ARTIGO ORIGINAL
JESUS, Jean dos Santos de [1], ARAÚJO, Jeane Franco de [2]
JESUS, Jean dos Santos de. ARAÚJO, Jeane Franco de. Metodologia Business Process Management (BPM) aplicado no centro de recondicionamento de computadores na usina digital. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 04, Ed. 05, Vol. 10, pp. 125-162. Junho de 2019. ISSN: 2448-0959
RESUMO
O desenvolvimento deste trabalho está centrado em uma pesquisa ação ao modelo atual dos processos no Centro de Recondicionamento de Computadores no espaço da Usina Digital, entidade sem fins lucrativos, localizada em Lauro de Freitas – Bahia. Para tanto, faz-se necessário à utilização do Business Process Management (BPM), no estágio atual (AS IS), demonstrando a aplicabilidade do processo e entrada, bem como o processamento e destinação fim do E-LIXO, na rotina da Usina Digital. Desta forma, com o estudo da BPM e usando ferramentas da Tecnologia da Informação que se adequem aos processos na Usina Digital, objetiva-se apresentar melhorias nas rotinas no CRC desde a entrada, até o processamento e saída do E-LIXO, otimizando assim, o processo futuro (TO BE).
Palavras-Chave: Negócio, usina, processos, gestão, otimizar, sequência.
1. INTRODUÇÃO
Segundo Boer (2010), a BPMN (Business Process Model and Notation) é uma representação gráfica para a melhoria de processos de negócio, gestão e automatização. BPM (Business Process Management) é também uma categoria de sistemas focada em acompanhamento de desempenho como os recursos físicos, financeiros, humanos e tecnológicos da organização. Tendo em vista essas definições acima, a pesquisa será baseada em caso de uso e análise de ferramentas.
1.1 APRESENTAÇÃO
A Globalização exige que organizações passem a enfrentar um ambiente dominado pela alta competitividade, o que torna obsoleta e ineficiente a visão tradicional para lidar com esse dinamismo, necessitando cada vez mais de inovações e/ou adaptações frequentes.
Nesse contexto, a Gestão de Processos de Negócios, conhecida como Business Process Management (BPM), populariza-se cada vez mais entre organizações, bem como sua aplicabilidade nas mais diversas áreas setoriais. Proporcionando discursões a respeito dos processos da organização e o uso das ferramentas de tecnologia a serem utilizadas.
O uso de software hoje se faz necessário para automação dos processos em um período desejável, porém o recurso da tecnologia não é o foco.
O BPM é desenvolvido a partir da união de recursos e métodos com o objetivo de prover otimização dos processos organizacionais. Todavia, há várias ferramentas que, tecnicamente são aplicáveis, mas não satisfazem as necessidades de um determinado processo, podendo diminuir ou impedir o desenvolvimento do mesmo. Para tanto, faz-se necessário analisar as ferramentas se são aplicáveis ao modelo de negócio proposto, etapa essencial, tendo em vista que após a análise, poderá diferenciar as ferramentas em questão e estabelecer quais são os ganhos, flexibilidades, facilidades, manutenção e custo.
1.1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO DA AMOSTRA DE PESQUISA
A Usina Digital nasce de uma ideia promovida entre a OSCIP PANGEA – Centro de Estudos Sócio Ambiental e a Secretaria de Ciência e Tecnologia e Inovação do Estado da Bahia – SECTI, a proposta foi apresentada e promovida pelo Ministério do Planejamento (2010), para a implantação de um Centro de Recondicionamento de Computadores na Bahia (CRC), denominada de Usina Digital. Hoje, atuante em Lauro de Freitas-Bahia, tendo na gestão a Organização Sem Fins Lucrativos / ACMU – Associação Central das Multiusinas. A Usina Digital se integra a rede nacional de CRCs promovidos pelo Ministério das Comunicações, cujos objetivos são receber resíduos tecnológicos e direcionar a locais adequados e promover ações de cidadania e sustentabilidade em todo território nacional.
Tendo em vista os objetivos da Usina Digital e a necessidade de estabelecer agilidade, integração e definição nos processos de gestão da mesma, o acesso à metodologia conhecida como Business Process Management (BPM), junto com as ferramentas de tecnologia Business Process Management System (BPMS), pela sua capacidade de reformulação de processos quando necessário, visando encontrar objetivos personalizados a cada organização, assim como competitividade, otimização de processos e monitoramento. Ao final, tem-se como resultado a extração de melhores rendimentos possíveis de produção e gestão dentro do ciclo BPM.
1.2 JUSTIFICATIVA
A Usina Digital recebe por ano uma média de 12 toneladas de resíduos tecnológicos de grandes empresas e iniciativas públicas que atuam no Estado da Bahia e Sergipe. Destaca-se como atividades fins cursos na área de informática e recondicionamento de equipamentos, bem como a distribuição de máquinas para entidades de cunho Educacional/Social. Nos seis anos de atuação da Usina Digital, já foram beneficiadas 87 instituições através de doações de computadores recondicionados, requalificação continua nos laboratórios de Informática em 9 Escolas da rede Municipal de Lauro de Freitas e 3 Colégios Estaduais, formação de 1500 jovens em módulos de Informática e distribuição de 452 computadores aos alunos que solicitaram.
Tendo em vista a demanda crescente e focando sempre em melhorias no processo para alcançar resultados mais rápidos e com qualidade, assim propõe-se o uso do BPM através de ferramentas de TI, a fim de melhorias contínuas com menores custos. Todavia para o desenvolvimento do trabalho propõe-se a intervenção para melhorias no contexto atual (AS IS), poderá através de testes na Usina Digital iniciando por um setor, a realização modelagem do processo atual para um melhor entendimento no uso da metodologia Business Process Management (BPM), com respectivas ferramentas de modelagem que possam mapear os processos, e o processo atual e sugerir um novo modelo ou até mesmo adapta-lo, caso seja necessário.
1.3 OBJETIVO GERAL
Analisar a rotina de processo no Centro de Recondicionamento de Computadores através da metodologia BPM.
1.3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) identificar a rotina de processo no Centro de Recondicionamento de Computadores;
b) estudar como o processo é realizado;
c) demonstrar modelagem BPM através de ferramentas de TI;
d) propor a otimização do processo através da metodologia BPM.
1.4 METODOLOGIA
A Pesquisa metodológica propõe buscar uma solução para o problema explícito como sinaliza Silva e Menezes (2005). Tendo em vista investigar, uma linha de pensamento lógico dedutiva, indutiva, hipotético-dedutivo, dialético e fenomenológico (MARCONI, LAKATOS, 1993).
1.4.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA
Na tentativa de obter os resultados esperados, foi adotada uma abordagem denominada exploratória com a utilização de dados secundários e pesquisas bibliográficas, Assumem-se em geral, os procedimentos de pesquisas bibliográficas, estudos de caso, pesquisa-ação, realizados em conjunto com outras ações na resolução do problema. Permitindo assim, aos participantes representativos da situação ou do problema, o envolvimento de modo cooperativo ou participativo, já que de acordo com Minayo (2003, p. 21) “[…] a pesquisa qualitativa responde a questões muito particulares. Ela se preocupa, nas ciências sociais, com um nível de realidade que não pode ser quantificado […]”. Além disso, as pessoas constituem-se como fonte para a investigação dos problemas, principalmente das ciências humanas.
1.4.2 LEVANTAMENTO DE DADOS
Para a coleta de dados foi utilizado os relatórios anuais de prestação de contas da Usina Digital, tendo como base os aportes técnicos, pedagógico e financeiro da Associação Central das Multiusinas, ONG Gestora dos Projetos que são executados no Espaço da Usina Digital, além de outras questões que envolvem o universo da gestão pública Municipal, Federal e no portal da União europeia, disponível para consulta pública.
O caminho percorrido para o processo de pesquisa deu-se em três etapas complementares. Na primeira etapa, foi acompanhado o roteiro dos processos e planejamento estratégico do Projeto em questão.
O acompanhamento das atividades de logística e gestão dos equipamentos que chegam à Usina Digital. Na etapa seguinte, o acompanhamento no processo de recondicionamento, distribuição dos computadores as entidades que solicitam acompanhamento na requalificação dos laboratórios nas escolas conveniadas e destinação do E-LIXO.
2. GERENCIAMENTO DE PROCESSO DE NEGÓCIOS
O processo de gerenciamento tem o propósito de medir e controlar atividades, além de administrar a situação atual e o futuro de um determinado processo. Assim como os processos de suporte, esse tipo de processo não agrega valor diretamente para os clientes, mas segundo a Association of Business Process Management Professionals (ABPMP, 2013, p. 37), eles são necessários para assegurar que a organização opere de acordo com seus objetivos e metas de desempenho.
2.1 DEFINIÇÃO
Um processo é realizado através de atividades predefinidas em uma sequência da qual se espera obter o objetivo esperado, podendo ser um bem ou um serviço, ou ainda ser visto como desempenho de uma atividade, ou um conjunto, em que haja uma entrada, uma transformação e uma saída, objetivando alcançar assim, as metas. A informatização do processo poderá agregar valor ao negócio em vista que a TI possa contribuir com novas soluções tecnológicas, já que a “Business Process Management (BPM) configura-se em um método de gestão para gerenciar processos empresariais, onde conta com o auxílio de ferramentas tecnológicas” (OLIVEIRA, 2010 apud PIZZA, 2012, p. 8).
2.1.1 CARACTERÍSTICAS
A BPM visa à melhoria dos processos de negócios das organizações através do uso de métodos, que podem ser através de recursos da TI, para modelar, analisar, publicar e controlar envolvendo os aspectos estratégicos, organizacionais, sistemas aplicativos e humanos. Tudo isto para que a organização tenha um resultado a mais dos processos como um todo. Sendo que, o termo processos operacionais se refere aos processos repetitivos que fazem parte da rotina desempenhada pelas organizações, ao contrário de processos de decisão estratégica.
2.2 PROCESSO DE NEGÓCIO
BPM, de acordo com Cruz (2008, p. 66), é o nome dado a um conjunto de múltiplos elementos, conceitos e metodologias, que juntos têm a finalidade de tratar processos de negócio.
O uso desses elementos possibilita a organização uma visão ampla de seus ambientes no que se refere às atividades de cada colaborador em seu processo. Podendo em algum momento, somar com todos os processos de negócios, assim como gerenciá-los melhor, através da solução da BPM. Pois, a “BPM é a abordagem moderna para desenvolver e gerenciar processos de negócio”, como aponta Hurwitzet et al (2009, p. 78 apud PIZZA, 2012, p. 18).
Nesse sentindo esses processos alinham-se a Informática, através de softwares, colaborando para agrupar um conjunto de elementos que possam organizar dados e informações, transformando em dados para atender o objetivo.
Hoje, a BPM dar suporte cada vez mais nos processos que através do uso de softwares podem especificar, executar e analisar processos empresariais, nos quais envolvam pessoas, organizações e controlam aplicações, documentos.
Desta forma, ao objetivar a melhoria contínua do processo BPM, os modelos implantados tendem a evoluir continuamente, já que cada processo baseado em BPM é apenas um ponto de partida para outro. Entretanto, ao escolher a metodologia BPM, a organização terá que realizar um levantamento do estado atual, a fim de entender o processo e propor a melhoria necessária (TO BE). Na pedagogia de Orlickas (2010 apud MARIANO; MÜLLER, 2012), dá-se atenção ao pensamento de que implantar uma governança corporativa orientada por processos requer que a empresa compreenda que precisa de ferramentas e metodologias adequadas, e que isso resultará em uma mudança cultural em toda estrutura da organização nos processos de negócios.
A partir de um modelo de processo, que a organização julgar que a aplicabilidade irá auxiliar na estratégia de suas atividades, então, começa-se a identificar a importância desse esquema para tirar vantagens e ser competitivo. Além disso, essa estratégia proporciona ao gestor uma maior facilidade de apontar soluções para melhoria do serviço contínuo e de realizar análises, através de indicadores, cujo objetivo é obter visibilidade nos resultados.
3. ANÁLISE DAS FERRAMENTAS BPM
Ao escolher as ferramentas BPM para esta análise e comparação levaram-se em consideração as semelhanças entre as características de manipulação, tais como: fácil documentação e exportação, bem como a capacidade de adaptação ao processo proposto acima, como caso de uso. Nesse contexto, entre as várias ferramentas disponíveis foram escolhidas, então, Microsoft Visio, SmartDraw e Bizagi.
Também como pontos de decisão na fase de escolha das ferramentas foram levantados questões de usabilidade, facilidade técnicas e interoperabilidade de suas funcionalidades.
3.1 PROCESSO ATUAL DA ORGANIZAÇÃO EM QUESTÃO
Como o estudo buscou entender o processo atual de um Centro de Recondicionamento de Computadores, tomando como base a Usina Digital, instituição que atua em Lauro de Freitas-Ba, observou-se que há o entendimento da importância do quanto às experiências enriquecedores contribuem em todas as fases do processo, todavia, por questões financeiras, burocráticas, ambientais e também por ser um projeto social, com início, meio e fim estabelecidos, não se chegou a um processo significativo e predefinido. No entanto, observou-se que ao longo desses seis anos, mesmo sem o conhecimento técnico de Business Manager Process, a Usina Digital construiu um modelo trabalho que, hoje, atende os Editais que são submetidos e a forma de como o processo é conduzido.
A partir de então, foram escolhidas três ferramentas de TI para mapear os processos macros de como funciona o Centro de Recondicionamento de Computadores da Usina Digital. A decisão de mapear com estas três ferramentas de modelagens BPM é para mensurar, através do processo atual, qual software mais se adequa ao modelo de processo do CRC e, a partir desta análise, avaliar como uma boa ferramenta poderia contribuir para otimizar as atuais rotinas dos trabalhos executados no CRC.
3.2 APRESENTAÇÃO DAS FERRAMENTAS
O mercado de softwares oferece diversas ferramentas BPM, entre freeware, Open Source, gratuitas ou pagas. Entre as ferramentas disponíveis para modelagem, bem como à análise, o Bizagi Modelar, o Microsoft Visio e o SmartDraw, são exemplos de ferramentas que, de um modo geral, permitem criar documentações do processo com qualidade, utilizando a notação BPM, além de possuir a capacidade de salvar e exportar os modelos criados, permitindo assim gerenciar os processos com mais agilidade.
Como o objetivo é de avaliar essas ferramentas no processo proposto desta pesquisa, que é para fins acadêmicos, as mesmas encontram-se na internet, mesmo que a versão esteja disponível apenas para avaliação do produto. Todavia, não se levou em consideração no estudo os valores das ferramentas utilizadas, nem o suporte dos seus respectivos fabricantes.
Para tanto, foi realizada a modelagem em três ferramentas de softwares de diferentes desenvolvedores. E como resultado percebeu-se que todas apresentaram usabilidade bastante simples, fator preponderante ao usuário, quando se trata de interface.
3.2.1 MICROSOFT VISIO
Microsoft Visio, software desenvolvido pela Microsoft, dentre os recursos oferecidos na concepção de diagramas, adequa-se bem a modelagem de processos de negócio, ferramenta embutida em suas notações, BPM (Business Process Modeling), com a capacidade de oferecer modelagens técnicas e profissionais, com recursos de imagens vetoriais de fácil manipulação. Em suas características, a Microsoft Visio realiza modelagem de processos em diversas notações como BPM, Fluxograma e EPC, no entanto, a realização da documentação dos processos, não oferece arquitetura orientada a serviços, não permitindo realizar o ciclo de vida completo do processo.
Além disso, a Microsoft Visio gera diagramas de diversos tipos de fluxogramas, assim como a modelagem de dados usando UML (Unified Modeling Language), plantas baixas, diagramas de redes, etc. As figuras abaixo mostram os recursos necessários para o desenvolvimento do trabalho, os quais possibilitam criar, salvar, abrir arquivos, diagramas, elementos, etc. A interface mantém os padrões das ferramentas mais conhecidas do pacote Microsoft Office, como Word.
Figura 1 – Modelagem do processo com Microsoft Visio 2013, versão 15.046023 – ano 2013.
Como é notório na Figura 1, há a demonstração do processo (AS IS) na Usina Digital através da ferramenta Microsoft Visio. Já a Figura 2 tem-se a interface da área de trabalho da Microsoft Visio, em fase de desenvolvimento do modelo BPM da Usina Digital.
Figura 2 – Interface da Microsoft Visio 2013, versão 15.046023 – ano 2013.
Na figura 3 têm-se as principais extensões disponíveis paras salvar o trabalho desenvolvido no ambiente Microsoft Visio.
Figura 3 – Tipos de extensões disponíveis Microsoft Visio 2013, versão 15.046023 – ano 2013.
A Figura 4 demonstra as principais formas para desenvolvimento BPM
Figura 4 – Formas básicas disponíveis para BPM Microsoft Visio 2013
3.2.2 BIZAGI MODELER
Bizagi Process Modeler, software especializado para desenvolvimento de fluxogramas, mapas e diagramas, e em especial para BPM. Dentre as várias ferramentas disponíveis, o Bizagi possibilita interação entre usuários. Observa-se no Bizagi que após a modelagem dos processos, bem como a validação dos mesmos para serem automatizados, podem facilmente serem alterados, proporcionando melhoria contínua nos resultados. Em sua interface apresentada ou em seus menus têm as funções como criar, abrir arquivos, salvar, elementos, diagramas, entre outras opções.
O Bizagi possibilita a permissão de acompanhar processos em tempo real, além de gerar documentos para possível tomada de decisão da gestão. Através das análises na fase de desenvolvimento do modelo realizado, notam-se alguns diferenciais entre os outros modelos analisados de processos BPM, o mesmo possui suporte a XPDL (Process Definition Language), possibilitando dinamizar diagramas de processo rapidamente. Outra evolução, presente em várias ferramentas oferecidas hoje, é o ambiente Web, o qual poderá acompanhar os seus processos, entre outras. Além de a Suíte Bizagi oferecer opções para diferentes idiomas e uma abrangente possibilidade de documentação.
A figura 5 demonstra o processo (AS IS) na Usina Digital através da ferramenta Bizagi Modeler.
Figura 5 – Modelagem do processo com Bizagi Modeler, versão 3.0.0.022 – ano 2015.
Já na figura 6 é possível ver a interface da área de trabalho no Bizagi, em fase de desenvolvimento do modelo BPM da Usina Digital.
Figura 6 – Interface Bizagi Modeler, versão 3.0.0.022 – ano 2015.
Na figura 7 temos as principais extensões para salvar o trabalho desenvolvido no ambiente, assim como os outros tipos de extensões para exportação.
Figura 7 – Tipos de extensões disponíveis Bizagi
Nessa linha, a figura 8 demonstra as principais formas para desenvolvimento BPM, no Bizagi.
Figura 8 – Formas básicas disponíveis para BPM Bizagi
3.2.3 SMARTDRAW
Sistema Web e Desktop com uma gama de opções para desenvolvimento, tais como, organogramas, diagramas de rede, mapas de organização, projeções em planta baixa, UML, designer de software, apresentações, diagramas, criar calendários, fluxogramas, cronogramas e também embutida o recurso de Business Process Management (BPM), com ricos templates exemplares. Sua Interface é em Inglês, porém bastante intuitiva para o usuário, mesmo que seja iniciante.
O menu é padrão, como os softwares acima mencionados, mudando apenas de designer e/ou lugar, tais funções possibilitam abrir arquivos, pacotes, criar, salvar, criar diagramas, elementos e alguns recursos que chamam atenção, entre eles, o de exportar para extensões Microsoft como .doc. O programa é fácil acesso e possui um número de elementos que oportunizam uma busca dentro da própria ferramenta, sem a necessidade de importar de outros recursos de terceiros.
Desta forma, dentre todos os elementos apresentados, o SmartDraw, em relação a recursos, é um concorrente direto com a Microsoft Visio, ao comparar as três ferramentas apresentadas para o estudo de BPM. Assim, na figura 9 é possível ver o processo (AS IS) na Usina Digital através da ferramenta SmartDraw. E em seguida, na Figura 10, a interface do ambiente de trabalho da ferramenta SmartDraw.
Figura 9 – Modelagem do processo com SmartDraw, versão 2009.52 – ano 2009
Figura 10 – Interface SmartDraw, versão 2009.52 – ano 2009.
Na figura 11 demonstram-se as principais extensões para salvar o trabalho desenvolvido através do software. E na figura 12 encontram-se as principais formas para desenvolvimento BPM.
Figura 11 – Tipos de extensões disponíveis SmartDraw
Figura 12 – Formas Básicas Disponíveis para BPM SmartDraw
3.3 ANÁLISE COMPARATIVA ENTRE AS FERRAMENTAS AVALIADAS
O Quadro 1 demonstra a comparação entre as ferramentas BPMS e seus respectivos recursos e suportes de modelagem e notação para BPM.
Quadro 1 – Demonstração de recursos e suporte
3.4 CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO E DEFINIÇÃO DA FERRAMENTA BPM PARA MAPEAR O PROCESSO PROPOSTO (TO BE)
A escolha correta de uma ferramenta para o desenvolvimento de um processo BPM implica diretamente no desenvolvimento da organização, gerando confiabilidade e redução dos custos, assim como relatórios em tempo real com a possibilidade de interação entre usuários, além de dinamizar a resposta na preparação de solicitações de eventuais mudanças.
Para uma organização que queira iniciar um processo BPM é recomendável à análise de ferramentas de softwares que adequem a sua organização, para isso, terá que haver um estudo de caso dos processos existentes. Fazer um estudo sobre cada ferramenta em questão, para que assim, possa adquirir um maior conhecimento sobre a estrutura, facilidades e benefícios que estas podem ter e gerar positivamente à organização.
Em geral, os requisitos existentes das ferramentas estudadas, adequam ao processo AS IS no Centro de Recondicionamento de Computadores – Bahia (Usina Digital), como afirma os autores Don Chand e March (2013), já que não existe uma ferramenta que possa ser dita como a melhor para todas as situações. Nesse sentido, a escolha da ferramenta depende diretamente das características e dos requisitos da organização, por isso, é preciso analisar e entender as necessidades para escolher a melhor ferramenta.
Para fins de avaliar o gerenciamento dos processos, segundo Britto (2010, p. 1), os mesmos podem ser divididos em categorias como mostra o quadro 2.
Quadro 2 – Demonstração de recursos e suporte
| Requisitos | Modelagem |
| Desenvolvimento | |
| Ambiente de usuário | |
| Integração | |
| Gestão | |
| Infraestrutura | |
| Administração | |
| Licenciamento |
Fonte: Britto (2010, p. 1).
3.4.1 FERRAMENTAS PARA MODELAGEM FUTURO (TO BE)
A escolha do Bizagi Process Modeler, para modelagem do trabalho TO BE, deve-se as características de interface simples, com riqueza de recursos, fácil documentação, software free e que se adequa ao padrão internacional de notação BPMN.
A interface principal é ilustrada na figura 13 abaixo. Assim, em seu menu há a opção de exportar para imagem, Word, PDF, Microsoft Visio, XPDL e XML, bem como as opções de importar.
Figura 13 – Bizagi aba Export/Import.
3.4.1.1 OBJETOS DE FLUXO
Os Event, Activity e Gateway representam elementos do conjunto de fluxo, que incluem o evento (Event), representado por um círculo em situações durante um processo de negócio, já os eventos afetam o fluxo dos processos resultantes (result). Podem acontecer três tipos de eventos distintos, de acordo com o momento que afeta o processo, como: Start, Intermediate e End.
A atividade (Activity) representa pontos no processo, em que algum trabalho pode ser executado. Desta maneira, a atividade pode ter múltiplas entradas, se não houver nenhuma, deverá instanciar o processo. Já as Tasks representam uma atividade e o sub-processo. Por fim, a atividade composta é uma ou mais atividades que são representados por um retângulo com um sinal de mais.
O Gateway é representado por um losango, usado para controlar situações não previstas e convergências de fluxos sequenciais. Quando for preciso tomar decisão o Engine de workflow seguirá a sequência baseada na escolha realizada anterior (Sistema ou Pessoa).
Figura 14 – Palette Flow.
3.4.1.2 OBJETOS DE CONEXÕES
São três tipos de conexão que podem conectar o diagrama para criar estrutura básica do processo de negócio desejado. E as conexões são realizadas através dos objetos, conforme figura 15. Assim, são elas:
a) fluxo de sequência: representa seta sólida e é utilizado à ordem que as atividades serão executadas no processo;
b) fluxo de mensagem: representado pela seta tracejada e com a ponta aberta. É usada para mostrar a troca de mensagens entre dois agentes;
c) associação: reta pontilhada, utilizada para associar textos, dados e etc., com os objetos.
Figura 15 – Palitte Conectors
3.4.1.3 RAIAS
As Raias são encarregadas de separar visualmente por categorias, através de diferentes setores internos organizacionais, e até mesmo usuários, como Pool e Lane.
a) Pool: representa um participante em um processo, atua também como um container utilizado para separar um conjunto de atividades de outros Pools;
b) Lane: partição dentro de um Pool. Estendem o comprimento do Pool na vertical e na horizontal. Utiliza para organizar e categorizar as atividades, Pools são usados em diagramas envolvendo dois ou mais participantes ou entidades. As atividades dentro de um Pool não podem atravessar e encontrar atividades do outro Pool.
Figura 16 – Palitte Swimlanes
3.4.1.4 ARTEFATOS
Os artefatos possibilitam flexibilidade da notação para o processo apropriado de um contexto a determinada situação.
A notação BPMN tem três tipos básicos de artefatos:
a) Objetos de dados: mecanismo responsável por mostrar como um dado é produzido pela atividade. É conectado das atividades dos objetos de associação;
b) Group: representado por retângulo e linhas tracejadas tem a função de análise e documentação;
c) Anotações: descrever as informações desejadas da modelagem do processo.
Figura 17 – Palitte Artifacts
4. PROPOSTA DE MELHORIA DO PROCESSO ATUAL (AS IS) DENTRO DAS ETAPAS ESTUDADAS
O processo com suas atividades (AS IS) na Usina Digital tem um acúmulo de riqueza ambiental e social em todo Estado da Bahia, reconhecida internacionalmente os seus feitos, todavia, através deste estudo de caso acadêmico, surge a oportunidade de redefinir a proposta do mapeamento das ações do Centro de Recondicionamento de Computador, visando ainda mais um ganho social e ambiental. Em análise documental, experiência no processo do CRC em caráter de trabalho, execução de projetos, e etc. Entende a dificuldade de otimizar o processo, já que todas as atividades têm início, meio e fim pré-estabelecidos no escopo dos projetos.
Hoje, a rede CRC Brasil (Centros de Recondicionamentos de Computadores atuantes em sete Estados e reconhecidos pelo Ministério das Comunicações), observa um processo limitado, não ordenado e que não fechar o ciclo sustentável de acordo com a filosofia dessa iniciativa.
Na Bahia apenas a Usina Digital, situada em Lauro de Freitas, está apta a receber os Resíduos Tecnológicos e, ainda sim, com o processo se limitava devido à falta, principalmente, de recursos com capital humano e logístico. Então, o que se observa é uma lacuna do não retorno dos equipamentos cedidos às instituições solicitantes, bem como dos alunos participantes do projeto que recebiam os equipamentos ao final do curso. Portanto, com essa falha, não há fechamento do ciclo sustentável, pois o destino dos equipamentos que foram recuperados no CRC, no término de sua vida útil não é acompanhado.
Através das ferramentas BPMN apresentadas para modelar o estudo de caso, observou-se também que o modelo (AS IS) na Usina Digital não entra em contato com possíveis candidatos doadores para possíveis destinações de equipamentos, sejam equipamentos obsoletos, mas que estejam ainda em uso, seja o próprio resíduo tecnológico.
4.1 MODELAGENS BPM PROPOSTA TO BE
Modelagens BPM proposta permite uma melhor execução no processo que envolve as atividades na Usina Digital, a fim de obter mais eficácia e longevidade sustentável do projeto.
4.1.1 APRESENTAÇÃO DO PROCESSO FUTURO
A figura 18 demonstra o modelo BPM a fim de melhorar o processo bem como através de uma ferramenta Workflow automatizar as atividades de forma ordenada. Além disso, apresenta a modelagem proposta para que o Centro de Recondicionamento de Computadores possa executar suas atividades em cima da modelagem proposta. Uma vez que a instituição se adaptará a execução do processo proposto, terá prospectiva que ganhará mais êxito no recebimento dos Resíduos Tecnológicos ou equipamentos de julgo obsoletos, qualidade na execução das atividades, otimização de recursos, otimização tempo e fechamento do ciclo da cadeia produtiva, tendo em vista que o processo de otimização será contínuo.
Figura 18 – Modelagem proposta BPM com o Bizagi Modeler, versão 3.0.0.022 – ano 2015.
4.1.2 ETAPAS DO DESENVOLVIMENTO PARA O MODELO PROPOSTO (TO BE)
A figura 19 demonstra a fase inicial do processo, busca de possíveis doadores bem como o retorno desta comunicação.
Figura 19 – Busca de Doador – Bizagi Modeler, versão 3.0.0.022 – ano 2015
A figura 20 demonstra as etapas de recebimento, tiragem, recondicionamento tipos de estoques dos materiais para destinação.
Figura 20 – Recolhimento e processamento de material – Bizagi Modeler, versão 3.0.0.022 – ano 2015
A figura 21 demonstra os possíveis destinos após o processamento do material, que são destinados a entidades solicitantes, jovens que participam dos cursos modulares de TI, Escolas parceiras e por ultimo a destinação correta do E-LIXO.
Figura 21 – Destinação material – Bizagi Modeler, versão 3.0.0.022 – ano 2015
No modelo proposto há várias etapas, como entidade solicitante, solicita convenio e equipamento, retorno do material cedido, armazenamento de informações classificados por setores como mostra a figura 18 e etc.
4.2 DIAGRAMA DE SEQUÊNCIA DO PROCESSO TO BE PROPOSTO AO CRC
O diagrama de sequência demonstra em detalhes as sequencias das atividades propostas no Centro de Recondicionamento de Computadores.
Figura 22 – Fase inicial de buscar possíveis doadores de resíduos Tecnológicos – WebSequenceDiagrams – versão Web – https://websequencediagrams.com – ano 2016
Figura 23 – Fases de recebimento material, triagem e estoque – WebSequenceDiagrams – versão Web – https://websequencediagrams.com – ano 2016
Figura 24 – Fases de processamento, estoque e uso do material – WebSequenceDiagrams – versão Web – https://websequencediagrams.com – ano 2016
Figura 25 – Fase de receber parcerias e distribuição de computador – WebSequenceDiagrams – versão Web – https://websequencediagrams.com – ano 2016
Figura 26 – Fases de possíveis destinações de computador – WebSequenceDiagrams – versão Web – https://websequencediagrams.com – ano 2016
Figura 27 – Fase de separação do E-LIXO por classificação para destinação adequada – WebSequenceDiagrams – versão Web – https://websequencediagrams.com – ano 2016
Figura 28 – Visão geral do diagrama de sequência – WebSequenceDiagrams – versão Web – https://websequencediagrams.com – ano 2016
A figura 28 ilustra uma visão macro do diagrama de sequência proposto para o processo TO BE, detalhado nas figuras 22, 23, 24, 25, 26 e 27.
Quadro 3 – Legenda referente ao diagrama de sequência da figura 28
| 1 – Administrador 2 – Comunicação 3 – Doador 4 – Não tem Retorno 5 – Informática 6 – Liberação Material 7 – Triagem |
15 – Entidade Solicitante 16 – Curso TI 17 – Computador Recondicionado 18 – Aluno 19 – Distribuição computador aluno 20 – Recebimento computador comodato |
| 8 – Estoque Recebimento 9 – Resíduo 10 – Recondicionamento 11 – Estoque computador 12 – Uso interno 13 – Setor distribuição 14 – Escola Pública |
21 – Plástico 22 – Metal pesado 23 – Ferro 24 – Lorene (Empresa certificada para recolher resíduo tecnológico) 25 – MM Metais (Empresa que retira ferro para derreter) 26 – Coop. Catadores (Cooperativas que recolhem) |
Fonte: elaboração própria 2016.
4.3 MAPEAMENTO DO PROCESSO FUTURO (TO BE)
Com o objetivo aperfeiçoar o processo conforme mostra o capitulo 3, formula-se uma proposta com um fluxo mais sustentável bem como a manutenção dos processos e sistematização através da tecnologia da informação no contexto apresentado.
4.3.1 OBSERVAÇÕES A PARTIR DO MODELO DE PROCESSO
A pesquisa bem como o levantamento de dados realizado no processo atual demonstrou a importância da modelagem das atividades na Usina Digital. O mapeamento das atividades realizadas poderá proporcionou maior conhecimento do processo realizado no dia-a-dia, podendo, através de adaptações do BPM TO BE ter uma maior perspectiva em longo prazo de melhorias nas realizações das atividades e visando continuidade do Business Process Management do CRC que consolidará ainda mais os processos.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Tendo em vista, o objetivo do estudo que era analisar a rotina de processo no CRC, através da metodologia BPM, concluiu-se que o mesmo necessita de otimização e o envolvimento de todos os proponentes da organização, dentro de cada área específica, assim como, através do detalhamento das atividades desempenhadas pelos mesmos. Desta maneira, a construção do modelo atual (AS IS) foi fundamental para que proporcione uma modelagem futuro (TO BE) mais eficaz e que dê funcionalidade ao fluxo de atendimento da organização.
Nesse sentido, a ideia foi propor uma intervenção no modelo de processo atual da instituição estudada, com o intuito de buscar melhorias nas seguintes atividades: captação dos resíduos tecnológicos, ações que envolvem a triagem, estoque, recondicionamento, cursos, destinação e retorno dos equipamentos recondicionados e, por fim, na separação do E-LIXO.
Além disso, foi necessário pensar em uma modelagem que desse condições de oferecer melhorias no modelo de processo futuro. Para tanto, usou-se ferramentas com o objetivo de facilitar a criação do modelo proposto, bem como, demonstrar a BPM TO BE do Centro de Recondicionamento de Computadores. A partir dessa proposta de análise e otimização de processos contínuos, a instituição terá mais otimização da organização do espaço físico, fluxo das atividades mais transparentes e, consequentemente, aumento da produção, fechamento do ciclo sustentável e conquista de mais parcerias.
5.1 TRABALHOS FUTUROS
Como continuidade deste trabalho, sugere-se a partir da modelagem proposta, desenvolver os sub-processos envolvidos no estudo em questão, através da BPMN 2.0, com uma notação que adapte a todos os Centros de Recondicionamentos de Computadores no Brasil. Faz-se necessário ainda, o desenvolvimento de um processo que mapeie os doadores e solicitantes, e a partir de um georreferenciamento, realizar cruzamentos de dados, cujo objetivo é o envio de equipamentos funcionais e que às vezes estão em estado de obsolescência a entidades que necessitam, tendo o CRC na gestão dessa logística, em vista que enxugará custos e terá maior rapidez no proposito nos Centros de Recondicionamentos de Computadores.
REFERÊNCIAS
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APÊNDICE A
Endereço eletrônico para acesso aos arquivos editáveis (modelagens BPMS):
1. Modelo atual do processo BPM identificado no CRC:
– Modelagem do processo com Microsoft Visio 2013, versão 15.046023
https://drive.google.com/folderviewid=0Bdw2PibcjpXOU9NV2FOVElPck0&usp=sharing
– Modelagem do processo com Bizagi Modeler, versão 3.0.0.022
https://drive.google.com/folderviewid=0Bdw2PibcjpXM09ITnFISU9sdWc&usp=sharing
– Interface SmartDraw, versão 2009.52
https://drive.google.com/folderviewid=0Bdw2PibcjpXYU13UkxzUGVfUWs&usp=sharing
2. Modelo proposto para processo BPM no CRC:
– Modelagem do processo com Bizagi Modeler, versão 3.0.0.022
https://drive.google.com/folderviewid=0Bdw2PibcjpXUkZZLUl1VFB0RnM&usp=sharing
– Visão geral do diagrama de sequência – WebSequenceDiagrams – versão Web
https://www.websequencediagrams.com/?lz=dGl0bGUgQlBNIFRPIEJFIFVTSU5BIERJR0lUQUwgCkFETSAtPiBDT00gOiBTb2xpY2l0YSBDb250YXRvICBECkNPTS0-RDoADQZjdGFyICggZS1tYWlsIC8gdGVsZWZvbmUgLyBtaWRpYXMpCkQtPkNPTQBBC0V4Y2xhcmVjaW1lbnRvCkQgLT4gMDogTsOjbyBvYnRlbSByZXNwb3N0YQpDTwCBCAVEOiAALQllIGFzIGTDunZpZGFzCkQAgSUGAIEfC0RvY3UAUwYAgSQFQURNOiBJbmZvcm1hIG8gZW52aW8gZGUgZAAfCHMgcwCBXgdkbwpBRE0tPkQgOiBFbnZpYQAbCgBjBUFEAIIGDXJlAEYHAAcedGlyYWRhICBtYXRlcmlhbABeBiBJTkYAgQ4KcGFyYSByZWNvbGhlcgAgCkQtPiBMSUIgTUFUIACBOwoAQBMKCgoAgzgeLSBGQVNFIDIKSU5GLT4ATQc6UgBsBgCBEgkgcGVsbyBECgBtBy0-IFRSSTogTWF0LgCCNAVhZG8gc2V0b3IgVFJJIChDUkMpAEsGACIGAIQkCXRyaWFnZWFtAIFqClRSSSAtPiBFU1RfUjogRXN0b2NhAG0KYSBzZXIAgXsFbmRpY2lvbmFkbwCBKykzAFUIUkVTOiBTZQCCRwVSZXNpZHVvIFRlY25vbMOzZ2ljbwoAeQUAJAVDT05EOkxhYgAEBwoADAYAgRoIUEM6IENvbXB1dGFkbwCBBxEAHAYgLT4gVXNvIGludGVybm86IAoAAwsAgQgGAGAFAIJyKTQKRElTVACCHwZDX1A6AAUKTlRfU09MOgCBOQYAhxYFdXJzbyBUSToKAAIIAIcsBQCBKApSAII9DQAZDlJFUzoKABMZIC0-IGFsdW5vOiBkaXN0cmlidWlkbyBvcyBQQ3MgYW9zABgGcwoAgSAFAIJxBWVjZWIAh0QGIGMAgisKY29tb2RhdG86IERldm9sdcOnw6NvIGQAFw1xdWUgcmVjZWJldQoAgV8HAC4kCkFsdQCCXQcACiAAfh8gAIVbBwCGFyk1CgCBHQwAiFYFAIg1CCBwYXJjZXJpYQCKOQkAgzEIAIkIEwCHawZhdmFsaWFyAEIRQ29uZmlybWEAgiwIAIlICACEcApESVNUAIRKEQCHXRg2AIVUC1JFUzoAhhsILgCGEA5SRVMgLT4gUGzDoXN0aWNvOgAKCEZlcnIABApNZXRhbCBQZXMAhFUFSU5GIC0-IExvcmVuZTogRW1wcmVzYSBDZXJ0aWZpY2FkAIlXBWUAigAHciByZXPDrWR1byB0AIcNDAA_B01NIABaBWlzAEAKAIQeBnRpcmEgZmVycm8gIHByYSBkZXJyZXRlcgB4CENvb3AgQ2F0YWQ6AAcFZXJhdGl2ADgGcwCIDAZvIHRpcACLdQVwAIFaCCAAhHoFb2xoZQoAgW0JAEAOIExvYwCBCgUASgtzAIUwCG9saGVtAEQKcwoAgiQFAIFCBwCCIQYAgUYIAIphCENhcmNhw6dhIC8AgUcHCgCCQwwAgjYUcXVlADUJRS1MSVhPCgoKCgoKCgoKCg&s=magazine
[1] Analista de Sistema.
[2] Mestre em Ciência da Computação e graduada em Informática.
Enviado: Março, 2019.
Aprovado: Junho, 2019.
