A necessidade da inovação tecnológica nas serventias extrajudiciais

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ARTIGO ORIGINAL

FERNANDES, Marina Maria Granjeiro [1]

FERNANDES, Marina Maria Granjeiro. A necessidade da inovação tecnológica nas serventias extrajudiciais. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 05, Ed. 08, Vol. 06, pp. 116-125. Agosto de 2020. ISSN: 2448-0959, Link de acesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/lei/serventias-extrajudiciais

RESUMO

Trata-se o presente artigo da análise da necessidade da inovação tecnológica nas serventias extrajudiciais, tendo em vista o Provimento 74/2018 do Conselho Nacional de Justiça. Ocorre que por estar-se diante de serviços jurídicos revestidos de caráter público, não se vislumbra a necessidade da aplicação de padrões de tecnologia a essas atividades. A pesquisa constatou que se faz necessário a utilização da inovação tecnológica nos cartórios do Brasil, como forma de adequar os serviços, para que sejam ofertados de forma mais eficiente e com maior segurança jurídica aos usuários. Será utilizada a metodologia exploratória, por meio do estudo doutrinário e análise da legislação brasileira.

Palavras-Chave: Serventias extrajudiciais, inovação tecnológica, necessidade.

INTRODUÇÃO

As serventias extrajudiciais, mais conhecidas como cartórios, são instituições que possuem salutar importância em nosso ordenamento jurídico, tendo em vista os inúmeros serviços que prestam para toda a população brasileira.

São nos cartórios que se praticam os principais atos da vida, como a expedição da certidão de nascimento, são realizados os casamentos, expedem-se certidão de óbito, realiza-se a transferência de imóveis e veículos, registram-se os atos constitutivos de diversas sociedades civis, religiosas, associações, partidos políticos, entre outros.

Assim, diante das inúmeras funções realizadas, atende-se um grande número de pessoas diariamente, precisando deste modo que o serviço prestado seja realizado com agilidade.

Ocorre que, conforme observamos ao nos dirigirmos a essas serventias, percebemos que muitas ainda não atentaram para a aplicação da inovação tecnológica em seu ambiente, prestando os serviços como sempre realizaram, de maneira até arcaica, haja vista as inúmeras possibilidades que hoje em dia podem ser ofertadas no tocante a tecnologia.

Diante desse quadro, o presente artigo tem o objetivo de responder a seguinte pergunta: há necessidade da aplicação de inovações tecnológicas nas serventias extrajudiciais?

Responder a esse questionamento é de suma importância, haja vista os efeitos que serão causados em todos os cartórios do país e consequentemente nos serviços que eles prestam a população.

Desta maneira, o artigo encontra-se estruturado da seguinte forma: o primeiro tópico fala sobre as serventias extrajudiciais. O segundo tópico aborda a inovação tecnológica e os serviços notariais e registrais, e posteriormente a conclusão.

Assim, o principal alvo de discussão gira em torno da necessidade ou não do investimento em tecnologia nas serventias extrajudiciais do nosso país, como forma de melhorar os serviços que são oferecidos, beneficiando assim todos os usuários, sendo de suma importância esse debate, pois afeta a vida de toda a população.

1. AS SERVENTIAS EXTRAJUDICIAIS

Os serviços notariais e de registro são importantíssimos em nosso ordenamento jurídico, pois desempenham funções basilares para toda a sociedade, cuja previsão está no artigo 236 da Constituição Federal.

O nosso país adota o sistema do direito continental civil law, chamado de notariado latino, significando que quem desempenha essas funções é um profissional especializado em Direito e também é o agente para o qual o Estado delega a fé pública.

Muitas são as funções desempenhadas pelas serventias extrajudiciais, participando o notário ou registrador de um mecanismo que presta principalmente segurança jurídica aos negócios que são realizados. Este é o entendimento de Loureiro (2016, p. 37):

Por se tratar de um profissional especializado e imparcial, o notário assegura a igualdade das partes no contrato, evitando que uma das partes utilize sua posição de superioridade jurídica ou econômica para tirar proveitos indevidos da parte com menor poder de informação e conhecimento.

Assim, o papel desempenhado é prestado com imparcialidade, não possuindo o notário nenhuma intenção de beneficiar quaisquer das partes envolvidos, sendo sua função aconselhar juridicamente e garantir a segurança jurídica nos negócios realizados.

Desde o surgimento das serventias extrajudiciais até o momento em que vivemos nessa sociedade contemporânea, as necessidades da população são basicamente as mesmas, conforme as lições de Loureiro (2016, p.39):

Especialmente eram essas necessidades, e continuam sendo: as de dar segurança jurídica mediante a dotação de formas adequadas aos negócios jurídicos e, ao mesmo tempo, a de atuar como mediador em uma sociedade cada vez mais contratualista, que cria suas próprias normas jurídicas nos termos e no âmbito permitido pelo ordenamento jurídico.

Nesta conotação, percebemos que apesar da evolução da sociedade e das novas formas de se realizarem os negócios jurídicos, ainda sim se faz necessário a segurança jurídica prestada pelos cartórios, por serem as instituições jurídicas com o dever de garantir a segurança jurídica nos negócios realizados.

Apesar de muitos acreditarem que os cartórios possuem uma personalidade jurídica própria, tal afirmação é um engano, tendo em vista que o delegatário – pessoa física que prestou concurso público e é o tabelião ou registrador a frente daquela serventia é quem é o responsável por todos os serviços prestados.

Então, percebemos que trata-se de uma responsabilidade pessoal, ou seja, quaisquer problemas que possam acontecer, tudo recairá sobre o titular do cartório, respondendo o mesmo com o seu patrimônio pessoal, haja vista o cartório não ter personalidade jurídica.

Diante disso, se faz necessário analisarmos alguns destes serviços notariais e registrais que são prestados, a fim de que o entendimento sobre a importância desses institutos seja consolidado, o qual será feito no tópico seguinte.

2. A INOVAÇÃO TECNOLÓGICA E A ATIVIDADE NOTARIAL E REGISTRAL

A atividade notarial e registral são atividades jurídicas de extrema importância para o bem estar social, pois exercem um papel de auxiliar da Justiça, atuando de maneira extrajudicial, solucionando diversos litígios sem ingressar na esfera judicial.

Por serem atividades prestadas na via extrajudicial, atendem uma gama enorme de serviços como também de usuários, participando desde o nascimento até a morte dos indivíduos, podendo ir além, como é o caso da do inventário e testamento.

Conforme os ensinamentos de Loureiro (2016, p.111):

A função notarial que, como vimos, não é judicial, tampouco administrativa, é uma função pública que tem por finalidade assegurar a validade dos negócios jurídicos, a segurança jurídica e a prevenção de conflitos, contribuindo, consequentemente, para a manutenção da paz social.

Assim, verifica-se com as lições do autor, o quão importante são essas atividades desempenhadas, pois atuam de forma a prevenir os litígios, garantindo a segurança jurídico aos atos que realizam, função esta que é basilar de toda a atividade notarial e registral.

Desta maneira, como trata-se de atividades importantíssimas e que carregam o dever de cuidado, pois atuam garantindo segurança jurídica, precisam ser prestadas de modo adequado.

É neste contexto que a inovação tecnológica ingressa como um vetor que deve ser aliada a atividade notarial e registral, a fim de que estas atividades sejam cada vez mais prestadas de modo eficiente, melhorando consequentemente a qualidade do serviço jurídico que é prestado.

Ao falar de inovação tecnológica tem-se a impressão de que estamos falando de um conceito aplicado às empresas, como forma de melhorar a sua capacidade de ofertar seus serviços.

Nesse contexto, extraem-se as lições de Arbix (2007, p.21):

Pesquisas recentes mostraram empiricamente que a inovação tecnológica e o esforço empresarial nessa direção conseguem interferir positiva e diretamente nas exportações brasileiras. Apesar das inúmeras evidências dessa efetividade, essa realidade está longe de ter sido incorporada pelos formuladores das políticas públicas e pelo mundo empresarial.

Corroborando com o que foi explanado anteriormente, quando fala-se em inovação tecnológica, logo remetemos à ideia de uma prática a ser implementada em empresas, mas, se observamos a atividade notarial e registral, principalmente sob o olhar da prática notarial e registral, percebe-se que a inovação tecnológica é um fator que só irá trazer melhorias e benefícios.

A prática notarial e registral é bastante complexa, pois todos os serviços realizados exigem uma atenção especial, tendo em vista a quantidade de informações que revestem os atos que são praticados.

Por exemplo, ao realizar-se a expedição de uma segunda via de uma certidão de nascimento/casamento/óbito, o Registrador Civil de Pessoas Naturais precisará localizar em seus arquivos onde encontra-se aquela certidão solicitada.

É neste momento que o emprego de tecnologia terá uma importância fundamental, pois imaginemos que o funcionário que o responsável precisará folear livros a fim de encontrar aquela certidão de nascimento/casamento/óbito que fora expedida há alguns ou há vários anos atrás, o quanto de tempo se perde em localizar apenas uma informação.

Aliado a isto, precisa-se lembrar que diariamente são solicitadas inúmeras segundas vias de certidões, imagine-se o caos que é formado para que aquele cartório consiga atender as solicitações.

Se pensarmos na tecnologia como um aliado a atividade notarial e registral, bastaria que existisse um programa na serventia que contivesse um banco de dados com todas as informações dos registros de nascimento/casamento/óbito que foram realizados, e que num simples “clique” conseguiria localizar aquelas informações e atender a solicitação do usuário.

Um outro serviço que exige bastante responsabilidade é no reconhecimento de firma ou reconhecimento de assinatura, cuja função de Tabelião de Notas é verificar se aquela assinatura contida no documento pertence realmente a quem assinou. Na prática, a pessoa vai ao cartório e preenche uma ficha padrão de assinaturas e assim todos os documentos que ele assinar serão levados aquele cartório para que o tabelião ateste que aquela assinatura é verídica.

Imagine-se que na prática, em grande parte das serventias do nosso país, o responsável dirige-se ao arquivo do cartório, busca aquela ficha padrão que foi assinada anteriormente a fim de comparar as assinaturas.

É fácil verificar o quanto de tempo foi gasto para realizar uma simples tarefa, quando bastava que este cartório tivesse um sistema com uma tecnologia que mostrasse em segundos a ficha de assinaturas e comparasse com o documento que está sendo apresentado, economizando assim tempo e recursos para realizar o mesmo serviço.

Apesar de ser clarividente os benefícios que são trazidos, ainda se caminha a passos pequenos a implantação dessa inovação tecnológica nos serviços notariais e registrais. Conforme Arbix, (2007, p.32)

A rápida elevação da competitividade e do padrão tecnológico em países como Irlanda, Finlândia, Coréia e Taiwan revelou o dinamismo e o poder multiplicador dos processos de inovação. Esses países viveram rupturas com profundo impacto em todas as áreas da economia e da sociedade. A trajetória recente desses países ajudou a consolidar a visão de quem uma economia baseada na inovação é fundamentalmente distinta de uma economia sustentada pela indústria ou mesmo pela informação.

Apesar das lições serem relacionadas a atividade empresarial, aplicam-se perfeitamente a atividade notarial e registral, sendo necessário que haja uma verdadeira ruptura do que é aplicado pelos Notários e Registradores brasileiros, para que tenham visão global dos benefícios trazidos pela inovação tecnológica às atividades notariais e registrais.

Em que pese o caminho a ser percorrido para que haja essa conscientização seja lento, o Conselho Nacional de Justiça – CNJ editou o Provimento número 74/2018 – que dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação, para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil e dá outras providências.[2]

O objetivo do CNJ é equipar as serventias extrajudiciais com tecnologia necessária e adequada para que ofertem serviços com segurança jurídica e eficiência, trazendo o provimento as medidas necessárias que deverão ser obrigatoriamente acatadas pelos cartórios.

Referido provimento vem causando diversos questionamentos por parte dos Tabeliães e Registradores responsáveis pelas serventias do país, pois alguns não conseguem compreender a importância da tecnologia aliada aos serviços que são prestados.

Apesar dos investimentos para atender as determinações do provimento serem um poucos elevados, o CNJ preocupou-se em dividir os cartórios por categorias de lucros, a fim de que os gastos com a tecnologia a ser empregada não seja vultosa em relação ao lucro obtido por ele.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

No decorrer do presente artigo, analisamos a atividade notarial e registral, explicando a sua importância e como está presente no dia a dia de todos os indivíduos da população, seja para realizar um atos da vida civil, como certidão de nascimento, casamento, óbitos, como também a compra e venda de imóveis, a legalização de empreendimentos, o registro de partidos políticos, entre outros inúmeros serviços de suma importância.

A atividade notarial e registral encontra-se presente em diversos setores e ramos da sociedade, atendendo inúmeros usuários diariamente, cada um com diferentes demandas e requerimentos, cujos prazos para solução são por diversas vezes exíguos, necessitando que o Tabelião ou Registrador esteja atento a todos os pormenores que envolvem aquela demanda.

Diante desses inúmeros e importantíssimos serviços que são ofertados, o público dos cartórios é bastante elevado, formando-se filas diariamente para que os usuários sejam atendidos, sendo dispendido bastante tempo para a solução das respectivas solicitações.

Diante desse quadro, muitas pessoas ao buscarem os cartórios para resolverem seus problemas, tem grandes dificuldades diante da demandada de usuários ser grande em comparação ao número de funcionários das serventias para atender às solicitações, ocasionando aborrecimentos e o aspecto de que os cartórios possuem um caráter burocrático.

Assim, para que esses problemas sejam resolvidos, o vetor da inovação tecnológica vem para somar aos serviços que são prestados, de forma a melhorar essa oferta, gerando eficiência para os usuários, que são os maiores beneficiados e garantindo uma maior segurança jurídica ao Tabelião ou Registrador.

Isso porque, se os delegatários dos cartórios tiverem a consciência de que a aplicação da tecnologia aos seus serviços somente trará benefícios, certamente haverá o investimento necessário para que facilite o seu dia a dia e ofereça assim um serviço de qualidade.

Em que pese ser necessária a consciência para que haja esse tipo de investimento, o Conselho Nacional de Justiça, por meio do Provimento 74/2018 já iniciou esse caminho e determinou de forma obrigatória que os cartórios tenham um padrão mínimo de tecnologia da informação, como forma de estruturar essas serventias, para que possam ofertar um serviço com maior qualidade.

Assim, em que pese haver essa determinação do Conselho Nacional de Justiça, nada obsta que os delegatários busquem outras tecnologias para que sejam implementadas nos cartórios, como forma de tornar seus serviços mais eficientes e assim agradar a toda a população.

Com isso, realizando-se essas mudanças necessárias e investindo-se em tecnologia nos serviços, o retorno financeiro é consequência certa, pois o tempo que será economizado para realizar o trabalho de forma manual, será compensando com o aumento de serviços que são prestados.

Desta maneira, os profissionais desse ramo precisam ter a consciência dos inúmeros benefícios que o poder da inovação tecnológica irá agregar aos serviços prestados no dia a dia no cartório, para que haja o devido investimento neste quesito, cujos resultados serão a diferenciação no mercado e principalmente a oferta de serviços eficazes e com segurança jurídica.

REFERÊNCIAS

AGHIARIAN, Hércules. Curso de Direito Imobiliário, 11ª ed. São Paulo: Atlas, 2012.

ARBIX, Glauco. Inovar ou inovar. Editora Papagaio Ltda. São Paulo, 2007.

AVVAD, Pedro Elias. Direito Imobiliário. Teoria Geral e Negócios Imobiliários. 3ª ed. Rio de Janeiro: GEN/Forense, 2012.

BRASIL. [Constituição (1988)]. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Brasília, DF: Presidência da República, [2019]. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituiçao.htm. Acesso em: 3 maio. 2019.

FARIAS, Cristiano Chaves de. Código Civil. São Paulo, Editora Juspodivm, 2018.

DEBS, Martha El. Legislação Notarial e de Registros Públicos comentadas, Editora Juspodivm, 2018.

GAGLIANO, Pablo Stolze. Manual de Direito Civil. 2ª. Ed. São Paulo, Editora Saraiva, 2018.

LOUREIRO, Luiz Guilherme. Manuel de Direito Notarial da atividade e dos documentos notariais. 1ª Ed. Bahia, Editora Juspodivm. 2016.

LOUREIRO, Luiz Guilherme. Registros Públicos. 9ª Ed. Bahia, Editora Juspodivm, 2018.

LENZA, Pedro. Direito Constitucional Esquematizado. 16 ed. Atual. E ampl-São Paulo: Saraiva. 2012.

SERRA, Márcio Guerra; SERRA, Monete Hipólito. Registro de Imóveis I- Parte Geral. Col. Cartórios. 1º ed. São Paulo: Saraiva, 2014.

SERRA, Márcio Guerra; SERRA, Monete Hipólito. Registro de Imóveis II- Atos Ordinários. Col. Cartórios. 1º ed. São Paulo: Saraiva, 2014.

SERRA, Márcio Guerra; SERRA, Monete Hipólito. Registro de Imóveis III- Procedimentos Especiaisl. Col. Cartórios. 1º ed. São Paulo: Saraiva, 2014.

APÊNDICE – REFERÊNCIA DE NOTA DE RODAPÉ

2. Art. 1º Dispor sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil.

Art. 2º Os serviços notariais e de registro deverão adotar políticas de segurança de informação com relação a confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade e a mecanismos preventivos de controle físico e lógico.

Parágrafo único. Como política de segurança da informação, entre outras, os serviços de notas e de registro deverão:

I – ter um plano de continuidade de negócios que preveja ocorrências nocivas ao regular funcionamento dos serviços;

II – atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

Art. 3º Todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo.

[1] Mestranda em Direito Privado. Pós-graduada em Direito Notarial e Registral. Pós-graduada em Direito e Processo do Trabalho. Graduada em Direito.

Enviado: Agosto, 2020.

Aprovado: Agosto, 2020.

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