Fatores de Sucesso e Insucesso na Implantação de Sistemas de Informação Gerenciais: Estudo do Caso do Segmento Móveis e Eletrodomésticos da Empresa Móveis Amazônia

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Fatores de Sucesso e Insucesso na Implantação de Sistemas de Informação Gerenciais: Estudo do Caso do Segmento Móveis e Eletrodomésticos da Empresa Móveis Amazônia
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ARTIGO EM PDF

SANTOS, André Rodrigues dos [1]

AYRES, Heloisa Alencar [2]

ARAUJO, Hugo Nunes [3]

CARGNIN, Natalia de Souza Lima [4]

ALENCAR, Cícero Aparecido de [5]

SANTOS, André Rodrigues dos; et.al. Fatores de Sucesso e Insucesso na Implantação de Sistemas de Informação Gerenciais: Estudo do Caso do Segmento Móveis e Eletrodomésticos da Empresa Móveis Amazônia. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Edição 04. Ano 02, Vol. 01. pp 393-404, Julho de 2017. ISSN:2448-0959

RESUMO

Para que uma empresa possa se manter ou alcançar o topo do mercado atual ela precisa ter processos internos como: gerenciamento financeiro, controle de dados, análise de relatórios, análise de custos, gerenciamento de pessoal definidos e gerenciados com perfeição. Para isso os sistemas de informações foram criados possibilitando ao gestor realizar uma gestão com eficiência, utilizando sistemas como o ERP e os sistemas de informações gerenciais.  Deste modo o estudo visou analisar as vantagens que um software de gerenciamento de informações traz e os problemas identificados em sua implantação dentro da empresa Móveis Amazônia de Ji-Paraná, identificando se o processo de implantação foi feito com eficiência e se o sistema está correspondendo às expectativas da empresa. Utilizando-se entrevista semiestruturada pode-se identificar o sucesso da implantação do software. Constatou-se também a satisfação dos usuários do sistema e os benefícios que o mesmo trouxe para e empresa. Com base nas informações geradas, conclui-se que a pesquisa obteve êxito na aplicabilidade do questionário sugerido, pois foi possível diagnosticar o sucesso de sua implantação e a eficiência de seu funcionamento.

Palavras-Chaves: Sistemas de Informações, Software, Implantação, ERP.

INTRODUÇÃO

O contexto em que as organizações se inserem está cada vez mais competitivo, onde as necessidades de se adaptar à vontade de seus clientes e fazer um trabalho de gerenciamento de informações são essenciais para que as empresas possam permanecer competitivas. Para auxiliar as empresas nesse trabalho foi criado os sistemas de informação, que são o conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões e gerenciar a empresa.

O estudo foi desenvolvido a partir da necessidade da implantação de um novo software de gerenciamento na empresa Moveis Amazônia em Ji-Paraná/RO, visto que o software antigo não atendia mais suas necessidades, deixando de atender bem seus clientes, gerenciar com eficiência seus processos e dados e ganhar mais espaço no mercado.

Este artigo teve como objetivo geral analisar as vantagens que um software de gerenciamento de informações traz e os problemas identificados em sua implantação dentro da empresa Móveis Amazônia de Ji-Paraná, tendo como objetivos específicos: Identificar dados com os funcionários em relação às necessidades que eles possuem em função do trabalho; analisar os pontos positivos e negativos do software; diagnosticar vantagens e desvantagens que o software trará para empresa e identificar barreiras impostas pelos colaboradores da empresa na implantação.

A pesquisa será delineada como descritiva, explicativa, qualitativa, sendo também classificada como estudo de caso. Para elaborar a coleta de dados tomou-se como base a utilização de entrevista semiestruturada e observação direta, delimitando-se a todos os setores da empresa.

1. FUNDAMENTOS TEÓRICOS

1.1 Teoria geral de sistemas introdução e pressupostos

A teoria geral de sistemas (TGS) começou a ser estudada no ano de 1950 pelo biólogo alemão Ludwig vonBertalanffy, questões científicas e empíricas ou programáticas dos sistemas eram abordadas por Ludwig. Seu foco era a produção de conceitos que permitiam criar condições de aplicações na realidade empírica e pragmática, sob a óptica das questões cientificas dos sistemas. (REZENDE E ABREU 2001, p. 27).

Os pressupostos básicos da Teoria Geral de Sistemas são (CHIAVENATO, 1993, apud REZENDE E ABREU 2001, P.1)

  • Existe uma nítida tendência para a integração nas várias ciências naturais e sociais;
  • Essa integração parece orientar-se rumo a uma teoria dos sistemas.
  • Essa teoria de sistemas pode ser uma maneira mais abrangente de estudar os campos não físicos do conhecimento científico, especialmente as ciências sociais;
  • Essa teoria de sistemas, ao desenvolver princípios unificadores que atravessam verticalmente os universos particulares das diversas ciências envolvidas, aproxima-nos do objetivo da unidade da ciência.
  • Isso pode levar a uma integração muito necessária na educação científica. (CHIAVENATO, 1993 apud REZENDE E ABREU 2001, p.28).

De acordo com Rezende e Abreu (2001, P. 28).

O mundo está arbitrariamente segmentado em diversas partes e se separando em diferentes áreas. Essas áreas estão bem definidas e regulamentadas, porém ainda permitem a existência de pequenos espaços livres entre elas. Em contraponto, a Teoria Geral de Sistemas busca sua justificativa básica de que a natureza não está dividida em partes, pois faz parte do ecossistema. Também fazem parte do ecossistema, o sistema empresa e os demais sistemas existentes no planeta, independentemente de ser software ou conter recursos computacionais.

Para estudar e compreender os sistemas com uma visão global, envolvendo todas as interdependências de suas partes a Teoria Geral de Sistemas afirma que as propriedades dos sistemas não podem ser descritas separadas, exigindo sua junção ou integração. (REZENDE E ABREU, 2001).

1.2 Conceito Sistemas de Informação

De acordo com Laudon e Laudon (1999) sistemas de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões.

Os sistemas de informações têm como grande função dar auxílio na tomada de decisão. Além de dar suporte à tomada de decisões esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. Os sistemas de informação são compostos de três palavras chaves que são coletar (entrada), manipular (processamento) e disseminam (saída)

1.2.1 Entrada

Em sistemas de informação, entrada é a atividade de reunião e coleta de dados brutos. […] A entrada pode ter vários formatos. (STAIR E REYNOLDS, 2002, p.12)

1.2.2 Processamento

O processamento converte os dados obtidos na entrada em uma forma mais significativa.

1.2.3 Saída

Saída envolve produção de informação útil, geralmente em forma de documento e/ou relatórios. Os processos citados acima dão ao gestor da empresa um mecanismo de feedback. Em sistemas de informação, o feedback é a saída utilizada para promover as mudanças na entrada ou nas atividades de processamento. Para ilustrar esse mecanismo observe a figura abaixo:

 MODELO DE SISTEMA. Fonte: Stair e Reynolds, (2002, p.12)
Figura 1: MODELO DE SISTEMA. Fonte: Stair e Reynolds, (2002, p.12)

1.3 Tipos de sistemas de informação

Para que Sistemas de Informação sejam classificados precisa-se de atenção especial em sua função.

Rosini (2006, apud Gonçalves, 2010, p. 60), classifica em quatro os Sistemas de Informação:

– Sistemas de Informações Transacionais (Operacionais) (SIT);
– Sistemas de Informações Especialistas ou Sistemas de Automação (SE, SA);
– Sistemas de Informações Gerenciais (SIG);
– Sistemas de Apoio a Decisão (SAD).

O mercado atual está cheio de oportunidades para que a empresa cresça. E para que a empresa possa aproveitar cada uma dessas chances, precisa de colaboradores capacitados e bem treinados no comando, para que a tomada de decisão em relação à estratégia da empresa seja tomada da melhor maneira possível. Nas organizações essas pessoas levam o título de gerente.

Para Laudon e Laudon (1999) a vida de um gerente dentro da empresa pode ser comparada com a regência de uma orquestra por que como um regente o gerente também precisa fazer com que as pessoas exerçam suas funções com excelência. Para total auxílio dos gerentes foi desenvolvido os SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS (SIG).

Segundo Rosine (2006, apud Gonçalves, p. 61, 2010) “Sistemas de Informações Gerenciais são os sistemas que atendem às necessidades dos diversos níveis gerenciais do alto escalão das organizações. Esse sistema gera relatórios gerenciais, podendo ter até em alguns casos, como acesso imediato (on-line) às ocorrências de desempenho e a dados históricos”.

Sistemas de Informações Especialistas busca atender profissionais que são especializados em alguma área, normalmente são pessoas com formação superior como: engenheiros, cientistas médicos e advogados. (ROSINE 2006, APUD GONÇALVES, P. 61, 2010)

Para Rosine (2006, apud Gonçalves, p. 61, 2010) “os Sistemas de Apoio a Decisão são desenvolvidos com o intuito de atender às necessidades do nível estratégico da organização, no qual auxilia na direção e na tomada de decisões nos cenários onde ocorreram mudanças rápidas”.

1.4 Enterprise Resource Planning (ERP)

Segundo dados do IBGE[6] no ano de 2011 no Brasil existiam 2,2 milhões de empresas. Cada uma dessas empresas tem o seu ramo, seu público alvo, sua cultura e seus processos internos.

O mercado atual é muito competitivo e cheio de obstáculos, tornando-se difícil para o gestor da empresa levá-la ao sucesso. Um dos grandes motivos é o aumento do ego do ser humano e consequentemente de suas exigências para com a empresa.

Segundo Afonso Ferreira (2014) os principais motivos para a falência de uma empresa são: falta de planejamento, não acompanhar a rotina da empresa, descontrole do fluxo de caixa, falta de divulgação e não se adaptar às necessidades do mercado. Para que a empresa possa sobreviver dentro do mercado e atender seus clientes de forma rápida e ágil a empresa precisa conhecer todos os seus processos para que possa trabalhar em cima deles melhorá-los.

O Enterprise Resource Planning (ERP) surgiu para isso, integrar todos os processos da empresa dando a ela todas as ferramentas que precisa para lutar no mercado. Segundo Gonçalves, (p. 61, 2010) “os ERP’s, são sistemas que propiciam a integração de todos os processos de uma organização, isso por que eles possuem uma base de dados única”.

Segundo Gonçalves, (p. 61, 2010)

O sistema ERP tem como objetivo permitir que as empresas possuam uma maior integração entre os processos da organização, pois quanto mais preciso e ágil o fluxo das informações, maior vai ser a velocidade com que esta informação será processada, o que é essencial para atender a velocidade do mercado globalizado. Integrar estes processos de uma maneira que permita que a informação flua rapidamente, sem o auxílio da tecnologia de informação é humanamente impossível. Por isso, a importância da tecnologia da informação tem aumentado muito nestes últimos anos e tem ocupado cada vez mais lugar de destaque na empresa, deixando de ser uma simples Central de Processamento de Dados (CPD) para ocupar um lugar específico no organograma da empresa.

A administração com eficiência de uma empresa é fundamental para levá-la a geração de riqueza. Para que os gestores possam realizar a gestão com maestria foi criado o ERP, para que o fluxo de informação entre os setores flua com mais agilidade e rapidez proporcionando ao gestor dados rápidos e precisos para a gestão da empresa.

1.5 Implantação de um ERP

Segundo Gonçalves, (2010) para se implantar um sistema ERP deve-se levar em consideração seis pontos importantes:

  •  Aquisição de hardware e software;
  • Desenvolvimento de documentação – Manual do operador;
  • Treinamento do usuário final;
  • Acompanhamento – Suporte;
  • Manutenção – Suporte;
  • Avaliação – Gerencial. (GONÇALVES, 2010, p. 62):

Com a escolha de implantar um ERP, a empresa passará por um processo complicado e demorado. O processo de implantação é extremamente importante para a garantia de sucesso no futuro. Um sistema mal implantado pode fracassar ao propósito inicial. (GONÇALVES, 2010)

Para que uma empresa possa ter sucesso dentro do mercado ela precisa ter mão de obra intelectual de qualidade, mas, apenas a mão de obra não bastaria para a empresa seguir adiante rumo ao topo do mercado, por isso existe o auxílio dos hardwares e softwares que para Gonçalves (2010), a aquisição de hardware e software diz respeito à compra de computadores e periféricos (hardware) e compra de propriedade dita de um SI para atender as necessidades da organização (software).

Segundo Gonçalves (2010, p. 62) “O desenvolvimento de uma documentação (Manual do operador) que seja de fácil compreensão é de suma importância na implantação de um SI. Esse manual somente precisa ser desenvolvido quando o fornecedor do software não dispõe previamente de determinada documentação. ” Esse material será muito útil para a adaptação dos usuários que poderão tirar dúvidas e pegar conceitos facilitando o processo de aprendizagem.

O treinamento dos usuários finais do sistema é uma atividade vital da implantação. Para assegurar o uso correto do sistema no futuro os responsáveis pela implantação precisam se certificar que os usuários finais estejam aptos para operar tal sistema, isso se dá através dos treinamentos. (GONÇALVES, 2010)

De acordo com Gonçalves (2010) é imprescindível um acompanhamento através do suporte técnico do SI, pois algum processo de treinamento pode passar em branco ou situações encontradas pelos usuários não são relatadas no ato do treinamento.

Normalmente, um consultor é disponibilizado a empresa contratante para auxiliar o usuário ou, então, é disponibilizado um contato através de Skype, telefone, Messenger facebook, etc., no qual o usurário terá todo suporte necessário dado pelo consultor.

É normal que durante e após a implantação de um sistema de informação surjam falhas e problemas nas operações do sistema. E a Manutenção de SI visa corrigir essas falhas e problemas de forma rápida e ágil. Para O’ Brian (2010) a implantação de um novo sistema consequentemente resulta num fenômeno chamado curva da aprendizagem.

“O pessoal que opera e utiliza o sistema cometera erros simplesmente porque não está familiarizado com ele. Embora esses erros normalmente diminuam à medida que se obtém experiência com o novo sistema. ” (O’ BRIAN, 2010, p. 347)

Tão importante quanto uma boa implantação e adaptação dos usuários é a permanência desse sistema por um bom tempo dentro uma empresa, pois não é um processo barato. Gonçalves (2010, p. 62) relata que “A avaliação gerencial do SI é feita pelos gerentes da alta administração visando avaliar a eficiência, flexibilidade, segurança, conectividade, linguagem, documentação, hardware, etc. Geralmente são atribuídas notas a cada um desses fatores. ” Dando assim a oportunidade dos desenvolvedores melhorarem onde precisa e manter uma boa relação entre usuário e fornecedor.

2. METODOLOGIA

A pesquisa será delineada como descritiva, explicativa, qualitativa, sendo também classificada como estudo de caso. O grande objetivo da pesquisa descritiva é determinar as características de determinado grupo ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis. (GIL, 2008)

Com relação à pesquisa explicativa de acordo com Gil (2008, p. 28) “tem como foco identificar os fatores que determinam ou que contribuem para a ocorrência dos fenômenos. Este é o tipo de pesquisa que mais aprofunda o conhecimento da realidade, por que explica a razão, o porquê das coisas. ”

O foco da pesquisa foi levantar opiniões que foram quantificadas por meio de questionários e resultaram em tabelas, sendo assim é predominantemente qualitativo.

Para elaborar a coleta de dados tomou-se como base a utilização de entrevista semiestruturada e observação direta. Gil (2008) define entrevista como a técnica onde o entrevistador se apresenta ao entrevistado para aplicação de pergunta onde se tem uma forma de interação social. A entrevista semiestruturada ou entrevista por pautas de acordo com Gil (2008) apresenta uma flexibilidade onde o entrevistador pode explorar seus pontos de interesse.

O entrevistador faz poucas perguntas e deixa o entrevistado à-vontade para falar livremente. Nesta pesquisa serão entrevistados três cargos diferentes, são eles: aux. Financeiro, crediário, gestor da empresa.

No caso dessa pesquisa o tipo de observação utilizada foi a observação participante, que para Gil (2008) é quando o entrevistador faz, pelo menos até certo ponto parte do grupo pesquisado. Podendo se definir como a técnica pela qual se chega ao conhecimento da vida do grupo.

3. ANALISE DE DADOS

A visão da gestora da empresa Moveis Amazônia é atender seus clientes com o máximo de eficiência e gentileza, oferecendo os melhores produtos e uma experiência única de compra e atendimento, além de fazer uma gestão eficiente e que leve a empresa ao sucesso. Para que empresa possa alcançar esses objetivos ela optou por trocar o seu sistema antigo por um novo.

A empresa trabalhava com o software antigo desde 2005 dando na época uma experiência única, que era a interligação entre as lojas e processos nunca antes trabalhados. Desde sua aquisição a empresa veio crescendo tanto na área estrutural quanto na área de processos, aumentando as vendas, recebimentos, funcionário, cargos. Visando sempre à agilidade nos processos e o bom atendimento ao cliente.

Com o tempo o software foi ficando obsoleto, não atendendo mais todas as necessidades da empresa como: gerenciamento financeiro, agilidade no cadastro de clientes, controle de estoque e compras, cobrança, entre outros.

No começo do ano de 2014 a empresa resolveu trocar o seu software visando o melhor gerenciamento e atendimento ao cliente. No mês de junho de 2013 se iniciou o processo de troca do software e se estendeu até o mês de janeiro de 2014 quando o sistema se estabilizou totalmente. O novo software trouxe para empresa grandes mudanças e avanços dentro de todas as áreas de atuação.

Por intermédio de questionário qualitativo foi possível identificar as vantagens que o software de gerenciamento de informações trouxe e os problemas identificados em sua implantação dentro da empresa Móveis Amazônia de Ji-Paraná, identificar às necessidades que os colaboradores possuem em função do trabalho, os pontos positivos e negativos do software, vantagens e desvantagens que o software trará para empresa e identificar barreiras impostas pelos colaboradores da empresa na implantação.

A pesquisa foi realizada com três pessoas de cargos diferentes dentro da empresa sendo elas a gestora da empresa que será denominada como 1, uma crediarista que será denominada como 2 e uma auxiliar financeira que será denominada como 3.  Após a coleta dos dados obteve-se os seguintes resultados.

Na questão número um o objetivo foi mensurar os aspectos positivos que o sistema trouxe para empresa. Nessa questão quem mais encontrou vantagens no sistema foi a entrevistada de número 3 que acha que o sistema está mais rápido, leve e autoexplicativo dando a impressão de familiaridade possibilitando o aprendizado mais rápido, possibilidade de operando sem internet possibilitando que continue normalmente com as operações e atendimento aos clientes, o software possui módulos que atendem todas as necessidades e que facilitam o trabalho, ferramentas para planejamento, interligação entre as lojas bem mais refinada possibilitando atividades que antes eram impossíveis; e-mail e chat integrados.

Para a entrevistada de número 2 a percebe-se que a grande vantagem foi na agilidade e rapidez que o novo sistema trouxe para empresa visto que ela listou os itens agilidade no atendimento aos clientes, maior participação dos vendedores no cadastramento do cliente e até na liberação da venda; avaliação automática de cadastro facilitando a liberação de vendas, as lojas ficaram todas interligadas.

A entrevistada de número 1 as vantagens ficaram todas no campo da gestão e do custo benefício. Foi identificado vantagens como custo benefício, aprovação entre os funcionários, agilidade nas vendas, gestão em geral, todos os processos foram aprimorados para ter mais agilidade e mais controle, parte de compras foi aprimorada.

Como pode-se observar o sistema trouxe grandes aspectos positivos para a empresa em geral e em cada campo de atuação ouve vantagens isoladas para cada um dos três entrevistados.

A questão dois procurou saber as mudanças mais significativas produzidas pelo no sistema positivamente. A área de atuação do entrevistado 1 é a de gestão e compras. A entrevistada relatou que não ouve grandes mudanças na área de compras de um sistema para o outro. As mudanças mais significativas ficaram por parte da gestão. O sistema antigo não oferecia as ferramentas necessárias para a realização de uma gestão com eficiência. As evoluções que a entrevista 1 relatou foram: geração de relatórios para análise, gráficos para gestão das vendas, gráficos de recebimentos e relatórios em geral.

Para a entrevistada número 2 e 3 as mudanças foram drásticas de um software para o outro, mudando totalmente a sua rotina de trabalho. Para a entrevistada 2 as mudanças mais significativas ficaram por conta do atendimento ao cliente que ficou mais rápido e pratico graças as melhorias que o sistema trouxe que foram: cadastro de clientes mais rápido e prático, liberação de vendas rápido, analise de cadastro automática para facilitar o processo de venda, ates apenas uma pessoa operava o caixa agora todos que ficam no crediário tem seu caixa, agilizando o atendimento.

As mudanças mais significativas para a entrevistada 3 foi na parte de controle financeiro. Para ela a maior e mais significativa mudança foram os relatórios porque agora ela tem os resultados reais para apresentar para gestora tomar suas decisões. Além dessa também foram constatadas, maior facilidade e agilidade nas conciliações financeiras, conciliação de cartão de credito, baixas em geral, recebimento de financeira baixa de boletos pagos entre outros.

Para saber se o novo software atende totalmente as necessidades dos entrevistados foi usada a questão três do questionário. Foram coletados os seguintes dados: para os três entrevistados o sistema atende totalmente suas necessidades e suas rotinas de trabalho apenas a entrevistada 3 sugerindo uma melhoria na tela de baixa de títulos, no cálculo de juros de boletos que ainda não está automático tendo que fazer manualmente.

A pergunta de número quatro visou listar os pontos positivos e negativos do software. Nesse aspecto os três entrevistados foram bem homogêneos listando praticamente as mesmas vantagens como: rapidez, agilidade, possibilidade de operar mesmo sem internet, suporte eficiente. Os entrevistados 2 e 3 listaram também a vantagem do sistema não ter limite de acessos.

Além de todos esses aspectos a entrevista 3 ponderou os seguintes pontos positivos: integralização entre as lojas, e-mail e chat integrados possibilitando o bloqueio do faceboock e skype, estável, podemos pedir qualquer funcionalidade nova para os desenvolvedores que eles fazem.

A entrevistada 2 acrescentou: é bem detalhado, simplificado, ágil, comissão de vendedores é individual cada um tem sua senha, todo dia sai um relatório de cobrança com as parcelas que venceram no dia anterior. A colaboradora 1 acrescentou, análise de vendas integrada, cadastro de desconto, cálculo de comissão, a parte de gestão foi melhorada.

A questão cinco buscou encontrar as barreiras encontradas na implantação do software. Os colaboradores 1 e 2 relataram que uma das dificuldades encontradas foi a distância entre os funcionários e os desenvolvedores do software, pois algumas dúvidas que ficaram após a implantação tinham que ser tiradas via skype ou gmail. Os colaboradores 2 e 3 descreveram como um problema os erros e bugs que o sistema apresentou nos primeiros meses de funcionamento.

Individualmente o funcionário número 1 colocou como barreiras na implantação do sistema a linguagem muito técnica dos desenvolvedores, a falta de vontade dos colaboradores e trabalhar com os dois sistemas ao mesmo tempo. Além dos pontos já relatados a entrevistada 3 também colocou como barreira o conflito de informação.

Um dos desafios para os desenvolvedores do sistema é fazer um treinamento com eficiência. Para responder essa questão foi usada a pergunta de número seis que buscou saber quais as dificuldades encontradas no processo de capacitação.

Para os 3 colaboradores que responderam o questionário o processo foi bem eficiente e sem grandes problemas. Mesmo com o treinamento bem feito por parte dos desenvolvedores houve algumas dificuldades relatadas pelos entrevistados sendo elas: os colaboradores 1 e 3 tiveram dificuldades para se desapegar dos costumes e processos do sistema antigo e se acostumar com o novo, já a entrevistada 2 teve como dificuldade a linguagem usados pelos programadores que as vezes ficava técnica de mas dificultado o aprendizado do funcionário.

A questão sete teve como objetivo saber se a capacitação oferecida permitiu um entendimento claro das rotinas do novo sistema. Para as entrevistadas 1 e 2 o treinamento dado supriu totalmente suas necessidades, dando a elas todas as ferramentas que necessitam para realização do seu trabalho. A entrevistada 3 relatou que de início treinamento não supriu todas suas necessidades. As informações absorvidas ficaram meio perdidas dentro de sua cabeça. Para resolver essa situação ela teve bastante contato com o suporte via skype e emails para que pudesse se adaptar totalmente com o sistema.

A oitava questão procurou saber quais as atividades poderiam ser implantadas no novo sistema. Para a colaboradora número 2 o software supre totalmente suas necessidades não tendo a necessidade de implantar qualquer outra atividade complementar. Para a 1 e 3 existe uma ferramenta que o sistema não possui e que poderia ser implantada no sistema que é a conciliação financeira automática que reduziria drasticamente alguns dos processos que realizam hoje, facilitando e diminuindo o tempo gasto em algumas tarefas. Um ponto colocado pelo número 3 foi o cálculo dos impostos futuros, ou seja, uma ferramenta que com informações passadas conseguiria fazer uma base e apresentar os impostos a pagar no futuro dando a possibilidade de se planejar.

A questão nove buscou saber em quais aspectos o novo sistema apresenta maiores vantagens e agilidade na sua rotina em relação ao sistema anterior. Para a entrevistada número 1 as maiores vantagens ficaram por conta de controle e gestão em geral da empresa melhorando aspectos como: controle em geral das lojas como: recebimentos, envio de dinheiro para o banco, controle de venda e estoque, relatórios para gestão, os processos para cadastro e venda foram simplificados e ganharam novas ferramentas de controle.

A colaboradora 2 teve maiores vantagens na parte de atendimento melhorando aspectos como: agilidade no cadastro de clientes, agilidade para passar as vendas, participação dos vendedores no cadastro dos clientes, todos os crediários são também caixa. Para a funcionaria 3 os maiores ganhos foram na parte financeira da empresa, melhorando a integralização entre as lojas e facilitando seus processos e conciliação financeira que mesmo sendo realizada manualmente ficou bem mais eficiente.

Com respeito a satisfação do cliente usou-se a questão dez para apontar se o software trouxe para a rotina da empresa uma agilidade que possibilitou maior satisfação ao cliente. Para a pesquisa 2 o software trouxe sim vantagens que possibilitaram maior agilidade no atendimento ao cliente, visto que ele é mais rápido, completo, ágil e busca atender o cliente sem complexidade, mas sem perder a quantidade de dados necessárias. A entrevistada número um ponderou que ainda é cedo para ela responder esta questão visto que como administradora da empresa não sentiu ainda diferença no faturamento da empresa. Para a colaboradora três o sistema trouxe vantagens significativas para a satisfação do cliente sendo que o setor de baixa foi remodelado e melhorado de um sistema para o outro e com isso se evita cobranças indevidas que poderiam causar constrangimentos.

CONCLUSÃO

Com base na pesquisa realizada e a partir da manifestação produzida pelos entrevistados, foi possível identificar como positiva as mudanças que o software trouxe para a rotina de trabalho dos colaboradores. Foi pontuado pela pesquisa o grau de eficiência do software em relação às necessidades dos colaboradores que analisaram como eficiente e atende totalmente suas necessidades.

A pesquisa ainda apresentou os aspectos positivos que o software trouxe para a empresa sendo mínimos os fatores negativos listados pelos entrevistados. Com relação à implantação o projeto identificou que a empresa teve alguns problemas como: comunicação, trabalhar com dois sistemas ao mesmo tempo, linguagem, erros, bugs entre outros. Mas mesmo com todos esses problemas os colaborados visaram como bem-sucedida à implantação do sistema.

Com relação ao treinamento oferecido pelos desenvolvedores do sistema considerou-se como bem-sucedido devido às poucas dificuldades encontradas e o entendimento claro das rotinas de trabalho que o treinamento ofereceu. Diante dos resultados obtidos a partir dos dados coletados, demonstrando a satisfação dos colaboradores e da gestora da empresa conclui-se que as vantagens que o software novo trouxe em relação ao antigo agregou valor ao gerenciamento sistêmico e o processo de implantação e treinamento dentro da empresa foi bem-sucedido.

REFERENCIAS

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[1] Acadêmico do 7° período do curso de Administração no CEULJI.

[2] Acadêmica do 7° período do curso de Administração no CEULJI

[3] Acadêmico do 7° período do curso de Administração no CEULJI.

[4] Acadêmica do 7° período do curso de Administração no CEULJI.

[5] Graduação em Administração de Empresas pela Faculdade de Administração Campos Salles (1989) ESPECIALIZAÇÃO EM ENGENHARIA ECONOMICA pela UFSJ e MESTRADO EM GESTÃO DE NEGÓCIOS PELA UFSC (2003).

[6] (disponível em <http://teen.ibge.gov.br/notícias-teen>. Acesso em: 03 de Abril 2014, 21:26)

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