A Implantação e os Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica

FERNANDES, Ludio Gomes [1], AURÉLIO, Marco [2]

GOMES, Ludio; AURÉLIO, Marco. A Implantação e os Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 1. Vol. 9. pp 873-887 outubro / novembro de 2016. ISSN:2448-0959

1. INTRODUÇÃO

A nota fiscal eletrônica (nf-e) é um documento de registro e armazenamento totalmente digital e utilizado para o governo controlar melhor o fisco das empesas, ela e utilizada por vários tipos de empresas como as de mercadorias e de prestação de serviços, esse tipo de documento só tem validade quando recebe a assinatura digital. Este artigo vai discorrer sobre como era antes da nf-e e a pós-implantação da mesma, fazendo assim uma comparação, para identificar vantagens e desvantagens, o principal objetivo desse estudo é informar qual a importância desse sistema nos dias atuais com tantas fraudes ocorrendo no meio contábil.

O objetivo deste estudo é analisar a concepção da nota fiscal eletrônica, apresentando a importância da tecnologia da informação para atender aos sistemas aderentes.

A justificativa desse trabalho se da ao fato de ter pouco conteúdo sobre o assunto, principalmente na área contábil, e na continuidade de projetos futuros voltados a importância de conhecimento deste sistema, tanto para o leitor quanto para acadêmicos de contabilidade e outras áreas afins.

Quanto a metodologia adotada para a elaboração deste artigo, remete à pesquisa bibliográfica, realizada por meio de livros, artigos científicos, mídias e sites relacionados com o projeto da NF-e.

Traz como resultado que a NF-e desempenha a mesma atividade que a nota em papel, o que a difere é que o registro ocorrerá de forma mais rápida e eletrônica. Chega-se a conclusão de que, conhecendo a concepção da NF-e, têm-se os benefícios na implantação desta e garantindo em longo prazo e que o Fisco será o primeiro beneficiado com esse avanço tecnológico.

2. CONCEPÇÃO ACERCA DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-e)

2.1 CONCEITO TEÓRICO SOB A PERCEPÇÃO DE ALGUNS AUTORES COM RELAÇÃO A NOTA FISCAL ELETRÔNICA

A nota fiscal eletrônica entrou em utilização em 15 de setembro de 2006 o que subsistiu a nota fiscal impressa 1 e 1ª e, assim, modernizando e agilizando mais o processo.

Segundo Azevedo e Mariano (2009, p. 83), definem a Nota Fiscal Eletrônica como:

“Um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte. Eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte”.

As primeiras notas fiscais eram feitas à mão que precisavam de pessoas com boa caligrafia para fazer as notas de forma clara e objetiva. A segunda forma da emissão da nota fiscal foi através das máquinas de escrever que surgiu aproximadamente em 1980, a terceira forma de emissão surge em 1990 com o surgimento dos computadores com a ajuda das impressoras matriciais facilitaram ainda mais esse trabalho, só algum tempo depois surgiu anota fiscal eletrônica que foi criada a partir do primeiro encontro de administradores tributários (ENAT) e ocorreu em 2004. Que após um período de teste passou a ser totalmente obrigatória em 2008. Com isso o trabalho do contador aumentou ainda mais, ao mesmo tempo ele se tornou mais aliado da tecnologia facilitando e agilizando a forma de trabalhar, dando ao contador mais facilidade de corrigir seu próprio trabalho

Além da obvia redução de custos com papeis, redução de custos de armazenamento, que a nf-e trouxe também tem o aumento da confiabilidade que é mas um dos benefícios que o meio tributário recebeu, facilitando para o contador o processo de controle fiscal, melhorando a troca de informações entre as empresas e os fiscos, diminuindo a sonegação de impostos.

2.2 A IMPORTÂNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NOS SISTEMAS CONTÁBEIS

A informação hoje em dia é fundamental para o contador, e cada vez mais se investe em tecnologias ligadas a área contábil. A informática permitiu várias melhorias para o profissional contábil, pois se perdia muito tempo fazendo os lançamentos no papel que estava sujeito a erros inaceitáveis nos dias atuais. Outra vantagem da tecnologia no sistema de informação contábil foi o aumento da confiabilidade da nota fiscal pelo simples fato de haver uma melhor troca de informações entre as empresas.

Segundo Muller, Pilar e Kido (2009) a tecnologia da informação iniciou-se, há cerca de vinte anos, uma grande revolução nas empresas com a implementação de impressoras matriciais para o fornecimento de notas fiscais por sistema, o que agregou mais agilidade para as organizações com grande volume de negócios.

Para a Pereira e Fonseca (1997, p. 239), “a tecnologia da informação surgiu [i]da necessidade de se estabelecer estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações”.

A informática foi de extrema importância para a contabilidade trazendo não apenas a modernização, mas também tirando um sobre peso do contador, que deixou de usar grande quantidade de papel e isso fez também com que houvesse diminuição do desmatamento, passando assim de forma mais rápida a arquivar e armazenar uma grande quantidade de informações em questão minutos, o que levaria para ser processado em horas ou ate mesmo dias.

A contabilidade é umas das profissões que melhor soube aproveitar os benefícios da informática para o mercado em geral, essa informatização vem com que o mercado contábil crescesse, tornando-se mais valorizado ao contrário de outras áreas, que em decorrência dessa modernização fez com as pessoas perdessem empregos.

As empresas que hoje buscam uma maior abrangência e visões no mercado estão sempre aliadas a um bom programa de informática, máquinas modernas, suporte para que possam realizar tarefas rápidas, em grande quantidade sem perder a qualidade. Mas sempre deixando claro que, o contador ainda tem o papel mais importante e fundamental que é de sempre fazer a ultima analise das informações processada e tomar as decisões.

A tecnologia desencadeou uma série de transformações, inclusive na contabilidade. Algumas décadas anteriores a falta da tecnologia permitia uma apuração mais lenta dos dados, onde as tarefas eram realizadas manualmente. Com o avanço tecnológico hábitos foram modificados oferendo a contabilidade uma maneira mais rápida, interativa, flexível e precisa de detectar e resolver situações empresariais.

Com isso, surgiram novos desafios, devido esse avanço, como o estudo para manusear adequadamente tais maquinas, pois, muitas empresas investem em equipamentos tecnológicos, mas não são orientadas, gerando um desconforto ao utilizar sistemas informatizados.

No setor contábil algumas vantagens são notadas, exemplificando, temos o aumento da produtividade, melhor qualidade dos serviços, um elevado estimulo para os profissionais da área e facilidade de acesso as informações, esses são alguns aspectos que justificam o uso da informática pelas empresas.

Vale ressaltar que não é apenas a tecnologia que trará benefícios a uma empresa, tudo ainda depende do raciocínio humano, o computador ainda não é capaz de oferecer um tratamento diferencial para casa situação, demonstrando que a tecnologia e o ser humano se complementam, mas é necessário que o contador esteja acompanhando as inovações tecnológicas para obter uma visão mais ampla de vários setores.

O desenvolvimento da informática acabou afetando diversos segmentos da sociedade e mudou a forma de trabalho das grandes empresas. Esse desenvolvimento acabou modificando a vida de muitos profissionais, inclusive do contador. Hoje a contabilidade é bem diferente comparado há 15 anos atrás, não em seus conceitos, mas na forma como os resultados são gerados e apresentados.

A informática facilitou diversos processos contábeis, nos dando uma maior velocidade, segurança e confiabilidade nas informações tornando-se uma importante ferramenta para a empresa e para o profissional.

Com a alta competitividade do mercado que exige cada vez mais resultado em um curto período de tempo, os contadores podem realizar seus trabalhos de forma mais rápida, manipulando dados, gerando relatórios e obtendo resultados mais precisos graças à informática.

Hoje as grandes empresas necessitam de uma estrutura informatizada, até em função das exigências governamentais. Com a ajuda da informática, os profissionais garantem uma melhoria em seus serviços, aumento da produtividade e etc… Porém algumas empresas de pequeno e médio porte ainda não se informatizaram, por diversos fatores como: insegurança, falta de recursos, entre outros.

Essa tecnologia é formada por alguns membros, dos quais se destacam para a contabilidade os sistemas especialistas. Estes são muito utilizados para aplicações contábeis, pois utilizam fatos conhecimentos e técnicas para solucionar problemas. Em uma área como a contabilidade, em que determinados problemas exigem conhecimentos especializados em algumas áreas, como: auditoria e contabilidade tributária, esses sistemas se fazem necessários.

2.3 O QUE É NOTA FISCAL ELETRÔNICA

Segundo a Nibo (2016) ressalta que a Nota Fiscal é um recibo obrigatório após qualquer transação de venda de produtos ou serviços. A Nota Fiscal documenta a transação e serve para o recolhimento de impostos. A não utilização da nota é considerada sonegação fiscal. Consumidores devem exigir sua nota fiscal em todas as transações comerciais.

Podemos analisar o funcionamento da NFe através da Figura 01 abaixo.

Ainda, segundo a Nibo (2016) hoje em dia, a maioria dos municípios emite e exige uma Nota Fiscal Eletrônica (NFE). A Nota Fiscal Eletrônica é transmitida pela internet e serve para facilitar o tramite de papel do documento entre o emissor da nota (prestador de serviço ou comerciante), o comprador e os órgãos públicos. Ela é emitida eletronicamente e armazenada; sua validade é garantida por uma assinatura digital (token). A Nota Fiscal Eletrônica (NFE) é parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) adotado pelo governo através de um decreto firmado em janeiro de 2007 (NIBO, 2016).

2.3.1 SPEAD FISCAL

SPED Contábil tem sido um termo muito utilizado no segmento de contabilidade no Brasil. Significa Sistema Público de Escrituração Digital, e cria a obrigação da transmissão de dados (que antes eram enviados em papel) em formato digital para a Receita Federal. O SPED Contábil visa ser uma solução tecnológica, padronizando os arquivos digitais (das escriturações fiscal e contábil) dos sistemas empresariais dentro de um formato digital específico (NIBO, 2016).

2.3.2 SPEAD CONTÁBIL

O Sistema Público de Escrituração Digital, o famoso SPED, faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. A ideia é de que a informatização traga mais agilidade para essa relação, da mesma forma que proporcione mais economia de tempo e de gastos, melhor controle da fiscalização e mais legitimidade e qualidade das informações trocadas (NIBO, 2016).

2.3.3 IMPLANTAÇÃO NA NFe NACIONAL

A implantação não implica em mudanças apenas nas empresas que são obrigadas a emiti-la, mas todas as empresas estão adaptando se ao novo modelo de documento fiscal, inclusive os estabelecimentos não emissores de NF-e.

Esta mudança ocorre porque a legislação atual impõe às empresas que recebem NF-e que realizem uma série de ações para garantir a legitimidade da NF-e recebida. Além disso, a empresa que recebe a NF-e precisa armazenar eletronicamente o referido documento durante o prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.

As pequenas empresas podem realizar o processo de validação e armazenagem de NF-e de forma razoavelmente simples. Já para as médias e grandes empresas este processo é um pouco mais complexo, visto que as informações contidas em NF-e precisam ser integradas a sistemas ERP.

Além disto, essas empresas recebem NF-e de grande quantidade de fornecedores e UFs, inclusive de prestadores de serviços cujos municípios adotaram sistemas de emissão eletrônica de notas fiscais de serviços. A essas empresas existem soluções específicas para recebimento, validação e armazenagem de NF-e.

2.3.4 DANFE

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é a representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, em uma única via impressa em papel comum, contendo a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet, um código de barras bi-dimensional para fácil captura e confirmação das informações das Notas pelas unidades fiscais. É um documento usado para acompanhar o tráfico da mercadoria, não sendo e nem substituindo uma nota fiscal, o qual permite ao detentor a confirmação da existência da NF-e através do Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ.

2.3.5 NFSe

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência apenas digital que atende ao atual modelo de registro de operações de prestação de serviços implantado por legislação em diversos municípios brasileiros. Por se tratar de um arquivo digital, ele é gerado e armazenado eletronicamente e tem a sua validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente.

O modelo substitui a necessidade de emissão das tradicionais notas fiscais impressas e é de total responsabilidade dos prestadores de serviços sujeitos ao Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN).

2.3.6 CTe

De acordo com a CTe Fazendo (2016) descreve que a CTe significa Conhecimento de Transporte Eletrônico, uma nota fiscal eletrônica que tem função semelhante a NF-e. Esse documento só pode ser disponibilizado em formato digital (XML) e sua emissão e armazenamento ocorrem de forma eletrônica. O Conhecimento de Transporte Eletrônico é utilizado para comprovações fiscais de qualquer operação de transportes ou frete, independente de qual seja a sua modalidade (aérea, ferroviária, rodoviária, dutoviária ou aquaviária).

O que assegura a sua validade jurídica é a assinatura digital do cliente que comprova a autoria pelo Fisco, que recebe e autoriza o seu uso, por isso, é necessário o certificado digital. É importante ressaltar também que a CT-e é reconhecida e possui validade em todo o país (CTE FAZENDA, 2016).

2.4 BENEFÍCIOS DA NF-e

Inicialmente, a NF-e foi idealizada visando uma melhoria no sistema tributário brasileiro, proporcionando vantagens que podem ser sintetizadas em (Encontro Nacional de Administradores Tributários [ENAT], 2005):

Benefício dos consumidores: aumento da competitividade e diminuição dos custos administrativos das empresas brasileiras pela simplificação das obrigações acessórias (redução do “custo Brasil”), em especial a dispensa da emissão e arquivamento de documentos em papel;
Benefício das administrações tributárias: padronização e melhoria na qualidade das informações, simplificação/redução de custos e maior eficácia da fiscalização.

Apesar de toda velocidade, precisão e confiabilidade dos resultados gerados pelas máquinas, tudo ainda depende do raciocínio humano para a tomada de decisão. Os sistemas computacionais ainda não conseguem obter uma flexibilidade e um tratamento diferenciado para cada situação.

A informática proporciona a contabilidade inúmeras facilidades que vão desde lançamentos e processamentos das informações até a geração de relatórios que podem ser produzidos pelo sistema, o que facilitou muito a vida dos profissionais da área. Os avanços podem ser observados quando se compara a forma atual e os métodos adotados há 15 ou 20 anos. Embora não tenham ocorrido mudanças nos conceitos fundamentais, houve um avanço considerável na maneira de se gerar e apresentar informações contábeis.

Além de acompanhar com mais facilidade as diversas operações desenvolvidas em sua área, a visão gerencial do contador possibilita análises e projeções de resultados.

Essa visão crítica projeta o profissional de contabilidade para um plano funcional mais interativo, com reflexos altamente positivos para o seu reconhecimento nas grandes empresas.

As empresas que adotaram a contabilidade informatizada tiveram bons resultados que podem ser destacados pelo: aumento da produtividade, melhoria da qualidade dos serviços, mais estímulo aos profissionais da área, facilidade para leitura prévia dos relatórios, atendimento as exigências dos órgãos quanto ao cumprimento de prazos, facilidade de acesso as informações da empresa, maior segurança das informações e menos espaço físico no ambiente de trabalho.

Como a nota eletrônica costuma ser enviada por e-mail para o cliente após o pagamento feito pelo produto ou serviço, naturalmente a primeira grande vantagem a ser observada – e pela qual tantas empresas vêm buscando usá-la – é a oportunidade de gastar menos papel. Mesmo uma companhia de médio porte pode chegar a usar toneladas de papel por ano entre todos os processos burocráticos que precisam ser documentados, gastando muito dinheiro e demandando espaço físico para arquivar toda papelada.

É tendência mundial que cada vez mais a documentação corporativa passe a ser digital, e não é diferente com a nota fiscal. Além de ter menor custo e poder armazenar tudo online, a aplicação de um sistema de nota eletrônica em um negócio ainda permite torná-lo verde. Em tempos de imensa preocupação ambiental, nunca é demais procurar maneiras de mostrar que a sua marca também faz a sua parte para contribuir para a causa.

Outro ponto bastante importante é que o sistema digital para disponibilizar aos clientes e outros stakeholders as notas fiscais costumam vir acoplado a softwares de gestão corporativa. Esses programas facilitam a vida de qualquer empresa permitindo que tudo seja administrado virtualmente e pelos mesmos canais, garantindo integração total e maior eficiência na rotina empresarial. Assim, você pode gerenciar também o controle da emissão de notas através do mesmo sistema integrado – podendo armazená-las e acessá-las facilmente com toda a segurança.

Por fim, uma terceira grande vantagem que pode ser conquistada trocando as notas em papel pelas eletrônicas vem através do marketing. Ao coletar os e-mails dos clientes com o propósito de enviar a eles a nota do que compraram, você também passar a criar uma lista de contatos grande para envio de newsletter com as informações e promoções que deseje fazer.

2.5 DESVANTAGENS DA NFe

Embora as vantagens para o uso da nota eletrônica sejam bastante interessantes, existem alguns problemas que ainda fazem com que muitos clientes optem por retirar a nota em papel. Para começar, velhos hábitos podem ser difíceis de mudar. A maioria das pessoas está acostumada em receber a nota na hora da compra, e o novo costume pode ser estranhado. Ainda há muitos brasileiros sem acesso a internet ou, mesmo que tenham, não possuem ou não costumam usar suas contas de e-mail – principalmente entre pessoas de mais idade.

A questão da privacidade também é vista por alguns como motivo de preocupação. Por mais que a maior parte dos provedores de e-mail possuam altos níveis de segurança, o mundo virtual ainda sofre com problemas provocados por hackers. E, teoricamente, tudo que está na internet pode ser acessado.

Ainda é preciso ter cuidado para não enviar mensagens indesejadas e usar a lista de e-mails de forma errada – ou o tiro sai pela culatra. Ninguém gosta de ver sua caixa de entrada repleta de mensagens fora do seu interesse, então é bom limitar o envio de newsletter de acordo com sua necessidade.

2.6 BENEFÍCIOS PARA O CONTRIBUINTE

De acordo com Fazenda (2016), os benefícios da NFe para o contribuinte são:

Redução com obrigações acessórias.

Ganho de tempo no processo. Não há mais os problemas de impressão em impressoras matriciais (trancar folha, saltar página, etc.). Todas as impressões são feitas em impressoras laser ou jato de tinta, propiciando maior rapidez do processo;

Eliminação dos problemas de escrituração e armazenamento. Todas as Notas estarão armazenadas digitalmente, de forma segura. Não é mais necessário ter armários, fichários ou outros do gênero para guardar as NFs;

Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias. Como as informações da Nota digitada pelo vendedor estarão em um arquivo, esse arquivo poderá ser usado pelo comprador para lançar a Nota no seu sistema (quando receber a mercadoria).

Auxilia nas atividades do contador. O mesmo arquivo enviado pelo vendedor ao comprador poderá também ser usado pelo contador para efetuar os cálculos tributários;

Automatização do planejamento de logística pela recepção antecipada da informação da NF-e. Ao emitir a NF-e, antes que a mercadoria chegue ao seu destino, o destinatário terá em mãos as informações da sua compra, podendo assim verificar se o que estará recebendo é realmente o que havia comprado e poderá prepara o local para descarga e armazenamento da mercadoria;

Melhoria da qualidade e segurança da informação. Um DANFE não poderá circular caso a NF-e não esteja autorizada, ou seja, as informações são idôneas;

Business to business (B2B). Aprimoramento nos relacionamentos comerciais entre as empresas. Maior confiabilidade e segurança na troca de informações;

Facilidade na obtenção de informações do Fisco. Através do certificado digital é possível consultar dados da pessoa jurídica sem a necessidade de ir até a Receita Federal;

Rapidez no acesso às informações. Os dados de uma NF-e podem ser obtidos em apenas uma consulta frente ao computador, não sendo necessário procurar a via da Nota entre as centenas de formulários guardados em armários;

Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas. Situação que hoje pode ocorrer devido ao processo ser suscetível a falhas humana.

2.7 BENEFÍCIOS PARA A SOCIEDADE

Segundo Fazenda (2016) sobre os benefícios da NFe para a sociedade são:

Redução no consumo de papel, colaborando com a preservação do meio-ambiente;

Novas oportunidades de trabalho, principalmente no que diz respeito à Nota Fiscal eletrônica, tecnologia, sistemas, consultoria, capacitação, etc.;

Incentivo ao uso de certificação digital, comércio eletrônico e novas tecnologias;

Facilidade na obtenção de informações do Fisco. Através do certificado digital é possível efetuar consultas em órgãos do governo sem a necessidade de sair de casa;

Com a assinatura digital há a garantia da idoneidade do cidadão. Por exemplo, em serviços como comércio eletrônico e transações bancárias viam internet, o site terá a certeza que quem está usando o serviço não estará tentando alguma operação fraudulenta;

Padronização dos arquivos eletrônicos trocados entre vendedor, comprador, contador e fisco.

2.8 BENEFÍCIOS PARA O FISCO

Segundo Fazenda (2016) sobre os benefícios da NFe para o fisco são:

Melhor controle das transações de venda e transporte de mercadorias;

Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal. A autorização da Nota Fiscal será feita de forma automática, on-line e em tempo real;

Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação. Gerando a possibilidade de uma reforma tributária mais eficaz.

Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais.

CONCLUSÃO

Hoje fica muito nítido que a NF-e não é apenas uma imposição do governo. Vale aderir à sistemática da NF-e, pois são muitos os benefícios envolvidos e que, pagam qualquer investimento efetuado. Existem muitas empresas responsáveis pelo desenvolvimento de sistemas de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, adotando diferentes tecnologias, entre as categorias temos Software Gratuito, Extrator de Informações, Componente de Software, Componente de Integração, Módulo do Sistema de Gestão, Módulo Integrado ao Sistema de Gestão.

A contabilidade digital permite uma grande interação entre o Fisco e as empresas, compartilhando toda a escrituração contábil e fiscal produzida por elas, e que o SPED tem o objetivo de tornar o sistema tributário nacional mais eficaz, com a pretensão de eliminar antigas fraudes e diminuir outras que possam surgir com o tempo.

Com a utilização da Nota Fiscal Eletrônica, ocorreu uma revolução na tecnologia da informação está cada vez mais influenciando o controle tributário permitindo que o governo aumente a arrecadação dos impostos, pois dificultou a sonegação, os contribuintes têm um ganho satisfatório, agilizamos a reforma tributaria brasileira, e podendo contar com mais eficiência e rapidez, sendo importante a preservação do meio ambiente ocorrida com a considerável redução do consumo de papel nas transações comerciais.

REFERENCIAS

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[1] Contabilidade pela FAPAN.

[2] Contabilidade pela FAPAN.