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Implantação da Governança de TIC na Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA

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CONTEÚDO

PANTOJA, Ricardo Gomes dos Santos [1]

PANTOJA, Ricardo Gomes dos Santos. Implantação da Governança de TIC na Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 03, Ed. 01, Vol. 03, pp. 5-14, Janeiro de 2018. ISSN: 2448-0959

Resumo

Este artigo trata da implantação da Governança de TIC (Tecnologia da Informação e Comunicações) na Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, uma Autarquia, integrante da Administração Pública Federal, portanto, entidade componente do SISP, Sistema de Administração de Recursos de TIC, no âmbito do governo federal. Aquele processo, descrito no Guia de Governança de TIC do SISP – GuiaGovTIC, contempla todas as etapas que devem ser observadas e seguidas por um ente ou órgão federal, ou de outras esferas de governo, para que o mesmo tenha as boas práticas da Governança de TIC implementadas em seu ambiente, a fim de obter benefícios tais como alinhamento da TIC com o alinhamento estratégico da organização, avaliação, direcionamento e monitoramento para melhor aplicação dos recursos de TIC, e a consequente melhoria nas atividades da instituição, uma vez que sua estratégia e gestão de TIC estarão em constante evolução.

Palavras-Chaves: Governança, TIC, Implantação, Suframa, GuiaGovTIC.

1. INTRODUÇÃO

A Governança Corporativa, segundo SILVA (2010 apud Kochanski), data da década de 1950, tendo evoluído e alcançado seu formato contemporâneo já na transição do XX para o século atual, tendo como principais características motivadoras o fortalecimento das ações dos executivos das organizações em detrimento da falta de atitude dos conselhos de administração e omissões das auditorias externas, ou seja, práticas que tem por finalidade proteger os interessados diretos no desenvolvimento de uma organização (funcionário, investidores e credores).

Nesse passo, a Tecnologia da Informação e Comunicações (TIC), que, com o decurso do tempo, tem ocupado uma posição relevante nas atividades das corporações, haja vista a dependência destas em relação aos recursos de TIC, fez emergir a necessidade de uma direção e um controle mais eficientes em relação aos sistemas de informação e infraestrutura de TIC.

Tal evolução da Governança Corporativa relacionada à TIC fez nascer a Governança de TIC, que envolve dentre outros a utilização de boas práticas na gestão de recursos de TIC.

Desta forma, considerado o breve histórico acima citado, a Administração Pública Federal, com o decorrer do tempo, passou a adotar ações balizadas pela Governança Corporativa, tornando-se dependente cada vez mais dos recursos da Tecnologia da Informação e Comunicações (TIC). Tal mudança de paradigma foi evidenciada pelo advento de normativos (decretos presidenciais) os quais têm por finalidade regulamentar a Governança dos bens e serviços de TIC.

Durante muitos anos a área de Tecnologia da Informação e Comunicações (TIC) da Superintendência da Zona Franca de Manaus, SUFRAMA, autarquia federal, foi dirigida de modo descompromissado quanto ao planejamento de suas ações.

Decisões eram tomadas sem ter base em estudos técnicos consistentes e sem considerar os riscos e benefícios a elas imanentes. Tal postura, obviamente, trouxe consequências ruins, tais como a dependência completa de terceiros, prejuízos em relação à manutenção do conhecimento formado naquela autarquia federal com a saída desses terceiros, obsolescência dos bens de TIC adquiridos sem previsibilidade de sua reposição, softwares antiquados, funcionando em plataformas descontinuadas e sem previsão de evolução ou melhorias e, por fim, contratos que não observavam os normativos pertinentes e inexistência de um processo de transição antes de sua expiração.

Assim, diante das circunstâncias supracitadas e da evolução da TIC no que tange ao Planejamento Estratégico a ela inerente e seu alinhamento com as estratégias corporativas desta SUFRAMA, com o advento de normativos e documentos (Normas Brasileiras de TIC, Guia de PDTIC do SISP, Instruções Normativas, COBIT 5 etc.) que apresentam diretrizes para boas práticas de Governança de TIC no âmbito da Administração Pública Federal, os órgãos de controle externo (TCU) passaram a apresentar, nos últimos três anos, manifestações a respeito da necessidade de adequação desta eminente entidade aos novos parâmetros da Governança de TIC atualmente praticados.

Diante do acima exposto, adveio a necessidade da realização da implantação nesta SUFRAMA da Governança de TIC, por força de normativos, de forma a orientar e/ou subsidiar seu planejamento estratégico corporativo, tomada de decisões da alta administração desta Entidade, bem como a boa gestão dos recursos de TIC.

2. AFERIR OS CONCEITOS DE GOVERNANÇA E GOVERNANÇA DE TIC

Para falar-se de Governança de TIC, é necessário passar pelo conceito de Governança, a qual, segundo o Guia de Governança de TIC do SISP (), documento elaborado pelo Ministério do Planejamento, Gestão e Orçamento, está balizada na Prestação de contas, Transparência e Responsabilização, elementos fundamentais para compreensão do conceito de Governança.

Stephen Ross e Barry Mitnick (2013), citados no GuiaGovTIC, desenvolveram duas correntes sobre a teoria da agência, a qual explica a Governança.

Tem-se, assim, o Principal e o Agente, a delegação e prestação de contas por um deles. O Principal é o proprietário do negócio/organização, enquanto que o Agente é o administrador/executivo dessa organização.

Entretanto, há alguns problemas nessa relação, tais como a monopolização do acesso à informação pelo Agente e o conflito de interesses entre ambos (Principal e Agente).

Assim, alguns mecanismos são utilizados para mitigar essas dificuldades que ocorrem na relação supradita, os quais se reputam como Governança.

Desta forma, passa-se ao conceito de Governança Corporativa: sistema pelo qual as organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo as práticas e os relacionamentos entre proprietários, conselho de administração, diretoria e órgãos de controle. As boas práticas de Governança Corporativa convertem princípios em recomendações objetivas, alinhando interesses com a finalidade de preservar e otimizar o valor da organização, facilitando seu acesso ao capital e contribuindo para a sua longevidade (INSTITUTO BRASILEIRO DE GOVERNANÇA CORPORATIVA, 2010).

Outro conceito de governança, o qual é bastante relevante para este trabalho é o apresentado a seguir, Governança Pública: É o sistema que compreende os mecanismos institucionais para o desenvolvimento de políticas públicas que garantam que os resultados desejados pelos Cidadãos, e demais entes da vida pública, sejam definidos e alcançados (INSTITUTO BRASILEIRO DE GOVERNANÇA PÚBLICA, 2014).

Ainda, nesse sentido, há a Governança Digital, que é a utilização, pelo setor público, de recursos de TIC com o objetivo de melhorar a informação e a prestação de serviços, incentivando a participação da sociedade no processo de tomada de decisão e aprimorando os níveis de responsabilidade, transparência e efetividade do governo (GuiaGovTIC).

E por fim, a Governança de TIC, a qual, segundo o GuiaGovTIC, é o sistema pelo qual o uso atual e futuro da TIC é dirigido e controlado. Significa avaliar e direcionar o uso da TIC para dar suporte à organização e monitorar seu uso para realizar os planos. Inclui a estratégia e as políticas de uso da TIC dentro da organização. Convém que os dirigentes governem a TIC através de três tarefas principais.

Outrossim, quanto aos conceitos relevantes para Governança, vale considerar a distinção entre Governança de TIC e Gestão de TIC, onde a Governança de TIC é o sistema pelo qual a atual e a futura utilização da TIC é dirigida e controlada, envolvendo avaliar e direcionar a utilização de TIC para apoiar a organização e o acompanhamento deste uso para realizar planos, incluindo a estratégia e as políticas de utilização de TIC dentro de uma organização (Guia de Governança de TIC), a gestão de TIC é responsável pelo planejamento, desenvolvimento, execução e monitoramento das atividades de TIC em consonância com a direção definida pela função de governança a fim de atingir os objetivos corporativos (ISACA, 2012).

3. IDENTIFICAR E DESCREVER O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DA GOVERNANÇA DE TIC NA

Etapa primordial do processo de implantação em tela é a identificação e descrição dos passos a serem seguidos, a fim de que se tenha sucesso na execução daquele processo; são eles Princípios, Diretrizes e as Práticas de Governança de TIC.

3.1 PRINCÍPIOS

Conforme o Guia de Governança de TIC do SISP, o processo de implantação da Governança na SUFRAMA, entidade federal, deve ter como pilares os princípios a seguir, os quais estão categorizados como princípios da Administração Pública Federal, intrínsecos em Boas práticas e específicos em Governança de TIC:

  1.  Impessoalidade, Moralidade, Publicidade e Eficiência, expressos no artigo 37 da Constituição da República Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988;
  2. Planejamento, Coordenação, Descentralização, Delegação de Competência e Controle, expressos no Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967;
  3. Legalidade, Finalidade, Motivação, Razoabilidade, Proporcionalidade, Moralidade, Ampla Defesa, Contraditório, Segurança Jurídica, Interesse Público e Eficiência, expressos na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999;
  4. Foco nas Necessidades do Cidadão, Abertura e Transparência, Compartilhamento de Capacidade de Serviço, Simplicidade, Serviços Digitais por Padrão, Segurança e Privacidade, Participação e Controle Social, Governo como Plataforma e Inovação, expressos na Estratégia de Governança Digital da Administração Pública Federal;
  5. Princípios de Governança Corporativa da OECD;
  6. Princípios de Boa Governança Corporativa de TIC da ISO/IEC 38500;
  7. Foco nas Partes Interessadas: as estruturas de governança e gestão de TIC, bem como as estratégias, os planos, projetos e serviços de TIC deverão ser desenvolvidos tendo como principal insumo as necessidades dos stakeholders no uso de TIC (sociedade, alta administração e áreas de negócio da organização);
  8. TIC como Ativo Estratégico: a governança de TIC deve ser implementada buscando o papel estratégico da TIC para contribuir, de maneira eficaz, com a sustentação dos serviços públicos providos pela organização e com a viabilização de novas estratégias;
  9. Gestão por Resultados: as ações relacionadas à governança de TIC deverão ser implementadas considerando mecanismos para a medição e o monitoramento das metas de TIC, permitindo que a função de governança possa validar, direcionar, justificar e intervir nas estratégias e ações de TIC da organização;
  10. Transparência: o desempenho, os custos, os riscos e resultados das ações empreendidas pela área de TIC deverão ser medidos pela função de gestão de TIC e reportados à alta administração da organização, por meio de canais de comunicação adequados, provendo transparência à aplicação dos recursos públicos em iniciativas de TIC e propiciando amplo acesso e divulgação das informações;
  11. Prestação de Contas e Responsabilização: os papéis e responsabilidades sobre as tomadas de decisão que envolvem os diversos aspectos de TIC deverão ser definidos, compreendidos e aceitos de maneira clara e sem ambiguidade, de forma a assegurar a adequada prestação de contas das ações, bem como a responsabilização pelos atos praticados;
  12. Conformidade: as ações relacionadas à governança de TIC deverão contribuir para que a as ações de TIC cumpram obrigações regulamentares, legislativas, legais e contratuais aplicáveis.

3.2 DIRETRIZES

Outros balizadores para implantação da Governança de TIC na SUFRAMA, segundo Guia de Governança que fundamenta este artigo, são as diretrizes, as quais podem ser observadas nesse importante processo que direciona e alinha as atividades de TIC com as estratégias desta organização, são elas:

  1. Desenvolver e implementar a governança de TIC, considerando as orientações do Guia de Governança de TIC do SISP e levando em consideração as especificidades e a maturidade atual da ;
  2. Definir claramente no âmbito da organização: 1. Os papéis e responsabilidades envolvidos nas tomadas de decisões sobre TIC; 2. As estruturas envolvidas na governança de TIC; 3. As diretrizes para a governança de TIC na organização; 4. As interfaces entre as funções de governança e gestão de TIC;
  3. Desenvolver mecanismos formais de transparência e prestação de contas dos investimentos de recursos públicos aplicados em iniciativas de TIC para as principais partes interessadas;
  4. Instituir formalmente um Comitê de TIC, composto por representantes da alta administração, áreas de negócio e TIC, com objetivo de tomar decisões estratégicas para TIC, de forma colegiada, bem como fortalecer o envolvimento da alta administração nas atividades relacionadas à governança de TIC (avaliação, direcionamento e monitoramento das ações de TIC);
  5. Definir, formalmente, diretrizes para os seguintes aspectos referentes à gestão de TIC: 1. Planejamento de TIC; 2. Gestão de riscos de TIC; 3. Contratação de bens e serviços de TIC; 4. Conformidade do ambiente de TIC;
  6. Desempenho de TIC.

3.3 PRÁTICAS DE GOVERNANÇA DE TIC

As práticas, que estão detalhadas no Guia de Governança de TIC do SISP, dizem respeito aos principais assuntos e temas relacionados à governança de TIC e estão diretamente associadas ao papel da alta administração na governança de TIC dentro do contexto organizacional. São práticas:

  1. Envolvimento da alta administração com iniciativas de TIC (fomento à participação da alta administração na governança de TIC da SUFRAMA);
  2. Especificação dos direitos decisórios sobre TIC (elaboração de regimento interno);
  3. Comitê de TIC (instituição de Comitês de TIC na SUFRAMA);
  4. Riscos de TIC (tratamento de riscos de TIC);
  5. Portfólio de TIC (considera os investimentos em TIC na SUFRAMA);
  6. Alinhamento Estratégico (ações de TIC devem estar alinhadas às necessidades e partes envolvidas da SUFRAMA);
  7. Sistema de comunicação e transparência (envolve a comunicação entre a área da TIC, alta administração e partes interessadas da SUFRAMA;
  8. Conformidade do ambiente de TIC (a área de TIC, bem como suas ações, devem observar o princípio administrativo da legalidade;
  9. Monitoramento do desempenho da TIC (monitoramento e desempenho das atividades da área de TIC);
  10. Avaliação do uso da TIC (supervisão do uso e alocação dos recursos de TIC).

Cada prática prevê elementos, os quais contribuem de forma fundamental para a implantação do modelo de Governança de TIC que mais atenda à SUFRAMA. São eles:

  1. Descrição (descrição da prática);
  2. Referências para Implementação (referenciais teóricos para consulta no processo de implementação);
  3. Estruturas organizacionais (descrição do organograma da SUFRAMA);
  4. Serviços, infraestrutura e aplicativos (serviços, infraestrutura e aplicativos de TIC da SUFRAMA);
  5. Papéis envolvidos (a participação de cada um envolvido no processo de implementação);
  6. Condicionantes (fatores internos e externos que influenciarão na implantação).
  7. Principais práticas relacionadas (relacionamento entre as práticas em tela e outras do modelo);
  8. Dicas de implementação (orientações para o sucesso da implementação);
  9. Principais produtos e artefatos relacionados (apresenta os principais produtos e artefatos resultantes e/ou necessários à implementação da prática).

4. IMPLANTAÇÃO DA GOVERNANÇA DE TIC NA

Atualmente os órgãos de controle, no âmbito federal, têm contribuído bastante para que a administração pública adote processos de melhoria na área de Tecnologia da Informação e Comunicações. Neste sentido, boas práticas têm sido criadas e implantadas a fim de que os órgãos de toda esfera federal de governo estejam alinhados com a administração gerencial.

4.1 COMO IMPLANTAR A GOVERNANÇA DE TIC NA SUFRAMA

Na abordagem do Guia de Governança de TIC do SISP (GuiaGovTIC), durante o processo de elaboração e implementação das ações relacionadas à governança de TIC, a SUFRAMA, como entidade pertencente ao SISP, deve considerar as suas missões institucionais, os serviços públicos providos à sociedade, as necessidades dos stakeholders (ou partes interessadas) no uso de TIC e o nível da maturidade das suas práticas de governança e gestão de TIC. A análise do cenário organizacional, pela ótica desses elementos, ajudará a organização a definir as características específicas do modelo de governança de TIC a ser implantado, as quais irão diferir de organização para organização.

Assim, diante de tal realidade, apresenta-se neste artigo uma sugestão de modelo para implantação da Governança de TIC na SUFRAMA, o qual está organizado em etapas compostas por uma ou mais práticas de TIC, conforme abaixo:

Tabela 1 – Modelo de implantação da Governança de TIC na SUFRAMA

Etapas Descrição Marco
Etapa 1 A organização deverá obter o comprometimento da alta administração com as ações de governança de TIC. Deliberações sobre TIC, com participação da alta administração, registradas em atas.
Etapa 2 A organização deverá especificar, formalmente, os direitos decisórios sobre a TIC. · Definição dos direitos decisórios sobre a TIC.
Etapa 3 Deverá ser implantado um Comitê de TIC para tratar, de forma colegiada, as questões que envolvem TIC. · Portaria de instituição do Comitê de TIC;
– Regimento interno do Comitê de TIC;
– Atas de reunião do Comitê de TIC.
Etapa 4 A organização deverá implantar mecanismos para a governança dos riscos de TIC, a seleção de investimentos em TIC, bem como a garantia do alinhamento entre as ações de TIC e as necessidades das principais partes envolvidas no uso de TIC (sociedade, alta administração e áreas de negócio da organização). · Política de gestão de riscos de TIC;
– Deliberações sobre riscos de TIC, com participação da alta administração, registradas em atas;
– Critérios de priorização dos projetos de TIC;
– Portfólio de projetos de TIC do órgão;
– Relatórios de desempenho do portfólio de TIC;
– Planos de TIC.
Etapa 5 A organização deverá implantar sistema (conjunto de mecanismos) que contribua para comunicação e transparência das ações de TIC. – Plano de dados abertos (PDA);
– Plano de comunicação; e
– Eventos de comunicação.
Etapa 6 A organização deverá implantar mecanismos para o monitoramento da conformidade e do desempenho de TIC. · Relatórios de conformidade; e
– Relatórios de desempenho de TIC.
Etapa 7 A organização deverá implantar mecanismos para avaliar o uso de TIC. · Plano de capacidade de TIC; e
– Relatórios de avaliação de uso da TIC.

Fonte: Guia de Governança de TIC do SISP v. 1.0

5. APRESENTAR OS BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DA GOVERNANÇA DE TIC NA SUFRAMA

Com a implantação da Governança da TIC na SUFRAMA, a qual está em andamento desde 2015, benefícios podem ser identificados [com fulcro na experiência da equipe de TIC desta SUFRAMA, da qual faz parte o autor deste artigo], os quais já têm contribuído para evolução da instituição como um todo.

Inicialmente, o envolvimento da alta administração da SUFRAMA no processo de governança dos recursos de TIC já é fato e isso tem fortalecido e fortalecerá ainda mais os processos e atividades dessa instituição federal, uma vez que suas atividades dependem da TIC, a qual tem passado a ser parte das prioridades da área estratégica da organização em tela, garantindo assim uma gestão eficiente, eficaz e efetiva dos recursos de TIC, o que assegurará, também, a continuidade dos serviços prestados por esta Superintendência, atendendo ao princípio administrativo da continuidade do serviço público.

Nesse mesmo passo, a especificação dos direitos decisórios sobre a TIC, um processo que envolve a definição de políticas e diretrizes de TIC, orientam as ações da mesma, ou seja, direcionam o que a gestão da TIC vai realizar, promovendo ações planejadas e monitoradas, observando o famigerado ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act (MARTINS, 2016).

Outro ponto é a criação do Comitê de TIC, colegiado formado pela alta administração da SUFRAMA e representantes da TIC, o qual administrará as ações da TIC, por meio de tomada de decisões estratégicas e monitoramento de desempenho, com reuniões periódicas, tendo um regimento interno para orientação, bem como o Alinhamento estratégico da Autarquia, garantindo assim vinculação das ações à missão e visão dessa organização.

Além disso, os Riscos de TIC passam a ser considerados e mensurados, estimando-se os possíveis impactos e sua mitigação, caso ocorram.

Ressalte-se, também, a conformidade do ambiente de TIC, o qual reporta aos regramentos que devem ser observados (decretos, leis, acórdãos, instruções normativas etc.) em todo processo de Governança de TIC, o qual evita que esta entidade seja alvo de sanções aplicadas, por exemplo, por órgãos de controle interno e/ou externo.

E, finalmente, a comunicação, um fator que favorece a transparência e a prestação de contas das ações praticadas pela TIC.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Conforme constatado pela comunidade da Tecnologia da Informação e Comunicações e nos escritos consulta dos para elaboração do presente, especialmente, o Guia de Governança de TIC do SISP (GuiaGovTIC), a Governança de TIC é uma realidade nos entes e órgãos integrantes da Administração Pública Federal (APF).

A identificação e a aplicação do processo de implantação da Governança de TIC na APF garante a evolução de qualquer ente público nesta área que a cada dia se torna mais relevante e vem, aos poucos, ocupando seu espaço na área estratégica (alta administração) de entidades como a SUFRAMA.

A observância de todo o processo de implantação da Governança de TIC, e de cada uma de suas etapas (mais detalhes no GuiaGovTIC), assegurará que a TIC da Superintendência da Zona Franca de Manaus e demais órgãos e entes públicos proverão o devido suporte e um eficiente, eficaz e efetivo apoio às suas atividades, proporcionando aos mesmos seguranças e o sucesso no alcance de sua missão e visão.

A Governança de TIC demonstra o quão benéfica é a adoção de suas práticas e modelo, haja vista os bons resultados já presenciados pela equipe de TIC da SUFRAMA, como a publicação dos Planos Estratégico e Diretor de TIC, os quais tornam possível a avaliação, direcionamento e monitoramento das necessidades e recursos de TIC dessa eminente Autarquia que administra o Pólo Industrial de Manaus e incentivos fiscais nas diversas áreas de livre comércio da região norte do Brasil.

Assim, caminhando nesta nova realidade, em que a Governança e Gestão de TIC da SUFRAMA orientam e implementam seus recursos de TIC, em atenção aos normativos vigentes, bem como às recomendações/determinações dos órgãos de controle, esta organização ingressa numa estrada de uma busca constante pela modernização e eficiência de seus mecanismos de monitoramento de desempenho, a fim de alcançar resultados que atendam efetivamente às necessidades tanto dos usuários internos quanto dos usuários externos dos serviços providos pela SUFRAMA.

REFERÊNCIAS

Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. Guia de Governança de TIC do SISP (GuiaGovTIC). Brasília: MP, 2015. Disponível no site www.sisp.gov.br

KOCHANSKI, Djone. Governança de TI. Indaial : Uniasselvi, 2012.

INSTITUTO BRASILEIRO DE GOVERNANÇA CORPORATIVA. Código das melhores práticas de governança corporativa. São Paulo: IBGC, 2010.

INSTITUTO BRASILEIRO DE GOVERNANÇA PÚBLICA. Princípios para a Boa Governança Pública. São Paulo: IBGP, 2014.

MARTINS, Rosemary. O que é PDCA? Disponível em: http://www.blogdaqualidade.com.br/o-que-e-pdca/. Acesso em: 09 de março de 2016.

MITNICK, Barry M., Origin of the Theory of Agency: Na Account By One of the Theory´s Originators (March 25, 2013). Disponível em SSRN: https://ssrn.com/abstract=1020378 ou http://dx.doi.org/10.2139/ssrn.1020378

[1] Possui especialização em Governança de TI, pelo Centro Universitário Leonardo da Vinci (2016). Graduação em Processamento de Dados pelo Centro Universitário da Cidade (1998). Atualmente é Analista de Tecnologia da Informação, na Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA. Tem experiência na área de TI, atuando como técnico de suporte a usuários de TI, Chefe de Divisão de Infraestrutura de Tecnologia da Informação e Comunicações (DITIC), Planejamento de contratação de Bens e Serviços de TI, Gestão e Fiscalização de Contratos de TI, Administração de serviços de rede de computadores (Correio eletrônico, Active Directory, Proxy).

[2] MARTINS, Rosemary. O que é PDCA? Disponível em: http://www.blogdaqualidade.com.br/o-que-e-pdca/. Acesso em: 09 de março de 2016.

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Ricardo Gomes dos Santos Pantoja

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