Arquivologia, Gestão Eletrônica De Documentos E Sua Importância E Utilização Na Administração Pública Municipal

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ARTIGO ORIGINAL

CARDOSO, Tiago de Araujo [1]

CARDOSO, Tiago de Araujo. Arquivologia, Gestão Eletrônica De Documentos E Sua Importância E Utilização Na Administração Pública Municipal. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 06, Ed. 03, Vol. 14, pp. 61-74. Março de 2021. ISSN: 2448-0959, Link de acesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/administracao/publica-municipal

RESUMO

A pesquisa discute a necessidade de implementação da gestão de informação, que tendo como matéria-prima os documentos, busca estabelecer um diálogo de relevância com a Gestão de Documentos que trata a informação como peça estratégica na tomada de decisão. Ao longo da pesquisa foi verificado na literatura conceitos que falam sobre a importância da informação, mas não encontramos diálogo com o gerenciamento eletrônico de documentos, um estudo que caracterize a relevância da Gestão da Informação Arquivista nesse mesmo processo decisório. Chegamos assim, ao entendimento de que essas informações, embora tratadas de forma diferente por esses dois campos do conhecimento, são na verdade, produtos e insumos de uma mesma fonte: o arquivo e como tal, sujeita a uma mesma metodologia de tratamento, a gestão municipal.

Palavras-chave: Acesso, Implementação da Gestão de Informação, Conhecimento.

1. INTRODUÇÃO

Passada uma década do século XXI, torna-se claro que vivemos em uma sociedade onde as transformações acontecem de maneira cada vez mais rápidas e constantes. Hoje as descobertas e as inovações tecnológicas são substituídas de forma cada vez mais acelerada. As verdades são cada vez mais questionáveis.

Uma dessas transformações que está cada vez mais evidente no cotidiano da sociedade como um todo, se refere ao uso e à disseminação do conhecimento e da informação. Esses dois conceitos sofreram diversas transformações tanto no seu uso como na sua disseminação. Drucker (2001, p. 27) relata que na Grécia Antiga, havia duas teorias sobre o conhecimento, uma defendida por Sócrates onde a única função do conhecimento é o autoconhecimento, o crescimento moral e espiritual, e outra defendida por Protágoras, onde o objetivo do conhecimento é tornar seu portador eficaz, permitindo que ele saiba o que dizer e como dizê-lo. Conhecimento nesse contexto significa lógica, gramática e retórica.

Drucker ainda identifica duas teorias semelhantes no Oriente. Em uma delas Confúcio entende conhecimento objetivando saber o que dizer e como dizê-lo, como via para o processo e para o sucesso na Terra, enquanto para os monges tão zitas e zens, significa autoconhecimento, e o caminho para o esclarecimento e para sabedoria.

Na idade média as bibliotecas eram locais de guarda e preservação da informação, no entanto contrários à ideia de democratização e disseminação do conhecimento.

Com o advento de máquinas tipográficas, a invenção da imprensa e o início das evoluções sucessivas das tecnologias da informação houve um aumento significativo da produção de informação registrada que culminaria com o grande boom que ocorreu ao longo do século XX.

Jardim (1992, p. 251) constata que estaríamos vivendo uma segunda revolução industrial, “que se convencionou chamar de era da informação, idéia consolidada dos últimos 30 anos a partir da constatação e das conseqüências sociais do fato de que jamais se produziu se armazenou e se disseminou tanta informação como nas sociedades atuais”.

Todas essas transformações contribuíram para chegarmos a nossa situação atual, que como vimos se convencionou chamar de sociedade da informação, sociedade do conhecimento ou sociedade pós-capitalista. Estes são conceitos diferentes que tentam entender e definir a sociedade na qual estamos inseridos.

Sociedade essa onde a informação ganha cada vez mais importância, na construção de memórias nacionais, coletivas, individuais ou institucionais, na tomada de decisões estratégicas, seja no âmbito público ou privado e na formação de profissionais especializados e capazes de atender às novas demandas contemporâneas. Sociedade onde a informação é propagada de maneira cada vez mais rápida e ampla, pelo menos para os setores mais privilegiados da sociedade.

Estamos caminhando a passos largos para nos tornarmos uma sociedade baseada primordialmente no conhecimento e na informação. Ou seja, vivemos em uma era onde esses dois recursos tornam-se cada vez mais um capital privilegiado.

Desta maneira, torna-se mister que os profissionais ligados à informação acompanhem essas transformações e a maior demanda de exigências das organizações. Ou seja, hoje vivemos em uma sociedade em que a informação deve ser tratada de maneira privilegiada e por um profissional especializado.

Neste contexto, cabe ao arquivista o controle do fluxo da informação permitindo que esta possa oferecer todo o suporte informacional necessário para a tomada de decisões das organizações. Ou seja, as organizações contemporâneas necessitam de um arquivista gestor, um arquivista especializado e pró-ativo. A figura do arquivista acumulador de papel não é mais sustentável dentro das organizações e das demandas contemporâneas.

Entende-se que para atender as demandas contemporâneas das organizações o arquivista deve se apropriar de saberes interdisciplinares, o saber meramente arquivístico é fundamental para a gestão de sistemas de informações, no entanto a aplicação dele unicamente torna-se insustentável quando se busca maior eficácia, eficiência e qualidade em arquivos.

O arquivista é acima de tudo um gestor e como tal precisa acompanhar a evolução da sociedade na qual está inserido, para tanto ele precisa buscar subsídios nos mais diversos campos do saber, entre eles a administração.

Dentro desse contexto, acredita-se que a figura do arquivista com conhecimentos meramente técnicos e meramente arquivísticos não é mais sustentável pretende-se entender quais os benefícios que a adoção de alguns conceitos da administração como gestão por processos e gestão de pessoas podem trazer ao gerenciamento de sistemas de informações, e demonstrar algumas habilidades que se fazem necessárias para atuação do arquivista gestor.

Acredita-se que com essa postura seja possível agregar qualidade aos arquivos e possibilitar uma maior visibilidade do arquivista.

2. ACESSO À INFORMAÇÃO

A informação vem assumindo cada vez mais um status privilegiado dentro das organizações contemporâneas, estas demandam um processo de recuperação e preservação cada vez mais eficiente e eficaz. Dentro desse contexto o arquivista como profissional responsável pelo acesso, disseminação e preservação da informação deve se adaptar a essa realidade.

A figura do arquivista isolado em sua torre de marfim, do arquivista mero acumulador de papel, ou do arquivista com conhecimentos meramente técnicos não é mais sustentável.

O arquivista deve assumir uma postura pró-ativa, de diálogo com os diversos segmentos da organização da qual faz parte e de inter-relacionamento com os diversos campos do saber, principalmente a administração, objetivando um fazer profissional mais eficaz e eficiente.

Dito isto, se entende que a função de um arquivista ultrapassa os saberes meramente arquivísticos. O arquivista é um profissional que deve manter o diálogo constante com diversas áreas do conhecimento. Dentro desse contexto, podemos observar a necessidade do arquivista se apropriar de conhecimentos da administração geral que possibilitem uma gestão mais eficaz e eficiente, visualizar quais conhecimentos e habilidades seriam necessários na atuação do arquivista gestor e, por fim, observar quais seriam as conseqüências da utilização desse tipo de gestão dentro de um arquivo.

3. IMPORTÂNCIA DOS CONCEITOS

Como afirmado anteriormente, a informação arquivística vem assumindo lugar cada vez mais importante dentro das organizações e da sociedade contemporânea como um todo. Assim se faz necessário que o arquivista assuma competências e potencialidades que o qualifiquem a ponto de que o mesmo seja capaz de acompanhar as demandas informacionais da sociedade e das organizações contemporâneas.

Um dos pontos principais para que o arquivista atue efetivamente como gestor e não como mero acumulador de papel, é manter um diálogo constante com diversos campos do conhecimento, entre eles a administração.

No entanto, o que observamos é uma literatura escassa sobre o tema e um debate superficial tanto em termos qualitativos quanto quantitativos dentro do meio acadêmico e do campo arquivístico de uma maneira geral, já que observamos essa mesma escassez em congressos profissionais.

4. FUNÇÕES DOS ARQUIVISTAS

Drucker (2001, p. 26) acredita que atualmente vivemos em uma sociedade pós – capitalista, ou seja, uma sociedade em transição do sistema capitalista a sociedade baseada no conhecimento. Esse mesmo autor enxerga o conhecimento como um recurso básico para o indivíduo e para as organizações em geral.

Felix (2003, p. 15) entende que: “o homem é considerado animal racional devido a sua capacidade diferenciada de assimilar, tratar e transformar dados e informações em conhecimento”. O autor acredita que a informação é uma importante fonte de poder responsável por controlar e administrar e que está é à base do processo de desenvolvimento econômico, social e cultural da humanidade.

Se, ao receber documentos, ainda na fase corrente, o arquivista souber, a partir da identificação da tipologia e das funções a que os documentos se referem, responder a que vieram, a quem ou a que órgão cabe a tramitação, que legislação regula sua vida ativa, que informação essencial contém e qual seu papel na teia orgânica da administração a que o arquivo serve, as tarefas de classificação e de ordenação tornam-se automáticas. […] se a tramitação for bem controlada por um rigoroso sistema de carga e se forem estabelecidas tabelas de temporalidade adequadas, às diferentes unidades documentárias não apresentarão, no devido momento, maiores dificuldades quanto à destinação.

Dentro desse contexto, segundo Cornelsen e Neli (2006, p. 70-71) “a realidade do mercado impõe elevado nível de concorrência e a agilidade na tomada de decisões é fundamental para a sobrevivência e prosperidade dos negócios.” Os mesmos autores entendem que: “as organizações modernas tornam-se complexas quanto à gestão de suas informações. Nesse contexto, a arquivística corrobora na solução de problemas gerenciais.” Ou seja, a informação assume papel fundamental na estrutura das organizações contemporâneas. Desta maneira torna-se mister que o arquivista, responsável pelo controle do fluxo informacional, disponibilização de acesso, disseminação e pela preservação da informação acompanhe essa evolução.

No entanto, as funções dos arquivistas ainda parecem indefinidas ou definidas de maneira equivocada. O Código Brasileiro de Ocupações do Ministério do Trabalho define arquivista da seguinte maneira: Arquivista: administrador de arquivos, encarregado de serviço de arquivo médico e estatístico, especialista em documentação arquivística, especialista em organização de arquivos e gestor de documentos. Suas funções seriam: Organizam documentação de arquivos institucionais e pessoais, criam projetos de museus e exposições, organizam acervos museológicos públicos e privados. Dão acesso à informação, conservam acervos. Preparam ações educativas e culturais, planejam e realizam atividades técnico administrativas, orientam a implantação das atividades técnicas. Participam da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas.

Também observamos funções arquivísticas na lei 6.546 de 4 de Julho de 1978, que regulamenta a profissão e demonstra entre outras em seu artigo segundo.

É função do arquivista:

I – Planejamento, organização e direção de serviços de arquivos;

II – Planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo;

Ao gerenciamento do fluxo informacional, e seu objeto de pesquisa que não deve ser III – planejamento, organização e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias;

IV – planejamento, organização e direção de serviços ou centro de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos.

Santos (2008, p. 178) acredita que as funções arquivísticas de uma forma geral podem ser enumeradas em 7: “criação/produção, avaliação, aquisição, conservação/preservação, classificação, descrição e difusão/acesso”. O autor ainda coloca a etapa anterior a essas, o diagnóstico.

É necessário que o arquivista tenha muito bem definidas suas funções e atribuições como gestor, que se acredita vão além do saber meramente arquivístico, e vão de encontro entendido como qualquer informação, mas sim uma informação específica, a informação arquivística. Para que esse profissional exerça suas funções de maneira adequada e eficiente é preciso, como constatou Rondinelli (1993) um maior inter-relacionamento da administração com a arquivologia. Machado (1996) é outra autora que nos remete a esta questão. Ela nos ensina que devemos buscar a superação do conhecimento meramente técnico do arquivista. Ou seja, devemos buscar uma visão mais ampla de nossas funções e para tanto, Machado (1996, p.47) assinala que:

Devemos buscar subsídios nos conhecimentos da administração geral para tentar evidenciar que, sem eles, a técnica e a tecnologias empregadas, além de terem valor reduzido, dificilmente concorrerão para o atingimento de objetivos e resultados com eficiência e eficácia.

Desta forma, a questão da interdisciplinaridade entre a arquivologia e administração, como forma de qualificar o processo de gestão da informação arquivística e o profissional responsável pela mesma. Pretende demonstrar características e habilidades necessárias ao arquivista gestor e teorias e práticas da administração que podem servir de subsídio para fazê-lo arquivístico.

São dois modos de conceber e de praticar as pesquisas interdisciplinares. Se, de um lado devemos comparar e congregar os conhecimentos, do outro, é preciso não esquecer que o conhecimento e a ação, longe de se excluírem, se conjugam. Porque é o homem em situação, e não o homem atemporal, a-histórico, desenraizado culturalmente, que introduz e instaura o pluridisciplinar e, por conseguinte, o interdisciplinar, cujo caráter exige uma coordenação bem maior dos esforços e supõe certa integração das pesquisas.

Para tanto, temos o alicerce teórico, em autores ligados à arquivologia, e, sobretudo do campo da administração para entendermos melhor conceitos e práticas como: gestão de pessoas e gestão de processos e como esses conceitos podem auxiliar e qualificar a gestão de documentos e arquivos.

5. A GESTÃO DE DOCUMENTOS

O pós-guerra nos países desenvolvidos desencadeia uma nova conjuntura econômica e social. A abertura de novos mercados para a criação de produtos e serviços reforça o modelo capitalista. As empresas privadas crescem, assim como sua produção documental. A administração, como um instrumento para o desenvolvimento das empresas, trouxe melhorias para o controle das rotinas e processos de trabalho de acordo com suas demandas. Administrar é planejar, organizar, dirigir e controlar pessoas para atingir de forma eficiente e eficaz os objetivos de uma organização.

A negligência em relação à informação governamental, privando os cidadãos do conhecimento das ações dos governantes e funcionários da Administração Pública, indica uma “democracia podada”. Tolhidos da possibilidade de acesso à informação e ignorantes em relação ao processo de tomada de decisões, os cidadãos são mantidos à distância do governo e da administração, sem possibilidade de abrir canais de comunicação e discutir as políticas implementadas nem exercer qualquer tipo de controle sobre aquele governo. Cabe ao Estado prover ou viabilizar o acesso à informação (CRUZ, 2013, p. 372).

A gestão de documentos preconiza o tratamento da documentação, de modo a controlar desde a criação até a destinação de documentos, a fim de racionalizar procedimentos e evitar custos, com a manutenção dos mesmos. A administração tende a ser vista pelos profissionais que atuam na gestão de documentos como uma ferramenta de controle da produção documental em crescimento contínuo, racionalização dos processos de trabalho e eficiência administrativa. Porém, para que a gestão de documentos seja eficaz, as funções arquivísticas que operacionalizam essa prática são os pilares fundamentais no tratamento da documentação desde sua produção, seu uso até sua destinação final. Realizar o uso dos fundamentos da gestão científica com objetivo de resolver empecilhos documentais resultou no fundamento de administração dos arquivos e documentos, estes também realizaram, primordialmente o requerimento de se conscientizar e automatizar tais gestões.

A gestão documental contempla as seguintes funções: produção, classificação, avaliação, preservação e acesso. A participação do arquivista na produção de documentos da organização evita a criação de documentos desnecessários, controlando o crescimento do acervo. Classificar é estabelecer a organicidade dos documentos a partir da identificação e organização das classes. A análise da estrutura organizacional permite a manutenção do conjunto, de forma que se recupere a informação correta e rápida. A classificação deve refletir a estrutura organizacional da instituição de tal forma que o arquivamento dos documentos tanto físico como digital reflitam o plano de classificação. É o plano de classificação que norteará a avaliação dos documentos. A avaliação é o procedimento de analisar e selecionar documentos que deverão ser eliminados ou recolhidos para o arquivo permanente, para que não se acumule pastas documentais sem critério. Nas organizações privadas este é um dos problemas mais comuns, já que o espaço urbano nos grandes centros é caro. O meio adotado para se enfrentar esse crescimento documental descomunal é a contratação de serviços de empresas de guarda externa.

A totalidade sistêmica é algo além da soma das partes, implicando qualidades emergentes que as suas partes isoladamente não possuem. Essa nova unidade, que resulta das relações entre as partes, é forjada simultaneamente a uma organização que isola o caos, o imprevisto e o conflito, sendo não apenas um estado como também um processo. (JARDIM, 1995, p. 27)

Portanto, a forma que se dará o tratamento do acervo influenciará sua destinação, seja seguindo para eliminação ou para a preservação no arquivo permanente. Essa intervenção do arquivista é essencial, principalmente, no que tange aos meios eletrônicos, pois a obsolescência dos suportes é um elemento que entrava no processo nas empresas. A perda de informação é tão grande quanto à produção de informação. Diferente do suporte tradicional, que é visível a deterioração, o suporte digital não apresenta indícios da perda da informação, resultando em grandes prejuízos para as corporações. O acesso é a razão da existência da gestão de documentos e mesmo do arquivo na contemporaneidade. Nas organizações privadas, o acesso à informação permite a tomada de decisões dos negócios. A ausência da informação, ou a desorganização da informação causada pelo acúmulo de massas documentais sem critério, provoca prejuízos indubitáveis. O arquivista como profissional da informação atua em todos os ciclos da gestão de documentos.

Isso significa que o arquivista que atua tem abertura para intervir e colaborar na criação dos documentos junto aos departamentos proporcionando melhorias dos processos de trabalho. Em meados do século XX, o crescimento e a maior inserção do Brasil no mercado externo entre outros fatores econômicos e sociais propiciaram o aumento e a expansão das empresas privadas tanto nacionais como multinacionais. O arquivo possui dentre outras atividades a de receber, registrar, organizar, estruturar e disponibilizar para acesso às informações para a tomada de decisão nas organizações. Os arquivos servem em uma primeira instância para apoiar o gerenciamento operacional. Inserir a informação nos processos de trabalho assegura a continuidade necessária para comunicação destes processos.

O conhecimento da organização como um todo é fundamental para o desenvolvimento do trabalho do arquivista. O conhecimento delas ilumina todos os outros aspectos. Compreendem-se melhor as funções ou, muitas vezes, as disfunções. Entendem-se as estruturas efetivas, as pseudo-estruturais e a inexistência de formalizações. Percebe-se a organização pelas suas características capitais. O diagnóstico arquivístico é uma ferramenta vital para obter conhecimento sobre a organização através do levantamento, mapeamento e análise dos dados coletados para uma implementação adequada do serviço de arquivo. No caso de empresas com serviço de arquivo já implantado, o diagnóstico permite a identificação dos problemas realizados na rotina, trazendo soluções para melhorias dos processos. É através do diagnóstico que se conhece o acervo e suas especificidades.

A identificação de elementos como a natureza do acervo, as tipologias, os suportes, as datas limites da documentação e sua medida determinam a metodologia que deve ser usada para intervir no arquivo e na forma de trabalho utilizada para alcançar os objetivos. Esses elementos são pontos de partida para a realização das funções arquivísticas que proporcionam uma adequada gestão de documentos, que resultará em acesso a informação orgânica da empresa, através do plano de classificação, avaliação, tabela de temporalidade documental e preservação da informação. O fluxograma desenvolvido abaixo demonstra as etapas para análise de uma organização. Etapas de um diagnóstico para implementação de serviços arquivísticos em uma empresa privada Fonte consultada: elaboração própria. As etapas para a realização de um serviço de arquivo em uma empresa privada são: conhecer e entender a missão da empresa, seu organograma, seus departamentos, suas funções, suas competências e atribuições, as atividades desenvolvidas tanto meio e fim, as ações administrativas e técnicas realizadas que geram registros documentais. Durante esta ação, coletar dados, mapear os processos realizados a partir do fluxograma e analisar a situação da empresa em relação a sua produção e utilização da informação. Só a partir deste diagnóstico, planejar as ações que deverão ser tomadas, organizar os recursos humanos e tecnológicos para a execução das práticas no serviço de arquivo.

A ações técnicas são relativas à atividade-fim da organização e das ações administrativas, que estão associadas à atividade-meio, isto é, todas as atividades que mantém o funcionamento, manutenção e estrutura da instituição. Portanto, o arquivista deve entender todas as atividades da organização para definir o tratamento adequado ao conjunto documental produzido. No próximo tópico são apresentadas as funções da administração e o seu papel no desenvolvimento dos serviços arquivísticos.

“Quanto maior e melhor for a promoção ao acesso à informação governamental, mais democráticas se tornarão as relações entre o Estado e a sociedade civil” (INDOLFO, 2013, p. 549).

6. CONCLUSÃO

A tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) baseada em tecnologias, as quais, possibilitam o gerenciamento inteligente dos documentos ou arquivos, sendo assim, um meio moderno que permite uma organização além de estruturas destes documentos e arquivos.

Um mecanismo que realiza o gerenciamento de arquivos possibilita maior facilidade no acesso de qualquer informação, realizar de forma eficiente a procura de arquivos, diminuir despesas, vinculadas a espaço físico e a melhor utilização do tempo. Também assegurando tais documentos, afinal é um meio mais simples e seguro de armazenar documentos, tornando desnecessário um gerenciamento de documentos físicos, desenvolver fluxos, analisar e anotar revisões de forma automática. Tais fatores possibilitam, um mercado mais competitivo, uma melhor sociabilidade, obtenção das informações da organização e melhor eficiência no atendimento.

É observado que em algumas empresas que utilizam e implementam, ferramentas de gestão eletrônica de documentos, obtém um resultado produtivo e constante retorno, seja informacional ou até mesmo de tempo. Sendo necessário antes da sua implementação um completo processo de Gestão de Documentos e atenção às principais etapas tratadas neste processo.

Embora a redução dos custos com a racionalização e controle da massa documental produzida a cada ano pela organização não seja visível no princípio, ao longo dos anos, essa economia fica evidente, pois os custos para manter uma massa acumulada sem critérios são inigualáveis. Com isso, é necessário que o arquivista apresente à direção da organização a importância da utilização de ferramentas em gestão eletrônica de documentos e seus benefícios.

Para operar aprovação pelas instituições é necessário que nos argumentos apresentem soluções e os serviços arquivísticos possuam as ferramentas de gestão eletrônica de documentos, que permitam o acesso do usuário à informação produzida pela instituição. Toda essa gama de ferramentas potencializa o serviço arquivístico como uma unidade indispensável para as organizações que visam um crescimento contínuo.

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[1] Pós-graduando lato sensu especialização – Gestão de Documentos e Informação. Pós-graduação lato sensu especialização – Políticas e Tratamento de Arquivo – Unyleya Editora e Curso – (UNYLEYA). Pós-graduação lato sensu especialização –Gestão Eletrônica de Documentos – Centro Universitário Augusto Motta – (UNISUAM) Graduação em Arquivologia – Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO). Graduando em Administração Pública – Universidade Federal Fluminense (UFF).

Enviado: Fevereiro, 2021.

Aprovado: Março, 2021.

Pós-graduando lato sensu especialização – Gestão de Documentos e Informação. Pós-graduação lato sensu especialização – Políticas e Tratamento de Arquivo – Unyleya Editora e Curso – (UNYLEYA). Pós-graduação lato sensu especialização –Gestão Eletrônica de Documentos – Centro Universitário Augusto Motta – (UNISUAM) Graduação em Arquivologia – Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO). Graduando em Administração Pública – Universidade Federal Fluminense (UFF).

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