A importância de sistemas integrados de gestão (erp) como ferramenta de reengenharia organizacional em pequenas empresas[1]

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BARROS, Laércio Damião Do Nascimento [2]

BARROS, Laércio Damião Do Nascimento. A importância de sistemas integrados de gestão (erp) como ferramenta de reengenharia organizacional em pequenas empresas. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 03, Ed. 08, Vol. 10, pp. 121-131 , Agosto de 2018. ISSN:2448-0959

RESUMO

As pequenas empresas, para serem competitivas, eficientes e acompanhar ou manter à frente da concorrência, necessitam empregar a reengenharia organizacional alinhada à tecnologia da informação. Neste contexto as pequenas empresas estão implementando os sistemas integrados de gestão, ou ERP (Enterprise Resource Planning) que passaram a ser largamente utilizados pelos pequenos negócios. São demostrados como a solução para maioria dos problemas empresarias, capazes de integrar todas as informações que fluem pela organização entre os setores por intermédio de uma base única de dados. Assim gerenciaram os seus recursos, fornecer serviços e produtos uteis aos clientes e proporcionam a integração de sistemas. Este trabalho tem o objetivo de abordar por meio de referencial bibliográfico, a importância deste sistema para pequenos negócios seus principais benefícios, vantagens, desvantagens e mudanças necessárias que precisam ser feitas na sua implantação, além do mais, os fatores críticos de sucesso que são pontos chaves dessas empresas, e precisam estar definidos, para que haja uma implantação bem-sucedida do sistema de gestão integrada.

Palavras-chave: pequenas empresas, ERP, sistema, reengenharia.

INTRODUÇÃO

O desenvolvimento dos sistemas tem sido responsável por grande parte das mudanças ocorridas, tanto na sociedade quanto nas organizações. Segundo Rezende (2005), desde 1950, a Teoria Geral de Sistemas (TGS) começou a ser estudada como teoria pelo biólogo alemão Ludwig von Bertalanfly, abordando as questões cientificas e empíricas ou pragmáticas dos sistemas. Ao longo do tempo, esta teoria foi evoluindo e se espalhando, também, por outras áreas do conhecimento, como administração e a informática.

Com mercado cada vez mais competitivo e exigente, as empresas esperam que as pessoas produzam mais, com qualidade e menor custo. Uma das formas para alcançar estes objetivos é aumentar a produtividade, pelo investimento em tecnologia informação, baseados em sistemas integrados. Um sistema é: “um conjunto de elementos interdependentes em interação, visando atingir um objetivo comum (ROSINI, 2003).

A gestão moderna, as pequenas empresas exigem cada vez mais informações consolidadas para uma análise global da situação organizacional e respectivamente uma reação fundamentada sobre os fatores implicativos ao desempenho produtivo, financeiro, de relacionamento com o cliente, dentre outros.

Uma solução para esse impasse, que as grandes corporações utilizam a algum tempo e que vem crescendo muito também entre as pequenas empresas do mundo moderno são os chamados Sistemas de Gestão Integrada, mais conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning). É exatamente com esta argumentação segundo Ptak (1999) os fornecedores de software de gestão integrado tentam convencer os seus potenciais compradores a implantar um ERP (Enterprise Resource Planning) (Sistemas Integrados de Gestão).

Estes sistemas integrados são mais robustos e caros que os atuais sistemas de informação, e têm a finalidade de integrar todas as funções da empresa num único grande sistema que utiliza um banco de dados que armazena todas as informações capturadas. Dessa forma, possibilita aos administradores obterem informações concretas e centralizadas, em tempo real, de todas as atividades da organização, o que proporciona uma gestão mais eficiente e eficaz e uma capacidade maior de responder às mudanças constantes. O que possibilita uma integração com processos internos de reengenharia é outra ferramenta de intervenção promovida pela administração de uma empresa com vista a uma mudança organizacional que, em conformidade com os seus objetivos estratégicos, resulta numa melhoria significativa dos indicadores de desempenho.

No último levantamento estatístico realizado pelo SEBRAE-SP indica que 27% das empresas fecham no primeiro ano, 38% encerram suas atividades até o segundo ano, 46% fecham antes do terceiro ano, 50% não concluem o quarto ano, 62% fecham até o quinto ano e 64% encerram suas atividades antes de completar seis anos de atividade. Devido, muitas vezes fatores como à falta de preparo e conhecimento gerenciais e a um sistema de gestão ineficaz. Por conta desses fatos muitas MPEs estão adquirindo ou estudam adquirir Sistemas Integrados de Gestão, ou ERPs (Enterprise Resource Planning), para remodelar o sistema de gestão atual da sua empresa e possibilitar o crescimento e sustentabilidade da empresa no mercado.

Enfim, a pesquisa será bibliográfica em que consiste uma discussão de obras literárias e cientificas de autores específicos a essa área de estudo. Logo, serão discutidos subitens, a respeito de Sistemas Integrados de Gestão nas Pequenas Empresas, Vantagens e Desvantagens do ERP nas Empresas, aborda os fatores considerados fortes motivos para a adoção de um software ERP e as vantagens que levam a empresa a implantar esse sistema, Reengenharia de Processos Internos em Negócios vista como “reajuste de processos” focalizando no aumento da eficiência destes e os Fatores Críticos de Sucesso é abordagem dos Fatores Críticos para o sucesso de sistemas ERP.

2. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO NAS PEQUENAS EMPRESAS

O sistema é um todo que pode ser decomposto em partes menores denominadas subsistemas. Os subsistemas são conjuntos de elementos interdependentes que interagem para atingir um objetivo comum ajudando o sistema a atingir o seu objetivo maior. Segundo Maranhã (2011) um sistema que envolve coleta, análise, processamento, distribuição e uso de dados, envolve pessoas, maquinas e processos, é o sistema da informação. De acordo com Rezende (2005, p. 25) Enterprise Resource Planning (ERP) ou programa integrado de gestão empresarial “é a possibilidade de integrar todos os departamentos e funções de uma empresa num único sistema informatizado, que consiga servi-los de maneira eficaz”.

Um ERP é um software de planejamento dos recursos empresariais que integra as diferentes funções da empresa para criar operações mais eficientes. Integra os dados-chave e a comunicação entre as áreas da empresa, fornecendo informações detalhadas sobre as operações da mesma (Rezende, 2005, p.30).

Nas pequenas empresas a gestão de pequenas empresas o ERP tem o papel de automatiza os processos de uma organização, com a meta de integrar as informações através da organização, eliminando interfaces complicadas e caras entre sistemas não projetados para interagirem. Desse modo, todos os processos de uma empresa são colocados dentro de um mesmo sistema e num mesmo ambiente. Na visão de Moraes (2004,p.5):

[…] A sigla ERP, traduzida literalmente significa algo como “Planejamento dos Recursos da Empresa”, o que pode não refletir o que realmente um sistema ERP se propõe a fazer. Estes sistemas, também chamados no Brasil de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, não atuam somente no planejamento. Eles controlam e fornecem suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa. Todas as transações realizadas pela empresa devem ser registradas, para que as consultas extraídas do sistema precisam refletir ao máximo possível sua realidade operacional […]

Para a pequena empresa o ERP é uma ferramenta de suporte à gestão da informação, pois propõe a automatização de tarefas, auxiliando o controle das operações, coletando dados e informações em tempo real e, dessa maneira, auxiliando a tomada de decisão e gerenciamento estratégico do negócio, aumentando a capacidade dos gerentes e empreendedores a encontrar e resolver antecipamente os problemas processos, operações e planejamento. A tecnologia da informação, segundo Rezende (2005, p. 62), pode ser entendida como o conjunto de recursos computacionais para manipular dados e gerar informações e conhecimentos.

O sistema de gestão integrada, conhecido como ERP – Enterprise Resource Planning – parte do princípio da evolução do MRP e MRPII. O MRP (Planejamento das Necessidades de Materiais) foi desenvolvido na década de 60 por J. Orlick, e era utilizado para o gerenciamento de materiais, por meio do planejamento de ordens de compra e ordens de fabricação. Na década de 70, Oliver Wight introduziu o MRP II (Planejamento de Recursos de Manufatura), que incorporou ao MRP outras funções prioritárias para a meta de produção. Só na década de 90 que surgiu o ERP quando a palavra-chave passou a ser a integração, além das funções antes constando, funcionalidades de finanças, custos, vendas, recursos humanos, e outras, antes trabalhadas nas empresas através de vários sistemas não integrados.

Atualmente, grandes fornecedores de ERP, como SAP e ORACLE, que atuam com grandes empresas, também estão investindo em software para segmento de pequeno e médias empresas, enfrentando a concorrência de grandes monopólios empresariais voltados para esse setor como a TOTVS.

2.1 VANTAGENS E DESVANTAGENS DO ERP NAS EMPRESAS

Primeiramente, serão descritos os fatores favoráveis. Segundo Colangelo Filho (2001), há três fatores que podem levar uma empresa a implantar um sistema ERP: negócios; legislação e tecnologia. Os fatores de negócio estão associados à melhoria da lucratividade ou do fortalecimento da posição competitiva da empresa e são subdivididos em estratégias e operacionais. Os motivos de legislação estão ligados a exigências legais que a empresa deve cumprir e que, muitas vezes, não são entendidas pelos sistemas atuais. Os motivos de tecnologia estão relacionados a transformações necessárias em função de obsolescência econômica das tecnologias em uso ou as exigências de parceiros de negócios.

Quando aos fatores desaforáveis, Colangelo Filho (2001) destaca que o argumento mais frequentemente utilizado contra a adoção e implantação de um sistema ERP é um custo. Muitas empresas, especialmente as de pequeno e médio porte, consideram que os custos do sistema e de sua implantação são muito elevados e estão fora de alcance. Porém podemos citar razões para sua pequena empresa implantar um ERP, questionamentos que sempre surgem na memória do empreendedor: seus clientes reclamam que os pedidos estão sempre atrasados? A área de vendas não se entende com a produção no que se refere a prazos de entrega? A empresa é comercialmente forte, mas internamente não é bem organizada? Seus custos são estimativas baseadas em dados não atualizados? A empresa dá lucro, mas as margens de contribuição de cada produto não são claras? Seu estoque é maior que o necessário, mas sempre falta material para liberar para venda?.

Percebe-se que com ERP é um software de negócio que permite à organização automatizar e integrar a maioria de seus processos; compartilhar práticas de negócio e dados comuns pela empresa e disponibilizar a informação em tempo real. Os programas desta natureza são mais que um sistema de informação, sendo caracterizado como um sistema de gestão e, portanto, adquiridos com o intuito de tornar os processos empresariais mais ágeis e extrair informações mais acuradas da empresa. Ao optar pelo ERP, deve-se ter em mente que esta tecnologia traz muitos benefícios para a organização; contudo, oferece também alguns problemas, conforme quadro abaixo, elaborado a partir das informações apresentadas por Saccol (2003, p. 69):

Tabela 1:

CARACTERÍSTICAS BENEFÍCIOS

(VANTAGENS)

PROBLEMAS (DESVANTAGENS)
Usam modelos de processos – Difunde conhecimento sobre beste pratiques;

– Facilita a reengenharia de processos;

– impõe padrões.

– Necessidade de adequação do pacote à empresa;

– Necessidade de alterar processos empresariais;

– Alimenta a resistência à mudança.

São sistemas integrados – Redução de retrabalho e inconsistências;

– Redução da mão-de-obra relacionada a processos de integração de dados;

– Maior controle sobre a operação da empresa;

– Eliminação de interfaces entre sistemas isolados;

– Melhoria na qualidade da informação;

– Contribuição para a gestão integrada;

Otimização global dos processos da empresa.

-Mudança cultural da visão departamental para a de processos;

– Maior complexidade de gestão de implementação;

– Maior dificuldade na atualização do sistema, pois exige acordo entre vários departamentos;

– Um módulo não disponível pode interromper o funcionamento dos demais;

– Alimenta a resistência à mudança.

Usam bancos de dados corporativos – Padronização de informações e conceitos;

– Eliminação de discrepâncias entre informações de diferentes departamentos;

– Melhoria na qualidade da informação;

– Acessos a informações para toda a empresa.

– Mudança cultural da visão de “dono da informação” para a de “responsável pela informação”;

– Mudança cultural para uma visão de disseminação de informações dos departamentos por toda a empresa;

– Alimenta resistência à mudança.

Possuem grande abrangência

funcional

– Eliminação da manutenção de múltiplos sistemas;

– Padronização de procedimentos;

– Redução de custos de treinamento;

-Interação com um único fornecedor.

– Dependência de um único fornecedor;

– Se o sistema falhar, toda a

empresa pode parar.

Fonte: adaptado de Saccol, 2003

A decisão do software é um dos fatores mais importantes, assim deve ser escolhido aquele que agregar maior valor aos empreendimentos. Na visão de Laudon e Laudon (2004) cita alguns benefícios e desafios ou desvantagens dos sistemas integrados como os ERPs. Os benefícios mais visíveis são:

Tabela 2:

Aumento da capacidade de tratamento das informações; Agrupamento da corporação mesmo através das distâncias geográficas; Rapidez na obtenção dos dados;
Dados padronizados; Integração de processos internos; Maior controle sobre a organização;

Fonte: adaptado Laudon e Laudon, 2004

As desvantagens ou desafios mais identificados são:

Tabela 3:

Alto custo Alteração no modo de operação das empresas Tempo de implantação demorado
Funcionários terão de assumir novas funções ou responsabilidades Insegurança dos funcionários Perda da flexibilidade

Fonte: adaptado Laudon e Laudon, 2004

Podemos ainda explorar os benefícios tangíveis são aqueles que são financeiramente definidos por métricas, por exemplo, redução de estoques, redução de atividades que não agregam valor, redução de horas extras ou até mesmo de funcionários. Já os benefícios intangíveis podemos mencionar aqueles considerados de suma importância, mas que não apresentam, diretamente, uma redução de custos ou um ganho de capital. Como exemplos tem-se a melhor satisfação dos clientes internos e externos, decorrentes da rapidez e acuracidade na geração e disponibilização de informações, e a maior confiabilidade na tomada de decisões por intermédio do conhecimento das informações exatas e em tempo, diminuindo assim riscos em decisões gerenciais.

2.2 REENGENHARIA DE PROCESSOS INTERNOS EM NEGÓCIOS

Na visão de Oliveira (2011) a adesão de uma visão de processos das atividades (questão chave da reengenharia dos processos internos) representa uma alteração revolucionária. Uma orientação conforme processos nos négocios que envolve elementos de estrutura, enfoque, medição, propriedade e clientes. Com isso a definição mais evidente, um processo é simplesmente um conjunto de atividades estruturadas para um determinado cliente ou mercado especifico. Para Davenport (1994) o gerenciamento da reengenharia de processos internos, é complexo, pois envolve a integração eficiente de setores, processos organizacionais e planos. Como muitos processos estão interligados, a reengenharia tanto no desenvolvimento de produtos como na compra de insumos consiste muitas vezes, no aperfeiçoamento das interfaces entre processos e subprocessos, de forma que, haja sinergia entre o planejamento direto de compras e produção.

Um fator considerado forte motivo para a adoção de um software ERP são os projetos de reengenharia de processos na empresa mudança no ambiente da competição da empresa, ou seja, inova as empresas para que atinjam elevado índice de competitividade. Conforme Davenport (1994, p.17):

Os sistemas ERP e a reengenharia de processos caminham juntos, por esse motivo podem ser identificadas, basicamente, duas abordagens distintas: a escolha de um ERP para dar início a um projeto de reengenharia com a utilização do pacote de software como um componente para gerar e produzir mudança no processo interno da organização; a escolha de ERP para conclusão de um processo de reengenharia quando a empresa busca um software para se adequar aos processos recentemente alterados.

O projeto de reengenharia pode ser um dos motivos para a implantação de um sistema ERP na empresa. O sistema ERP é reconhecido como elemento que auxilia a reengenharia a melhorar os seus processos e atividades. O projeto de reengenharia pode andar junto com a implantação do sistema, auxiliando na análise dos seus processos. Do ponto de vista, de Oliveira (2011, p.95), para as pequenas empresas a reengenharia de processos acontece ao mesmo tempo que a implantação do sistema ERP, outras revelaram ter efetuado primeiro a reengenharia de processos depois a implantação do sistema.

Para tanto, as empresas devem adaptar-se as mudanças, tanto variáveis externas quanto as internas, não somente para atingir as necessidades dos clientes, mas também para seu crescimento no mercado, ou deixarão de existir a longo prazo. Neste caso, a reengenharia fará a ação da mudança interna, para que haja adequação nos processos e a sinergia do setor de compras e produção com o intuito de melhoria contínua, diminuição de falhas e a descentralização de informações.

2.3 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

O mercado brasileiro com relação aos pequenos negócios vem presenciando, nos últimos anos, uma demanda crescente no uso de pacotes de software destinados a gestão empresarial. Os fatores críticos de sucesso na implantação de sistemas de informação integrado são: envolvimento do usuário, apoio da direção, definição clara de necessidades, planejamento adequado, expectativas realistas, equipe competente, comprometimento e visão e objetivos claros.

Segundo Colangelo Filho (2001) fatores críticos de sucesso na implantação de sistemas ERP, são melhorias práticas que pequenos empreendimentos necessitam executar baseando-se em concentra-se em habilidades e benefícios, não apenas no uso do sistema; alinhar a organização ao destino, ou seja, aos objetivos da implantação; promover mudanças equilibradas em pessoas, processos e tecnologia; aplicar técnicas de planejamento e gestão de projetos; definir métricas e gerenciar com base nelas; ensinar a organização a usar as capacitações, além de possibilitar a alavancagem do conhecimento processos obtido com o projeto.

Em síntese, os fatores de sucesso envolvem aspectos relacionados às pessoas: o comportamento gerencial na empresa e no projeto, a estrutura organizacional da empresa, a capacitação dos indivíduos e da empresa. De fato, a relevância dos aspectos tecnológicos é necessária.

3. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Por sua vez, a pequena empresa para sobrevier nesse setor exigente por parte dos consumidores que consomem cada vez mais informação para tomada de decisão de compra de seus produtos e serviços, necessitam de sistemas integrados de gestão empresarial, que lhe tem respaldo a dados precisos e para organização informações em tempo real, o ERP (Enterprise Resource Planning) vem sendo uma importante ferramenta para o processo decisório, para automação da produtividade, para centralização e disseminação do conhecimento, para redução de custos.

Cabe ressaltar também, que a organização deve estabelecer um planejamento para a implantação de um sistema de gestão integrada, e verificar se há realmente necessidade de se adquirir um ERP ou há apenas a necessidade de um sistema de informação em determinada área. Com a corrida pela inovação e mudanças (tanto processuais, quanto tecnológicas) a empresa tende a ser mais competitiva no mercado, fazendo com que sua lucratividade aumente, havendo maior retorno no investimento. A empresa deve estar consciente sobre a mudança organizacional e a quebra de paradigmas que está para acontecer. Além do ERP favorece a reengenharia dos processos organizacionais e a disseminação da informação e do conhecimento a quem deles precisar. Então, a integração da empresa, facilitada pelo uso de ERP, é decorrente de alguns fatores, como: propõe de a empresa operar com um único sistema de informação que atenda a todas as suas áreas; armazenamento dos dados em um banco de dados único e centralizado; e orientação a processos.

A passo que, a importância da implantação de sistemas ERP na pequena empresa é, realmente, um projeto organizacional. Todas as pessoas da empresa, desde a direção até os usuários finais, incluindo os consultores externos, são diretamente responsáveis pelo incrível sucesso ou fracasso do projeto. O comprometimento dessas, e é importantíssimo à implantação e evolução do sistema da empresa.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

COLANGELO FILHO, Lucio. Implantação de Sistemas ERP (Enterprise Resources Planning): um enfoque de longo prazo. São Paulo: Atlas, 2001.

DAVENPORT, T. H. Reengenharia de Processos. 1 ed. Rio de Janeiro: Campus, 1994

LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Sistemas de Informação Gerencial: administrando a empresa digital. 5 ed. São Paulo: Prentice Hall, 2004.

MARANHÃ, S. Os sistemas de Informação nas empresas. Disponível em: www.administradores.com.br/informe-se/producao-academia/os-sistemas-de-informacao-nas-empresas/966/download/>, acesso em 06 de maio de 2017.

MORAES, A Tecnologia da Informação como suporte à gestão estratégica da informação na pequena empresa. Revista de Gestão de Tecnologia e Sistemas de Informação, vol. 1, 2004, p, 21-24.

OLIVEIRA, D. P. R. Administração de Processos. 4. Ed. São Paulo: Atlas, 2011.

PTAK, Carol A. ERP Tools, Techniques, and Applications for Integrating the Supply Chain, Boca Raton: St. Lucie Press, 1999.

REZENDE, D. A. Sistemas de informações organizacionais: guia prático para projetos em cursos de administração, contabilidade e informática. São Paulo: Atlas, 2005.

ROSINI, A. M. Administração de sistemas de informação e a gestão do conhecimento. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003. 219p.

SACCOL, Amarolinha Zanela. Sistemas ERP no Brasil: (Enterprise Resource Planning) Teoria e Casos. São Paulo: Atlas, 2003.

[1] CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU NÚCLEO DE PÓS-GRADUAÇÃO E EXTENSÃO FAVENI

[2] Pós-Graduado em Gestão de Negócios e Marketing pela FAVENI – Faculdade Venda Nova do Imigrante e Graduado em Administração pela Faculdade de Ciências Humanas e Sociais – AGES. Registrado CRA-BA nº 27183

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