ARTIGO ORIGINAL
PONTES, Mathews dos Santos [1], ROBERTO, José Carlos Alves [2], CAVALCANTE, Zuila Paulino [3]
PONTES, Mathews dos Santos. ROBERTO, José Carlos Alves. CAVALCANTE, Zuila Paulino. O Sistema Público de Escrituração Digital – SPED na gestão de informações contábeis. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano. 07, Ed. 10, Vol. 05, pp. 121-129. Outubro de 2022. ISSN: 2448-0959, Link de acesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/contabilidade/sped-na-gestao, DOI: 10.32749/nucleodoconhecimento.com.br/contabilidade/sped-na-gestao
RESUMO
A implementação do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED se deu devido a necessidade de desburocratizar a entrega das informações fornecidas contribuintes, tornando eficaz a fiscalização desses dados. Para que isso fosse possível, foram padronizadas as emissões dessas informações e realizada uma unificação no envio das obrigações exigidas pelo fisco. Nesse contexto, indaga-se: o que é o Sistema Público de Escrituração Digital e como ele auxilia na gestão das informações contábeis? Tem-se, portanto, como objetivo relatar o que é o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, bem como seus componentes – Escrituração Contábil Digital – ECD, Escrituração Fiscal Digital – EFD, Nota Fiscal Eletrônica – NFE e Conhecimento de transporte eletrônico – CT-e – que auxiliam diretamente na gestão das informações contábeis. Para isso, realizou-se uma revisão bibliográfica, de forma descritiva e de natureza qualitativa. Como resultados, conclui-se que esta ferramenta é importante para o setor contábil, pois permite a geração de demonstrações contábeis reais e íntegras, além de reduzir os custos na emissão e armazenamento dos documentos em papel, bem como o desenvolvimento nos serviços de escrituração, auxiliando, desta forma, na gestão das informações.
Palavras-chave: Contabilidade, Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), Gestão de informações.
1 . INTRODUÇÃO
Atualmente, as instituições e os profissionais da área fiscal / contábil vivenciam um processo de constantes atualizações quanto às obrigações acessórias e aos dados prestados à administração tributária. Tal prática deverá intensificar-se, cada vez mais, a fim de atender as demandas da gestão tributária e melhorar a adequabilidade dos processos de uma empresa.
Nesse contexto e levando em consideração os avanços tecnológicos, pode-se citar o aprimoramento sistemático feito pela Receita Federal, que procura facilitar a entrega das guias e declarações, a fim de que os contribuintes possam cumprir suas obrigações acessórias de forma íntegra na relação entre fisco/contribuinte, através de uma padronização no compartilhamento das informações fiscais e contábeis, com um maior grau de legitimidade social. Um exemplo disso é a criação do SPED.
Desse modo, este estudo acadêmico propôs-se abordar sobre o SPED Fiscal, sendo norteado pela questão: o que é o Sistema Público de Escrituração Digital e como ele auxilia na gestão das informações contábeis? Tendo como objetivo relatar o que é o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, bem como seus componentes – Escrituração Contábil Digital – ECD, Escrituração Fiscal Digital – EFD, Nota Fiscal Eletrônica – NFE e Conhecimento de transporte eletrônico – CT-e – que auxiliam diretamente na gestão das informações contábeis.
Sendo assim, para o desenvolvimento deste artigo, foi aplicada a metodologia de pesquisa descritiva com abordagem qualitativa, a fim de adquirir informações sobre o SPED. Dessa maneira, buscou-se embasamento teórico em livros, teses, monografias e artigos científicos, além das normas que regem a temática central.
2. SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL – SPED
O SPED foi promulgado pela lei nº 6.022 de 2007, que o define como uma ferramenta que incorpora as atividades de aquisição, revisão, conservação e autenticação das documentações e dos livros que integram as contas comerciais e financeiras de empresários e empresas através de um único amontoado de informações (BRASIL, 2007).
Um dos objetivos da implementação do SPED é tornar o relacionamento entre o fisco e as entidades mais seguro e eficiente por meio da informatização das informações, proporcionando, desta forma, melhorias para a sociedade brasileira e para o próprio governo. Essa ferramenta pode ser identificada como uma revolução digital no campo da contabilidade, pois visa modernizar as relações tributárias, favorecendo a entrega e o processamento por meio de um único agrupamento de informações (DUARTE, 2009).
Ademais, levando em consideração que a empresa é um “ser vivo” que responde a incentivos internos e externos, o SPED vai além de uma mudança na forma de cumprimento das obrigações tributárias acessórias, representando uma mudança da “cultura do papel”, por meio do uso de arquivos digitais (DUARTE, 2009).
Analisando a lei nº 6.022, de 2007, especificamente os artigos 2º, § § 1º e 2º, nota-se a determinação de que os livros de contabilidade e documentos fiscais sejam emitidos eletronicamente com verificação de assinatura digitalmente certificada. Isso garante a exatidão, integridade e legalidade das informações comunicadas. Assim, esse instrumento visa uma modernização na forma de emissão das notas fiscais e a manutenção dos registros fiscais e contábeis das empresas, tornando comum o uso de documentos e ferramentas eletrônicas (BRASIL, 2007).
Ainda, conforme a Receita Federal (BRASIL, 2013), a parceria do SPED com as empresas fornece: planeamento e identificação de soluções preliminares para o cumprimento de obrigações adicionais, levando em conta as obrigações que venham a ser exigidas pelas autoridades fiscais e assegura a participação efetiva dos contribuintes na determinação do cumprimento das obrigações fiscais adicionais previstas na legislação fiscal, contribuindo, desta forma, para o aperfeiçoamento desse instrumento e auxiliando, em um maior grau, para a genuinidade social destes instrumentos, construindo um relacionamento baseado na transparência recíproca, que tem um resultado satisfatório na sociedade como um todo.
Essa ferramenta determina que o contribuinte só pode fornecer as informações uma vez, pois o SPED as compartilha entre os órgãos fiscais, compartilhando as com seus usuários, obedecendo sempre as limitações das respectivas competências, sem prejudicar o cumprimento da legislação relativa aos segredos comerciais, fiscais e bancários (PADILHA; MOREIRA; RODRIGUES, 2018).
Desse modo, o SPED tem a ideia de combinar atividades complementares e obrigações que são atualmente exigidas das empresas através das autoridades fiscais, proporcionando a gestão das informações de maneira online. Essas obrigações são, por exemplo, imprimir e manter livros de negócios (contas, razão geral e diário) e impostos (registros, despesas, estoque, apuração de IPI e ICMS, contas financeiros e financeiros da empresa etc.).
2.1 ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL – ECD
A Escrituração Contábil Digital é uma das modernizações tecnológicas que foram integradas na composição do SPED, tendo como finalidade substituir a forma em que eram feitas as escriturações em documentos manuscritos dentro dos livros contábeis por uma versão digitalizada (ASSUNÇÃO; CARVALHO, 2018).
A ECD é um fruto dos avanços tecnológicos que vem acarretando impactos significativos na área contábil, trazendo diversas vantagens para as entidades, como, por exemplo: a padronização dos dados e o corte das despesas com a geração e o armazenamento de papéis, fazendo com que os processos de controle do fisco ocorram de maneira mais eficaz (BRAUN; SCHMITZ, 2018).
O fundamento da ECD é transmitir com clareza e com qualidade os dados contábeis que necessitam estar em concordância com os princípios da contabilidade (RODRIGUES; JACINTO, 2011).
Sendo assim, apesar da ECD reduzir alguns custos, esta não é a sua principal finalidade, pois essa documentação digital também acarreta vários benefícios, como: um melhor controle organizacional, tanto em suas informações contábeis como fiscais, o que acaba fornecendo total transparência às informações que serão entregues ao fisco, se tornando um sistema benéfico tanto para as entidades quanto para os órgãos que irão fiscalizar essas documentações.
2.2 ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL – EFD
A EFD é uma documentação digital constituída por um conjunto de arquivos fiscais contábeis e de outros dados de interesse dos órgãos fiscalizadores, além disso, ela auxilia na apuração dos impostos registrados das operações e dos serviços prestados pelos contribuintes (SILVA et al., 2019).
A Receita Federal (BRASIL, 2013) destaca que a EFD anseia a ampliação da folha de pagamento das empresas, bem como o livro de registro de seus colaboradores. Para utilizá-la, as entidades devem criar um arquivo digital através no banco de dados da EFD, conforme o layout especificado no Ato COTEPE/ICMS, que irá definir de que forma e quais informações o contribuinte deverá prestar. Estes arquivos deverão ser validados pelo Programa Validador e Assinador (PVA). Após essa aprovação, o colaborador deverá assiná-lo digitalmente, através do certificado digital, e enviá-lo para o SPED (NARDON FILHO; ROGOWSKI, 2010).
Esse sistema é capaz de avaliar os dados contábeis, financeiros, tributários e sociais de qualquer imposto, assim como o prazo de validade, propondo, até mesmo, um valor que será coletado pelas entidades, reduzindo, desta forma, o trabalho operacional dos profissionais contábeis, pois todas as transações devem ser geradas automaticamente por meio de estruturas integradas (DUARTE, 2009).
Neste sentido, entende-se que o EFD juntamente com o SPED Fiscal auxilia na gestão de informações, de forma a deixá-las mais assertivas e seguras, permitindo que as autoridades fiscais possam obter esses dados com rapidez e precisão.
2.3 NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NFE
A documentação legal para a tributação de produtos é a nota fiscal. Nela deve estar expresso: os dados das mercadorias vendidas e todos os seus impostos. Entretanto, vale destacar que, em alguns negócios, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços – ICMS também é custeado pelo Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI. Nesse cenário, as contribuições ao Programa de Integração Social – PIS e Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social – COFINS não estão contidas na nota fiscal, sendo o seu valor deduzido e aplicado no valor das mercadorias, pois inclui o ICMS (PADOVEZE; FRANCISCHETTI, 2017).
A nota fiscal eletrônica é entendida como um conjunto de fatos coordenados que são incorporados em uma ferramenta de suporte que registra, de forma organizada, os diversos fatos relacionados à NF-e, ou seja, todos os registros de controle contidos dentro de uma entidade (MELLO, 2014).
A finalidade da criação da NF-e não é apenas recolhimento de impostos, mas também a garantia à organização e administração adequada do estoque de produtos de um estabelecimento comercial, proporcionando, assim, maior segurança ao consumidor ao adquirir determinados produtos de uma empresa, o que será benéfico para as partes (OLIVEIRA; SILVA, 2019).
Sendo assim, as NF-e melhoram a eficiência das auditorias fiscais, proporcionando, por exemplo, o resultado do recebimento correto de arquivos eletrônicos, auxiliando, diretamente, na gestão das informações contábeis.
2.4 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO – CT-E
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento fiscal comprobatório que deverá ser emitido pela entidade, tendo como função provar a obrigatoriedade da empresa do recebimento e transporte de uma mercadoria. Tendo como principal objetivo fazer a documentação dessa prestação do serviço de transporte de cargas (WAGNER, 2017; APARECIDO, 2021).
Para que uma entidade possa prosseguir com uma prestação de serviço, a empresa emissora deverá gerar uma documentação eletrônica assinada digitalmente, a fim de que seja feita uma pré-validação e, consequentemente, ela possa receber uma permissão. Essa autorização só será recebida através do envio desta CT-e para a Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ por meios eletrônicos e validada pela mesma (BRASIL, 2016).
Por ser uma certificação totalmente digital, ela tem como vantagens reduzir os custos com impressão e o depósito físico dos papéis. Outro benefício está associado ao tempo ocioso dos veículos nos postos de fiscalização que, com um processo muito mais fácil e flexível, pode ser feito rapidamente.
3. A GESTÃO DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS E O SPED
Sabe-se que, no mundo empresarial, as informações são um dos mais valiosos e maiores ativos da empresa. Além disso, cumpre ressaltar que, atualmente, os dados contidos em papel são menos flexíveis e, normalmente, geram mais gastos de manutenção para as organizações quando comparados ao armazenamento eletrônico (CASAROTTO, 2010).
Sendo assim, um dos objetivos do SPED é eliminar o papel que era usado para emitir e apresentar os subtítulos da empresa. Ademais, essa ferramenta ajuda a apresentar dados anteriormente perdidos ou que apresentaram problemas de armazenamento (OLIVEIRA, 2011).
O foco principal desse sistema é a inclusão de todas as áreas da administração tributária, bem como a padronização do compartilhamento dos dados contábeis, tributários e relacionados às operações comerciais em um único sistema, facilitando, desta forma, a gestão destes dados. O SPED, também, se certifica do registro de todos os movimentos da empresa, permitindo um acesso veloz e preciso a dados em tempo real (GUERRA, 2017).
Além de responsabilidade acessória, o SPED fornece um ótimo controle para a gestão das informações, pois “a principal finalidade do SPED é possibilitar o controle, por meio de um sistema de informações, de todos os eventos contábeis das organizações, inclusive os tributários” (CASAROTTO, 2010).
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Desse modo, pode-se concluir que a solução tecnológica denominada SPED trouxe inovações para o setor contábil, oferecendo algumas vantagens, como: diminuição dos custos, maior confiabilidade das informações e agilidade nos procedimentos, reduzindo a burocracia e a emissão de papel.
Desta forma, o presente artigo, teve como objetivo relatar o que é o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, bem como alguns de seus componentes – Escrituração Contábil Digital – ECD, Escrituração Fiscal Digital – EFD, Nota Fiscal Eletrônica – NFE e Conhecimento de transporte eletrônico – CT-e – que auxiliam diretamente na gestão das informações contábeis. Visando responder: o que é o Sistema Público de Escrituração Digital e como ele auxilia na gestão das informações contábeis?
Por fim, o estudo demonstrou que esta ferramenta esta ferramenta é importante para o setor contábil, pois permite a geração de demonstrações contábeis reais e íntegras, além de reduzir os custos na emissão e armazenamento dos documentos em papel, bem como o desenvolvimento nos serviços de escrituração, auxiliando, desta forma, na gestão das informações.
REFERÊNCIAS
APARECIDO, J. P. A implantação e os benefícios dos documentos eletrônicos pós SPED. Revista de Estudos Interdisciplinares do Vale do Araguaia – REIVA, v. 4, n. 1, p. 23, 2021. Disponível em: http://reiva.emnuvens.com.br/reiva/article/view/157. Acesso em: 6 out. 2022.
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WAGNER, C. S. Conhecimento de Transporte Eletrônico: CT-E. Monografia (Especialização em Engenharia de Software) – Universidade Federal do Paraná, Curitiba, PR, 2017.
[1] Graduando do curso de Contabilidade. ORCID: 0000-0002-6277-1658.
[2] Orientador. Mestre em Engenharia de produção. Especialista em Logística Empresarial. Graduado em Administração com Ênfase em Marketing.
[3] Co-orientadora. Mestre em Engenharia de Produção pela UFAM, Especialista em Auditoria pela UFAM, Graduada em Ciências Contábeis pela UFAM.
Enviado: Setembro, 2022.
Aprovado: Outubro, 2022.
