornecedores (parceiros), bem como desenvolver funcionários, procedimentos e organização para assegurar o alcance dos objetivos.

Nesta parte inicial foi exposto um conteúdo mais voltado à parte gerencial do departamento de compras, focando relacionamento e sensibilidade para aproveitamento das oportunidades de aquisições rentáveis para a empresa. Adiante, apresenta-se o lado operacional do setor, mostrando-se o fluxo da informação gerada pela necessidade de compras numa organização.

2.3.2 SISTEMAS DE COMPRAS

O Quadro 1 demonstra os estágios do sistema de compras e os seus respectivos sistemas de informação.

Quadro 1 – Desenvolvimento dos sistemas de compras

Fonte: Baily et al (2000, p. 372)

A cooperativa, de acordo com análise do sistema de compras, descrito no capítulo quarto, se enquadra na fase de maturação, onde seu sistema é integrado com as demais áreas da empresa e as informações de compras são geradas por computador.

2.4 FLUXO DE INFORMAÇÕES DA FUNÇÃO COMPRAS: SEQUÊNCIA DA TRANSAÇÃO

A seqüência normal das atividades envolvidas na maioria das transações de compras inicia-se quando é detectada a necessidade por bens e serviços e finda-se após a necessidade ser cumprida e o pagamento realizado.

Segundo Baily et al (2000, p. 379) “os formulários e os procedimentos usados nas transações de compras variam consideravelmente. Em parte, isso reflete as diferenças entre as organizações e suas operações”.

A operacionalidade na função de compras varia de empresa para empresa, dependendo da maneira com que a atividade é administrada seja por meio manual seja através de sistema de informática integrado. Os sistemas de compras podem ser divididos em quatro fases principais: origem, seleção, emissão e conclusão. A seguir tais fases são detalhadas.

2.4.1 ORIGEM DAS AQUISIÇÕES

Normalmente as aquisições têm origem fora do departamento de compras, uma vez que é este departamento responsável por suprir os demais setores da empresa com materiais e serviços. No entanto, em alguns casos específicos a origem de aquisições se dá no próprio departamento de compras. Isto ocorre quando as compras realizadas são destinadas ao setor de compras, também ocorre quando o responsável pelas compras é especialista na venda de determinados produtos.

O departamento de compras pode ser notificado das exigências por meio de uma requisição de compra, seja por meio eletrônico seja por meio de formulário em papel. O uso de requisição permite ao departamento de compras certificar se os bens ou serviços exigidos foram previamente autorizados, permite também a visualização detalhada das características dos bens ou serviços requisitados. Em adição, a requisição fornece um registro para auditagem e referência do processo de compras (BAILY et al, 2000, p. 382).

Nota-se que o início do processo de compras reside na origem da necessidade de bens e materiais, porém o setor de compras somente inicia tal processo após receber a requisição devidamente assinada, com autorização do gasto. A partir deste momento o setor de compras inicia a seleção dos fornecedores para aquisição.

2.4.2 SELEÇÃO

O próximo estágio da transação de compra é a seleção. Segundo Baily et al (2000, p. 383) “pode ser um processo de dois estágios, envolvendo, primeiro a escolha da marca ou o preparo de uma especificação e, segundo, a seleção de um fornecedor”. De posse da requisição, o responsável pela compra escolhe os fornecedores que se enquadram no fornecimento dos bens ou serviços requisitados e faz a cotação de preços.

A situação de compra mais simples é a recompra, onde algo recente foi adquirido de um fornecedor habilitado e necessita ser novamente comprado. A situação de compra mais interessante quando algo é comprado pela primeira vez. Neste caso, o setor de compra emite pedidos de cotações de preços. As cotações dão detalhes amplos sobre a quantidade, qualidade, características dos bens ou serviços, condições contratuais e a data exigida, solicitando que os candidatos forneçam seus preços.

Há segmentos em que existe uma fonte de suprimento de bens, ou seja, existe apenas um vendedor de determinados bens. É salutar que a empresa compradora mantenha um contrato de fornecimento que assegure a entrega de bens por prazo determinado e por preços previamente definidos.

É de extrema importância a empresa manter um cadastro de potenciais fornecedores. De acordo com Baily et al (2000, p. 383) “frequentemente a empresa mantém uma biblioteca técnica que inclui catálogos e outras informações úteis para identificação de fontes de suprimentos”. Tal cadastro não se restringe apenas em catálogos, podendo ser mantido em arquivos magnéticos armazenados em sistemas de computadores.

Posteriormente à seleção do fornecedor o departamento de compras emite o pedido de compra.

2.4.3 EMISSÃO DE PEDIDO

Após selecionar um fornecedor e definir os detalhes, o estágio seguinte é emitir o pedido. Para Baily et al, o pedido é:

[…] uma instrução sobre a aquisição de um bem ou prestação de um serviço. Em princípio, não é o mesmo que um contrato, que, em seu contexto, é um acordo comercial para os suprimentos de bens ou serviços por determinado preço. Os contratos são sujeitos a normas legais e a condições especiais acordadas entre as partes (2000, p. 385).

A emissão do pedido de compra formaliza a relação de compra, venda e contratação de serviços entre as partes. Geralmente é um documento emitido em várias vias destinadas ao fornecedor, aos departamentos de contas a pagar, de contas a receber, de compras, ao estoque e, possivelmente ao solicitante do bem ou serviço.

Atualmente, a prática mostra que as empresas estão preocupadas com os níveis de gastos, em função de disto, na busca de redução de custos, os pedidos de compra são emitidos em meios eletrônicos, bastando uma via impressa para controle interno. Desta forma, com o pedido armazenado eletronicamente, é possível que os responsáveis pelo departamento de compras e interessados diretos acompanhem o andamento das aquisições por meio dos pedidos em aberto.

Quanto ao recebimento das mercadorias adquiridas, o pedido de compra exerce uma função importante de controle interno, onde o departamento responsável pela recepção das mercadorias tem condições de conferir a entrega com as especificações apostas no pedido.

Ainda de acordo com Baily et al (2000, p. 388) “a descrição dos bens e a checagem da quantidade recebida são, então, comparados com o aviso de entrega e o pedido”. Destarte, se a mercadoria recebida estiver de acordo com o pedido de compra a mercadoria é aceita, caso contrário, a mercadoria é rejeitada ou a compra é efetivada com descontos financeiros.

2.4.4 CONCLUSÃO DA TRANSAÇÃO

O estágio final de uma transação de compra ocorre quando o trabalho é realizado ou os bens são entregues e aceitos e o pagamento é devidamente efetuado. Como a necessidade de aquisição não tem início no departamento de compras, os outros setores são responsáveis pela conclusão de uma transação. O departamento de compras deve ser notificado quando desta conclusão, no entanto, não basta somente notificar, deve-se apresentar uma avaliação do fornecedor atinente ao prazo de entrega, qualidade dos produtos, entre outros aspectos.

É natural haver discrepâncias entre o que foi acordado com o fornecedor e o que realmente foi entregue. Nestes casos, como já foi dito anteriormente, a mercadoria é rejeitada ou adquirida com condições especiais. O fato de o fornecedor não obedecer às disposições presentes no pedido de compra, também deve ser notificado ao departamento de compras para que seja submetido à análise.

Assim, o responsável pelas compras e contratações de serviços terá um feedback em relação ao comportamento dos fornecedores e prestadores de serviços, haja vista que tais avaliações serão consideradas como parâmetro para futuras decisões de compra.

2.4.5 FATURAS E PAGAMENTO

Neste estágio encerra-se o ciclo da transação de aquisição de bens e serviços. Para assegurar a real recepção dos bens e a autorização das compras, as faturas são conferidas com as notas dos bens recebidos e os pedidos. Após isso, o pagamento da fatura é liberado.

Algumas faturas não podem ser checadas com os documentos que acompanham o bem recebido, isto se dá na ocorrência de pagamentos antecipados. Por este motivo, a empresa deve tomar algumas medidas de segurança para assegurar que o processo de compras e pagamento foi efetuado de forma confiável.

Enfim, percebe-se com o estudo do sistema de compras que a necessidade das aquisições de bens e serviços surge em departamentos diversos e finda com o pagamento da fatura pelo departamento financeiro, mais precisamente no contas a pagar. É preciso que durante o fluxo de informações oriundas do processo de compras cheguem, ao departamento financeiro, os documentos comprobatórios das transações.

3. ANÁLISE DO CONTROLE INTERNO DA COOPERATIVA

São apresentados neste capítulo os resultados da análise das práticas de controle interno presentes no departamento de compras da Cooperativa, assim como os pontos de recomendações para uma boa prática de controle interno voltada à função compras. A Figura 1 apresenta o fluxo da informação no processo de compras de uma empresa.

Figura 1 – Fluxo da informação no processo de compras

Fonte: IOB, 2009.

3.1 ANÁLISE DO CONTROLE INTERNO DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Na atualidade, o departamento de compras da Cooperativa é composto por uma colaboradora a qual é responsável pelas rotinas de compras de materiais diversos, sacaria nova e usada e emissão de pedidos de compras. Por meio de entrevista e observação, apresenta-se, da seguinte forma, o controle interno relacionado ao fluxo de informações no departamento de compras.

As compras de materiais de informática são realizadas pelos funcionários do departamento de informática por se tratar de produtos de características específicas.

3.1.1 NECESSIDADE DE COMPRA

A necessidade de compra surge quando da reposição de materiais diversos estocados no almoxarifado e da sacaria disponibilizada para venda e consumo próprio. Identificada a necessidade de compra a responsável pelo departamento seleciona os fornecedores para iniciar o processo.

Para as compras de materiais não é prática do setor proceder a licitação. Posteriormente, são feitos pedidos de compra diretamente com o fornecedor via fax, e-mail, ou ligações telefônicas. O pedido de compra é lançado no sistema somente quando do recebimento da nota fiscal. Posteriormente ao lançamento do pedido, o documento é encaminhado juntamente com a nota fiscal à controladoria para que o processo de contabilização e de autorização de pagamento seja encerrado.

Não é prática do setor de compras consultar previamente o departamento financeiro quanto à disponibilidade de caixa para efetuar as compras. No entanto, a Cooperativa se dispõe de um orçamento que deve ser estritamente acompanhado. Esta ferramenta auxilia o departamento na decisão de aquisições e contratações de serviços.

As contratações de serviços são descentralizadas, cada encarregado de setor tem autonomia para contratá-los. Desde que elas se enquadrem na política de compra da empresa. A atualização do cadastro de fornecedores é feita pela responsável do departamento.

3.1.2 RECEPÇÃO DAS MERCADORIAS

No almoxarifado, a recepção das mercadorias é efetivada somente pelo funcionário responsável, o qual confere a nota fiscal com a quantidade de itens. Neste momento não há a conferência com o pedido de compra. Em seguida a nota fiscal é encaminhada ao departamento de compras para emissão do pedido. Nota-se que a emissão do pedido é feita após a chegada da nota fiscal.

Após o pedido, junto à nota fiscal, ser aprovado pela controladoria, o documento fiscal é lançado pelo departamento fiscal, gerando um lançamento contábil e um título a pagar no módulo financeiro. A nota fiscal e o boleto, quando há, são repassados ao departamento financeiro.

3.1.3 CONTROLE E BAIXA DOS ITENS DO ESTOQUE

Os produtos estocados no almoxarifado são destinados ao consumo próprio. A sacaria é destinada a suprir o consumo próprio, assim como destinada à venda para cooperados e não cooperados. As vendas de sacaria são à vista e a prazo.

O estoque de sacaria nova é inventariado mensalmente, o estoque de sacaria usada e o almoxarifado, trimestralmente. No caso de divergências apuradas são procedidas as baixas após a devida autorização do departamento contábil e controladoria.

Quanto ao controle do imobilizado, identificou-se o seguinte controle: o inventário de imobilizado acontece anualmente, no caso de divergência segue a mesma rotina para as baixas de materiais e sacaria; o controle dos bens é feito por meio de plaquetas com identificações numéricas; cada departamento assina um termo de responsabilidade pelos bens do ativo imobilizado; por fim, mensalmente a Contabilidade concilia o relatório de imobilizado com os registros contábeis.

As baixas no almoxarifado são feitas por meio de requisições emitidas pelos departamentos. Identificou-se que o funcionário responsável pelo almoxarifado é quem faz o controle físico dos produtos e das requisições. Notou-se que o mesmo consegue emitir requisições e baixá-las. Não há segregação de funções.

Já as baixas de sacaria nova e usada é feita por meio de guias emitidas pelo armazém e por meio de emissão de nota fiscal de venda. Controle das sacarias no sistema e físico é feito por funcionários diferentes.

3.1.4 PAGAMENTO AOS FORNECEDORES

Os pagamentos ocorrem todos os dias, a programação dos pagamentos é via planilha de Excel. Há uma conferência por parte do financeiro. A funcionária responsável pelo contas a pagar programa os pagamentos, faz uma previsão de débito junto à instituição financeira, encaminha a relação dos débitos agendados para o encarregado do departamento financeiro que autoriza o débito na conta corrente da Cooperativa. Os boletos são arquivados em uma pasta por ordem de vencimento.

No retorno há a conferência da autenticação dos boletos e posteriormente há uma conciliação com os extratos bancários.

3.1.5 CONTABILIZAÇÃO DOS LANÇAMENTOS DOS DOCUMENTOS FISCAIS

Na implantação da nota fiscal no sistema, faz-se um débito na conta estoques e um crédito em fornecedores. Na baixa dos produtos através das guias e requisições, efetua-se um crédito na rubrica estoques e um débito na conta de despesa ou custo de mercadoria vendida, conforme o caso. Se o bem adquirido for reconhecido como ativo imobilizado, quando da entrada da nota fiscal ao invés de estoque é a conta de ativo imobilizado que é debitada.

Por fim, no pagamento do fornecedor a conta fornecedores é debitada e a conta caixa ou banco creditada.

3.2 PONTOS DE RECOMENDAÇÃO PARA MELHORIA DOS PROCESSOS DO CONTROLE INTERNO

A seguir são apresentados alguns pontos de recomendação para melhoria dos processos de controle interno de compras. Tais recomendações são levantadas a fim de sanar e(ou) prevenir potenciais erros e(ou) fraudes no decorrer das atividades no mencionado fluxo de compras.

Relatório de mínimo e máximo: o sistema de controle de estoque de materiais não oferece um relatório de mínimo e máximo de materiais a serem estocados. O relatório facilitaria a gestão de materiais, uma vez que a empresa definiria a quantidade mínima e máxima ideal de produtos estocados levando em consideração o consumo.

Compras de materiais: não é prática da cooperativa formalizar o processo de licitação para as compras de valores consideráveis. Sugere-se que o processo seja formalizado com no mínimo três fornecedores. Desta forma a empresa fica resguardada de que a compra foi efetuada considerando o melhor preço atrelado à qualidade do produto.

Atualização do cadastro de fornecedores: a responsável pelas compras é quem atualiza o cadastro de fornecedores. Para que se evite manipulação no que se refere a cadastro, o ideal é que haja segregação de função no departamento.

Recepção das mercadorias: em função de o departamento de compras não emitir o pedido de venda quando da efetiva compra, ou seja, o pedido de compra é emitido quando a nota fiscal é entregue pelo fornecedor, o responsável pelo almoxarifado não confere as mercadorias recepcionadas com o respectivo pedido de compra. Propõe-se que o pedido de compra seja emitido quando das compras, pois assim, será possível acompanhar os pedidos de compra em aberto, como também possibilitará ao almoxarifado conferir a mercadoria com o correspondente pedido.

Emissão de requisições ao almoxarifado: foi identificado que o responsável pelo almoxarifado consegue emitir requisições de materiais e em seguida baixá-las via sistema. As requisições emitidas pelos diversos departamentos não são impressas, tal fato possibilita a manipulação do sistema de emissão de requisições e consequentemente dos produtos estocados no almoxarifado. Recomenda-se a implantação de controle de requisições impressas devidamente assinadas pelo respectivo solicitante do material estocado. Não obstante, bloquear a possibilidade de o responsável pelo almoxarifado emitir requisições de materiais, permitindo somente a função de baixa.

São estas as recomendações dadas com o intuito de oferecer melhorias ao controle interno do processo de compras da cooperativa.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

A Contabilidade enquanto ciência que controla, registra, estuda e divulga a evolução do patrimônio das entidades, desempenha relevante papel no fornecimento de informações para a tomada de decisões. Na busca de acompanhar a evolução das relações institucionais, a Contabilidade vem, ao longo do tempo, se desenvolvendo no sentido de aperfeiçoar suas técnicas para atender às necessidades de seus usuários.

Neste contexto, a Contabilidade se constitui uma implacável ferramenta de controle das transações efetuadas pela administração que, por meio de seus atos, age na dinâmica de mutação do patrimônio. No entanto, anteriormente à apresentação das informações contábeis, a empresa deve ter certeza da consistência destas informações. Daí a necessidade de implantação de um bem elaborado controle interno.

No caso deste trabalho, levando em consideração a complexidade da estrutura administrativa e dos processos contábeis, sob a ótica do controle interno, testou-se a consistência na aplicação das normas de controle interno relacionadas ao processo de compras por parte dos funcionários da cooperativa.

Considera-se que o objetivo de verificar a existência de um manual de controle interno de compras, analisar e avaliar o controle interno, assim como elaborar um descritivo das rotinas de compras, foi alcançado.

Por meio da avaliação de documentos internos, análise do fluxo da informação, no que concerne a compras, entre os departamentos, os questionamentos previamente relacionados foram respondidos, uma vez que o trabalho foi desenvolvido dentro do planejado, tendo como consequência um resultado satisfatório.

A Cooperativa possui um controle interno formalizado para atender às transações pertinentes ao processo de compras. A título de confirmação, considere a existência de um manual de controle interno que deve ser seguido pelos funcionários.

Identificou-se que os funcionários adotam o manual de controle interno como norma e praticam as disposições por ele definidas. Todavia, verificou-se que o controle interno de compras possui alguns pontos fracos.

O manual de controle interno voltado ao processo de compras foi desenvolvido tendo em vista os fundamentos teóricos aplicáveis à matéria discorridos pelos especialistas da área.

O propósito, com este trabalho, foi de elaborar pontos de recomendações para melhoria dos processos de controle interno de compras, tendo vista que um controle bem elaborado e aplicado na íntegra fortalece a consistência das informações contábeis. Além disso, diminui a possibilidade de fraude e erros, preservando os ativos das entidades contábeis.

Em face disto, este trabalho é considerado de substancial importância para os usuários das informações sobre o controle interno, tais como: superintendência, administradores, conselho de administração e fiscal, colaboradores e, principalmente, cooperados. Ainda, tal trabalho está voltado para o meio acadêmico, haja vista que se pode configurar como fonte de pesquisa para a matéria.

REFERÊNCIAS

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CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Disponível em: <http://www.cfc.org.br>. Acesso em: 14 jun. 2015.

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LAKATOS, E. M.; MARCONI, M. A. Fundamentos de Metodologia Científica. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2003. 312 p.

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NORONHA, A. V. et al. Cooperativismo. São Paulo: Cupolo, 1976.

PADOVEZE, C. L.; Controladoria Estratégica e Operacional: Conceitos, Estruturas, Aplicações. 1. ed. São Paulo: Thomson, 2007. 483 p.

SÁ, A. L. Teoria da Contabilidade. 2 ed. São Paulo: Atlas, 1999.

[1] Mestre em Ciências Contábeis, Especialista em Auditoria, Controladoria e Perícia Contábil, Graduado em Ciências Contábeis e Direito.

Enviado: Março, 2019

Aprovado: Abril, 2019

 

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