Design do sistema de informação e gestão acadêmica e seus processos como modelo para empresas estatais

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ARTIGO ORIGINAL

ALMEIDA, Hugo Leonardo Nascimento [1]

ALMEIDA, Hugo Leonardo Nascimento. Design do sistema de informação e gestão acadêmica e seus processos como modelo para empresas estatais. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 06, Ed. 02, Vol. 11, pp. 171-178. Fevereiro de 2021. ISSN: 2448-0959, Link de acesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/tecnologia/design-do-sistema

RESUMO

O Sistema de Informação e Gestão Acadêmica ([email protected]) que visa auxiliar o andamento dos alunos em instituições como UFPE, UFRPE, UPE e UNIVASF passou e passa por um processo evolutivo de interface e back end sendo gerida por uma equipe de manutenção que contém programadores especializados. O objetivo da pesquisa é mostrar essa evolução, mostrar as ferramentas utilizadas no sistema e a atuação dos colaboradores que desempenham essa atividade especializada de caráter técnico-científico, criativa e artística. A pesquisa consiste em demonstrar brevemente práticas que somadas apresentam melhorias na interface do [email protected] representando assim um modelo exemplar que pode ser seguido por empresas estatais no que se refere às práticas de design e seus processos, afirmando a importância das práticas de design adotadas pelo sistema. O trabalho encontrou em pesquisas diversas feitas no próprio Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), onde o [email protected] é desenvolvido, apoio e motivação para detalhar os avanços do sistema e como esses avanços possibilitaram vantagens para os desenvolvedores e usuários do sistema, além dos problemas enfrentados pelo núcleo com relação às melhorias. Os assuntos extraídos do sistema não são exatamente temas fixados em documentações do próprio NTI, mas sim abstrações de abordagens relacionadas a esses temas.

Palavras-chave: Design, interface, usabilidade, acessibilidade, ergonomia.

1. INTRODUÇÃO

O [email protected], de propriedade da Universidade Federal de Pernambuco, é responsável por gerenciar os processos institucionais de ensino, pesquisa, extensão e gestão com o objetivo de melhorar a eficácia destes processos. Ao entrar no site do sistema de uma das instituições podemos ver detalhes do que pode ser visto ao logar no sistema, algumas especificações foram retiradas do próprio sistema para maior entendimento das dimensões do sistema estudado e como cada funcionalidade abordada pode merecer atenção especial nas demais empresas estatais que pretendem se utilizar de práticas de design, como uma garantia de maior usabilidade e acessibilidade.

O sistema fornece segurança da informação através de um processo de autenticação de usuários, através da criação de senhas e um mecanismo de auditoria em relação as ações executadas pelos usuários. Está disponível 24 horas por dia, todos os dias. O [email protected] é uma plataforma Web, pode ser acessado de qualquer lugar do mundo e através de diferentes dispositivos com internet. Está disponível para os usuários autenticados: alunos, docentes e técnicos. Observa-se a importância do gerenciamento de usuários tratando cada um de forma específica e apresentando funcionalidades diferentes para cada um dos tipos de usuários. Em uma empresa estatal a diferenciação entre a acessibilidade para os atores do sistema deve estar evidente garantindo que todos os usuários estejam sabendo desta diferenciação ([email protected], 2014).

O sistema possui vários módulos, o módulo de Ensino de Graduação que gerencia informações dos alunos, desde que entram até saírem do curso. Entre outras funcionalidades, ele controla todos os processos de cadastro, ofertas de cursos e matérias, as matrícula dos alunos, atribuição de notas, integralização e fornecimento dos diplomas. Atividades complementares e monitorias são controladas também por esta parte do sistema, colaborando com indicadores para o censo anual do INEP, do ENADE e do PINGIFES. A Pós-Graduação, também contém um módulo que gerencia as informações dos alunos, controlando os processos dos mesmos. A CAPES (Coordenação de Aperfeiçoamento de Nível Superior) e o MEC (Ministério de Educação e Cultura) também se beneficiam om as informações que são concedidas. O compartimento de Pesquisa é responsável pelo gerenciamento dos serviços que tratam projetos e grupos de pesquisa. O lattes, os programas de bolsas de pós-graduação e o Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Científica (PIBIC) são geridos e unificados em Pesquisa, além do Congresso de Iniciação Científica (CONIC). Existe ainda o módulo de Pessoal que é o módulo que faz a gestão de funcionalidades e cargos dos servidores públicos. A elaboração do Plano Anual de Atividades Docentes (PAAD) e o Relatório Anual de Atividades Docentes (RAAD) são feitos neste módulo ([email protected], 2014).

Em Processos Administrativos há o registro de processo manual ou digital, permite a gestão do processo por incluindo documentos, despachos e formulários. O módulo também é controla a tramitação de processos, auxilia a distribuição e o a forma como os processos fluem entre os diferentes órgãos da universidade, por meio de envios e de recebimentos. O módulo de Planejamento e Gestão Institucional é administra o Plano Anual de Ação da, por meio de uma ferramenta digital de gestão de projetos atrelada ao próprio [email protected] Programas, planos e orçamentos do Governo Federal, são geridos através do gerenciamento das Portarias Orçamentárias. Os Editais da Universidade são geridos neste módulo, além da folha de pagamento de bolsas estudantis. O Patrimônio, como o nome já evidencia, gerencia os patrimônios da Universidade. Permite o registro de bens, transferências, responsabilidade, localização, características baixa dos patrimônios e inventário. Apoia ainda, a decisão de planejamento de compras. O Restaurante Universitário também possui um módulo que é responsável pelo gerenciamento dos clientes que o utilizam ([email protected], 2014).

Através do imenso estoque de módulos pode-se ter uma ideia de que o sistema abrange muitas áreas da vida acadêmica, não só dos estudantes, mas de professores, funcionários, coordenadores, colaboradores e demais usuários que fazem parte do cotidiano das universidades que se utilizam do sistema em questão. O modelo deste sistema dá uma base direcional para demais empresas que ainda não aderiram ou estão em fase de construção de uma equipe que gerencie o design do sistema e adote as regras criadas pelo próprio governo publicadas como Cartilha de Codificação que contém os Padrões Web em Governo Eletrônico (e-PWG) e Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrônico (e-MAG).

2. INFORMATICIDADE

O governo eletrônico é um sistema de informação, o ambiente de trabalho é composto por desenvolvedores de sistemas. O sistema tem sua parcela de inovação, mas não é só inovação na área de TI, ou seja, não é só inovação em sistemas de informação (o [email protected] em si) mas inovação em negócios no geral. Pode-se dizer que todo negócio hoje em dia precisa de informaticidade, isto é constatado durante a evolução da comunicação e informação em meio a diferentes épocas (MEIRA, 2013).

Uma atividade que reflete bem as diferenças dos anos é pensar em agrupar pessoas que nasceram dos anos 80 a 2000 em um grupo só. Há muita diferença entre os anos 80 e os anos 90 no que diz respeito a vários aspectos, inclusive nas comunicações e informação. Entre os anos 90 e os anos 2000 também há muita diferença, Entre internet discada e tempos em que passava menos tempo no computador, a sociedade chegou ao ponto em que a internet está facilmente acessível a grande maioria. As gerações se dividem por informação impressa, rádio, televisão, computadores, internet e dispositivos móveis em geral.

Os idealizadores do [email protected] souberam aproveitar muito bem os novos valores atribuídos na área de informação, aliás, os desenvolvedores e criadores do sistema cresceram em meio a uma era que sentia uma necessidade enorme de se informatizar, eles vêm sendo pioneiros para que hoje pudéssemos estar falando dessa nova geração, e de gerações futuras, apenas com base em estudos e estimativas no que diz respeito a sistemas de gerenciamento acadêmico nas universidades do estado de Pernambuco.

Conceituando informaticidade, dispomos de uma junção entre informática mais eletricidade. Ou seja, há estudiosos que citam que o uso da informática será tão simples quanto o da eletricidade nos dias de hoje. Há um senso comum entre estudiosos da área que defendem a ideia de que não haverá barreiras para as coisas mais complexas da informática, com dispositivos em todos os lugares tendo acesso a informática (MEIRA, 2013).

Como o [email protected] está conseguindo auxiliar as pessoas que vivenciam uma rotina acadêmica, lidando com a grande massa de usuários, ele já se aproveita do conceito de informaticidade. Se não fosse o [email protected], as universidades ainda teriam um sistema obsoleto. Desta forma, outras empresas do estado, que precisam acompanhar as revoluções tecnológicas recorrentes, também precisam aderir a novos padrões de acessibilidade e usabilidade.

É dito que a web estará em todos os lugares habitáveis ou não, com um acesso permanente e por meio de qualquer dispositivo que seja. Um bom exemplo dessa tecnologia invisível, e presente em todo lugar, são as chamadas roupas inteligentes, que se conectam ao usuário, podendo dar informações, por exemplo, sobre o movimento, a frequência cardíaca, velocidade, padrões respiratórios e localização GPS do seu usuário (TECMUNDO, 2015).

3. EVOLUÇÃO DAS INTERFACES

Em uma analogia científica ao criacionismo, foi criado o termo Design inteligente (DI). O DI é basicamente uma espécie de teoria da evolução, mas tira-se o componente aleatório das mutações e adiciona-se a intenção de um designer (OLIVEIRA, 2013).

O DI nos serve de apoio para entender a existência de designers no âmbito de sistemas estatais, eles são os responsáveis pela interface do sistema, a existência deles permitem que as interfaces do sistema sejam aprimoradas e em constante manutenção de acordo com os padrões redigidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, o Departamento de Governo Eletrônico em parcerias com outros ministérios, secretarias, redes e projetos.

O [email protected] conta com programação a base de HTMl, CSS, JavaScript, ainda com padrões da W3C e noções de usabilidade e acessibilidade. JQuery, Git, Java Server Faces, Eclipse IDE, Redmine são mais ferramentas utilizadas pela equipe de front-end que garantem o bom funcionamento do trabalho.

A interface que recebeu o título de 3.0 apresentava um menu novo, novas cores, campos de pesquisas, opções de atalhos e ajudas, novas funcionalidades também foram acrescentadas, como a palavra mágica (captcha).

Existe um tempo limite de sessão que não existia, o usuário poderá visualizar o sistema apenas durante o seu tempo de sessão, precisando logar novamente após o término do tempo.

A Acessibilidade Web está relacionada à adaptação do ambiente digital para que todos possam visualizar, navegar e interagir de maneira efetiva com o conteúdo. O termo remete também às recomendações que padronizam a criação e a interpretação dos conteúdos online e facilitam o acesso dos usuários aos sites, independentemente de possuírem alguma deficiência ou não (W3C, 2013). Em sua nova interface, o [email protected] oferece alguns recursos de acessibilidade, seguindo as diretrizes e a metodologia do e-MAG.

Há mais avanços na interface 3.0 do [email protected] em relação a acessibilidade, como a permissão de navegação pela tecla TAB, teclas de atalho, alto contraste e zoom. A funcionalidade do alto contraste serve para pessoas com dificuldades visuais, por exemplo: daltônicos e indivíduos com perda parcial da visão. Já pessoas com perda total da visão não se enquadram nessa situação. Uma pessoa com dificuldade visual não necessariamente ver em preto e branco, a ideia é aumentar a diferença de luminosidade a cor de uma elemento e a cor do fundo. Seguindo as recomendações do e-MAG (2014) esta diferença de cor deve ser e 7:1. Para calcular essa diferença existem algumas ferramentas que fazem esse cálculo como Juicy Studio ou ColorSchemer, entre outras.

A compatibilidade com os navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox e Internet Explorer foi mais uma peculiaridade da interface 3.0 e um novo formato para redefinição de senha foi criado através do e-mail do usuário. Foi pensado inclusive, em adequar o sistema para plataformas móveis, afinal, um sistema eletrônico a serviço da sociedade precisa estar disponível a altura do acesso e cotidiano dos cidadãos.

4. CONCLUSÃO

A história de avanços do [email protected] bem como toda ajuda obtida pelo sistema por seus idealizadores e posteriormente colaboradores podem servir de exemplo como um esforço em equipe que persiste até então, porém, como citado por Meira (2013), não existem receitas mágicas para se alcançar patamares que alguns projetos conseguiram atingir. É certo que ao analisarmos toda a trajetória e os problemas enfrentados pela equipe que conduziu o [email protected] reconhecemos que pontos importantes como esses registrados neste trabalho foram valorizados e sustentados pelo talento e dedicação de todos os que passaram pela história do sistema.

O fenômeno da informaticidade faz parte da essência do [email protected], é prioridade e é inovada a cada nova atualização do portal. Bem como a forma como a rede vem se colocando como essencial na vida acadêmica dos estudantes e o seu modo de ser em meio a vida universitária, valorizando os usuários e clientes como também seus colaboradores internos e externos e por último as ideias e inovações de pessoas que conseguiram perceber necessidades específicas que os usuários têm são bases fundamentais para a constante caminhada de avanços que se deu no [email protected]

Por fim, qualquer pequena empresa em seu período inicial pode ser considerada uma startup para muitas pessoas, porém outras pessoas defendem que uma startup é uma empresa com custos de manutenção muito baixos, mas que crescem rapidamente e geram lucros cada vez maiores. Mas ainda há uma definição mais atualizada, que parece satisfazer a diversos especialistas, profissionais administrativos e de TI e ainda investidores que diz que uma startup é um grupo de pessoas à procura de um modelo de negócios repetível e escalável, trabalhando em condições de extrema incerteza (MEIRA, 2013). O [email protected] se não fosse um projeto próprio da faculdade, gerida e controlada por funcionários públicos e bolsistas poderia muito bem representar um tipo de startup por se tratar de um sistema que resolve problemas e facilita a vida dos seus usuários, apesar de que muitas vezes falha e apresenta problemas, mas a essência do sistema e a forma de como os colaboradores trabalham fazem com que o ambiente de desenvolvimento seja agradável e muito suscetível a mudanças, inclusive mudando radicalmente como já relatado aqui.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

DE OLIVEIRA, Lis. Evolução vc Design Inteligente. Disponível em: https://www.lisdeoliveira.com.br/evolucao-vs-design-inteligente/. Acesso em 20 jan. 2020.

EMAG. eMAG – Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrônico. Disponível em: http://emag.governoeletronico.gov.br/. Acesso em 20 jan. 2020.

MEIRA, Silvio. Novos Negócios Inovadores de Crescimento Empreendedor No Brasil. Casa da Palavra, 2013.

[email protected] [email protected]. Disponível em http://www.siga.ufpe.br/. Acesso em 20 jan. 2020.

TECMUNDO. 9 roupas inteligentes que você poderá vestir em breve. Disponível em https://www.tecmundo.com.br/wearables/84357-9-roupas-inteligentes-voce-vestir.htm. Acesso em 20 jan. 2020.

W3C. Cartilha de Acessibilidade na Web. Disponível em: http://www.w3c.br/pub/Materiais/PublicacoesW3C/cartilha-w3cbr-acessibilidade-web-fasciculo-I.html. Acesso em 20 jan. 2020.

[1] Mestre em Design, Especialista em Planejamento e Gestão Estratégica, Bacharel em Ciência da Computação, Técnico em Informática.

Enviado: Janeiro, 2020.

Aprovado: Fevereiro, 2021.

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