LOPES, Orlando de Melo [1], FERREIRA, Helaine Cristina de Sales [2], GONÇALVES, Alexandre Monteiro [3], SANTOS, Maria Edileusa dos [4], SOUSA, Sthephannie Suzana Pereira de [5], TELES, Namedin Pereira [6], NISTAL, Luiz Eduardo Pinheiro [7]
LOPES, Orlando de Melo; et.al. A Importância da Conformidade de Registro de Gestão na Administração Pública. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 03, Ed. 04, Vol. 01, pp. 130-143, Abril de 2018. ISSN:2448-0959
Resumo
O presente artigo tem como objetivo geral, debater de maneira conceitual sobre a utilização de procedimentos de conformidade de registro de gestão em instituições públicas. A justificativa para a escolha do tema paira sobre sua contemporaneidade, além da expectativa de contribuir para o âmbito acadêmico. O método de pesquisa empreendido segue natureza qualitativa, com pesquisa do tipo bibliográfica. Dentre os principais achados, foi possível concluir que a conformidade de registro de gestão se mostra importante para certificação dos registros de atos e fatos da execução orçamentária, financeira e patrimonial das organizações públicas incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI). A importância desses procedimentos de conformidade de registros de gestão nas instituições públicas é oferecer solidez aos controles internos, evitando casos de irregularidade ou improbidade administrativa com o patrimônio público.
Palavras-chave: Conformidade, Registro, Gestão, Administração Pública, Contabilidade.
1. INTRODUÇÃO
Fazer um controle preventivo é algo fundamental na execução orçamentária e financeira, especialmente em organizações públicas. Isso tende a reduzir os riscos da gestão de recurso públicos, consolidando o controle interno e, por essa razão, a conformidade de registro de gestão, que consiste na certificação dos registros e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial, é fundamental no contexto da gestão pública.
Essa conformidade de registro de gestão é apoiada no Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI) e também na existência e disponibilidade de documentos que respaldam as operações, tornando-se uma ferramenta crucial no processo de gestão e controle das organizações públicas. Em vista das premissas supra expostas desenha-se como objetivo central do presente trabalho, debater de maneira conceitual sobre a utilização de procedimentos de conformidade de registro de gestão em instituições públicas.
A fim de traçar um caminho coerente para o desenvolvimento do tema, elencam-se como objetivos específicos: contextualizar os controles internos na administração pública; e, debater sobre os procedimentos de conformidade de registro de gestão em instituições públicas. Sendo assim, a problemática de pesquisa a ser solucionada à finalização desses, paira sobre a questão: qual é a importância dos procedimentos de conformidade de registro de gestão nas instituições públicas?
Como justificativa para a escolha do tema, entende-se que, além de ser uma temática contemporânea e pertinente ao campo de estudo, existe também relevância acadêmica e científica atrelada ao tema, uma vez que o mesmo ainda demanda de aprofundamentos no bojo das pesquisas acadêmicas, visando enriquecer tanto informações teóricas quanto práticas sobre o assunto em questão.
Sobre o método de pesquisa empreendido Lakatos e Marconi (2015, p. 15) definem que “Pesquisar não é apenas procurar a verdade; é encontrar respostas para questões propostas, utilizando métodos científicos”, através desta ótica é possível notar que a pesquisa é algo mais amplo do que se imagina em um primeiro momento. Segundo Santos e Candeloro (2006) existem duas naturezas diferentes para uma pesquisa metodológica, são elas, qualitativa e quantitativa. Sendo assim:
A pesquisa de natureza qualitativa é aquela que permite que o acadêmico levante dados subjetivos, bem como outros níveis de consciência da população estudada, a partir de depoimentos dos entrevistados, ou seja, informações pertinentes ao universo a ser investigado, que leve em conta a ideia de processo, de visão sistêmica, de significações e de contexto cultural. […] A pesquisa quantitativa é a que tem o objetivo de mensurar algumas variáveis, transformando os dados alcançados em ilustrações como tabelas, quadros, gráficos ou figuras. […] Em geral, o instrumento de levantamento de dados mais adequado a este tipo de pesquisa é o questionário, em que questões fechadas correspondem a respostas codificadas (SANTOS; CANDELORO, 2006, p. 71).
Desta forma, a natureza escolhida para a criação deste trabalho é qualitativa, buscando assim, levantar todas as informações teóricas a fim de se chegar à conclusão, utilizando-se de abordagem exploratória através de pesquisa do tipo bibliográfica para colher e avaliar os dados, as pesquisas bibliográficas podem ser através de obras ou artigos científicos (GIL, 2017).
2. DESENVOLVIMENTO
2.1 Controles internos na administração pública
Quando se fala sobre controles internos, Almeida (2016) explica que se trata de uma série de procedimentos que uma empresa adota a fim de ampliar suas chances de alcançar os mais diversos tipos de metas e objetivos determinados. Para além, essas medidas objetivam ampliar a confiabilidade em demonstrações financeiras, objetivando ainda a aplicação de uma compliance – isto é, obediência – às leis e regulamentos determinados.
O autor explica que sistemas de controle interno são, em suma, uma integração do sistema de contabilidade e do sistema gestor da empresa, que passam a fazer uso de teorias e práticas advindas do campo da auditoria para aplicação de seus princípios ao escopo determinado pela empresa. A fim de esclarecer a definição de controles internos, o autor elucida:
Controles internos são um processo operado pelo conselho de administração, pela administração e outras pessoas, desenhado para fornecer segurança razoável quanto à consecução dos objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. Controles internos devem ser entendidos como qualquer ação tomada pela administração (assim compreendida tanto a Alta Administração como os níveis gerenciais apropriados) para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos (ALMEIDA, 2016, p. 22).
Mosimann e Fisch (1999) explicam que o alcance dos objetivos propostos pelos controles internos, demanda que o sistema de controle interno adotado pela empresa, empreenda diversas medidas eficazes. Uma dessas medidas é o estabelecimento de um sistema de observância contínua de ações que são tomadas em um sistema. Para além, o controle interno deve servir de base de informação para a gestão, sem que esses dados sejam transmitidos equivocadamente ou de maneira incompleta.
De outra maneira, os autores comentam que é importante que a empresa faça o estímulo de um comportamento no sistema de controle interno e com foco em resultados. Isso possibilita que o controle interno alcance seu principal objetivo, que é de salvaguardar o patrimônio da empresa. Entendendo esses papéis cumpridos pelos controles internos, é notável que sua eficácia seja crucial na empresa, bem como a assertividade na adoção de um mecanismo que possa, efetivamente contribuir para o desenvolvimento da organização.
Galloro e Galloro (2000) apontam que uma das contribuições dos controles internos em uma empresa é também uma de suas principais atribuições, isto é, a ampliação da confiabilidade dos dados financeiros o que faz com que a empresa se atribua de credibilidade no mercado e, logo, conquiste ou retome a confiança de investidores. Para além, a precisão nas demonstrações financeiras auxilia o gestor a melhorar suas tomadas de decisões operacionais.
Isso ocorre, pois, o Gestor tomará essas decisões com base em informações mais pontuais e precisas, contribuindo ainda para a elaboração de um planejamento mais eficaz e eficiente, distante dos riscos financeiros. Esse ponto representa uma vantagem competitiva relacionadas aos concorrentes, já que, quando prevê potenciais riscos financeiros futuros, a empresa avança um passo rumo ao desenvolvimento de operações dinâmicas e planejadas em sua gestão.
Schimidt (2002) explica que um dos principais objetivos do controle interno será o de salvaguardar o patrimônio da empresa, o que fará por meio da adoção de sistema adequado de controle interno. A adequação nessa escolha, evita que recursos sejam despendidos de forma desnecessária. Assim, adotando a compliance como um sistema integrado nesse processo, há a garantia do cumprimento de leis e regulamentos da empresa. Isso evita que potenciais problemas legais ou de ordem fiscal, que poderiam comprometer toda a cadeia de gestão da empresa, ocorram, ou ao menos possibilitar que sejam prevenidos. Contudo, por outro lado, quando não investe em um sistema de controle interno adequado, a empresa pode enfrentar alguns problemas, como elucida o autor:
As empresas estarão expostas a: maior exposição à fraude; penalidades impostas pelos órgãos reguladores do mercado financeiro; publicidade desfavorável; impacto negativo sobre o preço da ação; e queixas ou outras ações judiciais impetradas por acionistas (SCHIMIDT, 2002, p. 55).
Franco e Marra (2000) comentam que a análise eficaz das demonstrações contábeis presta um trabalho importante a todos os usuários dessas informações, isto é, os sujeitos que se relacionam com as entidades. Isso porque as informações resultantes dessas análises, além de assegurar que a função central do controle interno seja cumprida, também possibilitam que a empresa alcance o lucro de forma lícita e dentro dos parâmetros éticos de sua atuação.
Os autores prosseguem dizendo que o controle interno trata também de revisar, avaliar e emitir opiniões sobre os processos administrativos. Isso significa que, se o ciclo que foi planejado foi efetivamente cumprido, desde a etapa de execução até a fase final do controle, a empresa alcançará êxito nesse processo. Para que isso aconteça, porém, Zanette (2007, p. 10) explica que o sistema deve cumprir algumas etapas, sendo elas:
Planejamento – consiste no entendimento geral do cliente, principais linhas de negócios, tendências do setor e assuntos relacionados alvo de auditoria;
Avaliação de controle interno – consiste em diários e razões contábeis, procedimentos e políticas para salvaguardar ativos e fornecer registros confiáveis, processos internos operacionais;
Testes substantivos – têm por finalidade determinar se as unidades monetárias registradas para cada item contábil principal estão “materialmente” corretas; Conclusão dos trabalhos – consiste na revisão dos papéis de trabalho da auditoria preparado durante o curso do serviço (ZANETTE, 2007, p. 10).
Seguindo adequadamente essas etapas, o sistema de controle interno assegura a realização eficaz de suas funções. Attie (2011) aponta que é necessário que todo esse processo seja baseado em informações verdadeiras, uma confirmação de que o patrimônio investido terá o retorno esperado. Além de demonstrar que o uso do capital investido ocorre para fins lícitos, já que essas são algumas das inquietações dos investidores e que determinam que o processo seja comandado por um profissional qualificado.
O autor comenta que o profissional a realizar esse tipo de atividade é o controller, que deve atuar de forma autônoma e demonstrar, com propriedade e exatidão, os dados informados para que se tornem precisos. A atuação desse profissional e a aplicação do sistema de controle interno em si, geralmente implicam, de forma inevitável, na incorporação do auditor.
Figueiredo e Caggiano (2017) explicam que existem formas de programar controles internos, que são cada vez mais sofisticadas e se tornam cada vez mais importantes no processo de implementação para um gerenciamento empresarial. Uma empresa que deseja competir com vantagens no mercado contemporâneo deve invariavelmente fazer uso dessa ferramenta. Contudo, como mencionado, para que ocorra o funcionamento perfeito do sistema implementado é necessário contar com a participação das pessoas no processo.
Isso deve ocorrer de forma planejada e integrada, sob o risco de, caso a alta administração negligencie sua inclusão, encontrar resistência e insucessos no processo. Dessa forma, não basta apenas implementar um sistema de controle interno, mas sim, considerar a implementação de um sistema que possibilite que as pessoas entendam de forma correta seus propósitos.
Figueiredo e Caggiano (2017) entendem que, dessa forma, a alta administração da empresa, outros gestores e os colaboradores, serão mais amplamente motivados a dar continuidade à tomada de decisões assertivas e execução de atividades de forma mais segura. Isso considerando que, nessas condições, o ambiente de controle interno flui de forma que a empresa espera alcançar seus objetivos estipulados.
Conforme Rocha (2001), o controle no bojo da administração pública se mostra sobre o dever de verificar e corrigir órgãos advindos das três esferas do poder – judiciário, legislativo e executivo. Com a finalidade de que esse controle possa assegurar o alinhamento de sua ação e também os princípios que são impostos por parte do ordenamento jurídico.
Sendo assim, o autor prossegue explicando que o controle da administração pública envolve uma tripartição de órgãos de controle, sendo eles: o controle legislativo – que é exercido pelo poder legislativo com o auxílio de tribunais de contas; o controle administrativo – que é executado no campo administrativo e pode ser tutelar ou então hierárquico; e, o controle judicial – executado por parte do poder judiciário e que deve ser proposto de acordo com o princípio da inércia, disposto pelo art. 2º do Código de Processo Civil e também com o princípio do amplo acesso à justiça, de acordo com o art. 5º da constituição de 1988.
Segundo Carvalho Filho (2017, p. 808), o controle da administração pública deve ser: “O conjunto de mecanismos jurídicos por meio dos quais se exerce o poder de fiscalização e de revisão da atividade administrativa em qualquer das esferas de Poder”. Ao passo que o controle, como conceitua Di Pietro (2017, p. 670), possui como objetivo no bojo da administração pública:
[…] assegurar que a Administração atue em consonância com os princípios que lhe são impostos pelo ordenamento jurídico, como os da legalidade, moralidade, finalidade pública, publicidade, motivação, impessoalidade; em determinadas circunstâncias, abrange também o controle chamado de mérito e que diz respeito aos aspectos discricionários da atuação administrativa.
Em síntese, seu objetivo é o que doutrina o controle interno só que, certamente, aplicado ao âmbito da administração pública. Carvalho Filho (2017, p. 809) comenta que: “Os mecanismos de controle vão assegurar a garantia dos administrados e da própria administração no sentido de ver alcançados esses objetivos e não serem vulnerados direitos subjetivos dos indivíduos nem as diretrizes administrativas”.
Dessa maneira, a constituição brasileira de 1988 determina que seja necessário um sistema de controle que tenha como base a classificação dos poderes, tanto por meio de um sistema de controle em cada esfera de poder, bem como no âmbito do poder legislativo com o apoio do tribunal de contas e do controle social, o que ocorre com o envolvimento da participação da sociedade.
Na contemporaneidade, Abrúcio e Loureiro (2004) comentam que o controle da administração pública objetiva alcançar o que é denominado de accountability que, segundo conceituam, funciona como: “[…] mecanismos institucionais por meio dos quais os governantes são constrangidos a responder, ininterruptamente, por seus atos ou omissões perante os governados” (p. 81).
Rocha e Quintiere (2014) explicam que, considerando uma aplicação mais recente da questão do controle na administração pública, a accountability pode ser entendida como um processo de avaliação e responsabilização permanente que os agentes públicos assumem, abarcando tanto os que foram eleitos quanto os que foram nomeados, ou ainda os de carreira, devido ao múnus públicos que é delegado a eles por parte da sociedade.
Em síntese, o uso desse sistema pode ser tanto vertical quanto atrelado ao processo eleitoral, também na perspectiva institucional de controle administrativo da ação governamental e, como consequência, da prestação de contas aos gestores públicos e à sua sujeição às devidas sanções. Bem como horizontal, quando o uso ocorre de forma associada ao controle institucional durante um mandato de gestão.
2.2 Procedimentos de conformidade dos registros de gestão em instituições públicas
Segundo publicação da Coordenação de Contabilidade Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Amazonas (AMAZONAS, 2015), a Secretaria do Tesouro Nacional (STN) oferece orientações inerentes aos procedimentos das Unidades Gestoras (UG) que devem ser adotados para a Conformidade de Registro de Gestão (CONF REG). A base legal desses procedimentos é a instrução normativa nº 6/07, a macrofunção do manual do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI), de 2014, da portaria nº 816/03 e de orientações específicas da SEF.
Assim, dispõe à publicação que a conformidade dos registros de gestão é a certificação de registros, atos e fatos da execução orçamentária, financeira e patrimonial que são incluídos no SIAFI e também da existência de documentos hábeis que possam comprovar as operações. A finalidade da conformidade dos registros de gestão é de verificar:
a) se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial efetuados pela Unidade Gestora Executora, no SIAFI, foram realizados em observância as normas vigentes; e
b) a existência de documentação que suporte as operações registradas no SIAFI (AMAZONAS, 2015, p. 11).
O registro da conformidade do registro de gestão é uma responsabilidade de servidores formalmente designados por parte do titular da UG executora, que constará no rol de responsáveis em conjunto com o substituto respectivo, sem ter, contudo, a função de emissor de documentos. A designação do agente deve ser, de forma obrigatória, publicada para fins de observância aos princípios constitucionais de legalidade e publicidade (AMAZONAS, 2015).
O responsável titular deve ser incluído no rol de responsáveis, assim como deve ser seu substituto. Deve ser observada ainda a segregação entre funções de emissão de documentos e registro da conformidade dos registros de gestão. O responsável pela última atribuição, não deve ocupar o perfil de executar ou efetuar pagamentos dos documentos (AMAZONAS, 2015).
Os responsáveis pela conformidade dos registros de gestão, titular e substituto, devem ainda ter seus Cadastros de Pessoa Física atualizados na tabela da UG, nos campos responsáveis pela conformidade titular e substituto no SIAFI. Finalmente, sobre os conceitos, é admitida a exceção ao registro de conformidade dos registros de gestão quando a UG executora se encontra, de forma justificada, impossibilitada de designar servidores diferentes para o exercício de funções, de forma que a conformidade deve ser registrada pelo ordenador de despesas (AMAZONAS, 2015).
Farias et al. (2014) comentam que quando se fala em conformidade, significa ter algo de forma similar, de acordo com algo. O termo se associa, por exemplo, à qualidade, pois qualidade é conforme. Ao contrário, prosseguem dizendo que o conceito de não conformidade, conforme a norma NBC TA 250 – que foi aprovada por meio da resolução CFC nº 1.208/09 – sobre a consideração de leis e regulamentos em auditoria de demonstrações contábeis, sendo aplicável a auditoria de demonstrações contábeis para períodos a partir de 2010.
Esses se apresentam como atos de omissão ou cometimento por parte da entidade, intencionais ou não e que são contrários às leis ou regulamentos em vigor. Estar ou não em conformidade com as legislações alcança todas as instituições, sejam elas públicas ou privadas. Isso ocorre porque todas elas, de alguma forma, devem cumprir os regulamentos ou normas.
Conforme Farias et al. (2014) podem ocorrer custos adicionais advindos da bitributação sofrida por parte de uma empresa diante da necessidade de estar em conformidade com as leis municipais envolvidas na prestação de serviços. Apontam um estudo que se propôs a verificar se os registros realizados foram feitos com base nos padrões determinados pelo órgão responsável.
Os achados concluíram que, de maneira geral, os resultados da pesquisa demonstraram um percentual de pouco mais de 36% de conformidade dos registos em relação às normas determinantes. Portanto:
[…] estar em conformidade com algo (lei, norma, procedimento, regulamento) significa atender a determinados critérios pré-estabelecidos. No caso da presente pesquisa, portanto, o procedimento de conformidade dos registros de gestão para as instituições do Governo Federal tem por objetivo verificar a concordância dos registros realizados no SIAFI com as legislações correlatas, bem como com os normativos e procedimentos adotados pela administração pública federal (FARIAS; et al., 2014, p. 4).
Os autores explicam ainda que a conformidade dos registros de gestão se estabelece por meio da IN STN nº 6/07, sendo que, conforme o art. 6º dessa norma, dispõe-se que a certificação “[…] dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no SIAFI e da existência de documentos hábeis que comprovem as operações” (FARIAS; et al., 2014, p. 5).
Tal procedimento, como explica, é cabível e exigível aos órgãos públicos e, ainda, a todas as instituições federais no Brasil que realizem a execução orçamentária, financeira e patrimonial por meio desse sistema. Assim, todos os documentos são gerados como resultados de uma diversidade de transações que envolvem a gestão da administração pública, o que ocorre por meio de dados registrados conforme a particularidade de cada transação/lançamento.
Farias et al. (2014) explicam que, sobre o procedimento de conformidade, em pesquisa a fim de verificar tal procedimento e sua realização eficiente ou não, constatou que, de mais de 163 milhões de documentos que são gerados no SIAFI entre 2008 e 2012, somente pouco mais de 58 mil – ou 0,036% – apresentaram alguma restrição. Ao apresentar que, somente 1,10% das unidades de gestão cadastradas no SIAFI apresentam algum tipo de restrição, nota-se evidente que existe uma ampla ineficiência no uso de tal procedimento por parte das unidades gestoras tanto do controle interno quanto externo.
A responsabilidade pelo processo de análise da consistência de registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial efetuados por cada UG executora, é do ordenador de despesa ou gestor financeiro. Independe da responsabilidade atribuída ao responsável pela conformidade do registro de gestão. Devido à realização de auditorias por parte da instituição de vinculação, ou de outros órgãos do controle interno e externo, deve ser disponibilizada aos auditores, toda a documentação orçamentária, financeira e patrimonial da UG (AMAZONAS, 2015).
Assim, quanto maior for o reconhecimento do responsável pela conformidade de registro de gestão titular e substituto sobre as execuções mencionadas, menor será a possibilidade de que ocorram falhas e de que sejam detectadas por parte da UG e de demais órgãos de controle interno e externo na realização de inspeções e auditorias (AMAZONAS, 2015).
As normas que se relacionam à administração orçamentária, financeira, patrimonial e contábil, com frequência sofrem mudanças. Justamente por conta disso, é necessário que os usuários dessas informações, toda vez que encontrarem alguma falha ou omissão, devem apresenta-las a um superior da unidade para que sejam atualizadas. Isso contribui para o êxito no alcance dos objetivos da conformidade de registro de gestão. Além de ter a necessidade de que as informações sejam consoantes com as prescrições de controle interno (AMAZONAS, 2015).
Garcia Filho et al. (2013) explicam que não é possível deixar de ressaltar o aspecto preventivo das ferramentas de controle interno na administração pública ao tratar da conformidade de registro de gestão. As atividades de controle interno, como salientam, devem, de forma preferencial, ser exercidas de maneira permanente, estando voltadas à correção de possíveis desvios relacionados aos parâmetros determinados como ferramenta de auxílio à gestão.
Os autores prosseguem dizendo que o procedimento de previsão de impropriedades e irregularidades na gestão, possibilita que a gestão pública se torne mais eficiente e transparente. Assim, o controle de prevenção é um instrumento de gestão que pode reduzir erros e falhas atreladas ao processo de execução, além de prevenir eventuais riscos à gestão dos recursos públicos.
Conforme Garcia et al. (2013), nesse contexto de prevenir o controle, a controladoria geral da união destaca a relevância do controle primário, que paira sobre procedimentos administrativos realizados pelos gestores na etapa de execução. Isso significa que, ainda que existam órgãos de controle institucionalizados – isto é, de controle interno e externo – é de responsabilidade também dos gestores públicos, exercer a atividade de controle. Tomando esse enfoque como premissa – considerando que antes dos órgãos de controle, o próprio gestor deve se atentar à gestão e administração cotidianas – os autores citam que:
Assim como o engenheiro, na elaboração do projeto de um prédio, não se preocupa somente com vergalhões e concreto, tendo de pensar também na segurança patrimonial, na acessibilidade, na prevenção de incêndios e na iluminação, o gestor de recursos públicos se preocupa com o controle no seu cotidiano, de forma preventiva e permanente (BRAGA, 2010 apud GARCIA; et al., 2013, p. 4).
Posteriormente, segundo Garcia et al. (2013), a conformidade de registro de gestão, como ocorre de forma concomitante à realização de atos e fatos de gestão, além de funcionar como ferramenta de controle interno, exerce também um papel crucial de atuação no controle preventivo à prestação de contas. De forma que, aperfeiçoar o controle primário, torna o processo de execução mais coerente e equilibrado, possibilitando mais transparência e reduzindo os riscos da gestão de recursos públicos.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A fim de compor o presente trabalho, foi possível através das pesquisas realizadas, compreender que, desafortunadamente, na contemporaneidade, os órgãos públicos não dão a devida importância à função da conformidade dos registros de gestão para reconhecer o trabalho como forma de apoio na obtenção de recursos que permitam ao conformador, exercer seu trabalho de forma consistente e preparada.
Esse cenário demonstra que a conformidade de registro de gestão é uma forma importante de manter e consolidar os controles internos na administração pública. Vale ressaltar que, contudo, a conformidade dos registros de gestão não é uma auditoria, mas sim, um suporte ao registro de conformidade contábil, servindo como procedimento de averiguação da adequabilidade dos documentos que são emitidos no SIAFI e a documentação de base.
Sendo assim, a conformidade do registro de gestão não deve ser confundida com a análise da legalidade do ato, isto é, em que a responsabilidade é de quem ordena. Portanto, a conformidade de registro de gestão é a certificação dos registros dos atos e fatos da execução orçamentária, financeira e patrimonial que são inclusos no SIAFI, bem como a existência de documentos aptos a comprovar as operações.
É importante, pois permite a fiscalização de todos os registros, orientando as áreas da organização pública em como redigir as observações no SIAFI. Isso significa que deve funcionar como um processo reduzido de auditoria – sem, contudo, ser ou substituir uma auditoria propriamente dita – abarcando as conformidades diárias e documentais, conforme as normas vigentes.
Assim, o papel da conformidade de registro de gestão é fundamental para as organizações públicas cuja responsabilidade é de resguardar, detectar e alertar possíveis improbidades administrativas ou então irregularidades que decorrem de processos administrativos em geral. Isso tende a evitar exposição desnecessária diante dos órgãos fiscalizatórios, como o Tribunal de Contas da União, Tribunal de Contas do Estado e do Distrito Federal e também de auditorias interna e externa.
No processo de análise de conformidade do registro de gestão, toda a equipe do setor de conformidade é envolvida, assim como o conformista, profissional responsável pelo processo que deve ser diligente em relação a todos os esforços, visando, assim, eliminar irregularidades – caso existam – e evitando os registros de conformidade com restrições.
Vale ressaltar que nesse processo, a responsabilidade pela análise da consistência dos registros de atos e fatos de execução envolve os âmbitos: orçamentário, financeiro e patrimonial. Em que se efetuam análises em cada unidade gestora executora, em que o ordenador da despesa ou o gestor financeiro são responsáveis diretos pelo processo, independente da responsabilidade que é atribuída ao conformista dos registros de gestão.
Ainda é importante mencionar que é admitida a exceção do registro da conformidade dos registros de gestão quando a unidade gestora executora se encontra, de forma justificada, impossibilitada de designar servidores diferentes para o exercício das funções. Nesse caso, a conformidade deve ser registrada pelo ordenador de despesa. Também há exceção do registro de conformidade de gestão às organizações públicas não dependentes de orçamento fiscal e seguridade social.
Finalmente, a unidade gestora deve efetuar a conformidade de registro de gestão, quando seus documentos forem lançados por unidade setorial de contabilidade. No caso de tais documentos, a conformidade contábil, registrada pelo setor contábil, pode substituir a conformidade de registros de gestão.
A ausência de registro da conformidade de registro de gestão em qualquer momento, desde que tenha ocorrido movimento contábil, implica, imediatamente, no encaminhamento de mensagem automática gerada pelo sistema, que será disponibilizada no segundo dia útil da semana seguinte.
Conclui-se o presente trabalho com a crença de que objetivos tanto gerais quanto específicos, foram atendidos, bem como a problemática de pesquisa foi solucionada.
Contudo, como não era de intento, o assunto não foi completamente esgotado, sendo dado um primeiro e importante passo para o fomento de conhecimento e estímulo para o aprofundamento no tema, em estudos posteriores, que visem corroborar, refutar ou complementar as constatações obtidas até o momento.
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[1] Graduado em Ciências Contábeis pela Universidade Federal do Amazonas. Especialista em Controladoria pela UNIASSELVI. Sou Servidor Público da SUFRAMA onde atuo no setor de Contabilidade, exercendo atividade de Conformidade de Registro de Gestão.
[2] Especialista em Finanças Corporativas pela Universidade Gama Filho e graduada em Ciências Econômicas pela Universidade Nilton Lins. Atua como servidora publica da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, no cargo de Economista.
[3] Graduado em Administração de Empresas, ênfase em Comércio Exterior pelo Centro Universitário de Ensino Superior do Amazonas-CIESA. Especialista em Gestão de Negócios e Finanças pelo Centro Universitário de Ensino Superior do Amazonas-CIESA. Analista Técnico-Administrativo – ATA da Suframa, onde exerce atividade de controle e execução financeira de contratos.
[4] Graduada em engenharia civil pela universidade federal da Paraíba – UFpB. Pós-graduada em Geotecnologias aplicadas a Amazônia.
Servidora pública na Suframa no cargo de analista. Técnica administrativa. Realiza análises de apresentação e comprovação da obrigação de P&D das empresas em contrapartida da dispensa de PPB.
[5] Graduada em Ciências Contábeis pela Universidade Federal do Pará. Especialista em Planejamento e Orçamento Público pela AVM Faculdade Integrada a Universidade Cândido Mendes. Contadora da Suframa, onde exerce atividade de Coordenadora de Contabilidade e Custos, substituta.
[6] Especialista em Gestão da Produção pelo Centro Integrado de Ensino Superior do Amazonas – CIESA. Atua como servidor público da Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, no cargo de contador
[7] Graduado em economia pela Universidade Federal do Amazonas (UFAM), mestre em Desenvolvimento Regional pela Universidade Federal do Amazonas (UFAM). Ecomista da Suframa onde exerce atividade de repactuação, reajuste e reequilíbrio econômico e financeiro dos contratos administrativos.
