ARTIGO ORIGINAL
ARAKAKI, Arthur Teruo [1]
ARAKAKI, Arthur Teruo. Gerenciamento da comunicação em projetos: Um estudo sobre a percepção de membros da equipe de projeto. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 05, Ed. 10, Vol. 22, pp. 44-52. Outubro de 2020. ISSN: 2448-0959, Link de acesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/administracao/percepcao-de-membros
RESUMO
A presente pesquisa tem como objetivo apresentar a percepção de profissionais membros da equipe de projetos sobre as potencialidades e limitações na gerência da comunicação em projetos realizados em uma empresa privada ramo de educação. Com a finalidade de alcançar esse objetivo empreendeu-se uma pesquisa exploratória, de caráter quantitativo, abordada por meio de umestudo de frequências. Os resultados mostram que 56% dos respondentespercebem quea comunicação é a área mais negligenciada dentro do gerenciamento de projetos frente às demais áreas elencadas. Os prejuízos advindos na gerência de comunicação também foram aspectos que tiveram a concordância de um percentual significativo dos respondentes, confirmando que a comunicação ainda é um dos fatores de maior contingência na condução de projetos e necessita de uma maior atenção por parte dos profissionais envolvidos.
Palavras-chave: Gerenciamento da comunicação, Gestão de projetos, percepção.
1. INTRODUÇÃO
Os projetos são um tipo de empreendimento que tem caráter temporário (PMI, 2017). A sua condução é feita pelo gerente de projetos que é um profissional responsável por dar suporte à condução do projeto, a fim de tornar bem sucedido o resultado final do trabalho (MONTES,2017). Uma das etapas relevantes dentro do projeto é a comunicação que, segundo PMI (2017), representa próximo de 90% do tempo que os gerentes de projeto irão gastar ao gerir projetos. Mesmo sendo essa uma etapa relevante para o sucesso do projeto, ela ainda é considerada um ponto bastante deficiente para os gerentes de projetos.
A comunicação dentro do escopo do gerenciamento de projetos é feita em uma série de etapas e, conforme Dinsmore (2005), necessita de monitoramento para que seja passível de continuidade. Portanto, quando a comunicação não recebe o cuidado adequado, ela pode interferir no bom andamento de outras áreas do conhecimento que integram o projeto.
Entende-se que a comunicação é uma área do conhecimento dentro o gerenciamento de projetos que necessita de aprofundamento. É interessante pois, entender quais as limitações vistas pelos profissionais envolvidos em projetos, e como esses veem as contingências, a postura da gerência, e como esses problemas estão sendo enfrentados.
O presente trabalho tem como objetivo apresentar a percepção de profissionais de gerência de projetos sobre as limitações e potencialidades na gestão da comunicação em projetos em uma empresa privada. A estrutura desse trabalho, após essa introdução, está distribuída em: referencial teórico, metodologia, resultado, conclusão e referências bibliográficas utilizadas.
2. REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 GERENCIAMENTO DE PROJETOS
O conceito de projetos é conceituado por (PMI, 2017) como um empreendimento temporário que é realizado com o objetivo de criar um serviço, produto ou para se alcançar algum resultado específico. Os projetos irão demandar habilidades diversificadas por parte dos profissionais envolvidos, bem como serão demandados conhecimentos específicos desses profissionais a depender do tipo de projeto.
Os diferentes tipos de estrutura de uma organização irão delimitar se haverá mais rigidez ou flexibilidade na gerência de projetos. Conforme Montes (2017), pode existir um desafio em engajar equipes cujos membros reportam as responsabilidades para um gerente funcional específico.
É importante que o gerente de projetos tenha boas habilidades e que utilize de ferramentas consolidadas para o exercício da gerência de projetos. O material que dá suporte ao gerenciamento de projetos é o PMBOK®. O guia para o gerenciamento de projetos integra ferramentas que dão suporte ao gerente por integrar várias áreas de conhecimento presentes em um projeto (MONTES, 2017).
Os projetos e suas respectivas áreas de conhecimento, como apresenta PMI (2017), ser gerenciadas em relação à: qualidade; custos; escopo; integração; cronograma; riscos; partes interessadas; aquisições. Além dessas áreas, para cada especificidade de projeto, novas áreas de conhecimento podem vir a ser utilizadas.
2.2 GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO EM UM PROJETO
A comunicação pode ser definida como um processo que envolve a transmissão e a recepção de mensagens envolvendo um emissor e um destinatário e que as informações têm um sentido (CHAVES et al., 2007).Em relação aos projetos a comunicação ainda é um desafio e isso por ser identificado em pesquisa de Pmsurvey.Org(2014) que aponta a comunicação como uma das grandes deficiências por parte de gestores de projetos nas empresas de forma geral.
A Figura 1 a seguir está uma visão geral do gerenciamento das comunicações desde a etapa de planejamento até o monitoramento.
Figura 1 – Visão geral do gerenciamento das comunicações
Com suporte da Figura 1, é possível ter a visão integral do processo de gerenciamento da comunicação de um projeto. As etapas se subdividem em: planejamento; gerenciamento; monitoramento das comunicações. Cada componente do processo de comunicação é relevante para que outras áreas de conhecimento estejam consonantes e o projeto seja bem sucedido.
3. METODOLOGIA
Para esse trabalho foi empreendido através do método exploratório a fim de investigar aspectos do gerenciamento da comunicação em projetos e a percepção dos membros envolvidos. Para Gil (2002) a pesquisa exploratória tem como função promover a familiaridade do pesquisador com o problema de pesquisa a fim suportar o levantamento de hipóteses.
Trata-se de uma pesquisa quantitativa com uso da frequência relativa para analisar os dados. Para Creswell (2007) a pesquisa quantitativa integra o processo de investigar e coletar informações que irão produzir dados estatísticos. Nesse processo fez-se uso da pesquisa bibliográfica como suporte para se atingir os objetivos propostos. O trabalho de investigação bibliográfica da possibilidade do pesquisador se apropriar da literatura atual sobre o tema investigado (MARCONI E LAKATOS, 2009).
Nesse trabalho as informações foram coletadas por meio de Survey através de questionário eletrônico enviado pelo Google Forms (ferramenta de elaboração de questionários online) contendo 7 questões de múltipla escolha no formato de escala likert.
Para evitar a exposição dos indivíduos que colaboraram com sua percepção, o nome da empresa será mantido em sigilo. Trata-se de uma empresa de porte nacional que atua na área de educação com filiais em todo o Brasil.
Todos os respondentes eram profissionais desta empresa envolvidos no planejamento, gerenciamento e execução dos projetos. Os profissionais receberam um convite, via correio eletrônico, para colaborar com a pesquisa por meio de questionários enviados pelo aplicativo online Google Forms por ser de fácil configuração e compilação das informações.
As questões tratam sobre a percepção dos profissionais integrantes da equipe de projeto e foi elaborada com base no manual de gerenciamento de projetos denominado PMBOK (Project Management Body of Knowledge) em PMI (2017). Através das questões pretendeu-se investigar a percepção desses profissionais envolvidos em projetos sobre as potencialidades e limitações da gerência da comunicação no ambiente em que atuam. Os dados foram coletados no período de 27/07/2020 até 05/08/2020. Os resultados das questões foram analisados de forma única e apresentados através de frequência relativa.
4. RESULTADOS
Os resultados apresentados tratam da percepção de 19 profissionais membros da equipe de projeto e a análise foi feita subsidiada pela sua percepção sobre o papel do gerenciamento da comunicação nos projetos em que esses profissionais atuaram. Dentro do escopo do gerenciamento de projetos, a área considerada a mais negligenciada pelos profissionais membros da equipe foi a “comunicação”, com 56% do total de votos frente a 44% distribuídos entre todas as demais áreas gerenciáveis juntas (custos, escopo, tempo, qualidade, recursos humanos, partes interessadas, integração).
Na Figura 2, é apresentada a percepção dos profissionais sobre possíveis prejuízos ao projeto advindo de falhas de comunicação e identificáveis na empresa em que trabalham.
Figura 2 – Prejuízos advindos de falha de comunicação
A partir da Figura 2, é possível identificar o percentual de profissionais que identificaram prejuízos por conta de contingências na área de comunicação. Do total, (32%) concordam e (58%) concordam totalmente que já identificaram problemas na comunicação em projetos que atuaram. Apenas (5 %) discordam que não identificaram prejuízos resultantes de falhas de comunicação e (5%) ficaram neutros.
Na Figura 3 é apresentada a percepção que os profissionais têm em relação ao gerenciamento da comunicação como uma etapa secundária dentro do escopo da gestão de projetos.
Figura 3 – Papel secundário do gerenciamento da comunicação em projetos
Através da Figura 3, é possível identificar o percentual sobre a percepção de profissionais em relação ao papel secundário da comunicação na gestão de projetos. Do total de profissionais, 47% concordam e 37% concordam totalmente que existe um papel secundário atribuído ao gerenciamento da comunicação nos projetos realizados na empresa entrevistada. Todavia,11% discordam e 5% são neutros em relação ao papel secundário da gerência da comunicação nos projetos em que estiveram envolvidos.
Na sequência tem-se a Figura 4, que apresenta a percepção de membros da equipe, quanto o engajamento de gestores de projetos na gerência da comunicação.
Figura 4 – Percepção sobre o engajamento da gerência de comunicação
A Figura 4 apresenta os resultados da percepção dos membros da equipe de projetos sobre o engajamento da gerência de comunicação em fazer um bom trabalho. No total, 47% concordam e 21% concordam totalmente que a gerência de comunicação está engajada com o trabalho buscado promover a boa comunicação no projeto. 11% dos respondentes discordam com o engajamento da gerência de comunicação e 21 % são indiferentes.
CONCLUSÃO
Esse trabalho buscou apresentar a percepção que os profissionais membros da equipe de projetos têm sobre as potencialidades e limitações na gerência da comunicação em projetos dentro de uma empresa privada de serviços de educação.
Os resultados mostram que a comunicação é considerada pelos membros de equipe, como a área mais negligenciada dentre as demais consideradas no escopo de projetos. O Papel secundário da gerência da comunicação ainda é latente nos projetos em que participaram os respondentes, bem como os prejuízos percebidos por falhas de comunicação persistem. Por fim, uma parcela significativa dos participantes, sendo 68% do total entre concordantes acreditam que a gerência de comunicação não está gerindo o processo de comunicação da forma mais adequada.
Essa pesquisa contribuiu com a literatura na área de gerenciamento de projetos através de resultados empíricos apresentados. Trata-se da percepção de profissionais envolvidos em equipes de projetos sobre a sua visão e percepção sobre a importância da comunicação do seu papel no gerenciamento de projetos em uma empresa privada.
Como limitações da pesquisa, estão: aspectos transversais dos dados usados, considerando apenas a percepção dos profissionais da empresa no ano de 2020; a pesquisa considerou apenas a visão dos membros da equipe e não dos membros da gerência de projetos e da equipe de gerência da comunicação.
Para trabalhos futuros sugerem-se investigações longitudinais – ao longo de períodos maiores –, para acompanhar a percepção de profissionais envolvidos em projetos sobre como estão sendo geridas as comunicações no âmbito desses projetos. É importante investigar também um número maior de profissionais e não apenas membros da equipe externos a gerência, mas também a equipe de gerência, para identificar porque as falhas de comunicações persistem e são percebidas como deficientes pelas partes interessadas.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CHAVES, L. E., et al. Gerenciamento da comunicação em projetos. Rio de Janeiro, FGV,2007.
CRESWELL, J. Projeto de pesquisa: métodos qualitativo, quantitativo e misto. 2. ed. Porto Alegre: Bookman, 2007.
DISMORE, Paul. O Gerenciamentos de Projetos e o Fator Humano. Rio de Janeiro, Qualitymark Editora 2005.
GIL, Antônio C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 2002.
MARCONI, M. de A., LAKATOS, E. M. Fundamentos de Metodologia científica. 6 ed. São Paulo: Atlas, 2009.
MONTES, E. Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida.1ª Ed. São Paulo, 2017.
PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
PMSURVEY.ORG. PMSURVEY.ORG 2014 Edition. Project Management, 2014. Disponível em: <http://pmsurvey.org/> Acesso em 25 de Setembro 2020.
[1] Pós graduado em Direito Tributário pela Unitins, Pós graduado em Direito Penal e Processual Penal pela Unitins e graduação em Direito pela Universidade Federal do Tocantins.
Enviado: Outubro, 2020.
Aprovado: Outubro, 2020.
