Gerenciamento de Projeto com Ênfase no Controle de Custos e Análise de Risco: Estudo de Caso de uma Instituição do Terceiro Setor

ALMEIDA, Rubens Ramos de [1]

ALMEIDA, Rubens Ramos de. Gerenciamento de Projeto com Ênfase no Controle de Custos e Análise de Risco: Estudo de Caso de uma Instituição do Terceiro Setor. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Edição 07. Ano 02, Vol. 01. pp 128-141, Outubro de 2017. ISSN:2448-0959

RESUMO

Esse artigo aborda o foco no estudo de caso direcionado para o gerenciamento de projeto com ênfase no planejamento, programação e controle de custos de um projeto específico promovido por uma renomada instituição do Terceiro Setor localizada em Brasília-DF – ICEP Brasil em convênio com o Departamento de Trânsito do Distrito Federal – DETRAN/DF, cujo objeto foi a capacitação dos servidores deste órgão em todos os níveis de formação na Língua Brasileira de Sinais (Básico, Intermediário, Avançado e Técnico em interpretação e Tradução da LIBRAS) e a produção e fornecimento das matrizes para a reprodução e distribuição por parte do DETRAN/DF pertinente aos recursos didáticos-pedagógicos contendo a linguagem especifica de trânsito adaptada a Língua Brasileira de Sinais. Destacam-se os principais pontos para justificar a viabilidade da implementação de um projeto, as ferramentas disponíveis para a estimativa de custos e os principais pontos de controle para um bom gerenciamento de projetos durante a sua implementação. Apresentam-se as fases durante a implementação de um projeto. Destacam-se as ferramentas para gerenciamento de um projeto. Indicam-se os principais pontos de controle durante a execução de um projeto de modo a realizar uma boa gestão na implementação do projeto. Este artigo demonstra que não existe um modelo padronizado e/ou ferramenta que garanta que o projeto seja implementado com sucesso e sim ferramentas e modelos que ajudam a controlá-lo, assim, o estudo de caso faz uma análise embasado no referencial teórico, cabendo a instituição adotar como base os fundamentos adequados conforme sua escolha e autonomia.

Palavras-chave: Gerenciamento e Planejamento, Gestão de Projetos, Controle de Custos.

INTRODUÇÃO

Atualmente existem várias metodologias, guias, métodos, instituições, que falam sobre o tema gerenciamento de projetos. Visando lucidar e embasar o estudo proposto, consideraremos algumas delas.

Primeiramente, destaca-se como um excelente recurso na área de gestão de projetos a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP – MGP-SISP, a qual foi elaborada pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, cujo objetivo é fornecer subsídios para os órgãos alinharem os processos de trabalho, criarem a documentação adequada e padronizarem o gerenciamento de projetos por meio de boas práticas na área. [2]

Evidentemente, não poderia deixar de citar o método ZOPP – Ziel Orientierte Projeckt Planung (Planejamento de Projeto Orientado por Objetivos) que se baseia no Marco Lógico (Logical Framework Approach), um instrumento de planejamento, implementação e gerenciamento de projetos desenvolvido para a USAID, agência do governo americano que teve o objetivo de acabar com a pobreza extrema no final dos anos 60. O ZOPP foi introduzido pela cooperação técnica alemã em 1983, quando a Agência Alemã de Cooperação Técnica (GTZ – Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit) integrou e aperfeiçoou esses elementos em um sistema de procedimentos e instrumentos. A característica peculiar do ZOPP é a adoção do enfoque participativo no decorrer do projeto, o que permite cooperação efetiva, troca de informações, experiências e ideias na construção do consenso, na tomada de decisão e na gestão de ações planejadas. O método proporciona maior chance de consecução dos objetivos devido ao maior envolvimento de todos, ao comprometimento de cada um com os resultados e ao desejo de mudanças orientado pelos objetivos previamente definidos.

Além dos métodos mencionados, as instituições, inclusive as do Terceiro Setor como a em analise podem contar com orientações no formato de normas instrutivas quanto ao processo de gerenciamento, como é o caso da Norma ISO 21.500, cujo objetivo é o de recomendar às organizações um modo profissional de gerenciar os projetos com base nas melhores práticas do mercado global. O padrão é aplicável a organizações de todos os tamanhos e de todos os setores.

Enfim, são realmente muitos os recursos que tratam sobre esta temática, não obstante, gerenciamento de projetos é um processo que exige várias atividades, conforme publicado para um melhor entendimento neste assunto:

[…] incluindo planejar, colocar em ação o plano do projeto e acompanhar o progresso e o desempenho. Antes de iniciar o assunto gerenciamento e planejamento de projeto, acredita-se importante entender o que vem a ser planejamento e gerenciamento (HELDMAN, 2003).

Entrementes, analisaremos o projeto proposto com a ótica de demonstrar por meios de estratégias comparativas e contrativas relacionado aos principais pontos para justificar a viabilidade de sua implementação e os principais pontos de controle durante a execução de um projeto de modo a realizar uma boa gestão em sua implementação.

Deste modo, consideramos as ferramentas e modelos que ajudam no controle de custos e as aplicaremos no projeto desenvolvido pela instituição do Terceiro Setor, por meio do estudo de caso pautado sobre a análise e embasamento do referencial teórico pesquisado.

BREVE CONTEXTUALIZAÇÃO DO PROJETO EM ANÁLISE

“Projeto é um empreendimento temporário realizado de forma progressiva, para criar um produto ou serviço único”. (Vargas 1998). Por terem a característica da temporalidade devem sempre ter início e fim pré-definidos, não necessariamente que sejam curtos ou longos, mas que iniciem, evoluam e finalizem. Assim, concordemente, fez-se necessário contextualizar o projeto em análise visando promover uma visão mais global e panorâmica de todas as ações, eventos, custos e recursos envolvidos, isso é defendido por Vargas (1998), que considera:

Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim que se destina atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de um parâmetro pré-definido de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. (VARGAS, 1998, p. 33).

Por conseguinte, a instituição responsável pelo projeto em análise é o ICEP Brasil – Instituto Cultural, Educacional e Profissionalizante de Pessoas com Deficiência do Brasil, fundado em 24 de abril de 1999 pelo Srº Sueide Miranda Leite e atual Diretor Presidente, é uma sociedade civil, de caráter filantrópico, sem fins econômicos, políticos ou religiosos, registrada no CNPJ sob o nº. 03.333.505/0001-66, no Conselho Nacional de Assistência Social, (CNAS, sob o nº. 44006.000627/2000-12), no Conselho de Assistência Social do DF, (CAS/DF, sob o nº 459/2004) e no Ministério da Justiça como Organização da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP, sob o nº. 08000.05267/0013). Sua Missão: “Lutar pela melhoria da qualidade de vida das pessoas com deficiência, por meio de ações de inclusão social, e resgate da cidadania com ênfase na formação educacional, profissional e inserção no mercado de trabalho, contribuindo para o desenvolvimento do país”. E visão: “Ser reconhecida como entidade que contribui para a transformação social do Brasil”.[3]

Dentre os vários projetos e programas realizados pelo ICEP Brasil, destaca-se a expertise da instituição em promover a capacitação e formação qualificada de cursos de Libras nas modalidades presencial e a distância ao público em geral empresas privadas e a órgãos públicos, neste último, em conformidade com o estatuto do ICEP, em suas atividades, elenco a alínea “d”: – Criar e desenvolver projetos em parceria com órgãos públicos e privados, entidades e empresas diversas, em nível nacional e internacional, objetivando melhorar a qualidade de vida da pessoa com deficiência nos mais diversos setores. [4]

Em meados dos anos de 2015 e 2016 esta instituição do Terceiro Setor em convênio com o Departamento de Trânsito do Distrito Federal – DETRAN/DF, desenvolveram um projeto cujo objeto foi a capacitação dos servidores deste órgão em todos os níveis de formação na Língua Brasileira de Sinais (Básico, Intermediário, Avançado e Técnico em interpretação e Tradução da LIBRAS) e a produção e fornecimento das matrizes para a reprodução e distribuição por parte do DETRAN/DF pertinente aos recursos didáticos-pedagógicos contendo a linguagem especifica de trânsito adaptada a Língua Brasileira de Sinais, conforme Processo nº: 0003.01/2015-04 – DIPES/ICEP BRASIL. A justificativa para fomentar a implementação deste projeto foi a exigência legal em cumprimento da Resolução nº 558 publicada em 20 de Outubro de 2015 pelo Conselho Nacional de Trânsito – CONTRAN, que dispõe sobre o acesso da Língua Brasileira de Sinais – LIBRAS, para o candidato e condutor com deficiência auditiva quando da realização de cursos e exames nos processos referentes à Carteira Nacional de Habilitação – CNH e, também em cumprimento a muitas outras legislações que tratam sobre a acessibilidade.

A execução do projeto foi planejada em duas etapas, a primeira tratava-se da oferta dos cursos de capacitação aos servidores do DETRAN/DF e a segunda na produção dos recursos didáticos-pedagógicos contendo a linguagem especifica de trânsito adaptada a Língua Brasileira de Sinais nos formatos de apostilas e coletâneas de vídeos aulas. Visando a execução da segunda etapa, foi feito um levantamento e controle de custos envolvendo recursos humanos e materiais necessários para a sua plena realização, apesar de demonstrarmos o gerenciamento do projeto com ênfase no planejamento, programação e controle de custos de ambas as etapas, focaremos ainda mais na segunda, tendo em vista o valor orçamentário ser mais abrangente e detalhado.

O projeto em análise foi organizado por cinco Grupos de Trabalhos – GTs, compostos por profissionais específicos como professores de Libras, Tradutores/Intérpretes de Libras, Tecnólogo em Design Gráfico, Coordenador de produção, Editor e Finalizador, os quais eram responsáveis por todas as fases no desenvolvimento do material didáticos-pedagógicos a serem utilizados nos cursos de formações da primeira etapa do projeto. Neste aspecto, que concentraremos o foco no controle de custos, uma vez que agrega os processos que envolveram planejamento, estimativa, orçamento os quais foram necessários para a conclusão do projeto a partir de uma previsão orçamentária.

Mediante pesquisas e estudos dos melhores métodos e de ferramentas disponíveis para a estimativa de custos e os principais pontos de controle para um bom gerenciamento de projetos durante a sua implementação, optei por considerar a estimativa Bottom Up, pois esta ferramenta consiste em estimar o custo de cada etapa de trabalho de baixo para cima, chegando ao custo estimado total do projeto. Um item deve possuir a somatória de custo de seus subitens e assim por diante. Diante disso, é a mais recomendada pela sua especificidade e precisão, isto porque requer a estimativa item a item, no nível mais baixo de detalhamento do custo das atividades e materiais estimados do projeto. Isso e assegurado por Aquino:

[…] como melhor alternativa dentre as apresentadas e possuindo maior exatidão, existe a Estimativa Bottom-Up. Esta ferramenta consiste em estimar o custo de cada pacote de trabalho da WBS/EAP de baixo para cima, chegando ao custo estimado total do projeto. Um item deve possuir a somatória de custo de seus sub-itens e assim por diante. O próximo processo no Gerenciamento de Custos após a Estimativa de Custos é Determinar o Orçamento. O Orçamento tende a refinar as estimativas e oficializar uma linha de base dos custos. (AQUINO,1999).

Isto posto, usaremos esta poderosa ferramenta para realizar a análise da estimativa de custos do projeto, conforme se segue no próximo tópico deste artigo.

ANÁLISE DA ESTIMATIVA DE CUSTOS DO PROJETO

Considerando a importância do processo de estimativa, notamos na verdade, que tal processo testa a capacidade de se antecipar aos resultados que poderão decidir o processo de avaliação de desempenho do projeto, isto é relatado por Verzu que salientou:

[…] Quando se estima estamos na verdade apostando na capacidade de nossas estratégias serem formuladas adequadamente e também na uniformidade da produtividade dos integrantes da equipe do projeto. Existem áreas para as quais a estimativa de duração das atividades depende do número de desenvolvedores, da complexidade das atividades, da produtividade e das expectativas e incertezas associadas ao desenvolvimento e a execução do projeto. (VERZU,1999).

Consequentemente, é um fato que as estimativas sobrevalorizadas poderão conduzir o projeto ao desperdício de recursos e em muitos casos à própria perda do cliente ou do contrato, estimativas subvalorizadas conduzirão à perda das margens por parte do contratado. Desta forma, o objeto das estimativas de recursos do projeto consiste na definição clara dos elementos e volumes de recursos necessários ao atendimento do escopo do projeto. Portanto uma definição clara de escopo é crucial para o processo de estimativa das atividades necessárias, de sua estimativa de duração em prazo e em função do cronograma e calendário, de acordo com Kezner:

[…]. Os objetivos específicos das estimativas estão associados ao cumprimento das metas do projeto em função das expectativas envolvendo a correta definição do escopo, que para alguns casos, é muito difícil na fase de planejamento dos recursos, como é caso de projetos de software para os quais na maior parte das vezes, dependem do próprio desenvolvimento do software para uma definição mais ampla do escopo do projeto (KEZNER, 2000).

Na estimativa de custo realizada para este projeto, foram abordados todos os itens considerados no viés do projeto original que pode ser encontrado nos arquivos de ambas as instituições envolvidas neste estudo de caso pelo Processo nº: 0003.01/2015-04 – DIPES/ICEP BRASIL. Determinaram-se os recursos materiais e os recursos humanos, que deveriam ser alocados para cada Grupo de Trabalho – GTs conforme o plano do projeto. Os modelos de estimativas de custos utilizadas foram o bottom up (de baixo para cima), onde cada atividade foi estimada individualmente, resultando numa estimativa total e ferramentas computadorizadas (planilhas eletrônicas), de modo a agilizar este processo. A primeira etapa foi estimada um prazo de até 6 semanas até a partida do sistema (início da operação). Já na segunda etapa, referente a execução dos cursos, o prazo foi de 6 meses para cada turma de cada nível.

No quadro 1 segue os itens que foram considerados e seus respectivos custos e índices (Relação ao custo total do projeto):

QUADRO 1 – ESTIMATIVA DE CUSTOS REALIZADA

FONTE: Processo arquivado no DIPES/ICEP BRASIL por Rubens Ramos de Almeida. Processo nº: 0003.01/2015-04 – DIPES/ICEP BRASIL.

De acordo com o Projeto básico concedido pela instituição em estudo, os valores que constam no quadro 1 foram estimados através de consultas orçamentárias (técnicas e comerciais) junto aos profissionais e suas respectivas categorias e com os pagamentos de acordo com as Convenções coletivas respectivamente, respeitando os padrões e normas, além dos outros custos envolvendo a segunda etapa da execução do projeto analisado. Em função das ocorrências descritas nos tópicos analisados anteriormente, segue no quadro 2 com o comparativo do custo estimado inicialmente com o custo final do projeto.

No quadro 2 estão indicados o quanto cada item representou em relação à estimativa inicial / final e o valor total do projeto.

QUADRO 2 – COMPARATIVO DO CUSTO PLANEJADO X CUSTO REAL DO PROJETO

FONTE: Processo arquivado no DIPES/ICEP BRASIL por Rubens Ramos de Almeida. Processo nº: 0003.01/2015-04 – DIPES/ICEP BRASIL.

Pelo exposto acima, verifica-se no quadro 2, o valor total do projeto implementado sendo da ordem de R$ 52.914,80 referente ao custo planejado. O custo real do projeto representou um percentual aproximado de 15% menor do custo estimado inicialmente. É importante ressaltar que este comparativo do custo planejado em contraste ao custo real do projeto foi embasado apenas na implementação do Curso Básico de Libras, não se levou em consideração aos outros níveis de formação, isto porque foi constatado em todo o escopo do projeto que os lançamentos dos custos eram respaldados pelas legislações e obrigações contábeis e tributárias com um teto máximo, assim, tornou-se desnecessários lançar todos os itens das planilhas do projeto original.

Considerando o custo planejado total de R$ 52.914,80, percebemos que há uma diferença de R$ 5.423,77, este Superávit deve-se a Reservas para Contingências realizada no planejamento do projeto, que em sua totalidade obtemos o valor exato demonstrado no Quadro 1 acima.

ANÁLISE DE RISCO DO PROJETO SEGUNDO CONTROLE DE CUSTOS

Ao analisar este projeto promovido pela instituição do Terceiro Setor em questão, constatou-se que não houve alteração de eventos para o projeto, evitando assim as “novas” incertezas que, tornam um projeto suscetível a riscos. De fato, considerar e analisar os riscos do projeto é imprescindível para o sucesso de sua execução, Segundo Vieira (2003, p.4) a análise de riscos é importante, pois:

Toda gestão de projeto é um gerenciamento de riscos, alegando ainda que “o gerenciamento dos riscos é o trabalho principal de uma gestão de projetos”, baseado na visão em que as técnicas de gestão são também técnicas de prevenção de riscos (algumas reduzem o risco de atrasos; outras reduzem o risco de estourar o orçamento, etc.). Na prática, os gerentes devem começar a identificar os riscos associados aos projetos desde a sua fase inicial. (VIEIRA 2003, p.4)

Frente a análise de risco realizada, conclui-se um resultado positivo ao esperado, pois a análise qualitativa ajuíza que o projeto em estudo possui uma excelente margem de lucratividade dentro do estabelecido pela legislação que rege as instituições do Terceiro Setor. Segundo Scofano (2011) que salienta a importância da análise qualitativa dos riscos:

[…] a análise qualitativa dos riscos pondera a probabilidade ou plausibilidade de ocorrência, seu resultado sobre o objetivo do projeto, analisando também o intervalo de tempo para resposta e a tolerância da organização quanto às restrições de custo, escopo, cronograma e qualidade do projeto. As classificações atribuídas aos riscos se baseiam em sua probabilidade e impacto avaliados e são demonstrados na Matriz de Probabilidade e Impacto que especifica essas combinações, definindo os riscos como: Risco Alto; Risco Moderado e Risco Baixo, as quais servirão posteriormente para sua priorização. (SCOFANO 2011)

Destarte, verifica-se que os principais pontos para justificar a viabilidade da implementação deste projeto é a segurança orçamentária assegurada pelas ferramentas e analises da estimativa do custo e assim seu controle exato, não acarretando nenhum risco associado a este projeto em análise.  Deveras, este é o fator crítico para o sucesso do projeto e para que as organizações possam atingir um desempenho mais eficiente e padronizado no mercado tão concorrido, principalmente para uma instituição do Terceiro Setor como o ICEP BRASIL.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Mediante a contextualização do projeto analisado e suas especificidades inerentes destacadas, faz-se notório o planejamento bem gerenciável, por sua estrutura organizacional ter sido feito dentro dos parâmetros exigidos e consequentemente obtermos um resultado positivo ao aplicarmos as ferramentas disponíveis para a estimativa de custos e os principais pontos de controle para um bom gerenciamento de projetos durante a sua implementação.

Do mesmo modo, evidenciou-se que o estudo de caso ao projeto promovido pela instituição analisada culminou-se na explicitação de seus aspectos teóricos e sua aplicação prática que enfatizou seus principais benefícios os quais constitui-se em uma importante tarefa de pesquisa e contribui efetivamente para o alcance de resultados positivos em projetos com as mesmas características e finalidades.

A partir da pesquisa realizada que se pautou em procedimentos metodológicos no formato de estudo de caso de caráter exploratório foi possível concluir que por meio de métodos de gerenciamento de projetos com ênfase no controle de custos, utilizando-se de ferramentas adequadas para mensurar os riscos e analisar todos os custos envolvidos, é possível determinar se a implementação do projeto será bem-sucedida, ou não, segundo a ótica financeira.

Portanto, nesse contexto, as temáticas abordadas ao decorrer deste estudo especifico, que trataram do gerenciamento de projeto com ênfase no controle de custos do projeto analisado, elucidou de forma objetiva que o objeto em estudo é evidentemente um investimento seguro e promissor para a instituição detentora. Em vista disso, através deste artigo, foi possível demonstrar os principais benefícios que ocorrem durante o desenvolvimento e implementação do projeto.

REFERÊNCIAS

HELDMAN, KIM – Gerência de Projetos. Rio de Janeiro, Editora Campus, 3° edição, 2003, p. 429

VERZU, E. The Fast Forward MBA in Project Management, John Wiley & Sons, 1999.

KERZNER, H, Gestão de Projetos – As Melhores Práticas, Porto Alegre, Bookman, 2000.

VARGAS, R. V. Gerenciamento de Projetos com o Microsof Project 98. Rio de Janeiro: BRASPORT Livros e Multimídia, 1998.

AQUINO, Clay Susini Junior. Estimando custos em projetos. São Paulo, 01/02/2010. Disponível em: http://ogerente.com.br/rede/projetos/estimativa-custo-projeto. Acesso em: 15 fev. 2017.

LEITE, Sueide Miranda. Quem somos. Brasília-DF, 16 Abril 2012 19:40. Disponível em: <http://www.icepbrasil.com.br/site/index.php/institucional/o-instituto/quem somos> e <http://www.icepbrasil.com.br/site/index.php/institucional/o instituto/missao-e-visao>. Acesso em: 13 Fev 2017.

VIEIRA, E. N.O. Gerenciando Projetos na Era de Grandes Mudanças. Uma Breve Abordagem do Panorama Atual. Anais eletrônicos…. Disponível em: <http://www.pmisp.org.br/exe/artigos/eduardonewton_artigogprojetosi _pdf> Acesso em: 16 fev.2017.

SCOFANO, Claudia Rosana Felisberto. Curso de Gerenciamento de Riscos em Projetos. Niterói: UFF – Universidade Federal Fluminense – Centro Tecnológico LATEC – Laboratório De Tecnologia, Gestão De Negócios E Meio Ambiente. Apostila de Curso, 2011.

[1] Professor da SEDUC/MA e pós-graduado em Libras, Gestão de Projetos, Administração e Marketing.

[2] A metodologia está disponível no endereço: www.sisp.gov.br/mgpsisp.

[3] Disponível em:<http://www.icepbrasil.com.br/site/index.php/institucional/o-instituto/quem-somos> e

[4] Disponível em: <http://www.icepbrasil.com.br/site/index.php/institucional/o-instituto/atividades> Acesso em: 13 de Fevereiro de 2017.