BRANDÃO, Matheus Miranda [1]
BRANDÃO, Matheus Miranda. A Importância do Controle Interno para Prevenção de Fraudes em uma Indústria de Estofados. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 03, Ed. 06, Vol. 05, pp. 95-110, Junho de 2018. ISSN:2448-0959
Resumo
O presente trabalho científico tem como objetivo principal analisar e identificar os procedimentos e as políticas adotadas no controle interno da empresa, com o intuito de contribuir para a melhoria do setor dentro da organização. Inicialmente, foram apresentados conceitos sobre o controle interno e a sua importância nas organizações, a fim de embasar o estudo e proporcionar melhorias adequadas ao final do mesmo. Como se tratava de uma pesquisa qualitativa buscava-se analisar e identificar variedades de fatores que contribuíam para a deficiência no sistema de controle interno. Com os resultados obtidos, observou-se que a empresa busca utilizar alguns métodos relacionados ao controle interno, mas ainda possui fraquezas em seu sistema, que corrigidos trarão segurança e controle para sua devida gestão.
Palavras-Chave: Controle Interno, Microempresa, Erros, Fraude.
1. Introdução
As informações contábeis geradas pelo controle interno são de suma importância para que os administradores possam estar cientes de tudo que acontece na empresa, com objetivo de proteger ativos e evitar erros ou irregularidades. O controle Interno é um plano de organização essencial para auxiliar os ativos de uma empresa e verificar a fidelidade dos dados contábeis. (AICPA, 1991).
O controle de gestão empresarial tem experimentado uma considerável expansão conceitual, com o surgimento de novos enfoques que incorporam novos conceitos, muito emprestados de outras áreas (economia, psicologia, sociologia, administração, etc.) (GOMES E SALAS, 1999).·.
A elaboração de um sistema de controle interno empresarial ajuda a prevenir os erros, as fraudes e também ineficiências ligas ao sistema de gestão, bem como asseguram a fidelidade dos registros contábeis e fiscais, demonstrações, informações e relatórios formais, para que se possa estabelecer e conhecer a realidade da gestão. (CREPALDI, 2011).
Para o procedimento adequado de metas e objetivos claros, as empresas procuram caminhos que mais aumentam a probabilidade de que ambos sejam alcançados, assim, possuirão com mais exatidão as informações para que se possa ter uma excelente gestão. (SANTOS, 2012).
Dessa forma, esse trabalho tem por base a seguinte questão: Qual é a importância do controle interno na busca de prevenção de fraudes em uma empresa? Especificamente, pretende- se detectar eventuais problemas no controle com intuito de sugerias melhorias para o sistema.
Algumas ferramentas do controle interno são necessárias tanto para atender o controle do fisco, quanto para evidenciar fatos dentro da empresa.
Sendo assim, o objetivo principal deste estudo é analisar e identificar os procedimentos e as políticas adotadas no controle interno da empresa.
Este trabalho justifica- se, pela relevante importância que o controle interno adequado exerce com intuito de prevenir fraudes, pois um controle interno feito de forma eficiente proporciona maior segurança do patrimônio da entidade, prevenindo fiscalização e auditoria na empresa.
Para o meio acadêmico, essa pesquisa traz benefícios no que diz respeito a mais uma fonte de informações sobre o controle interno. E torna-se de suma importância, para empresários, que possuem deficiências nas medidas adotadas durante a elaboração de um controle interno eficiente, pois este trabalho apresenta ferramentas e informações eficazes para uma administração adequada.
2. Referencial teórico
2.1 Controle interno
O Instituto de Auditores Internos do Brasil, Audibra (1992, p.48), registra que:
(…) controles internos devem ser entendidos como qualquer ação tomada pela administração (assim compreendida tanto a alta administração como os níveis gerenciais apropriados) para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. A alta administração e a gerência planejam,organizam,dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razoável certeza de realização.
Um sistema de controle interno representa em uma organização um conjunto de procedimentos ou métodos que objetivam proteger os seus ativos, produzir dados contábeis confiáveis e a ajudam a administração na condução ordenada dos negócios da entidade. (ALMEIDA, 2012).
Santos (2012), explica que a função do controle interno é de extrema importância, visto que “o controle interno fornece o mecanismo para prevenir o caos, a crise gerencial, a fraude e outros eventos anormais que interferem no funcionamento eficiente de uma organização”.
O crescimento da utilização de controle interno nas microempresas vem a possibilitar que estas possam ter um melhor desenvolvimento, uma nova realidade, e a difícil missão de permanecer ativas no mercado, que se torna cada vez mais competitivo. (SEBRAE, 2003).
Os problemas de Controle Interno encontram- se em uma variedade de fatores. Como exemplo podem- se citar: vendas, fabricação, compras, etc. Possuindo um sistema eficaz, o controle interno assume grande importância, objetivando mais resultados favoráveis e menos desperdícios. (CREPALDI, 2012).
Na prática, o que se quer afirmar é a segurança de um controle interno relacionado com a proteção aos bens da empresa, tendo em visa que o seu objetivo é saber se o que o que se investe e o que se obtém de recursos realmente está oferecendo lucratividade e alguma economia para a entidade. (CREPALDI, 2012).
A implantação de um sistema de controle interno visa proporcionar maior segurança, credibilidade e integridade aos informes administrativos e contábeis, minimizando erros ou frades nas operações desempenhadas durante o cotidiano. “Para que se verifique a importância do controle, é oportuno analisar o crescimento e a diversificação de uma empresa.” (ATTIE, 2011).
Pode-se verificar que, atualmente, os gestores das microempresas estão observando a importância do controle interno como ferramenta de gestão, pois, além de evitar a ocorrência de erros ou fraudes, o sistema de controle interno protege a empresas de procedimentos ilegais ou fraudulentos que poderiam atrapalhar as operações da empresa. (SEBRAE, 2003).
Para Crepaldi (2004, p. 79), “é de fundamental importância a utilização de um controle adequado sobre cada sistema operacional, pois dessa maneira atingem-se os resultados mais favoráveis com menores desperdícios.”
Completando essas afirmações, Almeida (2010, p. 5) enfatiza que:
(…) com a grande expansão dos negócios, percebeu-se a necessidade de dar maior importância a normas ou aos procedimentos internos, devido ao fato do administrador, não poder supervisionar pessoalmente todas as atividades.
2.2 Objetivos do controle interno
O sistema de controle interno envolve diversos procedimentos, para Oliveira e D’Ávila (2002, p. 84), “o controle interno tem como objetivo verificar e assegurar os cumprimentos, ás políticas e normas da companhia, incluindo o código de éticas nas relações comerciais e profissionais.”.
Para Attie (2010, p.159), “os objetivos de controle interno expostos visam á configuração de segurança adequada praticadas ao logo de toda a empresa, de forma vertical e horizontal.”
O controle interno em si, abrange um conjunto de recursos, métodos, procedimentos e processos tendo como finalidade de salvaguardar ativos, dar conformidade aos registros contábeis, ter informações adequadas e eficazes, estimular adesão às normas fixadas, contribuir para a eficiência operacional da empresa e auxiliar na prevenção de práticas, erros, fraudes, desvios e outras inadequações. (CREPALDI, 2012).
De acordo com Chiavenato (2003, p. 613),
O controle exerce uma função restritiva e coercitiva, no sentido de coibir ou restringir desvios indesejáveis, pode ser, também, “um sistema automático de regulação no funcionamento de um sistema e, por fim, como função administrativa, através do planejamento, organização e a direção”. A função administrativa é a mais importante, por ser através dela que há o monitoramento das tarefas executadas e a avaliação das atividades e resultados esperados, no intuito de fazer com que a empresa tenha êxito no que foi elaborado através do planejamento.
2.3 Tipos de controles
O controle interno estabelece procedimentos, métodos e rotinas adequadas para proteger os ativos, dados contábeis confiáveis e contribui para a coordenação dos negócios da empresa. (CREPALDI, 2012)
Analisando a definição de controle interno, observamos que ele pode ser representado por controles contábeis e controles administrativos. Através das informações contábeis e administrativas, o controle interno possui sua formação, os quais possuem a função de dar proteção ao patrimônio da empresa, prevenindo erros ou fraudes que possam acontecer dentro da organização. (OLIVEIRA, PEREZ E SILVA, 2009).
Ambos são importantes de serem ressaltados, pois a distinção entre eles é bem evidente. Enquanto o controle contábil preocupa-se com os princípios que guardam o patrimônio, os controles administrativos estão voltados aos interesses da operação da empresa. (ATTIE, 2011).
2.3.1 Controles contábeis
Os controles internos contábeis são os meio que se relacionam diretamente com a proteção dos ativos e a validade dos registros contábeis da empresa. (JUNIOR, 2012)
De acordo com Crepaldi (2012, p. 423), “os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos utilizados para salvaguardar o patrimônio e a propriedade dos itens que o compõem.”.
Geralmente são incluídos os seguintes métodos: “separação das funções de escrituração e elaboração dos relatórios contábeis daquelas ligadas às operações ou custódia dos valores; controles físicos sobre estes valores; e sistema de autorização e separação.” (ATTIE, 2011, p.192-193).
2.3.2 Controles administrativos
Os controles administrativos são compreendidos por todos os métodos e procedimentos adotados pela administração com intuito de gerir a eficiência ás operações, dar ênfase a politica de negócios utilizada na organização, bem como a todos os seus registros financeiros. (CREPALDI, 2012).
A eficiência operacional e os métodos adotados pela politica empresarial são papeis fundamentais para o avanço empresarial e ambos são controlados pela administração. (ATTIE, 2011).
Dessa forma, fica evidente que os controles internos de natureza administrativa a atenção é mais voltados aos sistemas da organização, os métodos e os procedimentos adotados pela empresa, visando à eficiência e a eficácia das operações realizadas. (CREPALDI, 2007).
Existe, também, outra visão envolvendo a tempestividade de controle interno, onde segundo Franco e Marra (2009, p. 267):
O principal meio de controle de que dispõe uma administração é a contabilidade. Esta, entretanto, através da escrituração, registra os fatos após a sua ocorrência (controle consequente), entretanto em outros meios de controle são utilizados para constatar a ocorrência no momento em que ela se verifica (controle concomitante), existindo ainda aqueles que preveem a ocorrência do fato por antecipação.
2.4 Importância do sistema de controle interno
Attie (1998, p. 114) afirma:
A importância do controle interno fica patente a partir do momentoem que se torna impossível conceber uma empresa que não disponha de controles que possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações proposto.
O sistema contábil e de controles internos compreendem o plano de organização e o conjunto integrado de método e procedimentos adotados pela entidade na proteção do seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstrações contábeis, e da sua eficiência operacional (CFC, 2010).
O Controle Interno pode ser definido como um meio de planejamento organizacional e procedimentos adotados dentro de uma organização, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e o suporte dos dados contábeis, além de promover a aderência às políticas definidas pela direção”. (MIGLIAVACCA, 2002).
Uma empresa que não possui um sistema de controle interno bastante eficiente é, até certoponto, inútil, sendo que não é possível ter confiança nas informações contidas em relatórios manuais. (OLIVEIRA, PERES, SILVA, 2008).
O controle interno reafirma sua importância no seguinte preposto “informações contábeis distorcidas podem levar a conclusões erradas e danosas para a empresa” (ATTIE, 2010, p.192).
2.5 Estrutura e componentes do controle interno
O sistema de controle interno deve ter total comprometimento dos níveis de administração com toda a qualidade do controle. (CREPALDI, 2012).
Crepaldi (2012, p. 417) afirma que: “Estrutura de controle interno compreende ambiente de controle; mapeamento e avaliação de riscos; procedimentos de controle; informação e comunicação; e monitoramento.”.
A informação e a comunicação utilizada no sistema de controle interno da entidade devem identificar e comunicar e armazenar de maneira confiável todas as informações relevantes, nos períodos determinados, a fim de permitir a realização das metas estabelecidas, orientar as tomadas de decisões e contribuir para a realização de todos os objetivos do controle interno. (CREPALDI, 2012).
Cada empresa adquire um sistema de controles para o desenvolvimento da organização, aplicação de recursos financeiros, analisar e verificar o desempenho da produtividade operacional. (CHIAVENATO, 2003).
2.6 Princípios fundamentais do controle interno
A atualização do sistema de controle interno é de grande relevância para a verificação do que foi determinado no sistema, e/ou se o sistema não deveria estar adaptado a novas atualizações. Segundo Crepaldi (2011, p. 392) “não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém o verifique periodicamente”.
2.6.1 Princípios da responsabilidade
A elaboração de um sistema de controle interno empresarial é de total responsabilidade da administração da empresa. Além disso, tem total responsabilidade de treinar seus colaboradores adequadamente para que eles possam ter total conhecimento do que está sendo pretendido, para que se possam identificar responsabilidades “por eventuais omissões na realização das transações da empresa” (ALMEIDA, 2010, p.43).
“As atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organização.”(ALMEIDA, 2007 p. 64).
2.6.2 Princípios das rotinas internas
A administração da empresa deve definir e formalizar todas as rotinas diárias de controle e de acordo com Almeida (2010), tais rotinas compreendem: formulários internos e externos, evidências das execuções dos procedimentos de controle, os procedimentos internos dos diversos setores da empresa.
As rotinas internas também compreendem “instruções para o preenchimento e destinações dos formulários internos e externos.”. (CREPALDI, 2013, p. 427).
2.7 Definição de microempresas
A definição do porte de uma microempresa é relacionada ao seu faturamento bruto anual, que segundo o artigo 3° da Lei complementar 123/2006:
Consideram-se microempresas ou empresas de pequeno porte, a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário, devidamente registrados no Registro de Empresas Mercantis ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o caso, desde que no caso da microempresa, aufira, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais).
Este critério utilizado para a classificação de porte das empresas constitui um fator importante para o desenvolvimento das microempresas, permitindo que tais empresas possam usufruir dos benefícios previstos pela legislação. (GUIMARÃES, 2010).
2.8 Riscos
Para que o controle interno seja eficiente é de suma importância que a organização possua objetivos claros. Assim que são estabelecidos, os riscos devem ser primeiramente identificados e posteriormente fazer com que sejam tomadas as medidas necessárias para o gerenciamento dos mesmos. (DIAS, 2006).
Um controle interno bem estruturado pela administração, com medidas de efetividade e de custos razoáveis, que possam fornecer uma razoável margem de garantia, reduzindo os riscos e irregularidade, propiciando uma menor probabilidade de fraudes. (LISBOA, 2013).
2.9 Erros e fraudes
Para Andrade (1999, p. 31), ”a fraude pode ser caracterizada como resultado de irregularidades e atos ilegais praticados contra a empresa, com manifesta intenção de autor.”.
“Controles internos confiáveis previnem contra a fraude e ainda minimizam os riscos de erros e irregularidades, porque, por si só, não bastam para evita-los.” (CREPALDI, 2012, p. 433). Como exemplo, pode-se destacar que a segregação de uma operação reduz chance de ocorrência de irregularidades, mas de toda forma, não consegue impedir que elas ocorressem caso alguma pessoa que intervêm no processo tenha o ato intencional de pratica algum ato fraudulento durante a operação. (CREPALDI, 2012).
Hoog e Carlin (2008, p. 91), enfatizam que “Fraude é o ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis”.
Ainda segundo Crepaldi (2012, p. 433), “as fraudes ainda são um problema comum e crescente a maioria, decorrente do enfraquecimento dos valores éticos, morais e da ineficácia do controle interno.”.
Normalmente, existem dois tipos de fraudes, uma está relacionada com informações fraudulentas e a outra com apropriação indébita dos ativos. Assim, uma fragilidade no controle interno acaba gerando uma oportunidade para ocorram as fraudes. (LONGO, 2015).
Em relação à diferenciação do erro e da fraude, em contabilidade, muito bem esclarece Serpa (2002, p. 57):
É preciso fazer distinção entre fraude e erro, em contabilidade. Fraude é uma ação premeditada para lesar alguém. O erro é uma ação involuntária, sem o intuito de causar dado. Embora possam ocorrer sobre os mesmos fatos e documentos (balanços, balancetes, livros comerciais etc.) são de características diferentes.
3. Metodologia
A pesquisa baseia-se em um estudo de caso que segundo Gonçalves (2011, p. 69) “é o tipo de pesquisa que privilegia um caso particular, uma unidade significativa, considerada suficiente para análise de um fenômeno.”.
Para Marconi e Lakatos (2011, p. 274), estudo de caso “refere-se ao levantamento com mais profundidade de determinado caso ou grupo humano sob todos os seus aspectos”.
Este trabalho consiste fundamentalmente através de diversos procedimentos científicos voltados para a solução de algum problema. Neste caso, se trata de uma pesquisa exploratória, que segundo Gil (2014, p. 27), “têm como principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e ideias, tendo em vista a formulação de problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis para estudos posteriores.”.
Desta forma, os dados coletados para esta pesquisa foram retirados das medidas adotadas pela empresa, por meio de um questionário realizado em 11/10/2016, contendo 21 questões fechadas, que foi aplicado ao proprietário da organização de forma a encontrar respostas ao problema proposto. A Indústria de estofados possui cerca de 30 colaboradores em seu quadro de funcionários e atua no mercado desde 2010 atendendo em diversas cidades do país.
O instrumento de coleta de informações aplicado foi o de questionário, que segundo Gil, (2014, p. 121).
Pode-se definir questionário como a técnica de investigação composta por um conjunto de questões que são submetidas a pessoas com o propósito de obter informações sobre conhecimentos, crenças, sentimentos, valores, interesses, expectativas, aspirações, temores, comportamento presente ou passado, etc.
A pesquisa em pauta apresenta-se como qualitativa que, conforme Marion et.al. (2010, p. 58) “É aquela em que se busca conhecer os fenômenos sociais através dos significados que estes têm para as pessoas”.
Marconi e Lakatos evidenciam que (2011, p. 269).
A metodologia qualitativa preocupa-se em analisar e interpretar aspectos mais profundos, descrevendo a complexibilidade do comportamento humano. Fornece análise mais detalhada sobre as investigações, hábitos, atitudes, tendências de comportamento, etc.
A pesquisa qualitativa não se preocupa com representatividade numérica, mas, sim, com o aprofundamento da compreensão de um grupo social, de uma entidade, etc. Os pesquisadores que procuram adotar a abordagem qualitativa opõem-se ao pressuposto que defende um modelo único de pesquisa para todas as ciências, já que as ciências sociais têm especificidade, o que se pressupõe que possuam metodologia própria. (GOLDENBERG, 1997).
4. Análises e discussões
Em consonância com os objetivos deste trabalho, os resultados obtidos através do questionário revelaram que a empresa não possui um manual de procedimentos formalizado, colocando em risco as atividades operacionais desenvolvidas.
Um controle interno eficiente depende de grande atenção de todos os profissionais que estão envolvidos a ele. Assim, é imprescindível uma constante análise dos controles adotados e se os mesmos estão proporcionando uma maior segurança nas atividades operacionais.
Os dados obtidos para a realização deste estudo foram extraídos do gestor da empresa, que possui 35 anos de idade, tendo grau de formação o ensino médio completo.
Procurando identificar o grau de confiança em seu software, o administrador relatou que não possui tanta confiabilidade, pois informou que seu sistema não possui recursos suficientes para auxiliar na gestão do controle interno. Como o sistema não é totalmente confiável, o proprietário e os demais auxiliares continuam utilizando alguns relatórios feitos de forma manual para obter maior segurança no controle do departamento.
Buscando perceber se existem procedimentos no sistema, que visam à prevenção de erros das atividades operacionais desenvolvidas no setor, foi informado que existe apenas uma conferência, que não é feita periodicamente, colocando em risco a segurança nas operações.
Por meio da pergunta, se os mecanismos gerais instituídos pela empresa são observados por todos os funcionários dos diversos níveis de estrutura da empresa? Ele informou que o acesso a esses procedimentos é bastante restrito, tendo apenas ele e a mais duas funcionárias envolvidas no setor.
Ao ser questionado sobre a maior dificuldade que envolve o controle interno na empresa, o proprietário relatou que a empresa possui uma fragilidade nos recebimentos, devido a uma falta de controle, criando assim uma forte preocupação com essas operações.
Um dos pontos positivos em destaque na organização é o setor de comunicação entre a empresa e o escritório de contabilidade, pois ambos se comunicam de maneira prática e tempestiva, o que não compromete o controle eficaz no departamento fiscal e no pessoal, os quais o escritório de contabilidade presta serviços.
Outro grande conceito na entidade é a percepção da importância do controle interno na organização, que vem contribuindo para a melhoria do desempenho das atividades desenvolvidas pela empresa.
Considerações finais
Este trabalho científico demonstrou a grande importância do controle interno na gestão de uma Indústria. Diante dos resultados obtidos, conclui-se que, por se tratar de uma Microempresa, utiliza- se alguns mecanismos de controle interno, tanto relacionado aos processos quanto a área de comunicação do setor. Apesar de estar ainda em fase inicial o sistema de controle interno da empresa em estudo, apresenta-se ainda com algumas falhas em determinados setores. A interligação do controle interno é realizada através de reuniões periódicas entre o proprietário e os demais auxiliares do departamento, trazendo diversos benefícios para a microempresa.
Conforme os objetivos estabelecidos, concluiu- se que esta pesquisa possibilitou a empresa em questão, mecanismos de auxilio a gestão de controle interno citadas no referencial teórico que podem diminuir os riscos de ocorrência de fraudes, e também aumentar a segurança do controle interno da empresa.
A empresa ainda não possui um tipo de mecanismo de avaliação relacionado à eficiência e a prevenção de fraudes, pois se acredita que devido ao seu porte, ela não possui riscos com relação a esse tipo de problema (fraudes). Dessa forma, deixa a empresa em uma situação delicada perante riscos que possam ocorrer.
A falta de controle dos recebimentos, gerado a partir de uma fragilidade do software adotado, caracteriza-se como uma das situações que atinge negativamente o desenvolvimento e os objetivos da empresa. Essas possíveis falhas no setor geram riscos de uma possível auditoria no departamento da entidade.
Durante a entrega de resultados, recomendou- se a utilização de um novo software de gestão do controle interno da indústria, para que esse possa contribuir com ferramentas necessárias para um controle mais eficaz e para que possa gerar informações necessárias e confiáveis aos processos de decisões da organização.
Além disso, torna- se indispensável à informatização dos setores que ainda procedem por meio de planilhas ou relatórios feitos manualmente, para que assim ofereçam maior eficiência e eficácia dos processos operacionais e administrativos, melhorando também a competitividade da empresa no mercado e proporcionando aumento significativo de sua lucratividade.
Recomendou- se também a criação de um manual de controle interno onde constem as instruções operacionais, administrativas, as normas e as condutas a serem adotadas pelos membros da entidade.
Também se recomendou ao gestor da empresa uma maneira de efetuar treinamento profissional e de capacitação para que os operadores da Indústria trabalhem de maneira ainda mais prática, com mais segurança, para que a lucratividade da entidade seja ainda maior.
Conclui-se então, que o controle interno torna-se fundamental para qualquer empresa que tenha interesse em obter um controle eficaz do seu patrimônio. Pode- se aplicar o sistema que preferir desde que haja confiança em relação às informações geradas a partir do software. Assim, é indispensável conter mecanismos que possam detectar erros ou irregularidades no ambiente interno da empresa.
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[1] Curso de Ciências Contábeis – Faculdade Univértix
