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Principais Instrumentos Contábeis para Pequenas Empresas Comerciais

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Principais Instrumentos Contábeis para Pequenas Empresas Comerciais
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GOMES, Henrique Teixeira [1]

FILHO, Sidnei Almeida Moreira [2]

SIQUEIRA, Sirlene [3]

GOMES, Henrique Teixeira; MOREIRA, Sidnei; SIQUEIRA, Sirlene. Principais Instrumentos Contábeis para Pequenas Empresas Comerciais. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 1. Vol. 10. PP 292-300 Dezembro de 2016. ISSN:2448-0959

Resumo

Antes de iniciar uma atividade econômica, é fundamental deixar claro os objetivos que se pretende atingir com essa iniciativa, assim por meio desse trabalho apresentamos a futuros empreendedores e administradores instrumentos básicos da contabilidade para uma pequena empresa, o que muitas vezes acontece é a falta de conhecimento e pesquisa para construir seu empreendimento, ocasionando assim por muitas vezes o fechamento ou falência das mesmas, assim esse trabalho traz um ponto importante para empresas de pequeno porte, proporcionando através da contabilidade instrumentos básicos como: controle de estoque, controle de contas a receber, controle de contas a pagar, fluxo de caixa e margem de contribuição que seria o básico para uma pequena empresa e para o conhecimento de um futuro empreendedor.

Palavras-chaves: Pequena Empresa, Instrumentos Básicos, Contabilidade.

1.INTRODUÇÃO

O que seria um empreendedor? Empreendedor o indivíduo que teria a real capacidade e habilidades, competências para criar, abrir e a confiança para gerenciar um negócio, mostrando perfil de capacidade de liderança, paixão pelo que irá fazer e ter a facilidade de se expressar, ser criativo e persistente, assumir riscos e principalmente não desistir aos primeiros obstáculos encontrados entre outras, assim conseguindo obter resultados positivos em seu novo negócio.

Nem sempre o empreendedor vai abrir uma empresa, ele pode ser um empreendedor em várias áreas, o empreendedor é aquele que parte para a ação em vez de permanecer somente tendo sonhos e idéias, muitos empreendedores tem sim o sonho de abrir sua própria empresa, mas é necessário procurar ajuda e fazer um estudo detalhado. O Empreendedor precisa ter uma visão aberta a novas informações e preparo, para realizar um bom planejamento. Ser dono da empresa e transformá-la em sucesso requer muito tempo e dedicação.

Segundo o Site PORTAL BRASIL (2012):

De cada 100 micro e pequenas empresas (MPEs) abertas no Brasil, 73 permanecem em atividade após os primeiros dois anos de existência. Segundo o estudo “Taxa de Sobrevivência das Empresas no Brasil”, feito pelo Sebrae, estes são os anos mais críticos para uma empresa. A taxa de sobrevivência de 73,1% das micro e pequenas empresas se refere àquelas que nasceram em 2006 e estão há pelo menos dois anos completos em atividade, já que as que abriram as portas em 2005 tinham 71,9% de sobrevivência.

A contabilidade se enquadra como uma análise do patrimônio, ou seja, como a organização do patrimônio, onde o empresário registra e contabiliza todos os dados de sua empresa, entre ativos e passivos, assim através de seus relatórios é possível demonstrar a atual situação da empresa, para eventuais decisões.

A contabilidade é de extrema importância, tanto para grandes e pequenas empresas. As grandes empresas possuem um conjunto maior de usuários que se utilizam das informações contábeis, podemos citar como exemplo as empresas de Sociedade Anônima, que na maioria das vezes tem suas ações negociadas em bolsas e em dólares, Instituições financeiras (Bancos) entre outros, empresas que necessitam estar em constante divulgação de suas informações contábeis, seja para futuros investidores (público externo) ou até mesmo para controle fiscal.

Sendo assim, para as pequenas empresas aparentemente a contabilidade não tem uma importância tão grande, pois o número de usuários é menor em relação as grandes empresas, mas para pequenas empresas a contabilidade é fundamental é exclusivamente importante e sobre tudo por meio de uma contabilidade bem-feita que o gestor consegue gerenciar e controlar o seu negócio.

A contabilidade assume para as pequenas empresas mais um papel gerencial e de gestão do que de divulgação de informação financeira ao público externo, não que a contabilidade não assume essa função também, mais para as pequenas empresas este não é o seu foco principal.

É através da contabilidade que o gestor de uma pequena empresa consegue mensurar o seu lucro efetivo, tendo acesso ao regime de caixa, regime de competência, assim podendo entender a sua fundamentação e importância, é através da contabilidade que o gestor da empresa consegue diferenciar o que é custo e despesa e através desta diferenciação que ele mensurar a margem de contribuição e assim tendo controle de estoque, controle de contas a receber, controle de contas a pagar, e o fluxo de caixa.

A falta de informações pode dificultar e atrasar futuros empreendedores considera–se assim importantíssimo o conhecimento básico na área contábil, através desta pesquisa trazemos como objetivo principal apresentar a futuros empreendedores instrumentos básicos da contabilidade, abordando alguns tópicos considerados de extrema importância para uma pequena empresa comercial, como: controle de estoque, controle de contas a receber, controle de contas a pagar, fluxo de caixa, margem de contribuição, assim o empreendedor terá conhecimentos básicos para gerenciar seu negócio.

2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

A contabilidade tem um papel fundamental nas empresas, com a finalidade de demonstrar a situação patrimonial de uma entidade, assim auxiliando a setor gerencial na tomada de decisão, com as leis aplicadas pelo governo seguro de recolhimento de impostos, a contabilidade torna se fundamental independente do porte da empresa.

“A contabilidade e outras demais área de conhecimento desenvolveram-se com objetivo de responder aos anseios da sociedade, assim com objetivo de gerar informações para respectivo controle e tomadas de decisão. “(FAVERO, 2011).

E através da contabilidade que a empresa irá saber o valor de seu ativo, do seu passivo, suas receitas despesas, custos, e a rentabilidade e lucratividade. Responsável pelo auxilio no processo de tomada de decisão assim com a coleta de informações, exemplo: notas fiscais, extratos bancários, demonstrativos ou relatórios financeiros.

Para Anthony (2011, p. 36):

Contabilidade gerencial é o processo de produção de informações financeiras e operacionais para funcionários e gerentes. O processo deve ser orientado pelas necessidades de informação interna e deve dirigir suas decisões operacionais e de investimentos.

É lamentável que objetivos muito bem definidos e fundamentados por grandes mestres teóricos da contabilidade acabem, na pratica, tendo então conflito com a realidade de que a contabilidade é um mero instrumento para cumprir com as exigências fiscais exigidas, especialmente nas pequenas empresas.

A contabilidade conta com vários relatórios e ferramentas que auxiliam na gestão, proporcionando assim que os empreendedores estejam mais preparados para o competitivo e concorrido mercado atual, estes relatórios e ferramentas necessitam estar sempre atualizados e com dados reais, desta forma servira para auxiliar os gestores na tomada de decisão.

2.1 INSTRUMENTOS CONTÁBEIS

2.1.1 Controle de Estoque

Muito se ouve falar sobre controle de estoque, porem muitos gestores ainda não sabem exatamente como ele é feito e quais benefícios eles trazem para as  suas empresas, ele pode gerar varios beneficios dentro de uma empresa dentre eles estão:

  • controlar o fluxo de material dentro da empresa;
  • analisar a quantidade de produto (permitindo controle geral e previsão da próxima compra);
  • permite tambem que o gestor tenha um conhecimento sobre sua propria venda ou seja saber quais deles estão obsoletos e quais representam boas oportunidades de venda.

É de grande importância também para que a empresa atenda seus clientes de forma imediata, mais para ter um estoque exige algumas responsabilidades, os produtos nunca devem faltar para que não haja perca de venda, mas também não pode haver o exagero, pois isso pode trazer prejuízo, dificuldades de logísticas e outros problemas, com o controle funcionando você vai buscar o equilíbrio, é importante também ter um estoque de segurança ele irá servir para cobrir as variações inesperadas na empresa.

Marion (2009, p. 118) afirma:

O controle ocorre fisicamente (quantidade) e monetariamente (valor). É necessário periodicamente contar (inventario) o estoque e avaliá-lo monetariamente para fins de custos (apurar lucro), de controle (conhecer consumo, perdas, extravios, quebra…) e para tomada de decisão (qual produto ou mercadoria é mais lucrativo na hora da venda…).

Um bom Controle de estoque seja através de software ou controles manuais, podem permitir também que o gestor analise relatórios fornecidos por esse controle, auxiliando o gestor diretamente na sua tomada de decisões e também fazer que a empresa passe a ter maior controle sobre seu capital que está empregado em estoque e assim saber qual o valor terá que desembolsar para ter um giro de estoque.

O Controle de estoque auxilia diretamente nas áreas de venda, compra e financeira da empresa, pois auxilia as áreas controlando as quantidades de produtos, demanda, tempo de permanência no estoque, com esses dados atualizados estes departamentos podem realizem suas vendas, compras com maior segurança enquanto o financeiro pode ter um controle do seu capital e do seu giro de estoque.

Segue abaixo exemplos de controle de estoque, contendo entrada da mercadoria, data, quantidade, valor de custo, fornecedores, saldo atual da mercadoria. (Tabela 1)

Tabela 1,2,3: Exemplos, relatórios de entrada e saídas de mercadorias, custo por unidade, Números de documentos, códigos de produtos, fornecedores e saldos.

Tabela 1 – Entrada e Saída Produto Prego 12×12.

Ficha de Controle de estoque Código Produto N. de Documento Custo Produto por Unidade Fornecedor Entrada Saída Saldo
01/07/2016 1 Prego 12×12 7736543434345 6,00 Gerdau 100 100
06/07/2016 1 Prego 12×12 7736543434345 6,00 Gerdau 18 82
09/07/2016 1 Prego 12×12 7736543434345 6,00 Gerdau 44 38

Fonte: Autor

Tabela 2 – Entrada e Saída Produto Prego 18×24.

Ficha de Controle de estoque Código Produto N. de Documento Custo Produto por Unidade Fornecedor Entrada Saída Saldo
01/07/2016 6 Prego 18×24 65564654654568 5,50 Gerdau 90 90
03/07/2016 6 Prego 18×24 65564654654568 5,50 Gerdau 25 65
07/07/2016 6 Prego 18×24 65564654654568 5,50 Gerdau 15 50

Fonte: Autor

Tabela 3 – Entrada e Saída Produto Prego 17×21

Ficha de Controle de estoque Código Produto N. de Documento Custo Produto por Unidade Fornecedor Entrada Saída Saldo
01/07/2016 4 Prego 17×21 54654654564565 5,50 Gerdau 150 150
01/07/2016 4 Prego 17×21 54654654564565 5,50 Gerdau 35 115
03/07/2016 4 Prego 17×21 54654654564565 5,50 Gerdau 27 88

Fonte: Autor

Modelo de ficha de controle de estoque acima se trata de um ”Kardex” no qual o gestor consegue ver a disponibilidade de produtos em estoque, permitir a análise do controle de estoque, para que quando precisar peça um pedido para reposição de estoque, permite também saber o custo de cada produto e etc.

2.1.2 Controle de contas a receber

É um controle gerencial essencial para vida financeira d e qualquer empresa. Os ativos a receber decorrentes das vendas a prazo são um dos maiores bens de sua empresa, deixar de recebê-los, ou ainda, cobrar indevidamente de seus clientes, seja no valor, ou na data, seja na antecipação de um cheque pré-datado é muito ruim para sua empresa.

Independentemente do tamanho de qualquer empresa brasileira a venda a prazo é uma facilidade que gera mais comodidade aos seus clientes, como por exemplo, cartão de crédito, crediário e boleto bancário e o controle de contas a receber e uma ferramenta de controle gerencial indispensável para uma boa vida financeira de qualquer empresa além de ser responsável por:

  • Evitar atraso ou inadimplência do pagamento de seus clientes;
  • Ter o valor exato do que tem a receber possibilitando fazer o dinheiro girar;
  • Gerar informações para o fluxo de caixa;

Geralmente ela decorre de uma prestação de serviço ou venda de algum produto para que seja gerada uma duplicata a receber, sendo assim o lançamento tem que ser lançado em um ou várias duplicatas a receber no seu gerenciador de contas financeiro assim você poderá sempre seguir e ter relatórios diários dos vencimentos dessas duplicatas.

No quadro abaixo segue um modelo de contas a receber com data de 06/07/2016, e com vendas efetuadas em duplicatas a receber para 15 e 30 dias de prazo. (Tabela 4)

Tabela 4 – Controle de Contas a Receber.

Controle de Contas a receber Recebimento
o

r

d

e

m

Vencimento Cliente Documento Valor
Data Valor

Multa/

Juros

Valor

Desconto

Total
1 06/08/2016 Gerdau 132089445 R$ 40,00 15/08/2016 RS 4,00 RS 44,00
2 06/08/2016 Gerdau  458798455 R$ 30,00 15/08/2016 RS 3,00 RS 33,00
3 06/08/2016 Gerdau  897654123 R$ 50,00 15/08/2016 RS 5,00 RS 55,00
4 06/08/2016 Gerdau  653489745 R$ 18,00 06/08/2016 RS 18,00
5 06/08/2016 Gerdau  789456123 R$ 72,00 06/08/2016 RS 72,00
6 21/07/2016 Gerdau 654654879 R$ 45,00 21/07/2016 RS 45,00
7 21/07/2016 Gerdau 654321654 R$ 27,00 21/07/2016 RS 27,00
8 21/07/2016 Gerdau 352654874 R$ 36,00 21/07/2016 RS 36,00
9 21/07/2016 Gerdau 956231264 R$ 45,00 10/07/2016 RS 4,50 RS 41,50
10 21/07/2016 Gerdau 465654654 R$ 27,00 10/07/2016  RS2,70 RS 24,30

Fonte: Autor

2.1.3 Controle de contas a pagar

Processo gerencial que tem por objetivo controlar de forma a antecipar, gerando uma previsão, das obrigações que temos durante o mês ou período que são representadas por compras de mercadorias, insumos para produção, máquinas, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições entre outros.

A compra de um produto ou serviço de um fornecedor, você acaba de adquirir um compromisso financeiro seja daqui trinta dias ou sessenta dias, assim por diante, o controle de contas a pagar também tende a evitar:

  • Prejuízo em decorrências em atrasos de pagamento de contas a serem pagas;
  • Em caso de dificuldades financeiras, consegue verificar quais contas ele pode renegociar;
  • Gerar informações para o fluxo de caixa.

No quadro abaixo está um modelo de controle de contas a pagar com a compra de mercadorias na data 06/07/2016 metade a vista e a outra metade restante em duplicata a pagar para com 15 dias de prazo. (Tabela 5)

Tabela 5 – Controle de Contas a Pagar.

Controle de Contas a pagar Pagamento
o

r

d

e

m

Vencimento Cliente

Documento

Valor

 

Data Valor

Multa/

Juros

Valor

Desconto

Total
1 21/07/2016 Gerdau 132089445 R$ 120,00 18/07/2016 RS 2,00 RS 118,00
2 21/07/2016 Gerdau  458798455 R$ 120,00 18/07/2016 RS 2,00 RS 118,00
3 21/07/2016 Gerdau 897654123 R$ 120,00 21/07/2016 RS 120,00
4 21/07/2016 Gerdau 653489745 R$ 110,00 21/07/2016 RS 120,00
5 21/07/2016 Gerdau 789456123 R$ 110,00 21/07/2016 RS 120,00
6 21/07/2016 Gerdau 654654879 R$ 110,00 21/07/2016 RS 120,00
7 21/07/2016 Gerdau 654321654 R$ 110,00 01/08/2016 RS 5,00 RS 125,00
8 21/07/2016 Gerdau 352654874 R$ 110,00 01/08/2016 RS 5,00 RS 125,00
9 21/07/2016 Gerdau 956231264 R$ 110,00 01/08/2016 RS 5,00 RS 125,00
10 21/07/2016 Gerdau 465654654 R$ 110,00 01/08/2016 RS 5,00 RS 125,00

Fonte: Autor

2.1.4 Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma das ferramentas essências para garantir a boa gestão ela se baseia no controle das movimentações financeiras, ou seja, do dinheiro que entra e sai do caixa permitindo que você tenha informações importantes para administração da empresa através do conhecimento das variáveis que compõem o fluxo financeiro da empresa, podemos construir um cenário de previsibilidade para as finanças da empresa.

A ausência de fluxo de caixa e de um planejamento financeiro e da previsão do fluxo de caixa está entre os três motivos causadores de insucessos empresas ou de falência (Marion, 2010).

O principal objetivo da gestão do fluxo de caixa é a segurar que sua empresa esteja em equilíbrio financeiro, o equilíbrio financeiro é um cenário onde as entradas e saídas de dinheiro estão equilibradas em relação a valores. O montante de entrada é igual ou maior que o de saída, sempre considerando os prazos de recebimento dos fornecedores, dos clientes e os de pagamentos aos fornecedores, assim seu caixa aumenta em recursos próprios e diminui em recursos de terceiros.

Marion (2009, p. 118) afirma:

Sem um fluxo de caixa projetado a empresa não sabe antecipadamente quando precisará de um financiamento (e normalmente sai desesperada, quando seu caixa estoura, fazendo as piores operações que existem: cheque especial, desconto de duplicatas…) ou quando terá, ainda que temporariamente, sobra de recursos para aplicar no mercado financeiro (ganhando juros, reduzindo o custo do capital de terceiros emprestado). Daí os insucessos financeiros.

A necessidade de capital de giro tende a diminuir e a rentabilidade aumentar, mas para atingir esse cenário positivo temos que conhecer sobre o processo financeiro da empresa utilizar um bom método de gestão e ter o suporte de ferramentas adequadas.

3. CONCLUSÃO

A contabilidade é uma ferramenta indispensável para o empreendedor, auxiliando no gerenciamento de seu negócio.  Considera-se instrumentos básicos para a gestão de pequenas empresas, o controle de estoque (entrada e saída), controle de contas a receber e pagar e fluxo de caixa.

O controle de estoque proporciona ao gestor identificar qual mercadoria tem maior saída, qual produto está em falta, qual possui quantidades suficientes e a controlar as quantidades de cada produto, proporcionando assim um alto controle de suas entradas e saídas, podendo evitar o desperdício, investimento a produtos que possuem pouca saída e evitar que falte produtos essenciais para a movimentação da empresa.

Outra ferramenta indispensável é o controle de contas a receber e contas a pagar, que possibilita o gestor a um controle de suas obrigações e de sua receita, obtendo assim maiores controles financeiros, evitando atrasos a fornecedores e podendo prever e controlar os valores que a empresa tem a receber.

O gestor para maior controle deve utilizar como ferramenta para sua administração o Fluxo de caixa, que tem como controle financeiro o objetivo de manter o equilíbrio financeiro que movimenta a empresa, ou seja, cada saída e entrada, com o intuito de controlar seu caixa.

Com esses instrumentos básicos o gestor terá o controle do seu caixa, (receitas e despesas), controle do estoque real, obtendo informações para um melhor planejamento e auxilio nas tomadas de decisões.

REFERÊNCIAS

PORTAL BRASIL, Disponível em http://www.brasil.gov.br/economia-e-emprego/2012/02/sobrevivencia-e-mortalidade , Publicado em 02 de faveiro de 2012 18h03/ Ultima modificação 28 de julho de 2014 16h53. Acesso em 21 Setembro de 2016 as 16h40.

MARION, José Carlos. Contabilidade básica. 10 ed. São Paulo: Atlas, 2009, p. 118-180.

MARTINS, Eliseu. Contabilidade de custos. 10 ed, São Paulo: Atlas, 2010, p. 178.

FAVERO, Hamilton Luiz. Contabilidade: Teoria e Pratica, v. 1, [et al.] 6 ed.- São Paulo: atlas, 2011.

ATKINSON, Anthony A. Contabilidade gerencial, [et al.] 3 ed – São Paulo: atlas, p. 36.

[1] Faculdade de Paraíso do Norte – FAPAN

[2] Faculdade de Paraíso do Norte – FAPAN

[3] Faculdade de Paraíso do Norte – FAPAN

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