Proposta de um sistema de compras para apoio gestão de cadeia de suprimentos – Supply Chain Management

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OLIVEIRA, Silvio Gomes Alves [1], WAGNER, Emanuel Sichieri [2]

OLIVEIRA, Silvio Gomes Alves. WAGNER, Emanuel Sichieri. Proposta de um sistema de compras para apoio gestão de cadeia de suprimentos – Supply Chain Management. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 03, Ed. 09, Vol. 05, pp. 05-14, Setembro de 2018. ISSN:2448-0959

RESUMO

Frente à necessidade de se manterem competitivas no mercado, as organizações devem buscar constantemente a melhoria dos seus processos para serem capazes de se adaptar as novas condições do mercado. Uma forma de atingir este objetivo é através do gerenciamento de suas cadeias de suprimentos. Desta forma, o presente trabalho aborda os conceitos de Supply Chain Management (SCM), visando mostrar a influência de sistemas de informação na cadeia, a importância de indicadores de desempenho para auxiliar na comparação e análise de estratégias planejadas e efetivadas, a evolução do processo de Compras, que passa por uma fase de transição, de um departamento extremamente operacional para um departamento que passa a participar das decisões estratégicas da organização, além de ser responsável pela seleção e qualificação de fornecedores, tendo que garantir um bom relacionamento com os mesmos na busca constante de criar valor para a cadeia. Por fim, foram levantados os processos de compras em um contexto geral de empresas que atuam em diversos setores, buscando automatizar as atividades operacionais, contribuindo para otimizar o desenvolvimento das atividades no departamento de compras.

Palavras Chaves: Supply Chain Management, ERP, Sistema de Gestão, Suprimentos, E-Supply, Compras e Cotação.

INTRODUÇÃO

O objetivo deste trabalho é identificar e analisar os impactos da TI no processo de gestão da cadeia de suprimentos, aplicados ao processo de compras. Ao referir-se às atividades de uma cadeia de suprimentos, Ballou (2001) considera que existem atividades chave e atividades de suporte. As atividades chave da cadeia de suprimentos são: padrões de serviço ao cliente; transporte; administração de estoques; fluxo de informações e processamento de pedidos (procedimentos de interface dos estoques com pedidos de vendas; métodos de transmissão de informações de pedidos; regras de pedidos). As atividades de suporte são: armazenagem; manuseio de materiais; compras; embalagens; cooperação com produção/operações; manutenção de informação (coleta, arquivamento e manipulação de informação; análise de dados; procedimentos de controle).

Segundo Maçada, Feldens e Santos (2008) a gestão da cadeia de suprimentos (Supply Chain Management – SCM) é reconhecida como uma importante área para inovação e investimento em Tecnologia da Informação. Dados revelam que o volume de investimento realizado pelas empresas americanas em softwares de SCM foi de US$ 3,5 bilhões em 2001, enquanto as brasileiras investiram US$ 57,7 milhões no mesmo período. Isto reforça a ideia de que a TI já se tornou um componente integrante no processo de gestão das cadeias de suprimento. Os investimentos em TI continuam sendo questão estratégica central em empresas que buscam ganhar vantagem competitiva em um ambiente cada vez mais dinâmico.

Uma das maiores evoluções aconteceu no conceito de cadeia de suprimentos. Segundo Ballou (2006) cadeia de suprimentos é um conjunto de atividades funcionais (transportes, controle de estoque, etc.) que se repetem inúmeras vezes ao longo do canal pelo qual matérias-primas vão sendo convertidas em produtos acabados, aos quais se agrega valor ao consumidor. A maior dificuldade é gerenciar este conjunto de atividades.

OBJETIVO

O objetivo da pesquisa é identificar e analisar os impactos da TI no processo de gestão da cadeia de suprimentos e validar a ferramenta apresentada no estudo caso em empresas de diversos setores. A avaliação do impacto será abordada dentro de uma perspectiva qualitativa, a partir da percepção dos gestores e executivos das organizações.

A necessidade de melhorar o desempenho dos processos de suprimentos obriga empresas a rever seus conceitos sobre a forma de tratar suas cadeias de suprimentos, e com os avanços tecnológicos a utilização de Softwares é fundamental, para que exista total comunicação com fornecedores. O surgimento Internet e logo em seguida do e-commerce com certeza foi uma grande revolução para os novos moldes da economia mundial.

OBJETIVO ESPECÍFICO

Um Software on-line que possa controlar a cadeia de suprimentos, interagindo com os fornecedores, o gerenciamento tendo total acesso e controle aos processos de aprovação de compras, e podendo haver uma integração com os ERP’s, auxiliando na tomada de decisão da gestão, assim havendo grandes ganhos em agilidade, controle de estoques, logística.

METODOLOGIA

Os instrumentos utilizados foram compostos por levantamentos de dados e estudos exploratórios realizados por meio de pesquisas bibliográficas, consultas de livros da área de gerenciamento da cadeia de suprimentos, artigos na web e por consultoria de estágio na empresa Entire Tecnologia da Informação, de acordo com Ballou (2001), as atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros.

Através destes levantamentos haverá possibilidade de mostrar como a Tecnologia da Informação pode auxiliar em empresas na gestão de seus suprimentos, através de Software on-line (Portal) que pode ser Integrado ou não ao Sistema de Gestão ERP, havendo total interação e comunicação entre gerência, compradores e fornecedores.

Analisar como se dará os processos de compra do início ao seu fim, e as várias formas que pode ser feita à estratégia de suprimentos e pelo qual a empresa terá melhor desempenho e agilidade, aumentando sua produtividade, conforme estudo realizado em estágio na empresa Entire.

Conhecer os processos que o Portal realizará quanto à cadeia de suprimentos, de acordo com as necessidades de informações que os envolvidos da empresa precisam para criação do processo de compra, em conjunto com seus fornecedores, o fator principal da integração será evitar divergências entre o Sistema de Gestão ERP e o Portal, conhecer os processos de suprimentos terá fundamental importância, analisando as várias formas que o portal pode ter para realizar todo o processo de suprimento.

DESENVOLVIMENTO

O estudo deste trabalho se iniciou com a análise do processo de Gestão de Suprimentos, e concentrou-se na criação de processos de compras organizados, onde o Sistema Gestão ERP terá informações relacionadas à gestão de suprimentos, integradas a um portal, que será responsável pela operação de compras, estudos realizados na etapa de implantação dos processos com a utilização da Tecnologia da Informação utilizando uma metodologia, após com acompanhamento do sistema em ambiente real, com as atividades sendo executadas.

Com o estudo e pesquisa realizado, foi apurado que organizar e evoluir a forma com que a empresa tratará sua relação de suprimentos, onde um sistema on-line como o portal E-Supply pode auxiliar na forma que compradores terão acesso a requisições de compras criadas no Sistema de Gestão, que integrado ao portal, assim iniciando operações automatizadas de cotações, leilões, pedidos e compra direta, assim gestores possuindo ampla visão e controle sobre todo o processo, através de validações ou cadeias de aprovações, fornecedores com acesso em tempo real, para responder e acompanhar suas as solicitações de compra, gerando inúmeros benefícios a todo o processo suprimentos. Para Maçada, Feldens e Santos (2008) a introdução da TI na operação dos negócios está mudando drasticamente a maneira como as cadeias de suprimento operam, a TI pode ajudar a superar os problemas que afetam as cadeias de suprimento.

Figura 1 – Processos de Compras.

Fonte: autor

Na imagem acima é demostrado um fluxograma do processo de compras.

PORTAL DE COTAÇÃO

Neste trabalho não iremos detalhar todos as funcionalidades do Sistema E-Supply, mas como serão elevados os indicadores da Gestão de Suprimentos, restringir a análise à Cotação Eletrônica, nesta função do sistema é permitido a troca de dados estruturados entre compradores e fornecedores para a tomada de preços, no Sistema o comprador terá acesso a todas as cotações realizadas, podendo separar quais estão abertas ou fechadas, também quais fornecedores responderam ou não, ao fechar a cotação a mesma pode ser pela escolha do fornecedor com melhor preço, marca ou melhor prazo de entrega, sendo necessário justificar aos gestores para a aprovação o motivo da escolha deste fornecedor.

Com a finalidade de total interação do processo entre compradores e fornecedores, ao gerarem qualquer interação\alteração de produtos, preços informados, frete, forma de pagamento e prazo na cotação, é disparado notificações por e-mail, caso não estejam acessando o Sistema no momento da geração. Por ser um Sistema online, podendo ser acessado de qualquer computador conectado à internet, sem necessidade de uma prévia instalação.

  • Funcionalidades: Criação da Cotação, no qual são descritos: produtos, quantidades, prazo para resposta, prazo para entrega, condições de pagamentos.
  • Possibilidade de anexar arquivos referentes aos itens solicitados (imagens, descrições completas, planilhas e outros).
  • O comprador pode adicionar ou excluir os fornecedores que participarão da cotação eletrônica.
  • A cotação pode ser criada a partir de uma Requisição ou grupamento.
  • Envio simultâneo, um único pedido de cotação é enviado a todos os fornecedores.
  • Possibilidade de renegociar o preço enviado pelo fornecedor vencedor, depois de encerrada a Cotação.
  • Acompanhamento das respostas, o Portal processa as respostas recebidas e lista em ordem decrescente dos melhores preços, calculando inclusive, o valor presente em razão do prazo de pagamento. Desta maneira, sua empresa obtém as melhores propostas em tempo real.
  • Painel de controle das Cotações com todas as informações para uma tomada de decisão: data da última compra, valor da última compra, último fornecedor; melhor opção de compra na primeira linha.
  • Apesar do Portal indicar a melhor oferta, o comprador poderá escolher outro fornecedor, desde justifique o porquê da compra desse fornecedor.

Figura 2 – Tela de cotações de Compras.

Fonte: autor

Na imagem acima é demonstrada a Relação de Cotações Abertas no sistema por produtos, onde o fornecedor precisa informar os respectivos preços de cada item.

Figura 3 – Detalhes Item da cotação

Fonte: O autor

Na imagem acima é apresenta de forma mais completa os detalhes do item que está sendo cotado e demais informações endereço, transportadora, impostos e condição de pagamento da Empresa para o comprador do respectivo Fornecedor.

RESULTADO

Comprometido com a total interação entre fornecedores e clientes, o E-Supply proporcionou agilidade e qualidade, sendo adicionado no processo operacional de compras e aquisição de mercadorias completamente otimizada, gerando grandes avanços na reposição dos estoques e da demanda de produtos, componentes e materiais. A resposta dos fornecedores é recebida de maneira organizada e hierarquizada, podendo ser vista por preço, prazo de entrega, entre outros. Além de retirar custos desnecessários com a operação de obtenção de recursos, essa nova ferramenta fornece velocidade, agilidade, controle e eficiência, que auxiliam nos processos. Reduzindo custos de estoques, cobre as ineficiências do processo manual, reduzindo a necessidade de estoques de matéria-prima.

CONCLUSÃO

O fator principal que orientou o desenvolvimento deste trabalho foi a percepção de pontos que poderiam ser melhorados no processo de compras de uma empresa. Assim, o trabalho teve como principal objetivo apresentar e analisar o processo de compras de uma empresa, e como pode ser melhorado com utilização da tecnologia da informação, a fim de otimizá-las com a aplicação de novas ferramentas. Para isso, foram identificadas algumas lacunas dos processos de Compras e em toda a cadeia de suprimentos, sendo sugeridas alterações que permitam melhor planejamento e controle de informações da empresa. Foram também analisadas as atividades inerentes ao processo de compras e sugerida ferramenta que possam agregar valor ao mesmo, no caso o Sistema Web E-Supply.

REFERÊNCIAS

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MARTINS, P.G.; ALT, P.R.C. Administração de Matérias e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Editora Saraiva, 2003.

[1] Graduando Sistema de Informação – Faculdade São Luís de Jaboticabal

[2] Prof. Ms. Sistema de Informação – Faculdade São Luís de

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