ARTIGO ORIGINAL
BATISTA, Milena Freitas [1],ROBERTO, José Carlos Alves [2]
BATISTA, Milena Freitas. ROBERTO, José Carlos Alves. A contabilidade digital e suas ferramentas: vantagens e desvantagens. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano. 07, Ed. 11, Vol. 09, pp. 34-43. Novembro de 2022. ISSN: 2448-0959, Link de acesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/contabilidade/ferramentas, DOI: 10.32749/nucleodoconhecimento.com.br/contabilidade/ferramentas
RESUMO
A contabilidade digital surgiu como uma alternativa para auxiliar na resolução de problemas, automatizando, agilizando, desburocratizando e credibilizando as atividades contábeis. Por essa razão, este artigo se propôs a investigar: quais são as vantagens e desvantagens da contabilidade digital e suas ferramentas nos dias de hoje? Tendo, dessa forma, como objetivo geral, analisar as contribuições e os desafios dessa nova forma de contabilidade. Com esse intuito, realizou-se uma pesquisa bibliográfica, por meio da qual chegou-se à conclusão de que a contabilidade digital tem muitas vantagens, não apenas na agilidade de processos ou desburocratização, mas na eficiência e qualidade dos serviços oferecidos. Entretanto, implementar esse modelo de contabilidade não é uma tarefa fácil, pois existem requisitos básicos para que ela venha a funcionar corretamente, ou seja, é preciso investir em infraestrutura e qualificação.
Palavra-chave: Contabilidade digital, Inovação tecnológica, Vantagens, Desvantagens.
1. INTRODUÇÃO
Tendo em vista que a contabilidade digital vem promovendo uma enorme mudança dentro dos setores contábeis, agilizando processos e interligando de maneira prática muitas informações, este artigo se propôs a investigar: quais são as vantagens e desvantagens da contabilidade digital e suas ferramentas nos dias de hoje? Com isso, teve-se como objetivo geral analisar as contribuições e os desafios dessa nova forma de contabilidade.
Entender como funciona a contabilidade digital e quais seus pontos positivos e negativos é primordial para compreender sua contribuição atualmente. Por isso, estabeleceu-se como objetivos específicos: discorrer a respeito da contabilidade digital; descrever algumas de suas ferramentas tecnológicas; e definir as vantagens e desvantagens do uso das ferramentas tecnológicas à contabilidade.
Logo, com esse propósito, esta pesquisa fundamentou-se na revisão bibliográfica, partindo da abordagem qualitativa e do caráter descritivo.
2. CONTABILIDADE DIGITAL
Segundo Claudio Silva (2021), para que houvesse a adaptação da tecnologia na esfera contábil, a contabilidade precisou superar três fases, a saber: a mudança da contabilidade manual para os sistemas em tecnologia de informação, a implementação de sistemas integrados de gestão empresarial e as soluções digitais avançadas.
Antigamente, aparelhos eletrônicos não eram utilizados nos trabalhos contábeis, de modo que a contabilidade digital surgiu trazendo uma proposta de atividade mais moderna e tecnológica a esse contexto (DIER, 2007).
Assim sendo, conforme Pardinho et al. (2021), a contabilidade digital surgiu em 2015 com o intuito de impulsionar o uso de ferramentas online, a fim de incrementar pontos positivos para os escritórios contábeis, visando, por exemplo, o aumento da produtividade e eficiência. Porém, destaca-se que essa opção provocou receios em muitos profissionais, pois acreditavam que ao aderirem a essa proposta poderiam perder os seus postos de trabalho. Todavia, é importante demonstrar que, embora a tecnologia automatize algumas operações, ela não será capaz de impedir um direcionamento feito por um profissional.
Nesse contexto, Rodrigues e Júnior (2022) vão definir a contabilidade digital como o modelo responsável por executar seus serviços contábeis através da internet, utilizando-se da tecnologia apenas para a condução da atuação dos profissionais contábeis.
Ela automatiza os processos, trazendo grandes contribuições para os escritórios contábeis e suas empresas homologadas (SANTOS, PAES e LIMA, 2022). Assim, conforme Fonseca et al. (2022) apontam, o seu propósito é fundir a automação nas atividades rotineiras da contabilidade, tendo a tecnologia como uma grande aliada na resolução dos problemas, de forma mais assertiva.
Nesse sentido, Santos, Paes e Lima (2022) mencionam que a contabilidade digital pode ocasionar uma aproximação maior entre o gestor da empresa e o profissional contábil, cooperando para o aumento das conclusões metodológicas, para uma gestão mais organizada e para a facilidade do acesso a informações, tornando, assim, crescente as expectativas de produtividade para o negócio.
Diante disso, Fonseca et al. (2022) destacam que esse novo modelo de contabilidade, além de ser um grande auxílio para os serviços contábeis no dia a dia, também é uma excelente fonte de informações práticas e de fácil acesso.
Conforme Dier (2007), o sistema contábil de informações segue direcionado por uma junção de regras de controle de entradas, processamentos, avaliações e saída de dados. Sendo que, na parte da entrada, são encontradas informações que fazem conexão com as transações registradas, as quais são, posteriormente, construídas, tornando-se em informações relevantes, que servirão para os agentes responsáveis pela tomada de decisão.
Logo, quando a contabilidade digital é instalada, os documentos e os arquivos importantes passam a ser arquivados, de forma mais otimizada e automatizada, facilitando o seu acesso tanto para o contador como para o cliente (PARDINHO et al., 2021).
Além disso, Tessmann (2011) observa que ela possibilita uma maior integração dos fiscos federal e estaduais e, posteriormente, municipais, devido a racionalização e o compartilhamento das informações contábeis e fiscais por meio digital.
Nesse aspecto, entende-se que a contabilidade digital dispõe de características específicas, a qual, segundo Santos, Paes e Lima (2022), depende totalmente da junção dos dados entre o cliente e a prestadora de serviços contábeis.
Esse modelo diz respeito a uma inovação que rompe com o tradicionalismo da contabilidade, tendo como proposta a utilização de todas as ferramentas tecnológicas disponíveis, como recursos online, nuvens ou sistemas, para a otimização dos processos contábeis.
3. FERRAMENTAS DA CONTABILIDADE DIGITAL
A contabilidade digital está ocasionando muitas mudanças, principalmente por conta do uso de novas tecnologias. Segundo Dier (2007), essas tecnologias são ferramentas constituídas de softwares e hardwares, que podem aliviar a carga manual de trabalho do profissional contábil, oferecendo-lhe mais tempo para executar alguma outra atividade ou mesmo auxiliar em alguma decisão importante dentro da empresa.
Para Almeida, Silva e Pereira (2021), essas ferramentas mudam completamente o ambiente contábil, pois trazem mais produtividade e menos gastos, seja de tempo ou de material. Segundo ele, é importante que os profissionais dessa área busquem por recursos que otimizem seu tempo e melhorem a qualidade de seu trabalho.
Nesse aspecto, Vasconcellos (2021) destaca que essas ferramentas contribuem com diversos benefícios, tanto na qualidade como na agilidade, pois o que antes era realizado por muitas pessoas agora pode ser feito por uma única, sem muito esforço e com menos erros. Ele ressalta, ainda, que um profissional precisa dispor de software para a gestão contábil, fiscal, administrativa, entre outros.
Logo, percebe-se que a contabilidade digital precisa ser adotada por empresas como um novo estilo para seus serviços, com características tecnológicas marcantes. Já que o seu intuito é voltado para essa questão, atividades manuais têm que ser trocadas por tarefas automatizadas que dispõe de informações mais rápidas e práticas. Para tanto, existem ferramentas digitais que devem ser consideradas, a saber:
3.1 SPED
Fernandes e Nico (2020) descrevem o surgimento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) como uma consequência do avanço tecnológico, o qual auxilia no cumprimento das etapas determinadas pela legislação. Esse sistema tem o objetivo de transmitir informações com mais tecnologia entre a empresa e o fisco, onde o mesmo facilita o acesso de ambas as partes às informações fornecidas.
Nesse contexto, Tessmann (2011) diz que o sistema SPED tem o objetivo de integrar todo o processo relativo às notas fiscais, o que é de grande proveito, pois reduzirá os custos com o armazenamento de documentos e diminuirá os encargos que o cumprimento das obrigações acessórias traz.
Assim, para Santos, Paes e Lima (2022), o SPED é definido da seguinte forma: é a ferramenta que junta em um só lugar as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação, diante de um fluxo direcionado de informação, permitindo a relação da contabilidade digital com as instituições privadas e governamentais.
3.2 ERP
Vasconcellos (2021) aponta que esse sistema surgiu na década de 90, prestando serviços para administração da empresa e agregando informações pertinentes à sua rotina através de processos automatizados que contribuem positivamente na produtividade por parte dos contadores.
Dessa forma, Pires (2017) afirma que os sistemas Enterprise Resource Plannings (ERPs), traduzido no português como Planejamento de Recursos Empresariais, aperfeiçoam o direcionamento das atividades contábeis.
3.3 CERTIFICADO DIGITAL
O certificado digital, de acordo com Vasconcellos (2021), consiste em uma ferramenta que promove celeridade aos processos burocráticos e lentos, sendo capaz de apresentar-se como uma identidade virtual aos seus proprietários, não importando se é pessoa física ou jurídica, gerando a possibilidade de recebimento e envio de assinaturas digitais totalmente online.
Nesse contexto, Fernandes e Nico (2020) destacam que, nas atividades contábeis, o uso da certificação digital tornou-se essencial, como por exemplo, para realizar a abertura e dar a baixa de um CNPJ. Os processos manuais, como a coleta de assinaturas ou o reconhecimento de firma por um cartório, estão sendo substituídos pela assinatura digital, que adicionou agilidade, qualidade e redução de custos nesta tarefa.
3.4 SOFTWARES CONTÁBEIS
Outras ferramentas que auxiliam a contabilidade digital são os Softwares contábeis. Segundo Vasconcellos (2020), sua principal função é facilitar o registro de documentos, a análise de entradas, saídas e serviços, a efetuação de folha de pagamento, entre várias outras funções.
Posto isso, pode-se citar como exemplo o sistema Trello que, segundo Junior, Schroeder e Dolci (2019), é um grande aliado das entidades para desenvolver gerenciamentos estratégicos. Essa ferramenta tem uma interface facilitadora para trabalhos em equipes e funciona como uma lista de tarefas que são determinadas de acordo com a prioridade do usuário.
Além disso, outro software que está sendo bastante utilizado no ambiente contábil é o Nibo que, para Bastos e Martins (2020), tem o foco em ajudar os profissionais da área a solucionar problemas persistentes, como: digitação manual lenta dos dados financeiros dos clientes, não cumprimento de prazos e descontroles financeiros de clientes não capacitados.
4. VANTAGENS E DESVANTAGENS DA CONTABILIDADE DIGITAL
Segundo Scherer e Fagundes (2018), a tecnologia oferece inúmeros benéficos para a contabilidade digital, como segurança, agilidade, fácil acesso a informações relevantes e apresentação de uma diversidade de ferramentas digitais, que irão auxiliar nos lançamentos e processamentos de relatórios feitos nos sistemas operacionais, alcançando rapidamente excelentes resultados.
De acordo com Fernandes e Nico (2020), esse modelo de contabilidade tornou a rotina do contador mais simples, direcionando funções antes difíceis e burocráticas de uma forma mais dinâmica e moderna, quebrando, assim, as tendências arcaicas.
Diante disso, Canovas et al. (2021) apontam que os escritórios contábeis passaram a ter um ambiente mais amplo e limpo da poluição de papéis e fichários após adotarem a contabilidade digital.
Conforme Vasconcellos (2021), a introdução das tecnologias nos processos contábeis influenciaram no aperfeiçoamento da profissão, agilizando as atividades que antes eram árduas e que levavam muito tempo, facilitando a averiguação das informações geradas e evitando os riscos de erros humanos.
Nesse aspecto, Fonseca et al. (2022), vai dizer que uma das grandes vantagens que a contabilidade digital traz é a desburocratização dos processos contábeis e uma mudança significativa no atendimento aos seus clientes.
Para Andrade (2020), uma das características marcantes da contabilidade digital é o compartilhamento em tempo real de informações com os seus clientes. Além disso, Tessmann (2011) destaca que o uso da contabilidade digital também permite o rápido compartilhamento de informações para o fisco, evitando os riscos de condutas fraudulentas e sonegadores.
Logo, na visão de Almeida, Silva e Pereira (2021), a contabilidade digital tem resultados vantajosos, como: a melhora na comunicação, com a opção de fazer compartilhamento e trocas de forma online e em tempo real, apresentando mais valor à experiência do seu cliente; e a diminuição de riscos em falhas no desempenho das tarefas contábeis, realizando um atendimento mais prático e eficiente, que proporcionará uma aproximação maior do profissional com seu cliente contábil.
Todavia, de acordo com Fernandes e Nico (2020), nos tempos atuais, ainda é preciso alavancar ainda mais esse estilo para os profissionais contábeis que buscam serviços que ofereçam confiabilidade em suas transações.
Ademais, Santos, Paes e Lima (2022) destacam que, para que a contabilidade digital esteja em um pleno funcionamento, é preciso possuir as condições obrigatórias, além de ter propósitos comuns. Pensando nessa causa, dificuldades de adoção e manutenção de sistemas podem surgir, trazendo prejuízos significativos para o seu orçamento.
Por essa razão, Canovas et al. (2021) ressaltam que, para que estes serviços promovam crescimento e produtividade, os profissionais precisam ser cada vez mais habilidosos, eficientes e criativos, diminuindo os custos e economizando tempo nas rotinas contábeis.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Mediante o questionamento levantado para esta pesquisa: quais são as vantagens e desvantagens da contabilidade digital e suas ferramentas nos dias de hoje? Foi possível verificar que as vantagens da contabilidade digital resumem-se no aumento de produtividade, na facilitação do acesso às informações contábeis e na diminuição de processos burocráticos e de custos, enquanto as desvantagens compreendem a necessidade de se profissionalizar com relação ao uso dessas novas ferramentas tecnológicas que existem e estão surgindo, minimizando possíveis prejuízos no processo de adoção e manutenção destes.
Nesse aspecto, pode-se concluir que a contabilidade digital tem muitas vantagens, não apenas na agilidade de processos ou desburocratização, mas na eficiência e qualidade dos serviços oferecidos. Entretanto, implementar esse modelo de contabilidade não é uma tarefa fácil, pois existem requisitos básicos para que ela venha a funcionar corretamente, ou seja, é preciso investir em infraestrutura e qualificação.
REFERÊNCIAS
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[1] Graduanda do Curso de Ciências Contábeis. ORCID: 0000-0001-6977-0028.
[2] Orientador. ORCID: 0000-0001-9953-8342.
Enviado: Outubro, 2022.
Aprovado: Novembro, 2022.
