Organigrammes – Importance de la sectorisation et définition des postes et fonctions dans les entreprises

ARTICLE ORIGINAL

FERREIRA, Hugo Silva ^[1], MELO, Ronnan Hudson Jardim de ^[2], OLIVEIRA, Anderson Augusto ^[3]

FERREIRA, Hugo Silva. MELO, Ronnan Hudson Jardim de. OLIVEIRA, Anderson Augusto. Organigrammes – Importance de la sectorisation et définition des postes et fonctions dans les entreprises. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. An 06, Ed. 03, Vol. 07, pp. 124-138. mars 2021. ISSN: 2448-0959, Collegamento di accesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/administration-des-affaires/importance-de-la-sectorisation

RÉSUMÉ

Compte tenu de la nécessité pour les entreprises de définir une structure organisationnelle moderne bien acceptée par les employés, l’option de la sectorisation avec l’utilisation des organialisations est positive et fonctionnelle. Dans cet article, différentes configurations de graphiques d’organisation existants sont décrites, et vous pouvez évaluer quelle option est idéale pour postuler dans une entreprise donnée. En mettant en pratique l’organigramme choisi, le flux productif et la prestation de services tendent à devenir efficaces en ce qui concerne la circulation de l’information et des tâches de commandement, ce qui est tout à fait conforme aux définitions de fonction de chaque professionnel. Il a été utilisé comme méthode scientifique pour la composition de cet article exploratoire recherche bibliographique dans d’autres revues scientifiques, qui sont une référence pour la construction qualitative du thème exposé. Toutefois, ces travaux espèrent donner lieu à de nouvelles recherches sur le sujet et exposer l’importance de la sectorisation et de la définition des postes au sein des entreprises.

Mots-clés : Graphiques d’organisation, Gestion des compétences, Gestion efficace, Gestion des processus, Planification et production.

1. INTRODUCTION

Dans le cadre de la stratégie de bonne gestion organisationnelle, une alternative à explorer est la représentation graphique appelée organigramme, qui sert à illustrer la structure organisationnelle détaillée d’une entreprise, afin de définir les responsabilités des équipes ou des secteurs, ainsi que leurs limites fonctionnelles, la transiger toute la structure de l’entreprise et d’optimiser la vision systémique des employés concernés.

Lorsqu’une entreprise choisit d’utiliser un organigramme, la nécessité de mieux comprendre les responsabilités des secteurs, de ses dirigeants et de ses employés opérationnels, leur croissance potentielle et leur vision collaborative de la croissance promotionnelle se démarque. En ce qui concerne les décisions opérationnelles, tactiques et stratégiques, l’organigramme définit et représente graphiquement la vision méthodique et organisée d’avoir les décisions les plus cohérentes. Par conséquent, l’utilisation d’un organigramme génère une vue optimisée de la disposition des postes et fonctions ministériels d’une manière claire et objective.

En plus de définir les niveaux hiérarchiques des employés, ce type de représentation graphique apporte de l’agilité dans la perception des domaines d’une entreprise. Comme l’a déclaré Marcela Peradelles (2016), il existe 3 types de planification (stratégique, tactique et opérationnelle), qui sont tous essentiels pour définir le succès de l’entreprise en atteignant ses objectifs prédéfinis. Pour qu’une planification atteigne l’objectif proposé, il est strictement nécessaire que tous les employés s’impliquent, quel que soit le niveau hiérarchique, et communiquent en toute transparence.

Pour illustrer, nous parlerons ensuite des trois types de planification.

La planification stratégique fait référence à la vision de l’avenir de l’organisation, qui est habituellement l’un des facteurs qui influencent, à l’externe et à l’interne, les valeurs, la mission et la vision de l’organisation. Les décisions prises au niveau stratégique sont la responsabilité des postes de direction de l’entreprise, étant, pour la plupart, pdg, président, conseil d’administration ou conseil d’administration, variant selon la structure hiérarchique de l’organisation.

Les actions stratégiques sont généralement à long terme et définies en fonction de la taille de l’entreprise, car elles recherchent une vision future et large qui ne caractérise pas les détails opérationnels et les objectifs spécifiques pour sa réalisation. Cette planification devrait être continuellement mise à jour, car les autres niveaux responsables de l’établissement des objectifs peuvent influencer la réalité des faits et des données des décisions à moyen et à court terme, afin de s’assurer que la planification est exécutée.

La planification tactique, à son tour, est responsable de la création d’objectifs et de décisions des employés qui occupent des postes de haute direction et opérationnels, dans le cadre d’une planification plus précise que la planification stratégique. Son temps d’exécution varie également en fonction de la taille de l’entreprise, mais, dans tous les cas, les actions sont mesurées à moyen terme, en veillant à ce que la planification stratégique soit remplie. Vos décisions peuvent être limitées au niveau ministériel selon l’organigramme de l’entreprise. En termes de détails, contrairement aux actions stratégiques, il y a un niveau de détail plus élevé et c’est un outil qui traduit l’étude stratégique en plans concrets.

La planification opérationnelle est une planification à court terme à laquelle participent tous les niveaux de l’organisation. De cette planification, les actions et les objectifs sortent, souvent quotidiennement, pour assurer le plan tactique et, à son tour, stratégique de l’organisation. À ce niveau hiérarchique, il y a des travailleurs et des employés qui sont directement liés à l’exécution des tâches planifiées au niveau tactique.

La figure 1 représente la différenciation des niveaux hiérarchiques d’une organisation :

Figure 1 : Pyramide des niveaux hiérarchiques.

L’organigramme est la représentation graphique de ces niveaux hiérarchiques, la sectorisation des fonctions et la représentation des positions de chaque secteur de l’entreprise.

Selon Lawrence A. Appley (1970) apud Yolanda F. Balcão (2019), les gens produisent plus quand ils savent ce qu’ils font, savent quelles sont leurs positions hiérarchiques et leurs relations interpersonnelles au sein de l’organisation.

2. GRAPHIQUES

Quand il s’agit de l’histoire de la création de la représentation graphique appelée l’organigramme, il existe plusieurs divergences de son émergence. Selon Org Charts (2014), il existe des rapports indiquant que les Égyptiens sont des créateurs et les premiers à utiliser des graphiques pour illustrer la division des tâches et la hiérarchie du pouvoir pour la construction de pyramides, mais cette émergence est inconnue. Il est également donné que Daniel C. McCallum (1815-1878), ingénieur ferroviaire américain et pionnier de l’administration, d’origine écossaise, qui occupait un poste de directeur général du New York and Erie Railroad et de l’Union Brevest Major General, fut nommé responsable de l’introduction d’organogrammes dans l’industrie ferroviaire en 1855.

À cette époque, l’industrie ferroviaire était sous pression financière en raison de l’absence d’une gestion efficace de sa chaîne de production, et les principaux facteurs de cette lacune en matière de gestion étaient le manque de partage des responsabilités et des pouvoirs que les surintendants avaient avec les gestionnaires de chaque ministère. McCallum a élaboré un tableau approuvé par la direction supérieure dans lequel il reliait les surintendants aux subordonnés, générant une structure organisée pour chaque division/ministère. McCallum a développé des diagrammes structurés d’org semblables aux arbres 1970.

Parce que l’Erie Railroad Company est devenue l’un des chemins de fer les plus réussis aux États-Unis, les techniques de McCallum ont été copiées et reproduites dans les structures organisationnelles de plusieurs autres compagnies.

Pour détailler le concept de graphiques d’organisation et comprendre son importance pour la gestion de l’organisation d’une entreprise, il est nécessaire de savoir que, quel que soit le modèle adopté, certaines procédures normalisées devraient être suivies pour son élaboration. Ce sont:

• Chaque organigramme doit représenter des positions, pas des personnes;
• La plupart d’entre eux sont représentés par des lignes qui se réfèrent à la communication interpersonnelle des positions, soulignant l’unité hiérarchique qui leur est attribuée.

La procédure pas à pas pour la création d’un organigramme peut être définie comme suit :

• Évaluer la structure organisationnelle de l’entreprise en séparant les fonctions de chaque employé et de chaque secteur en fonction du processus de production ou de la prestation des services. Pour les employés ayant diverses fonctions, il est nécessaire de vérifier s’il est nécessaire d’organiser leurs tâches et leurs activités afin de mieux utiliser leur temps, en assurant une meilleure qualité en se concentrer;
• Chercher à tenir responsable et identifier les dirigeants de chaque secteur, définissant ainsi les gestionnaires qui seront responsables de la planification tactique de l’entreprise;
• Analyser la structure de l’organisation et les types de leadership stratégique tels que : conseil d’administration, conseil d’administration, président. Avec cette analyse, il est défini quels postes seront représentés par le niveau de planification stratégique de la société;
• Enfin, l’organigramme doit être officialisant dans le document et transmettre à tous les employés de l’entreprise, afin que chacun puisse avoir une meilleure communication avec ses collègues.

Comme l’a souligné Marques (2018), il est extrêmement important que l’organigramme soit développé par un professionnel ayant une vision systémique de l’entreprise, en prenant soin de ne pas générer de conflits entre les domaines et les activités des salariés, en plus de développer le schéma graphique hiérarchisant la simplicité pour une meilleure compréhension de chacun par rapport aux objectifs de cet outil.

Selon Kenoby (2019), les outils utilisés pour l’élaboration d’un organigramme sont les lignes de communication qui relient les unités de travail, qui sont représentées par les postes de l’organisation, comme le montre la figure 2 :

Figure 2 : Outils utilisés pour élaborer l’organigramme.

Comme l’a mentionné Masci (2017), les modèles d’organigramme existants sont vastes et peuvent être choisis par la direction en fonction de la vision stratégique qu’elle souhaite adopter pour son organisation. Nous avons énuméré certains types de graphiques d’organisation dans les sujets suivants :

2.1 ORGANIGRAMME VERTICAL

Aussi appelé le modèle classique, il est l’organigramme le plus largement utilisé dans les entreprises. Comme l’a souligné Kenoby (2019), ce type d’organigramme représente le conseil d’administration de l’entreprise à son plus haut niveau de responsabilité, tandis que les blocs représentatifs du niveau opérationnel sont affichés à l’extrémité inférieure du graphique. Ce type d’organigramme suit une position hiérarchique rigide, dans laquelle la connexion hiérarchique est faite de haut en bas par les lignes de communication, qui sont des lignes continues qui relient la communication entre les positions. Il s’agit d’un type simplifié d’organigramme et indique clairement quels sont les niveaux hiérarchiques de l’entreprise. Pour l’utilisation de cet organigramme, une vision claire et objective devrait être un facteur prédominant. La figure 3 présente un modèle de graphique d’organisation vertical :

Figure 3 : Exemple d’organigramme vertical.

2.2 GRAPHIQUE D’ORGANISATION RADIALE

Selon Org Charts (2019), l’organigramme radial ou circulaire est, en général, peu utilisé, mais dans les entreprises modernes – comme les hôpitaux et les universités, par exemple – qui préfèrent le travail d’équipe, il est généralement adopté, car l’objectif de ces entreprises est d’adoucir la représentation de la structure organisationnelle, d’économiser de l’espace et de générer une plus grande communication entre les départements de l’entreprise, car son autorité est développée du centre aux zones périphériques.

Dans ce type d’organigramme, les lignes d’autorité, qui sont des éléments importants pour la conception de ce type de représentation, sont déformées et difficiles à identifier, réduisant les conflits entre des positions hiérarchiques de plus en plus petites et plus grandes.

Pour développer cet organigramme, nous devons comprendre que le conseil d’administration, la direction ou la présidence de l’entreprise commence au centre et s’étend aux côtés des postes directement liés à celui-ci. La figure 4 présente un modèle d’organigramme radial appliqué dans une entreprise de projet industriel :

Figure 4 : Exemple d’organigramme radial ou circulaire.

Source: Développé par l’auteur (2019).Pour la représentation de structures complexes, ce type d’organigramme devient difficile à appliquer, et est souvent même irréalisable.

2.3 ORGANIGRAMME HORIZONTAL

Selon Diana (2019), c’est l’organigramme qui élimine la complexité entre la distanciation des positions opérationnelles et stratégiques de l’entreprise, c’est-à-dire le niveau hiérarchique générant une distance plus courte entre l’opérateur et le conseil d’administration.

Dans ce type d’organigramme, le nombre de dirigeants par unité de postes opérationnels, comme les gestionnaires et/ou les coordonnateurs, est faible; dans ce cas, une structure pyramidale est montée de gauche à droite, définissant la fonction horizontale de l’organigramme, exprimant ce organigramme à la figure 5 :

Figure 5 : Exemple du graphique d’organisation horizontale.

2.4 ORGANIGRAMME FONCTIONNEL

Ce type d’organigramme a une grande similitude avec l’organigramme vertical, soulignant la différence en ne représentant pas les positions d’une manière hiérarchique et, oui, par la relation des fonctions au sein de l’organisation. Selon Renato Bezerra (2018), ce type d’organigramme peut être séparé en deux sous-models : type fonctionnel 01 et type fonctionnel 02 :

• Pour le type fonctionnel 01, la subordination au conseil hiérarchique est possible, mais par l’intermédiaire de conseils d’administration dont les administrateurs sont destinés à chaque fonction de l’organisation. Les liens indiquent une subordination temporaire et l’attention portée à la mise à jour de ce organigramme est nécessaire, car dès que l’employé termine sa tâche ou son activité, la subordination change au nouveau coordonnateur ou superviseur responsable de la nouvelle activité à effectuer, soulignant ce type de structure comme étant une organisation sans chef hiérarchique immédiat. La figure 6 représente un modèle d’organigramme fonctionnel de type 1 :

Figure 6 : Exemple d’organigramme fonctionnel de type 01.

• L’organigramme fonctionnel de type 02 est appliqué dans les petites organisations, avec peu de verticalisation de la hiérarchie de commandement et avec peu de têtes pour diverses activités. La figure 7 présente un modèle d’organigramme fonctionnel de type 2 :

Figure 7 : Exemple de graphique d’organisation fonctionnelle de type 02.

Source: Développé par les auteurs (2019).

2.5 ORGANIGRAMME MATRICIELLE

De structure similaire au modèle vertical, l’organigramme matriciel n’a pas d’unité de fonction claire, car il présente le groupe de travail, qui peut souvent être temporaire et être modifié avec une flexibilité totale selon les nouvelles définitions stratégiques ou tactiques des entreprises. Le processus de construction d’un organigramme matriciel compose l’union de la structure traditionnelle et la structure par des projets de l’organisation, c’est-à-dire que la responsabilité de l’assemblage de l’organigramme est répartie entre le conseil d’administration, qui est l’autorité politique ou administrative, et le chef de projet, qui est l’autorité technique.

Selon Renato Bezerra (2018), le sentiment d’être commandé par deux « dirigeants » est toujours présent et, bien qu’il soit difficile à mettre en œuvre, en raison de la difficulté à concilier les deux structures du pouvoir par friction en matière d’autorité, cet organigramme présente une plus grande mobilité et flexibilité par rapport aux autres structures organisationnelles. Un exemple d’organigramme matriciel est présenté à la figure 8 :

Figure 8 : Exemple du graphique d’organisation matricielle.

Source: Développé par les auteurs (2019).

2.6 GRAPHIQUE D’ORGANISATION LINÉAIRE

L’organigramme linéaire des responsabilités est un type d’organigramme qui échappe à la règle de la similitude de l’autre, par sa disposition et sa forme de représentation graphique. Selon Renato Bezerra (2018), ce type d’organigramme n’est pas lié à la structure hiérarchique de l’entreprise existant entre les postes, mais se concentre sur l’exposition des responsables de chaque activité au sein de l’organisation. En ce sens, sa caractéristique peut être vaguement comparée à l’organigramme matricielle.

En résumé, l’organigramme linéaire présente l’activité de chaque secteur de l’entreprise, identifiant la personne responsable de cette activité. Se souvenant que ce modèle d’organigramme dans les entreprises complexes de postes et de fonctions devient irréalisable pour sa simplicité graphique, comme le montre le tableau 1 :

Tableau 1 : Exemple du graphique d’organisation linéaire.

Activité/fonction	Chef de projet	Directeur de production	Directeur général
Élaborer des propositions
Structure de soudure
Paiement de libération
Émettre la facture
O – Décide X – Exécute # – Participe Δ – Contrôles

Source: Développé par les auteurs (2019).

2.7 ORGANOGRAMME DANS LES BARRES

Il s’agit d’un autre type d’organigramme qui échappe à la règle générale de représentation, car comme l’observe Renato Bezerra (2018), ce modèle présente une forme graphique qui n’expose que la proportion de responsabilité (autorité) de chaque poste, comme le montre la figure 9. L’organigramme du barreau exclut l’interaction/la relation entre les postes de l’entreprise.

Figure 9 : Exemple d’organigramme dans les bars.

3. MÉTHODOLOGIE

L’étude des graphiques d’organisation et de la structure hiérarchique des entreprises a été développée dans cet article en une seule étape. La méthodologie exploratoire et explicative a été définie comme un moyen d’identifier, d’analyser et de conclure sur le sujet en question, sur la base de la littérature disponible dans des articles et de la littérature spécifiques. La recherche exploratoire a permis une plus grande familiarité avec le sujet, et le processus d’étude du thème à des critères didactiques converge vers une plus grande simplification du thème, générant de nouvelles formes d’interprétation du sujet, développant une vision critique des points exposés. Ainsi, il a été possible d’assumer une posture d’exposition à l’étude de cas, générant une consonance avec des sources qui corroborent le sujet abordé.

4. CONSIDÉRATIONS FINALES

Après avoir étudié le sujet, on peut considérer que l’organigramme est une forme graphique et aussi un outil administratif extrêmement important pour une bonne organisation de la structure organisationnelle des entreprises. Avec l’utilisation de l’organigramme, il est possible de simplifier la structure d’une entreprise et de la rendre plus transparente pour l’analyse critique des positions et des fonctions au niveau de la gestion dans le pointage des tâches et des activités selon le plan stratégique, tactique et opérationnel. Sans l’organigramme, d’autres activités et représentations telles que le flux du processus de production, la prise de décision de routine, l’orientation du court, moyen et long terme, les définitions d’objectifs et de résultats spécifiques peuvent être clairement affectées en raison du désordre hiérarchique de l’entreprise.

RÉFÉRENCES

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DIANA, Daniela. Organograma. Toda Matéria. Disponível em: https://www.todamateria.com.br/organograma/. Acesso em: abr. 2019.

KENOBY. Tipos de organograma. Kenoby. Disponível em: http://www.kenoby.com/blog/tipos-de-organograma/. Acesso em: mar. 2019.

MARQUES, José Roberto. 7 tipos de organograma para utilizar em sua gestão. JRM Coaching, São Paulo, SP, 19 dez. 2018. Disponível em: https://www.jrmcoaching.com.br/blog/7-tipos-de-organograma-que-voce-deve-utilizar-em-sua-gestao/. Acesso em: fev. 2019.

MASCI. Organograma de empresa: qual a importância e como elaborar? Masci Consultoria, Juiz de Fora, MG, 20 abr. 2017. Disponível em: https://www.masciconsultoria.com.br/organograma-de-empresa/. Acesso em: fev. 2019.

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PERADELLES, Marcella. A diferença entre o planejamento estratégico, tático e operacional. Blog da Qualidade, Cornélio Procópio, Paraná, 19 abr. 2016. Disponível em: https://blogdaqualidade.com.br/a-diferenca-entre-o-planejamento-estrategico-tatico-e-operacional/. Acesso em: abr. 2019.

^[1] Troisième cycle en enseignement supérieur, MBA en gestion des personnes et éducation d’entreprise, baccalauréat en administration, technologue en processus de gestion.

^[2] Baccalauréat en génie mécanique de l’Université pontificale catholique du Minas Gerais.

^[3] Maîtrise en administration des affaires

Soumis : Novembre 2020.

Approuvé : Mars 2021.