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Logística de Distribuição: Um Estudo de Caso em uma Empresa Distribuidora de Bebidas Localizada em São Luís-MA.

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Logística de Distribuição: Um Estudo de Caso em uma Empresa Distribuidora de Bebidas Localizada em São Luís-MA.
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SOUSA, Laís Azevedo [1]

SOUSA, Laís Azevedo. Logística de Distribuição: Um Estudo de Caso em uma Empresa Distribuidora de Bebidas Localizada em São Luís-MA. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 02, Vol. 01. pp 232-247, Abril de 2017. ISSN:2448-0959

Resumo

O Presente trabalho, o estudo de caso em uma distribuidora de bebidas, localizada em São Luís-MA, tem como objetivo principal investigar as falhas logísticas nas atividades internas da empresa, partindo da recepção dos pedidos. A apresentação desde estudo de caso é procedida através de entrevista realizada com dois funcionários da empresa e coleta de dados do ciclo do pedido. Na sequência serão apresentados os resultados da pesquisa e apresentadas propostas de melhoria para o problema principal. Durante o estudo foi possível determinar as atividades desenvolvidas pela área de logística e identificar se estão adequadas com as necessidades da empresa. A apresentação desse estudo de caso é dada através de uma pesquisa de revisão bibliográfica abordando os principais autores da área, visando a logística de distribuição, atividades internas da empresa e centros de distribuição. Em seguida, são apresentados os procedimentos metodológicos utilizados. Na sequência são demonstradas as qualidades e deficiência das atividades do fluxo logístico e finalmente são apresentadas as propostas de melhoria. Na prática pode-se observar que as atividades desenvolvidas pela logística atendem com satisfação as aspirações da empresa.

Palavras-Chave: Atividades Logísticas, Distribuição, Fluxo das Atividades Interna.

Introdução

O presente estudo foi realizado na área logística de uma empresa distribuidora de bebidas localizada em São Luís-MA. Trata-se de uma companhia que distribui produtos de bebidas em geral, na sua maioria alcoólica. Pode-se dizer que a atividade da empresa é definida como comercio e distribuição, pois consiste em adquirir os produtos das fabricantes e revender para clientes locais. Para isso, são desenvolvidas rotinas de venda, processamento de pedidos, carregamento e entrega de mercadorias que diversas vezes, podem apresentar falhas/deficiências. O gerenciamento eficaz de suas atividades é fundamental para o controle dos fluxos logísticos internos e garantia de vantagem competitiva em relação aos concorrentes. Desse modo, surgiu a seguinte questão-problema: Qual a melhor estratégia logística para gerenciar o fluxo de materiais em uma distribuidora de bebidas? O ambiente de cada organização é diferente, o qual pode incluir normalmente fornecedores, clientes, concorrentes, sindicatos e grupos de interesses especiais. Esse ambiente é composto por entidades que, embora possam não se relacionar diretamente a organização, possuem autoridade, domínio ou influência suficientes para definir variáveis conjunturais, regulamentares e outras condicionantes da sua atuação. De acordo com Catelli (2001), o ambiente próximo da empresa compõe-se de entidades que apresenta o segmento em que atua e compete, tais como: fornecedores, concorrente, clientes, consumidores. As variáveis que determinam a amplitude da gestão de cada uma dessas entidades referem-se a preços, volumes, qualidade, prazos de entrega, etc. Os padrões de concorrência e os institucionais são considerados na análise da competitividade, porque as organizações necessitam elaborar respostas às ações dos competidores segundo os padrões percebidos e aceitos. Para Catelli (2001), todas as atividades mantidas internamente devem ser competitivas, contribuindo favoravelmente para os resultados globais da empresa. Caso contrário, não se justifica mantê-las no ambiente interno da empresa, tendo em vista a existência de alternativas de mercado mais interessantes para a obtenção dos produtos gerados por suas atividades.

1. Revisão da Literatura

1.2 A logística ao longo da história

Com o surgimento das necessidades de uma implementação de ferramentas que controlasse todo o processo responsável pelo transporte de materiais, a logística expandiu-se na Idade Antiga, em especial no Egito, Grécia, China, e Mesopotâmia para então, controlar o armazenamento e movimentação de materiais transportados para execução de grandes obras.

O historiador grego Heródoto, descrevendo a preparação de Ciro para invadir a Grécia, qualificou a logística como sendo parte das artes militares que se destinam a assegurar às forças armadas, e todos os meios necessários que se destina sobrevivência no campo de batalha, incluindo melhores condições de movimentação, abastecimento, alojamento e transporte de tropas. SILVA (2004)

Apesar das atividades logísticas terem sido praticadas de modo independente, e não integrado nas antigas civilizações. Houve um grande salto quando tais atividades estiveram associadas aos procedimentos militares durante a II Guerra Mundial, quando foi preciso integrar atividades de planejamento, definição das melhores rotas e distribuição dos armamentos e suprimentos para os soldados.

Após o fim da II Guerra Mundial, por volta de 1950 a 1980, houve um período em que as companhias preocupavam-se mais com o volume de compras e de vendas, do que à eficiência de distribuição física. Ballou, (1992); Bowersox; Closs, (2001); Council of Supply Chain Management. No entanto, não houve melhorias estruturadas a ponto de originar uma logística empresarial integrada, mas sim, mudanças pontuais.

Finalmente, após a década de 90, houve um grande desenvolvimento da logística empresarial integrada, considerada hoje umas das áreas mais importante existente no mundo empresarial. A intensidade das atividades logísticas deu-se através de uma conjunção de muitos fatores, entre elas pode-se destacar o avanço da tecnologia, em especial, a de informação, e graças a revolução da informática, vem surgindo também os mais poderosos meios de comunicação e programas de gestão empresariais.

Outro exemplo de fator que motivou o avanço das atividades logísticas foi o momento político global, em que por volta de 1992 teve destaque no mundo afora havendo necessidade de quebrar barreiras entre países, pois o avanço do comércio e a sua influência crescente fez com que favorecesse a distribuição de mercadorias ao redor do mundo.

Ballou (1993), relaciona diversos fatores que exercem influência nas atividades logísticas e destaca alterações nos padrões e atitudes da demanda dos consumidores, uma vez que as cidades surgiam, os subúrbios aumentavam, a população rural migrava para as cidades. Com isso os varejistas precisavam estar junto a população e oferecer maior variedade de produtos. Surgiu a necessidade de uma mudança nos padrões de distribuição. O varejista percebendo que o seu custo era alto em manter um grande estoque, transferiu esta tarefa ao fornecedor, resultando na necessidade de entregar mais frequentes e organizadas.

1.3 Logística Empresarial

 A logística desenvolvida nas guerras trouxe bastante ensinamento para as organizações. A logística empresarial é associada ao estudo e administração dos fluxos de bens, serviços e da informação, que os põe em movimento. Tratando de todas as atividades de movimentação e armazenagem, a logística empresarial facilita o fluxo dos produtos, desde o ponto de aquisição de matéria-prima, até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. Ballou, (1993)

Para o atingimento dos objetivos logísticos de custo e de nível de serviço, há atividades que são consideradas primárias e outras que são desenvolvidas para dar apoio. As primárias contribuem em sua maior parte para o setor logístico. Pode-se destacar como atividades de grande importância, tais como: transporte, manutenção de estoque, e processamento de pedido. Já as de apoio são atividades que dão suporte para as atividades primárias cujo principal objetivo é de reduzir as distâncias entre a demanda e a produção, para a satisfação dos clientes.

O transporte é a atividade logística de maior importância, pois garante a movimentação de suas matérias-primas ou de seus produtos acabados de alguma forma.

Ballou (1993. p. 24) afirma:

“ Transporte refere-se aos vários métodos para se movimentar produtos. Algumas das alternativas populares são os modos rodoviários, ferroviário e aeroviário. A administração da atividade de transporte geralmente envolve decidir-se quanto ao método de transporte, aos roteiros e à utilização da capacidade de veículos. ’’

1.4 Logística de Distribuição

A distribuição física é dada como uma ferramenta de grande importância para uma empresa, apresentado como o diferencial da performance dos serviços dos clientes. Desde a recepção, até a sua entrega, os serviços são dados como o centro do valor agregado de um distribuidor, apresentando os melhores recursos para o crescimento num mercado competitivo.

Diversas vezes a distribuição física era tratada como uma atividade sem importância. De acordo com Ballou (1993) e Ching (2001) afirmam que a relação de compra e venda para o atendimento de demandas não era suficiente o bastante, portanto era necessário ressaltar o valor que a distribuição apresenta uma forte influência no que diz respeito às atividades logísticas e nos custos das empresas.

Novaes (2001, p.145) afirma em sua obra:

O objetivo geral da distribuição física, como meta ideal, é o de levar os produtos certos, para os lugares certos, no momento certo e com o nível de serviço desejado, pelo menor custo possível. Há um certo antagonismo em garantir nível de serviços elevados, ao mesmo tempo em que se pretende reduzir custos. Isto porque as possíveis melhorias no sistema, de uma forma geral, implicam custos maiores de transporte, de armazenagem e de estoque.

Ching (2001), define a logística de distribuição como as relações entre as empresas- cliente-consumidor, sendo responsável pela distribuição física do produto acabado até os pontos de venda ao consumidor, devendo assegurar que os pedidos sejam pontualmente entregues, precisos e completos. Muitas empresas distribuidoras tiveram uma percepção de que a avaliação do serviço ocorre através do processo de distribuição física, como mostra na figura 1.6, na obra de Ching (2001), onde o autor retrata o encontro entre a logística de distribuição e o equilíbrio entre qualidade de serviço, custo e capital investido.

Equilíbrio da logística de distribuição. Fonte: CHING (2001).
Figura 1 – Equilíbrio da logística de distribuição. Fonte: CHING (2001).

2. Metodologia

2.1 Objetivo

Com o principal objetivo de prover um melhor nível de rentabilidade dentro dos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, este trabalho foi realizado dentro de uma distribuidora de bebidas localizado em São Luís-MA, e apresenta a função de indagar o planejamento e a organização efetivo para as atividades logísticas interna da empresa (movimentação e planejamento), visando o fluxo de produtos.

No desenvolvimento deste trabalho aplicou-se o método do estudo de caso que, segundo, Gil (2005, p.58) é o “[…] estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento, tarefa praticamente impossível mediante outros delineamentos já considerados”. O método observacional foi aplicado com a finalidade de identificar as falhas existentes nos fluxos das atividades, deste modo, pode-se dizer que foi o método mais utilizado no estudo deste trabalho.

A coleta de dados no referido trabalho foi à observação direta. Segundo Cooper e Shindler (2003), a mesma ocorre quando o observador está presente monitorando pessoalmente o que ocorre, sendo assim muito flexível, pois permite ao observante reagir e registrar aspectos de fatos e comportamentos à medida que ocorrem. Isto é, foi realizado observações durante a ocorrência das atividades internas, incluindo o pedido feito pelo cliente à empresa, até a entrega do produto ao consumidor, a fim que possa identificar problemas que causa atrasos nos fluxos das atividades de movimentação do produto e no planejamento para que este chegue sem problemas até o cliente.

2.2 Coleta de dados 

Foi realizada a coleta de dados em dias alternados, dentro do período de (04/10/2016- 18/10/2016) sobre o tempo de ciclo de pedidos. O tempo de ciclo se refere ao tempo entre a colocação de um pedido até o recebimento deste pedido pelo cliente. Para a realização deste, foi preciso fazer a coleta das informações dos pedidos realizados pelo cliente X, ao qual a 50 distribuidora fornece mercadorias semanalmente. Na coleta de dados encontra-se os seguintes itens que fazem parte dele, tais como:

a) Transmissão de pedidos: modo como é realizado o pedido, se por meio de via telefônica, via faz ou via e-mail.

b) Processamento e montagem: Influencia diretamente no custo e nível de serviço oferecido ao cliente, podendo ser feito através de emissão de notas fiscais, emissão de boletos, pedido segue para o almoxarifado e o funcionário separa os itens e monta o pedido.

c) Distribuição/entrega: modo como deve ser distribuído o pedido, podendo ser apresentado por expedição, segue para a distribuição física, cliente recebe e assina o canhoto após o recebimento do pedido.

2.3 Realização de entrevistas

A realização de uma entrevista será feita aos funcionários com o objetivo de identificar se estes apresentam conhecimento do tema retratado “logística interna”, e com base nas respostas pode-se concluir que os funcionários não possuem conhecimento do assunto, e realizam as suas funções com base em treinamento de mão de obra barata.

3. Análises de resultados e discussões

3.1 História da Empresa

A história da Distribuidora de Bebidas X, localizada na cidade de São Luís no Estado do Maranhão iniciou-se em 2002, houve o amadurecimento da empresa e passou-se de um depósito de bebidas, para uma distribuidora de bebidas em geral, sendo que desse modo poderia focar em atender os bares e municípios próximo à região. A empresa      Distribuidora de bebidas vem adquirindo conquistas e melhorias no seu atendimento ao cliente, passando a atender uma diversidade de empresas, que necessitam de maiores quantidades de produtos. De princípio com uma pluralidade de fornecedores de cerveja que é o seu principal produto, trazia prejuízos, pois havia problemas com o acerto de contas com cada fornecedora, sendo que muitas vezes o produto não atendia o interesse da demanda. Após a uma avaliação feita com os clientes e observação da saída de cervejas de uma determinada fornecedora, a Distribuidora de bebidas acertou em fechar contrato com uma a fornecedora que mais tinha mercadorias do gosto da população, trazendo grandes resultados e corte de custos.

Organograma da Distribuidora de Bebidas X. Fonte: Autor do estudo de caso.
Figura 2- Organograma da Distribuidora de Bebidas X. Fonte: Autor do estudo de caso.

Como mostrado na figura 2, pode-se perceber que a empresa X é administrada pela diretoria, responsável pelas aplicações de estratégias para o processo de melhoria na logística 52 interna da empresa. O Gerente, junto ao diretor se responsabiliza por estudar o mercado a fim de atribuir à empresa procedimentos que visam à satisfação do cliente. O assistente administrativo é responsável por quantificar os produtos que estão que estão em falta, sendo assim é ele quem faz os pedidos aos fornecedores. Outra atividade do assistente administrativo é a elaboração de documentos, tais como: folha de pagamento dos funcionários, de férias, aviso prévio, de admissão, arquivamento de receitas e saídas da distribuidora, emissão de notas fiscais para os clientes. O almoxarife é o responsável de liberar o pedido e alimentar a produção rapidamente. O carregador de cargas atua também na movimentação de mercadorias, como por exemplo, no processo de estocagem do material quando chega na empresa pela principal fornecedora, é o principal profissional que realiza a distribuição física dos produtos aos clientes. 

Fotografia do ambiente interno da distribuidora de bebidas. Fonte: Autor do estudo de caso
Figura 3 – Fotografia do ambiente interno da distribuidora de bebidas. Fonte: Autor do estudo de caso.

3.1 Descrição das atividades

Para realizar a distribuição de seus produtos, a empresa possui um caminhão que atua nas entregas de grande porte, um carro menor, que possui carroceria e duas motos para as entregas de pequeno porte. Através de uma análise, o estoque onde são armazenados os principais produtos, como as cervejas e refrigerantes, não apresenta uma estrutura adequada, pois falta organização tanto estrutural quanto no controle e movimentação dos seus produtos estocados. Como consequência acontecem desperdícios de tempo e retrabalhos.

Além disso, observou-se a carência de condições básicas como iluminação adequada, ventilação, carrinhos 53 para transporte das grades de cerveja e ainda identificou-se a presença de obstáculos no caminho de movimentações das cargas. Embora a Distribuidora tenha reconhecimento local referente à qualidade de seus produtos, a mesma não dispõe de um sistema de controle de entrada e saída de produtos em estoque, tampouco dispõe de uma sistemática de reposição de produtos para que seu estoque não chegue à zero.

Os passos começam com o pedido dos produtos feito através de ligações para a distribuidora, ou até mesmo o próprio vai ao estabelecimento para registrar o pedido. A entrega das mercadorias algumas vezes acontece com atrasos, dependendo da temporada (Natal, Ano Novo, Carnaval, Dia das Mães, etc.), quando os níveis das vendas aumentam. De igual modo, o recebimento por parte da fornecedora sofre atrasos. O processamento dos pedidos ocorre através da emissão de NF (Notas Fiscais), em seguida é encaminhado para o almoxarifado, cuja função é de liberar o produto para o cliente e alimentar a produção. Em seguida, repassa a informação ao carregador de cargas que realiza a separação das mercadorias e as coloca no caminhão, deixando no ponto para fazer a entrega. Após chegar ao local que foi informado pelo cliente para a entrega dos pedidos, o motorista, que apresenta a função também de entregar o canhoto com a descrição dos produtos entregue e o valor, para pegar a assinatura do consumidor indicando assim, que a mercadoria foi entregue conforme pedido.

O fluxograma vai demostrar de modo claro os processos da atividade logística interna da empresa:

Fluxograma das atividades logísticas interna da Distribuidora de Bebidas.
Figura 4 – Fluxograma das atividades logísticas interna da Distribuidora de Bebidas.

3.2 Qualidades e Deficiências

Após acompanhar os processos internos para atendimento aos pedidos analisados neste estudo de caso, e após realizar a entrevista com os funcionários da área logística da distribuidora, foi possível identificar pontos positivos, que serão chamados de “qualidades” e pontos a melhorar que serão chamados de “deficiências”.

  • Deficiências

Há ocorrência das falhas no processo de expedição do pedido do cliente. No dia 10/10, um dos itens solicitado pelo cliente não se encontrava no estoque da empresa. A falta de produtos em estoque pode apresentar dois tipos de custos para a empresa: das vendas perdidas e dos pedidos atrasados. No caso da empresa estudada, não houve cancelamento de pedido. Identificou-se o atraso na montagem deste pedido, uma vez que a assistente administrativa precisou entrar em contato com o cliente. A falta deste item no estoque não foi comunicada à pessoa responsável pelo ressuprimento. Identificou-se uma falha de comunicação entre o funcionário do almoxarife e o setor de compras, além de deixar claro que a distribuidora não realiza controle dos seus estoques.

Durante a realização da entrevista com os funcionários, pôde-se perceber outra deficiência que gera atraso no fluxo das atividades logísticas está relacionada como fraco treinamento oferecido aos funcionários que são admitidos na empresa, afetando de modo direto no custo da distribuidora. Pôde-se identificar atrasos durante a entrega dos pedidos ao cliente ocasionados por situações externas como o engarrafamento. Durante o estudo de campo, um cliente realizou o pedido em horário inapropriado, resultando na desorganização das expedições dos pedidos anteriores sido feitos, ou seja, a ocorrência de atrasos se dá também pela má organização do cliente na realização dos seus pedidos, tal ocorrência afeta diretamente no processo de entregas do produto ao local estabelecido pelo cliente.

  • Qualidades

Como qualidades encontradas no estudo, tem-se o bom atendimento oferecido ao cliente, sendo que o mesmo sente-se confiante com a qualidade dos produtos que a empresa oferece a eles, assim como boas negociações que a empresa faz com os seus consumidores, garantindo a confiabilidade por parte deles.

A relação chefe- funcionário é de grande importância para uma empresa, e na distribuidora de bebidas pode ser observado uma relação saudável entre os funcionários e de boa comunicação, gerando bons resultados na realização das tarefas.

4. Propostas de Melhorias

Foram feitas análise das atividades internas da distribuidora de bebidas e através disto pôde-se perceber diversas falhas, as quais já foram citadas no item anterior. Analisar e propor soluções acima disto é um método que tem como objetivo melhorar a realização das atividades da empresa, trazendo satisfação dos clientes, e a redução dos custos. No quadro 3 abaixo são apresentadas as falhas encontradas no fluxo logístico da empresa e na coluna lateral são apresentadas propostas de melhorias, que visam melhorar a situação das atividades internas da empresa:

1°) Falhas encontradas no processo de despacho do produto no almoxarifado para ser liberado o pedido para o carregador de cargas, pois muitas vezes o produto não se encontra no estoque.

Falhas encontradas no fluxo logístico da empresa.
Quadro 1- Falhas encontradas no fluxo logístico da empresa.
Fluxograma após aplicação de melhorias na empresa.
Figura 5 – Fluxograma após aplicação de melhorias na empresa.

Considerações Finais

A análise do sistema logístico da distribuidora de bebidas, possibilitou o conhecimento de situações práticas de uma empresa. Com a implementação de procedimentos metodológicos, pode-se fazer uma comparação da área da logística com a necessidade da empresa. Após a realização do estudo de caso, foi possível conhecer os procedimentos que a empresa adota para colocar as suas atividades em pratica, com isso tornou-se possível a verificação das atividades logísticas na prática, que estão contidas em um sistema de logística interna. O referencial teórico com os principais autores da área estudada, apresentou uma contribuição para responder os questionamentos durante a pesquisa. O estudo realizado neste trabalho foi fundamental para realçar a importância das atividades desempenhadas pela logística no ramo empresarial, além de conhecer e estudar tais atividades, ficou claro que a empresa avalie estes procedimentos, conheça a qualidade e deficiências do seu sistema e possa com isso, adquirir um melhor desempenho na realização de suas atividades. De forma ampla, pôde-se identificar as principais tarefas desempenhada pela distribuidora de bebidas, destacando sua rotina, equipamentos, ferramentas, enfim tudo que faz com que a operação logística da empresa aconteça. Tais atividades identificadas com a pesquisa foram necessárias para identificar uma relação entre a teoria e a prática, percebeu-se também que são atividades inter-relacionadas e que são desenvolvidas de modo a obter o nível de serviço adequado para a empresa, principalmente no que diz respeito na área de entregas de produtos. Foram realizadas análises considerando as atividades internas da distribuidora de bebidas, desde o processamento do pedido do cliente, até a expedição do produto ao mesmo. Com base nisso, pôde-se identificar através do método observacional, da coleta de dados e entrevistas com alguns funcionários falhas que atrasam o processo de prestação de serviço da empresa, como por exemplo, o método fraco utilizado na empresa com o processo de liberação dos produtos no almoxarifado, pois diversas vezes o produto pedido pelo cliente não se encontrava no estoque. Acerca disso, foi dado como proposta a criação de um estoque de segurança para a empresa, com o propósito de manter os níveis de estoque suficientes, impedindo assim, as ocorrências de falhas diante a variabilidade da demanda e a incerteza do ressuprimento do produto quando necessário. A Criação de requisição de produtos também foi sugerida como solução para o problema como a falta de comunicação interna entre os 62 funcionários. Com tal procedimento, seria possível ter o controle no estoque. O estudo realizado neste trabalho foi fundamental para realçar a importância das atividades desempenhadas pela logística no ramo empresarial. Além de conhecer e estudar tais atividades, ficou claro que a empresa avalia seus procedimentos, conhece as qualidades e deficiências do seu sistema pode buscar um melhor desempenho na realização de suas atividades. De forma ampla, pôde-se identificar as principais tarefas desempenhada pela distribuidora de bebidas, destacando sua rotina, equipamentos, ferramentas, enfim tudo que faz com que a operação logística da empresa aconteça. Tais atividades identificadas com a pesquisa permitiram relacionar teoria e a prática, percebeu-se também que são atividades inter-relacionadas e que são desenvolvidas de modo a obter o nível de serviço adequado para a empresa, principalmente no que diz respeito na área de entregas de produtos.

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[1] Ensino Médio (2º grau) em andamento Universidade Ceuma, UNICEUMA, Brasil. Ensino Fundamental (1º grau) Universidade Ceuma, UNICEUMA, Brasil. Tem experiência na área de Engenharia de Produção

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